SharePoint Server 2010 でレコードを管理するためのファイル計画を作成する

適用先: SharePoint Server 2010

トピックの最終更新日: 2016-11-30

ファイル計画とは、SharePoint Server 2010 でのレコード管理計画の主要なドキュメントのことです。ファイル計画は組織によって異なりますが、一般に以下の共通点があります。

• 組織がレコードとすることを承認するアイテムの種類を記述します。

• アイテムが属する、より広いレコードのカテゴリについて記述します。

• レコードの保存場所を示します。

• レコードの保持期間を記述します。

• さまざまな種類のレコードを管理する責任者を図で示します。

この記事には、ファイル計画のコンテンツについての説明と、組織全体のファイル計画を作成する方法の概要が示されています。また、ファイル計画を記録できるワークシートの入手方法も示しています。

この記事の内容 :

• レコードの種類を特定する

• ファイル計画を完了する

• ワークシート

レコードの種類を特定する

組織内のアクティブ ドキュメントのうちどれがレコードとして宣言可能かを判断するには、レコード管理者、弁護士、コンプライアンス オフィサー、およびコンテンツ管理者のグループ作業が必要です。企業が厳しく規制された業界に属していない場合でも、一般的な法律により企業がレコードを保持することが義務付けられていることがあります。一般的な商法以外に、企業に固有な法的要件を評価する必要があります。

ここでは、組織内のレコードとなるドキュメントを決定する方法の概要について説明します。詳細についてはここでは説明しません。ほとんどの場合、企業では既に何らかの形でレコード管理が行われており、必要なレコード管理のほとんどの役割に人員が割り当てられていて、レコードの分類方法も既に確立しています。

一般に、組織内で何がレコードかを決定するには、以下の作業を行います。

1. 企業の法律上の義務とビジネス ニーズを理解します。

2. 組織の各部門にまたがるグループ作業で、アクティブ ドキュメントの使用状況を分析します。

3. レコードにする必要のあるドキュメントの種類の一覧を作成します。たとえば、以下のドキュメントがレコードとして保持する必要があると判断されることがあります。

   • オフィスの賃貸契約書。

   • 従業員の福利厚生に関連するドキュメント。

   • 製品の研究開発に関連するドキュメント。

4. レコードを分類します。同じカテゴリのレコードは、通常、保持期間が同じで、他の点でも同等の処理を必要とします。

収集した情報を記録します。「ワークシート」セクションに示したワークシートをこの目的に使用できます。レコードの種類、その種類のレコードが属するカテゴリ、およびレコードの種類に関する簡単な説明を記録します。

ワークシートの記入例を以下に示します。

ファイル計画を完了する

レコードとして保持する必要のあるドキュメントを決定し、一連のレコード カテゴリを作成した後は、その他の情報をレコードの種類ごとに提供してファイル計画を完成させます。次の情報を追加してください。

• そのレコードの種類を保持する期間

• 保持期間が経過したときにレコードを破棄する方法

• そのレコードの種類を管理するメインのレコード管理者

• そのレコードの種類を保存するメディアの種類

完成したファイル計画の記入例を以下に示します。

ワークシート

展開を計画できるようにするには、この記事と共に以下のワークシートを使用します。

• Record categories worksheet (英語) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0x411) (英語)