Comunicazione e collaborazione

Pianificazione della migrazione alla messaggistica unificata

Jeff Goodwin

Panoramica:

• Breve storia della segreteria telefonica
• Fattori da valutare nella pianificazione della migrazione
• Strategie pratiche per la migrazione
• Sfide multisito

Indice

Breve storia della segreteria telefonica
Fattori da valutare nella pianificazione della migrazione
Strategie pratiche per la migrazione
Procedura dettagliata per la migrazione
Importanza di attenersi a un piano

La migrazione da un sistema legacy di segreteria telefonica a una piattaforma di messaggistica unificata può costituire un progetto di complessa realizzazione. Tuttavia, un'accorta pianificazione consente non solo di eseguire la migrazione in modo semplice, ma anche di ridurre al minimo i disagi che gli utenti finali potrebbero subire. In effetti, quando si realizza un progetto di migrazione di questo tipo,

la riduzione al minimo dell'interruzione del servizio dovrebbe probabilmente essere l'obiettivo principale.

Per conoscere le operazioni che è necessario pianificare nel corso della migrazione, occorre innanzitutto capire perché le aziende ritengono che la segreteria telefonica sia un'applicazione di importanza fondamentale. Le informazioni di base riportate di seguito aiutano a comprendere quali funzionalità si devono implementare al momento della migrazione a Messaggistica unificata e perché gli amministratori le ritengono importanti.

Breve storia della segreteria telefonica

Poiché non è davvero possibile pianificare il modo di arrivare a destinazione senza sapere da dove inizia il viaggio, vorrei fare un passo indietro e offrire una breve panoramica dei sistemi di segreteria telefonica, illustrando sia la loro origine che il modo in cui sono architettati. L'identità dell'inventore del primo sistema di segreteria telefonica è ancora oggetto di discussione. Tuttavia, il primo sistema di segreteria telefonica sul mercato si chiamava VMX, un acronimo di Voice Message Exchange.

In origine, il VMX era stato progettato per fornire un tipo di comunicazione vocale con le altre persone all'interno dell'azienda, in modo del tutto analogo all'odierna posta elettronica. Il sistema offriva comandi che consentivano di inviare un messaggio, inoltrare un messaggio e rispondere a un messaggio. Quando veniva lasciato un messaggio, l'utente ne veniva avvisato tramite diversi metodi di notifica, tra cui la chiamata esterna (un telefonata alla persona usando un numero di telefono specifico) e la luce dei messaggi in attesa (un indicatore luminoso sul telefono della persona).

Man mano che il VMX aumentava la sua diffusione, le organizzazioni iniziarono a interconnettere in rete i vari sistemi di segreteria telefonica. Questo aveva il vantaggio di offrire una soluzione di segreteria telefonica a livello aziendale, grazie alla quale i dipendenti potevano inviare messaggi broadcast a elenchi di distribuzione che abbracciavano l'intera azienda.

Ovviamente, per fornire un modo di interagire con il sistema di segreteria telefonica, è stato necessario creare un'interfaccia utente telefonica basata sui toni. Nel corso degli anni, le interfacce telefoniche hanno subito modifiche e, purtroppo, non esiste un'interfaccia standard per la segreteria telefonica. Se il telefono cellulare offre una segreteria telefonica, con ogni probabilità sarà attivata da messaggi come "premere 1 per la segreteria telefonica". Ma da quando sono diventati sempre più diffusi i sistemi di segreteria telefonica gestiti con la voce, e che quindi utilizzano un'interfaccia vocale, l'interfaccia telefonica non è più così importante come un tempo. Tuttavia, non si deve sottovalutare l'attaccamento che gli utenti possono provare nei confronti di una determinata interfaccia.

I sistemi aziendali di segreteria telefonica utilizzati oggi si affidano a due architetture distinte: distribuita e centralizzata. Nella Figura 1, gli uffici di Seattle, New York e Austin condividono un'architettura distribuita, in cui i sistemi di segreteria telefonica sono collocati nella stessa posizione presso ognuna di queste sedi. Al contrario, gli uffici di Londra, Parigi e Glasgow hanno un modello centralizzato, in cui l'infrastruttura PBX è stata interconnessa in rete e tutte le chiamate vengono instradate alla sede centrale di Londra. Entrambi i modelli presentano vantaggi e svantaggi. Tuttavia, occorre notare che persino in un modello distribuito, i sistemi di segreteria telefonica possono essere interconnessi in rete per assicurare la consegna dei messaggi tra i vari siti.

Figura 1 Due modelli comuni di architettura di segreteria telefonica (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

I motivi che spingono un'organizzazione a scegliere di utilizzare un modello distribuito sono principalmente tre: la necessità della disponibilità locale, l'uso di sistemi PBX diversi che non possono essere interconnessi in rete e le limitazioni dettate da un dial plan uniforme.

Alcune organizzazioni fanno uso del sistema di segreteria telefonica perché, in caso di interruzioni o guasti della rete, il PBX e il sistema di segreteria telefonica locali continuano a funzionare regolarmente, garantendo al sito la completa funzionalità del sistema. I sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) continuano a funzionare e i chiamanti esterni possono comunque lasciare messaggi. In pratica, non si verifica nessun impatto sugli utenti finali e il lavoro può continuare normalmente. Lo scenario può risultare familiare, poiché questa è esattamente la ragione per cui molte organizzazioni decidono di localizzare i server che eseguono Microsoft® Exchange Server. L'organizzazione potrebbe voler eseguire una valutazione del rischio per stabilire se questo genere di capacità di sopravvivenza a livello locale sia necessaria.

Quando le dimensioni di un'organizzazione aumentano a seguito delle acquisizioni, spesso i siti remoti hanno piattaforme PBX che non possono essere interconnesse in rete con il resto dell'infrastruttura. In tal caso, le organizzazioni possono decidere di cambiare del tutto il PBX, progetto che potrebbe rivelarsi economicamente impegnativo, oppure lasciare il sito inalterato e interconnettere in rete la piattaforma di segreteria telefonica al fine di garantire uno scambio ininterrotto di messaggistica vocale. Anche i server di terze parti possono dare il loro contributo nell'interconnessione in rete dei diversi sistemi di segreteria telefonica.

Per eseguire l'interconnessione in rete dei PBX, è però necessario un dial plan uniforme (UDP). È infatti l'UDP a stabilire che gli interni telefonici e quelli della segreteria telefonica non possono sovrapporsi. Nella Figura 1, si può notare come Seattle, New York e Austin abbiano intervalli di interni sovrapposti. Questo avviene perché non esiste un UDP per i siti sul territorio statunitense. Si potrebbe creare un UDP ampliando gli intervalli degli interni fino a raggiungere 7 o 10 cifre, ma questo produrrebbe problemi di altro genere.

Si dovrebbero modificare i modelli di composizione di ogni telefono, cambiare tutti gli interni utente nel PBX e modificare tutte le applicazioni integrate nel sistema. Naturalmente, questo produrrebbe insoddisfazione da parte dei dipendenti che sarebbero costretti a ricordare e comporre numeri di 7 o 10 cifre per chiamare un collega dell'ufficio in fondo al corridoio.

Sebbene questi problemi di progettazione e funzionalità di base siano stati gradualmente risolti nel corso degli anni, i principi fondamentali della segreteria telefonica sono rimasti gli stessi. Scambio di messaggi, collegamento in rete, metodi di notifica, interfaccia utente e architettura sono tutti fattori importanti da tenere ben presenti quando si pianifica una migrazione.

Fattori da valutare nella pianificazione della migrazione

La messaggistica unificata produce cambiamenti in ogni settore dell'organizzazione, dal modo in cui gli utenti interagiscono con la segreteria telefonica, al modo in cui viene progettata l'architettura, fino al modo in cui gli amministratori organizzano la gestione. Sono tutte differenze che devono essere prese in considerazione nel momento della migrazione a un sistema di messaggistica unificata. Di seguito è riportato un elenco di controllo che descrive i fattori da valutare quando si pianifica la migrazione.

Rete di messaggi Qualsiasi organizzazione che esegua la transizione da una piattaforma legacy di segreteria telefonica a Messaggistica unificata di Microsoft Exchange deve adattarsi a un periodo di coesistenza. Se l'organizzazione ha già distribuito la rete di messaggi, ovvero un sistema che assicura l'interoperabilità di sistemi di segreteria telefonica diversi, sarà sufficiente aggiungere il sistema di messaggistica unificata all'elenco dei sistemi in uso. Consiglio vivamente l'adozione della rete di messaggi a tutte le organizzazioni con più sedi che utilizzano sistemi PBX o di segreteria telefonica separati.

Infrastruttura La progettazione dell'infrastruttura per Messaggistica unificata richiede l'adozione di decisioni riguardanti i requisiti di collegamento in rete, l'integrazione della telefonia, il posizionamento dei server e altre questioni correlate. A coloro che già non si conoscessero bene le strategie di base per la distribuzione, consiglio la lettura del mio precedente articolo, "Distribuzione della messaggistica unificata con Exchange Server 2007" (disponibile all'indirizzo technet.microsoft.com/magazine/cc137737).

Operatori automatici Molti sistemi offrono più operatori automatici; ad esempio, operatori diversi per il giorno, la notte e i vari reparti. Sarà necessario lavorare con il team di telecomunicazioni dell'organizzazione per creare il mirroring degli operatori automatici dei sistemi legacy di segreteria telefonica.

Indicatore di messaggio in attesa Forse sarebbe auspicabile che la soluzione potesse fare a meno degli indicatori di messaggio in attesa, ma con ogni probabilità gli utenti richiederanno questa funzionalità. Pertanto è bene non sottovalutare l'attaccamento degli utenti verso quella notifica dalla luce rossa. Per fortuna, numerose aziende hanno sviluppato applicazioni per indicatori di messaggio in attesa destinate a Exchange Server.

Supporto fax Molte piattaforme legacy di segreteria telefonica supportano la ricezione dei fax. Messaggistica unificata di Microsoft Exchange supporta anche funzionalità di ricezione dei fax, pertanto potrebbe essere opportuno pianificarne il supporto anche nella nuova distribuzione.

Supporto di IVR Alcune piattaforme legacy di segreteria telefonica supportano applicazioni IVR che Messaggistica unificata di Microsoft Exchange non è in grado di duplicare. Potrebbe essere opportuno mantenere in attività questi sistemi almeno finché non si trova un'alternativa valida.

Amministrazione Messaggistica unificata di Microsoft Exchange si avvale di Active Directory® e del ruolo di server per cassette postali di Exchange. Sarà necessario pianificare il modo in cui l'amministrazione, i requisiti di sistema e altri aspetti simili saranno influenzati dalla distribuzione di Messaggistica unificata.

Interfaccia utente Quando si introduce una nuova interfaccia utente, occorre fornire una formazione adeguata agli utenti. Messaggistica unificata di Microsoft Exchange utilizza un'interfaccia che è molto simile a quella della maggior parte dei provider di telefonia cellulare, pertanto dovrebbe risultare intuitiva per la maggioranza degli utenti. Inoltre, utilizza il riconoscimento vocale così che gli utenti non hanno bisogno di ricorrere alla composizione a toni. In Exchange Server, questa funzionalità si chiama Outlook® Voice Access.

Formazione Il passaggio a Messaggistica unificata comporta un cambiamento di paradigma nel modo in cui gli utenti comunicano tramite la segreteria telefonica e la utilizzano. Oltre a quella richiesta dalla nuova interfaccia utente, per gli utenti è necessaria una formazione che insegni loro le procedure consigliate e illustri i modi nuovi ed efficienti con i quali potranno comunicare. Ad esempio, gli utenti potrebbero non sapere come interagire con la segreteria telefonica nella casella di posta in arrivo oppure come configurare alcune impostazioni avanzate della messaggistica unificata.

Strategie pratiche per la migrazione

Indubbiamente, la migrazione a una soluzione di messaggistica unificata nel contesto di una grande organizzazione presenta sfide anche impegnative. Tuttavia, avendo lavorato per oltre 10 anni nel campo delle comunicazioni unificate, sono testimone del successo nella migrazione anche delle organizzazioni più complesse con requisiti molto specifici.

Sia che l'organizzazione abbia uno o più siti, sarà utile creare la strategia per la migrazione basandola sui cinque passaggi fondamentali seguenti:

1. pianificare e progettare la soluzione;
2. installare e configurare il ruolo di server di messaggistica unificata;
3. eseguire la migrazione di un gruppo pilota;
4. rivedere il progetto alla luce dei suggerimenti forniti dal gruppo pilota;
5. eseguire la migrazione degli utenti.

Ovviamente, le organizzazioni multisito si confrontano con alcune sfide che in genere non si pongono negli scenari in cui è presente un unico sito. Di queste sfide mi occupo separatamente più avanti, nell'apposita sezione intitolata "Sfide multisito".

La pianificazione e la progettazione della soluzione è il passaggio più importante dell'intero processo di migrazione. Il mio consiglio è di assegnare il progetto a un apposito team Messaggistica unificata, che dovrebbe essere composto da rappresentanti di vari settori dell'organizzazione dotati della necessaria esperienza in campi quali telecomunicazioni, Active Directory, Microsoft Exchange, collegamenti in rete, sicurezza, formazione e gestione dei progetti. Inoltre, è utile recuperare un disegno dettagliato dell'architettura delle diverse infrastrutture di PBX, segreteria telefonica e posta elettronica esistenti nell'azienda.

Solo dopo che il progetto è a disposizione, si potrà installare e configurare il ruolo di server di messaggistica unificata. Non bisogna temere di installare un server di messaggistica unificata in parallelo al sistema legacy di segreteria telefonica esistente. Occorre soltanto attenersi accuratamente alle procedure consigliate e documentate.

A questo punto, si è pronti per mettere alla prova il server di messaggistica unificata. Individuare un piccolo gruppo di utenti pilota ed eseguirne la migrazione nel nuovo sistema. Sarà sufficiente un gruppo di una consistenza compresa tra 25 e 50 utenti. Sceglierli con cura, creando un gruppo composto da esponenti di vari settori, dal personale IT e telecomunicazioni ai dirigenti di reparto, fino al personale del reparto vendite. Coinvolgendo una gamma di persone così ampia, sarà possibile stabilire al meglio se il progetto ha raggiunto i suoi obiettivi, quali sono i requisiti specifici che occorre prendere in considerazione, che tipo di formazione è necessaria per gli utenti e così via.

Dopo aver ricevuto i commenti e i suggerimenti del gruppo pilota, si dovrà procedere alla revisione del progetto per porre rimedio agli eventuali problemi rilevati durante il periodo di prova. Più in particolare, rivedere i punti che ho analizzato in precedenza nella sezione "Fattori da valutare nella pianificazione della migrazione" e accertarsi di aver affrontato correttamente i diversi punti nell'ambito specifico dell'organizzazione. C'è da notare che molto spesso gli aggiustamenti più comuni riguardano la formazione.

Il passaggio conclusivo consiste nella migrazione degli utenti. Esistono molte opinioni e strategie diverse sui metodi di migrazione del sistema verso la produttività completa. Le due metodologie principali sono la migrazione graduale e il passaggio immediato.

Se si opta per una migrazione graduale della community di utenti nell'arco di settimane o mesi, si vengono a creare "isole" di segreteria telefonica tra gli utenti legacy e quelli di Messaggistica unificata. Questo impedisce agli utenti di inoltrare reciprocamente i messaggi attraverso la segreteria telefonica. E se il progetto non include una soluzione di rete di messaggi, una parte delle comunicazioni aziendali viene alterata. Se si decide in questo senso, consiglio di includere una soluzione di rete di messaggi nel progetto iniziale.

Nel caso di una migrazione con un passaggio immediato, tutti gli utenti vengono spostati con un passaggio unico. In genere, le organizzazioni eseguono questo genere di migrazione nell'arco di un fine settimana. Questo significa che hanno il tempo di testare il sistema, apportare modifiche alla configurazione ed eventualmente annullare la migrazione nel caso in cui si riscontri un blocco determinante.

Qualunque sia il metodo scelto, occorre fornire al personale del supporto tecnico una formazione adeguata sulle domande e le risposte più comuni raccolte grazie al gruppo pilota. Inoltre, occorre fare in modo che il personale del supporto tecnico abbiano dimestichezza nell'esecuzione delle attività principali, incluse l'attivazione di un utente, la convalida dell'attivazione di un utente e la modifica di una password.

Procedura dettagliata per la migrazione

Analizzando l'esempio di migrazione, tenere presente che l'obiettivo principale di una corretta migrazione è di trasferire la casella di segreteria telefonica di un utente da una piattaforma legacy di segreteria telefonica a Messaggistica unificata di Microsoft Exchange con la minore quantità possibile di disagi per gli utenti (sia interni che esterni).

Nella Figura 2 sono illustrati i dettagli dell'architettura di un'organizzazione. Non sono previsti piani per modificare questa architettura mista di Microsoft Exchange. Il centro dati degli uffici sul territorio statunitense si trova a Seattle. Tutte le applicazioni IT di Austin vengono servite da Seattle, mentre l'ufficio di New York garantisce i servizi localizzati di Microsoft Exchange. La segreteria telefonica delle sedi statunitensi è distribuita tramite un'infrastruttura PBX eterogenea. Dal punto di vista tecnico, l'infrastruttura PBX non può essere interconnessa in rete per fornire la centralizzazione della segreteria telefonica. Gli uffici europei, al contrario, dispongono di un centro dati centralizzato che si trova a Londra. In Europa, tutte le applicazioni IT e di telecomunicazione sono servite dal centro dati londinese.

Figura 2 Esempio di architettura prima della migrazione (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

L'intera infrastruttura di segreteria telefonica è basata sulla piattaforma Octel (oggi conosciuta come Avaya). Tutti i sistemi di segreteria telefonica sono stati interconnessi in rete utilizzando il protocollo OAN (Octel Analog Networking), ovvero un protocollo di rete di proprietà esclusiva che utilizza le linee telefoniche analogiche e la telefonate interurbane per inviare messaggi di segreteria telefonica in rete. Questa architettura consente il funzionamento della messaggistica vocale a livello aziendale tra i diversi siti.

Sfide multisito

Quando distribuiscono Messaggistica unificata di Microsoft Exchange, le organizzazioni multisito si confrontano con numerose sfide. Per fortuna, è possibile imparare da alcune delle sfide già affrontate da altre organizzazioni. In questo articolo non potrò illustrarle tutte, ma posso descrivere le più comuni tra quelle che ho incontrato nel mio lavoro con varie organizzazioni.

"Ho un'architettura di Exchange Server centralizzata e un ambiente a telefonia mista".

È facile progettare un ambiente distribuito: si installa un server di messaggistica unificata e lo si integra con il PBX locale in ogni sito. Ma che succede in presenza di un ambiente centralizzato o persino misto? La domanda da porre è se nel sito è richiesta una capacità di sopravvivenza della messaggistica unificata a livello locale. In caso di risposta affermativa, il sito può perdere la connessione al server Exchange centralizzato e fornire comunque funzionalità di operatore automatico, nonché consentire ai chiamanti esterni (con ogni probabilità clienti) di lasciare messaggi. Probabilmente la risposta dipenderà dal livello di importanza strategica del sito specifico e dal grado di gestibilità della soluzione.

Se per il sito è richiesta una capacità di sopravvivenza, allora un server di messaggistica unificata remoto potrebbe rappresentare una scelta azzeccata; se, al contrario, non è un requisito, nel sito locale può essere installato un gateway SIP. Messaggistica unificata di Microsoft Exchange è talmente flessibile da non richiedere né l'interconnessione in rete dell'infrastruttura PBX, né un dial plan uniforme.

"Sono in procinto di aggiornare la mia architettura di architettura mista di Microsoft Exchange".

Molti clienti esitano prima di iniziare la migrazione a Messaggistica unificata mentre stanno per aggiornare la loro infrastruttura di Microsoft Exchange. Se la decisione di passare a Messaggistica unificata è già stata presa, il mio consiglio è di continuare con la migrazione anche mentre viene aggiornato il server Exchange. Basta seguire i piani di aggiornamento e al progetto non dovrebbero andare ad aggiungersi complessità sostanziali.

"Ho molti siti di piccole dimensioni con meno di 10 persone e alcuni di essi non dispongono di un PBX".

Nei siti più piccoli con un PBX residente localmente, tutto quello che bisogna fare è installare un gateway SIP nel sito locale. Per i siti privi di PBX in sede, esistono tecnologie di telefonia utilizzabili per inoltrare i numeri telefonici al PBX centrale per instradare le chiamate al sistema di messaggistica unificata. In breve, è possibile distribuire i servizi di Messaggistica unificata ai siti remoti dell'organizzazione a costi veramente ridotti.

È importante notare che i siti più piccoli costituiscono effettivamente un ottimo banco di prova per la migrazione. Una strategia di migrazione molto diffusa è di iniziare alla periferia della rete per spostarsi gradualmente verso il centro. All'inizio si esegue la migrazione dei siti più piccoli, quindi si esegue una valutazione a posteriori insieme al team Messaggistica unificata con l'obiettivo di stabilire cosa ha funzionato e quali problemi sono stati riscontrati. In seguito, si potranno applicare le lezioni imparate alla migrazione del sito successivo.

Il team Messaggistica unificata ha deciso di eseguire la migrazione dalla periferia della rete al centro. Per tutti i siti, il posizionamento del server di messaggistica unificata dovrà attenersi alla procedura consigliata di seguire l'architettura del server Exchange. Il team crea per ogni sito la documentazione della pianificazione, tenendo ben presenti i punti analizzati in precedenza nella sezione "Fattori da valutare nella pianificazione della migrazione". La documentazione verrà utilizzata nel corso dell'installazione e della configurazione dei server, durante la formazione degli utenti e nella pianificazione delle strategie per la migrazione.

Per ogni sito, il team dovrà pianificare il passaggio immediato degli utenti al sistema di messaggistica unificata, lasciando in attività la piattaforma legacy per supportare le applicazioni IVR che continueranno a essere utilizzate finché non si riuscirà a trovare una soluzione alternativa. Il team ha deciso di aspettare 30 giorni dopo la migrazione prima di occuparsi del sito successivo. Il periodo di attesa serve per accertarsi che l'adattamento di ogni sito sia riuscito, prima del passaggio di altri utenti e dell'aggiunta di più chiamate al supporto tecnico.

L'organizzazione stabilisce di eseguire per prima cosa la migrazione del sito di Austin. Dal momento che la posta elettronica di Austin viene servita da Seattle, il team installa a Seattle il ruolo di server di messaggistica unificata e fornisce un'integrazione PBX installando ad Austin un gateway SIP. Poiché la piattaforma legacy di segreteria telefonica è interconnessa in rete, il team deve soddisfare l'esigenza di connessione in rete della piattaforma di messaggistica unificata installando un server di rete di messaggi. Sia la formazione degli utenti sul nuovo sistema che la migrazione riescono senza problemi, perciò il team decide di eseguire la migrazione del sito di New York.

Il sito di New York dispone dei propri server cassette postali e di Trasporto Hub. Le procedure consigliate, perciò, stabiliscono che nel sito di New York dovrebbe essere installato un server di messaggistica unificata. Il team installa il server, consultando i documenti della pianificazione. Il server viene aggiunto all'elenco dei nodi nel server di rete di messaggi affinché venga incluso nella rete di segreteria telefonica. Si impartisce la formazione agli utenti, la cui migrazione a Messaggistica unificata avviene senza problemi.

Il sito di Seattle già dispone di un server di messaggistica unificata distribuito durante la fase di migrazione del sito di Austin. Il team stabilisce che il server contiene già un numero di porte di segreteria telefonica sufficiente per supportare i siti di Seattle e di Austin. Si impartisce la formazione agli utenti di Seattle, la cui migrazione a Messaggistica unificata avviene senza problemi.

L'architettura in Europa è molto più facile da progettare. L'infrastruttura PBX è interconnessa in rete e Microsoft Exchange è centralizzato. Un server di messaggistica unificata viene distribuito a Londra e si esegue la migrazione di ogni sito, iniziando dal più piccolo. La Figura 3 illustra l'architettura finale.

Figura 3 Esempio di architettura dopo la migrazione (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Importanza di attenersi a un piano

Mi è stato chiesto di risolvere molte migrazioni a Messaggistica unificata non riuscite. Molte delle organizzazioni coinvolte non avevano rispettato una o più regole fondamentali.

Per prima cosa, occorre ricordare sempre che non si tratta "soltanto" di un sistema di segreteria telefonica. È un'applicazione di importanza cruciale e dovrebbe essere trattata come tale. Gli utenti si affidano anche a questo tipo di tecnologie per scambiarsi le informazioni. Tenere presente che è un'applicazione aziendale e quindi bisogna pianificare la migrazione prendendo in considerazione tutti i fattori che ho analizzato in questo articolo.

In una migrazione a Messaggistica unificata deve assolutamente essere coinvolto il team di telecomunicazioni. È il team che dispone delle conoscenze più approfondite delle applicazioni di telefonia integrate nell'infrastruttura aziendale.

Quando si esegue la migrazione a Messaggistica unificata, è bene mettere a punto la pianificazione della soluzione a livello aziendale. Sebbene all'inizio l'implementazione possa riguardare un solo sito, non bisogna mai perdere di vista il quadro d'insieme. Ad esempio, l'implementazione di un solo sito senza la fornitura della rete di messaggi agli altri siti ha un profondo impatto sulle comunicazioni tra gli utenti. Ovviamente, questo può rappresentare un'attività notevole, perciò non si deve esitare a chiedere la consulenza di uno specialista per progettare un'architettura che tenga conto di tutte le applicazioni IT.

Infine, non sottovalutare mai l'importanza della formazione. Il passaggio a Messaggistica unificata comporta un cambiamento di paradigma nel modo in cui gli utenti comunicano e interagiscono con la segreteria telefonica. Ciò che per alcuni può sembrare intuitivo, per altri potrebbe non esserlo affatto. Una buona formazione è lo strumento migliore per assicurarsi una transizione senza problemi.

Jeff Goodwin è Senior Technologist presso The VIA Group, specializzato in progettazione e distribuzione di soluzioni Exchange e di messaggistica unificata. È possibile contattarlo all'indirizzo jgoodwin@theviagroup.com.

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