Microsoft SharePoint 2010: Stazione di collaborazione
Tutte le caratteristiche di Microsoft SharePoint sono state sviluppate e configurate per promuovere la collaborazione, ma è necessario accertarsi che vengano utilizzate in modo efficiente dagli utenti.
Brien M. Posey
Microsoft SharePoint 2010 si presta a creare un ambiente collaborativo. Anche così, non c'è molto più efficace collaborazione di creazione di alcuni siti del team e girando gli utenti loose.
Mentre è vero che la creazione di siti del team è spesso il primo passo nella promozione di un ambiente collaborativo, SharePoint offre una serie di caratteristiche diverse, progettato per aiutare gli utenti a essere più produttivi. In una certa misura, spetta a voi affinché che essi sanno usare queste caratteristiche. La conoscenza della piattaforma e dei processi è la chiave per un'esperienza di collaborazione efficacia.
Social Tagging
Social tagging fu introdotto in SharePoint 2010. Anche se è facile pensare che il pulsante "piace" e altre funzionalità sociale - etichettare come modo di Microsoft di saltare sul carro rete sociale, queste caratteristiche rendono effettivamente un sacco di senso all'interno del contesto di collaborazione basati su documenti.
La funzionalità di tagging sociale più elementare in SharePoint 2010 è il I Like It pulsante. A differenza di Facebook come pulsante, che viene solitamente utilizzato per approvare commento di un amico o un'immagine, è possibile utilizzare il pulsante di SharePoint 2010 I Like It come un modo per creare una lista dei preferiti.
I Like It pulsante rende più facile per gli utenti a trovare i contenuti di SharePoint che vogliono rivedere più tardi. Come un utente si sposta un sito di SharePoint, egli tag contenuti cliccando su I Like It pulsante. Ad esempio, se un utente rileva un documento in una raccolta di documenti di SharePoint egli vuole tenere a portata di mano per riferimento futuro, egli potrebbe seleziona la casella di controllo accanto a documento che elenca, quindi fare clic I Like It (vedere Figura 1). Gli utenti possono "come" contenuti dal proprio sito personale, ma si può anche come contenuto memorizzato su altri siti come un sito del team o mio sito di un collega.
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Figura 1 gli utenti possono contrassegnare documenti selezionandoli e facendo clic sul pulsante "piace".
Dopo la codifica diversi elementi, gli utenti sono in grado di accedere a tutti i contenuti che essi hai piaceva in un unico luogo. Per accedere a questo contenuto, un utente può andare al mio sito, clicca sul link profilo, vai alla scheda Tag e note e fare clic su I Like It collegamento (vedere Figura 2). Visualizza tutti i suoi contenuti Liked.
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Figura 2 utenti possono fare clic sul link per visualizzare un elenco di tutti i contenuti che essi, come "piace".
Anche se costruire un elenco di documenti preferiti dai gusti di taluni documenti funziona relativamente bene, hanno sue carenze. Un potenziale problema è che un utente potrebbe come tanti documenti che la sua lista diventa eccessivamente lunga. Questo è dove tag e note entrano in gioco. Tag e note lo rendono molto più facile per individuare il contenuto.
Il processo per la codifica di un documento è simile a un documento di gradimento. Semplicemente l'utente seleziona la casella di controllo per un determinato documento, quindi fa clic sul tag e note. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo risultante, si crea uno o più tag correlate al documento (vedere Figura 3).
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Figura 3 gli utenti possono assegnare uno o più tag ai documenti.
Ci sono diversi aspetti interessanti per il processo di codifica. Come un utente inizia a entrare in un tag, SharePoint Visualizza automaticamente un elenco di tag simili già in uso per altri documenti. Questo elenco consente all'utente in due modi. In primo luogo, egli può utilizzare come una scorciatoia. Se il tag è sulla lista già utilizzata, l'utente può fare clic su una voce dell'elenco, piuttosto che dover finire digitando il nome del tag.
Un altro modo, che l'elenco è utile è che esso può aiutare a mantenere la coerenza. Ad esempio, se lasciato unicamente per i propri dispositivi, gli utenti potrebbero creare diversi diversi tag tutti intendeva dire la stessa cosa. Si supponga, ad esempio, che un utente desidera creare un tag chiamato documentazione tecnica. Egli potrebbe inserire il tag come documentazione tecnica, documentazione tecnica o anche qualche variante errate. Avere una lista di tag simili già in uso aiuta i documenti dell'utente tag in modo coerente, anziché creare diversi tag diversi ma sinonimi.
Questo metodo di codifica del contenuto può aiutare gli utenti a trovare più facilmente i contenuti. Per accedere ai documenti con un tag specifico, un utente deve andare al suo sito personale, fare clic sul mio profilo e selezionare la scheda Tag e note. Questo contiene il tag cloud (vedere Figura 4). Si noti che la pagina contiene le parole documentazione tecnica in grassetto. Appena a sinistra della documentazione tecnica tag è le relazioni di parola. Relazioni è anche un tag, anche se esso viene visualizzato molto più piccoli di documentazione tecnica. Più frequentemente viene utilizzato un tag, più grande il tag viene visualizzato.
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Figura 4 Tags sono elencati nella pagina tag e note.
SharePoint consente agli utenti di affinare il loro tag dell'ordinamento il tag cloud o ordine alfabetico o per le dimensioni. In qualsiasi modo essi ordinare l'elenco dei tag, essi possono accedere al contenuto contrassegnato semplicemente facendo clic sul tag che li interessa.
Gli aspetti sociali della codifica
Tag può anche aiutare gli altri utenti. Supponiamo che un altro utente immette la frase documentazione tecnica nella parte gli interessi della sua impostazioni Newsfeed. Come lei entra la frase, lei vedrà la documentazione tecnica elencato come una parola chiave (vedere Figura 5). Questo indica che qualcuno ha già classificati almeno una parte di contenuto con un tag di documentazione tecnica. Ora se un collega i tag un documento con documentazione tecnica, il documento sarà elencato in feed di notizie dell'utente.
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Figura 5 utilizzare le parole chiave quando si specificano gli interessi nelle impostazioni di Newsfeed.
Avrete notato Figura 2 che, quando un utente tag di un documento, la finestra di dialogo ha una casella di controllo con l'etichetta privata. Usando questa casella di controllo, gli utenti tag documenti per i propri scopi senza i tag privati, essendo visibile ai colleghi.
Questo è utile in situazioni in cui un'organizzazione può avere una politica rigorosa per quanto riguarda l'utilizzo del tag. Un utente potrebbe voler aumentare i tag ufficiali con alcuni tag utili dei suoi propri, senza questi tag, essendo visibile agli altri. Se un utente sceglie di utilizzare il tag privato, egli può vedere il suo Tag privato andando al suo sito personale, cliccando sul mio profilo, selezionando la scheda Tag e note, e poi cliccando sul link privato.
Utilizzando note
Un ultima forma di social tagging di che è dovrebbe assicurarsi che gli utenti sono a conoscenza è note. Note possono utilizzare per fare commenti su file o altri tipi di contenuto. Essi possono anche inviare note generali ai colleghi.
Nell'esempio in Figura 6 mostra mio sito di un collega. Notare che la scheda Panoramica contiene una scheda Note. Per inviare una nota a questa persona, l'utente immette un messaggio in Consiglio nota, quindi fa clic sul pulsante Post. Il messaggio dovrebbe apparire come parte di Newsfeed del destinatario.
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Figura 6 un utente può inserire un messaggio sulla scheda Note di un collega.
Gli utenti possono anche collegare note alle file all'interno di una raccolta di documenti. A tal fine, l'utente seleziona la casella di controllo corrispondente al file e fa clic sull'icona Tag e note. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, l'utente deve fare clic sulla scheda Note Board, quindi immettere la sua nota e fare clic su Post.
Nutrire il Newsfeed
Si potrebbe meglio confrontare SharePoint 2010 Newsfeeds alla parete Facebook. Newsfeeds visualizzazione attività colleghi, così come qualsiasi altra informazione, gli utenti hanno scelto di essere informati.
Una cosa su Newsfeeds che tende a confondere le persone è che essi rimangono vuoti per impostazione predefinita, indipendentemente dalla quantità di attività. A differenza del muro di Facebook, Newsfeed attività normalmente non è inviato in tempo reale. Esso può prendere un'ora o più per visualizzare le attività di Newsfeed. Tuttavia, gli utenti possono regolare alla frequenza degli aggiornamenti loro Newsfeed modo essi appaiano in modo più tempestivo.
Newsfeeds sono classificati come processi timer. Pertanto, per regolare la frequenza di Newsfeed per gli utenti, aprire la console di amministrazione centrale SharePoint e navigare al monitoraggio | (Processi timer) Rivedere le definizioni processi | Applicazione di servizio di profilo utente - Feed di attività di lavoro. Clicca sul link per questo processo timer e impostare una pianificazione (vedere Figura 7). Se si desidera che il lavoro per eseguire immediatamente, fare clic su Esegui ora. Quando hai finito, assicurarsi di fare clic su OK per completare il processo.
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Figura 7 è possibile pianificare la frequenza con cui vengono elaborati i newsfeed.
Squadra discussioni
Un'ultima funzione collaborativa che ti consigliamo di spiegare agli utenti è Team discussione. Squadra discussione è un forum di discussione che fa parte di un sito del team. Gli utenti possono accedere a Team discussione cliccando sul link Team discussione sulla schermata di benvenuto del sito team.
Come il Newsfeeds, Team discussioni sono vuote di default. Per iniziare, un utente deve andare nella pagina di discussione del Team e cliccare sul link Aggiungi nuova discussione. Egli verrà richiesto di inserire una riga di oggetto per la discussione e inserire un messaggio. Il nastro sopra la riga dell'oggetto lo lascia anche allegare un file all'elemento di discussione e di controllare la sua ortografia (vedere Figura 8).
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Figura 8 gli utenti possono creare nuove discussioni di gruppo.
Altri utenti che visita la pagina di discussione del Team possono creare ulteriori discussioni o leggere e rispondere alle conversazioni già in corso (vedere Figura 9).
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Figura 9 gli utenti in grado di leggere e rispondere alle discussioni in corso.
Ci sono numerose funzioni di collaborazione di SharePoint 2010. Una delle chiavi per dare agli utenti una buona esperienza di collaborazione è di garantire che la comunità intera utente abbia familiarità con tutte le caratteristiche. Una volta che essi sanno come usarli in modo appropriato, il livello di collaborazione naturalmente diventerà più efficace, completa e sofisticati.
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Brien M. Posey, MVP, è scrittore tecnico con migliaia di articoli e dozzine di libri al suo attivo. È possibile visitare il suo sito Web all'indirizzo brienposey.com.
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