TaccuinoL'attività più importante del giorno

Eric N. Bush

Bill Gates si prende un periodo di pausa dall'ufficio due volte l'anno per quella che definisce la "settimana di riflessione".Sta lontano dalle persone, dal telefono e dalla posta elettronica e si dedica alla lettura.Riflette sullo stato della tecnologia in Microsoft e nel mondo.Tenta di capire su cosa stanno lavorando la sua azienda e gli altri e di scoprire la strategia più adatta da seguire.Gates conosce il valore della riflessione e della pianificazione.

A ciascuno di noi farebbe bene dedicare un po' di tempo ogni giorno alla riflessione e alla pianificazione, un po' di tempo per formulare idee, risolvere problemi, stabilire le priorità, fissare gli obiettivi e sognare a occhi aperti.Bisogna provare a fare questo esercizio ogni giorno alla stessa ora e nello stesso posto, evitando qualsiasi tipo di interruzione.L'impegno principale consiste nel pianificare e stabilire le priorità delle attività da svolgere in giornata.Chi riveste un ruolo gestionale, passa la maggior parte del tempo pianificando e stabilendo le priorità del lavoro degli altri.

Chi si occupa della gestione della rete aziendale, dell'amministrazione di un database mission-critical oppure della progettazione e della gestione di sistemi di informazioni aziendali, si trova ad affrontare quotidianamente problemi che distolgono l'attenzione dalle attività veramente importanti.A fine giornata è difficile dire se sono stati fatti effettivamente dei progressi o dei passi indietro.

L'obiettivo è riuscire a prevenire, organizzare al meglio ed essere pronti a fronteggiare le emergenze IT.La progettazione aiuta a essere proattivi piuttosto che reattivi.Per fare questo passo in avanti, tuttavia, è necessario riflettere, pianificare e stabilire le priorità.Può essere di aiuto avere un elenco di attività, divise in tre categorie, e iniziare ogni giorno consultandolo:In corso, URGENTE e Extra.Utilizzando questi elenchi, è possibile trovare il tempo per creare soluzioni che possano prevenire eventuali crisi.

L'elenco In corso è fondamentale per una corretta gestione.È essenziale progredire in queste attività critiche ogni giorno.Bisogna concentrarsi prima di tutto sugli obiettivi principali della propria azienda e del proprio gruppo.Le attività che non influiscono direttamente su questa priorità possono andare in coda all'elenco.Chi si trova in una posizione gestionale deve attuare un processo che aiuti i dipendenti a non perdere mai di vista le priorità.

In genere gli elenchi URGENTE e Extra sono dedicati ai piani strategici che consentono di risparmiare tempo e denaro all'azienda rendendola più competitiva.Bisogna identificare queste attività e seguirle lentamente e metodicamente, spostandole nell'elenco In corso man mano che il livello di priorità aumenta.

Non bisogna tuttavia dimenticare che:solo perché si utilizzano questi elenchi con priorità, non vuol dire che verrà fatto tutto.Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per gestire le proprie attività:

• Dedicarsi prima alle attività veloci e semplici.
• Quindi, passare alle operazioni per cui non si è molto motivati.
• Infine, occuparsi delle attività interessanti.
• Evitare di passare da un'attività all'altra.Se possibile, serializzare il lavoro.
• Tuttavia, se si rimane bloccati su un'attività, passare a quella successiva per poi tornare a quella in sospeso.
• Delegare o rifiutare le attività che si ritengono inutili oppure suggerire un'alternativa.
• Riconoscere in cosa si riesce meglio o si è più produttivi.Riservare tempo per concentrarsi sulle attività importanti.

Pianificare il proprio tempo con consapevolezza aiuterà a migliorare la qualità del lavoro svolto.Le persone che si lasciano trasportare dagli eventi senza pianificare le proprie attività non sono mai veramente soddisfatte dei risultati ottenuti perché non sanno mai veramente quale obiettivo si sono posti all'inizio.

Eric N. Bush è Software Development Lead nel gruppo Microsoft Engineering Excellence.Lavora come consulente interno e istruttore di corsi volti a migliorare l'organizzazione e la progettazione delle competenze personali, dei processi e delle tecnologie.È possibile contattarlo all'indirizzo ericbush@microsoft.com.

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