Microsoft Teams 自動応答を設定する

手順 1: 自動応答の一般的な情報を設定する

自動応答を設定するには、 Teams 管理センターで [ 音声] を展開し、[ 自動応答] を選択し、[ 追加] を選択します。

1. 上部のボックスに自動応答の名前を入力します。

2. 演算子を指定するには、演算子の呼び出し先を指定します。 この指定は省略可能ですが、推奨されます。 オペレーター オプションを設定して、呼び出し元がメニューから抜け出し、指定されたユーザーと話せるようにします。

3. この自動応答のタイム ゾーンを指定します。 時間 外に個別の通話フローを作成する場合、タイム ゾーンは営業時間の計算に使用されます。

4. この自動応答で サポートされている言語 を指定します。 この言語は、システム生成の音声プロンプトに使用されます。

   Important

   テキスト読み上げを使用する場合は、システムが翻訳を実行しないため、選択した言語でテキストを入力する必要があります。

   すべての単語は、選択した言語で発音されます。

5. 音声入力を有効にするかどうかを選択します。 有効にすると、すべてのメニュー オプションの名前が音声認識キーワード (keyword)になります。 たとえば、呼び出し元は、キー 1 にマップされたメニュー オプションを選択するために "One" と言ったり、"Sales" と言って "Sales" という名前のメニュー オプションを選択したりできます。手順 4 で音声入力をサポートしていない言語を選択した場合、このオプションは使用できません。

自動応答の一般的な情報を設定したら、[ 次へ] を選択します。

手順 2: 通話フロー

手順 2.1: 基本的な通話フローを設定する

あいさつ文を設定する

• [ オーディオ ファイルの再生 ] を選択した場合は、[ ファイルのアップロード ] ボタンを使用して、 にオーディオとして保存された録音されたあいさつメッセージをアップロードできます。WAV、.MP3、または 。WMA 形式。 記録は 5 MB 以下です。

• [ あいさつメッセージの入力] を選択すると、自動応答が通話に応答するときに入力したテキスト (最大 1,000 文字) が読み取られます。

通話をルーティングする

• [切断] を選択すると、自動応答によって通話がハングアップします。
• [ 呼び出しのリダイレクト] を選択した場合は、通話ルーティング先のいずれかを選択できます。
• [再生] メニュー オプションを選択した場合は、[音声ファイルの再生] または [あいさつメッセージに入力] を選択し、メニュー オプションとディレクトリ検索を選択できます。

再生メニュー オプション

ダイヤル オプションの場合は、電話キーパッドの 0 から 9、* (アスタリスク) キー、および # (ポンド) キーを通話ルーティング宛先のいずれかに割り当てます。

キー マッピングは継続的である必要はありません。 キー 0、1、3 をオプションにマップしたメニューを作成し、数値 2 キーは使用しません。

0 キーをオペレーターにマッピングすることをお勧めします (構成済みの場合)。 演算子がキーに設定されていない場合は、音声コマンド "Operator" も無効になります。

メニュー オプションごとに、次の設定を指定します。

• ダイヤル キー - このオプションにアクセスするための電話キーパッドのキー。 音声入力が使用可能な場合、発信者はこの番号を言ってオプションにアクセスすることもできます。

• 音声コマンド - 音声 入力が有効になっている場合に、呼び出し元がこのオプションにアクセスするために提供できる音声コマンドを定義します。 "Customer Service" や "Operations and Grounds" などの複数の単語を含めることができます。たとえば、呼び出し元は 2 キーを押すか、"2" を押すか、"Sales" と言って、2 つのキーにマップされたオプションを選択できます。 このテキストは、サービス確認プロンプトのテキスト読み上げによってもレンダリングされます。これは、"営業への通話の転送" のような場合があります。

• [リダイレクト先 ] - 呼び出し元がこのオプションを選択したときに使用される通話ルーティング先。 自動応答または通話キューにリダイレクトする場合は、それに関連付けられているリソース アカウントを選択します。

ディレクトリ検索

宛先にダイヤル キーを割り当てる場合は、ディレクトリ検索に [なし] を選択することをお勧めします。 ディレクトリ検索を実行する前に、ダイヤル キーが一致します。 呼び出し元が特定の宛先に割り当てられたダイヤル キーを使用して名前または拡張機能の入力を開始した場合、名前または拡張機能の入力が完了する前に、その宛先にルーティングされます。 ディレクトリ検索用に個別の自動応答を作成し、ダイヤル キーを使用してメイン自動応答リンクを作成することをお勧めします。

ダイヤル キーを割り当てなかった場合は、 ディレクトリ検索のオプションを選択します。

名前でダイヤル する - このオプションを有効にすると、発信者はユーザーの名前を言うか、電話のキーパッドに入力できます。 Skype for Business Serverを使用してオンプレミスでホストされているオンライン ユーザーまたは任意のユーザーは、適格なユーザーであり、名前で Dial を使用して見つけることができます。

[内線でダイヤルする] - このオプションを有効にすると、発信者は電話拡張機能をダイヤルすることで、organization内のユーザーと接続できます。 Skype for Business Serverを使用してオンプレミスでホストされているオンライン ユーザーまたは任意のユーザーは適格なユーザーであり、内線番号で Dial を使用して見つけることができます。 ([ ダイヤル スコープ ] ページで、ディレクトリに含まれていないユーザーを設定できます)。

詳細については、「 ダイヤルと音声リファレンス」を参照してください。

基本的な通話フロー オプションを設定したら、[ 次へ] を選択します。

手順 2.2: 時間外の通話フローを設定する (省略可能)

営業時間は、自動応答ごとに設定できます。

• 営業時間が設定されていない場合、24 時間 365 日のスケジュールが既定で設定されているため、すべての日と 1 日のすべての時間が営業時間と見なされます。
• 営業時間は、1 日の休憩で設定でき、営業時間として設定されていないすべての時間は時間外と見なされます。
• 時間外のさまざまな着信通話処理オプションと案内応答を設定できます。

自動応答キューと通話キューの構成方法によっては、直接電話番号を使用した自動応答の時間外通話ルーティングのみを指定する必要がある場合があります。

時間外の呼び出し元に対して個別の通話ルーティングを行う場合は、毎日の営業時間を指定します。

1. テーブルの平日の横にある [ 開始位置 ] と [ 終了時刻] を 調整します。
2. 必要に応じて、[ 新しい時間の追加] を選択して、特定の日に複数の時間セットを指定します (たとえば、昼休みを指定する場合)。
3. 時間外の通話ルーティング オプションを選択します。 時間外でも同じ一般的なコール フロー オプションを使用できます。

時間外通話フローを追加したら、[ 次へ] を選択します。

手順 2.3: 休日の通話フローを設定する (省略可能)

自動応答には、 設定した各休日の通話フローを設定できます。 各自動応答に最大 20 個の休日セットを追加できます。 各休日セットには、最大 50 個の一意の日付範囲を含めることができます。 休日の日付は、自動応答に追加されるすべての休日セットで一意である必要があります。

1. [休日の通話設定] ページで、[追加] を選択 します。

2. この休日設定の名前を入力します。

3. [ 休日 ] ドロップダウンから、使用する休日を選択します。

4. 使用するあいさつ文の種類を選択します。

5. 通話の [切断]、[ リダイレクト ]、または [再生] メニュー オプション を選択します。

   1. リダイレクトを選択した場合は、通話の通話ルーティング先を選択します。
   2. メニュー オプションを再生する場合は、[再生] メニュー オプションを構成します。

6. [保存] を選択します。

休日を追加するたびに、必要に応じて手順を繰り返します。

休日のすべての時間を追加したら、[ 次へ] を選択します。

手順 3: ダイヤル スコープを設定する (省略可能)

ダイヤル スコープは、発信者がダイヤルバイネームまたはダイヤルバイエクステンションを使用する場合にディレクトリ内で使用できるユーザーを定義します。 既定の [すべてのオンライン ユーザー] には、Skype for Business Serverを使用してオンライン ユーザーまたはオンプレミスでホストされているすべてのユーザーがorganizationに含まれます。

[含める] または [除外] で [カスタム ユーザー グループ] を選択し、1 つ以上の Microsoft 365 グループ、配布リスト、またはセキュリティ グループを選択することで、特定のユーザーを含めたり除外したりできます。 たとえば、organizationのエグゼクティブをダイヤル ディレクトリから除外できます。

ユーザーが両方のリストに含まれている場合、または Exchange GAL から非表示になっている場合は、ディレクトリから除外されます。

ダイヤル スコープ オプションを選択したら、[次へ] を選択します。

手順 4: リソース アカウントを割り当てる

すべての自動応答には、関連付けられているリソース アカウントが必要です。 すべてのリソース アカウントには、Microsoft Teams 電話 リソース アカウント ライセンスを割り当てる必要があります。 必要に応じて、複数のリソース アカウントを自動応答に割り当てることができます。

既存のリソース アカウントを追加する

既存のリソース アカウントを追加するには:

1. [リソース アカウント] で、[ 追加 ] ボタンを選択して、この通話キューのリソース アカウントを追加します。
2. [ アカウントの追加] ウィンドウで 、追加するリソース アカウントを検索します。
3. この通話キューに割り当てるリソース アカウントの横にある [ 追加] ボタンを選択します。
4. ウィンドウの下部にある [ 追加 ] ボタンを選択します。

新しいリソース アカウントを作成します。

1. [リソース アカウント] で、[ 追加 ] ボタンを選択して、この通話キューのリソース アカウントを追加します。
2. [アカウントの追加] ウィンドウで、任意の文字セットを検索して結果のドロップダウンをプルします。
3. 結果の下部にある [ リソース アカウントの追加] ボタンを選択します。
4. [リソース アカウントの追加] ウィンドウで、次の操作を行います。
5. わかりやすい表示名を入力します。 エージェントには、通話が表示されるときにこの名前が表示されます。
6. リソース アカウントのわかりやすいユーザー名を入力します。
7. [ リソース アカウントの種類 ] ドロップダウンを選択し、[ 通話キュー] を選択します。
8. ウィンドウの下部にある [ 保存 ] ボタンを選択します。
9. [リソース アカウント] ウィンドウで、[ 追加 ] ボタンを選択します。

詳細については、「 Teams リソース アカウントの管理」を参照してください。

リソース アカウントを追加したら、[ 次へ] を選択します。

手順 5: 承認されたユーザー

承認されたユーザー は、この自動応答に変更を加える権限を持つユーザーを指定します。 ユーザーが持つ機能は、ユーザーに割り当てられている Teams 音声アプリケーション ポリシー に基づいて決定されます。

承認された ユーザーにユーザーを追加 するには:

1. [ 追加] を選択し、ユーザーを検索し、[ 追加] を選択し、[ 追加] を選択します。

詳細については、「 承認されたユーザーを設定する」を参照してください。