情報アーキテクチャの実装と管理

企業の情報アーキテクチャを計画し、管理することにより、 Microsoft Office SharePoint Server 2007 に基づいたユーザーのソリューションが組織のニーズを確実に満たすようにできます。 効果的な情報アーキテクチャではソリューションのユーザーが簡単に情報を検索、格納でき、情報の品質を向上できます。 この記事では、

• 情報アーキテクチャの概念を導入します。

• 利用できるリソースにポイントすると組織の情報アーキテクトが Office SharePoint Server 2007 で情報アーキテクチャを計画、実装するのに役に立ちます。

• Office SharePoint Server 情報アーキテクチャの管理方法での推奨事項

• 企業全体の共同作業を促進するための効果的な情報アーキテクチャのメリットを示すケース スタディを提示

この記事の内容 :

• 情報アーキテクチャとは

• 情報アーキテクチャの計画時のリソース

• 情報アーキテクチャを管理する

• ケース スタディ : 秩序のないコンテンツを除外するために情報アーキテクチャを管理する

情報アーキテクチャとは

Office SharePoint Server の情報アーキテクチャは企業の情報 (ドキュメント、リスト、Web サイト、Web ページ) の構造で、最大限に情報を使用し、管理できるようにします。 情報アーキテクチャの実装が成功するために影響する要素は次のとおりです。

• 簡単に情報を発見できること

• 情報の格納と取得方法

• ユーザーが情報に到達する方法

• 情報の冗長性や重複の状況

• それぞれのタイプの情報で利用できるメタデータの種類

• 情報の作成に使用するテンプレートの種類

• 情報アーキテクチャを適切に管理する方法

情報アーキテクチャの目標と実装はユーザーが作成しているソリューションのタイプにより変わります。たとえば、

• 企業のイントラネット ポータル サイトの情報アーキテクチャを設計している場合は、サイトのコンテンツ、ドキュメント ライブラリとサイトのコンテンツの編成、ポータル サイトの対象コンテンツの利用可能性、コンテンツの作成に使用するテンプレートを特徴付けるためにメタデータを使用する方法に対して焦点を合わせることができます。

• インターネットに公開している Web サイトの情報アーキテクチャを設計するときは、サブサイトと Web ページの階層にサイトを編成する方法、サイトのナビゲーション機能で階層を公開する方法、およびサイトでコンテンツを簡単に検索する方法に対して焦点を合わせることができます。

情報アーキテクチャを決定すると、情報のフローに影響することもあります。たとえば、イントラネット ポータル サイトでは、最初に、組織の大半のメンバーが利用できないサイトで情報のドラフトを公開できます。 組織全体でこの情報を便利に使用できるようにするために、情報アーキテクチャの設計に、すべてのユーザーが利用できる場所に情報を公開するガイドラインと方法を含めることができます。

ユーザーの組織の規模により、Office SharePoint Serverに基づいてソリューションの設計、実装を担当する情報アーキテクトをチームに加えることを検討する必要があります。情報アーキテクトは、イントラネット ポータル サイトなどの大規模 Web 環境で情報を構造化するための専門知識を持った担当者です。

情報アーキテクチャの計画時のリソース

次の表では、情報アーキテクトがユーザーの Office SharePoint Server ソリューションの情報アーキテクチャを計画するときに利用できる便利なリソースを示します。

情報アーキテクチャ リソース

情報アーキテクチャを管理する

企業の情報アーキテクチャは管理が必要です。情報のアーキテクチャを管理するとき、次の条件を確認します。

• 組織の情報が、対象の情報アーキテクチャを実装し維持する方法を指定することによって組織の情報テクノロジ (IT) チームによって管理できる。

• 情報アーキテクチャが、企業のセキュリティの目標、規制要件、およびプライバシー ニーズを満たす。

• 情報アーキテクチャが組織のビジネスの目標を満たす。 情報アーキテクチャの設計と管理が十分ではない場合は組織の有効性が損なわれることがあることに留意してください。 情報アーキテクチャの設計と管理が適切である場合は、組織の有効性が拡大します。

情報アーキテクチャの管理では、成功のために関係するすべてのグループが参加する必要があります。情報アーキテクチャの究極の目標はビジネスのニーズを満たすことであるので、企業のビジネス ユニットの代表がこのガバナンス グループで主要な役割が担うことが重要です。可能な場合は、計画チームに専門の情報アーキテクトを加えて、管理グループにも参加させます。 これら第 1 の利害関係者とともに、IT と法務部門の代表も参加が必要です。企業の種類により、他のメンバーの参加を決定できます。主要な参加メンバーの 1 人は管理グループのエクゼクティブ スポンサーです。 管理グループのすべてのセッションに出席できるわけではありませんが、管理グループのミッションに対するアカウンタビリティを維持するためにこの役割が重要です。 さらに、エクゼクティブ スポンサーは、情報アーキテクチャを管理する、進行中の業務の進捗を記録するベンチマークを確実に使用するのに役に立ちます。

情報アーキテクチャ管理グループを運用する最高の方法は、企業の方法論や文化に基づきます。 ただし、ここにはいくつか一般的なガイドラインがあります。

• すべての問題を検討するために、定期的に会合を行い、特に初期のセッションでは、十分な時間を割り当てる。

• 検討を記録し、成果を維持するために適切に設計された共同作業サイトを使うなど、自身の検討で適切な情報アーキテクチャの実践例を示す。

• Web サイトとオンラインの調査を使用して、広範な組織にレポートする (組織全体の要件を収集する)。

• 一連のマイルストーンと共有カレンダーを維持する。

• 組織の一部の部門で情報アーキテクチャの実行のパイロット版を作成し、広範な組織間で情報アーキテクチャの実行を段階的に向上する経験を使用することを検討する。

ケース スタディ : 秩序のないコンテンツを除外するために情報アーキテクチャを管理する

Fabrikam, Inc. は世界規模の製造会社で、自動車部品 (燃料と水ポンプ、ショック アブソーバー、ブレーキ パッドおよび各種エンジン部品) を輸出しています。 この会社は世界で、13,000 名の従業員を抱え、広範な地域に 50 以上の製造工場があります。 Fabrikam の IT 組織自体で IT (電子メール、ファイル管理、インターネット テクノロジ、さらに企業 Web サイトなど IT ソリューションの開発) を展開、運用、サポートします。

Fabrikam のコンテンツは、企業の多様な場所にあるローカル ファイル サーバーに分散された共有ファイル ディレクトリに伝統的に保存されてきました。これではコンテンツが無秩序な状況になります。 主要なコンテンツが大量に重複していることが、ファイルの「公式」バージョンを決定することを困難にしています。コンテンツ メタデータの分類法はファイル システムでサポートできる対象に基づいて、非常に制限されていました。企業の各部門が共通ドキュメント (作業命令、販売提案、人事文書など) のカスタム テンプレート を独自に作成したので、部門間で文書を並べて比較することが困難でした。

ファイル共有に基づいた情報アーキテクチャでは不十分であることがより明白になり、Fabrikam のマネージャは新しいものの導入を迫られ、複数の目標を実現するために次のことを実行しました。

• 情報アーキテクチャの近代化

• ポータル サイトのライブラリにファイル共有からコンテンツの移動

• 経費報告書の提出などアプリケーションやコンテンツに中央からアクセス

• Fabrikam の従業員に対する集中コミュニケーション用のホーム ページ

Fabrikam の情報アーキテクチャの進化で次の手順が開始されました。

次の図では Fabrikam ポータルの初期のアーキテクチャを説明します。 アーキテクチャのトップにある企業ポータルに一般的な企業情報をブロードキャストするための場所が用意されました。 次のレベルで、2、3 のサイトが組織 (人事、法務、財務の各部門など) に対して共有リソースが用意されました。

下の Fabrikam アーキテクチャの共有リソース レベルのは Fabrikam の各地域のオフィスの部門ポータルで、最初は北アメリカ、ヨーロッパ、東アジアでパイロット版が開始され、しだいに他の地域 (オーストラリア、アフリカ、南アメリカ) のポータルが追加されました。 各部門のポータルは、製品設計、研究開発、顧客データ、ポリシーのリポジトリを含んでいました。

ファイル共有に基づいた共同作業から、ポータルに基づいた共同作業への変更の結果はポータル業務のスポンサーと Fabrikam のワークフォースを失望させました。 「無秩序なコンテンツ」は改善されず、ファイル共有からポータル サイトに移動しただけでした。

Fabrikam の主要な機能 (資材購入、顧客関係、部品設計および仕様、一部の人事処理など) は部門レベルのものなので、各部門ではローカル コンテンツをこれらの機能をサポートするために作成しました。 ポリシー ステートメント、部品の設計図と仕様、個人のドキュメント、顧客関係のドキュメント、同様のコンテンツがローカルで作成され管理されていました。 これらのドキュメントに対するテンプレートとメタデータ スキーマは部門ポータルで拡散していました。 メタデータは各部門に固有になったので、部門から別の部門のコンテンツを検索することがさらに困難になりました。 部門間でドキュメントが見つかったときは、簡単にアクセスできるように別の部門ポータルにコピーされました。これにより重複して増殖したドキュメントの「公式」バージョンを見つけることがさらに困難になります。 また部門ポータルの一部のドキュメントは、別の部門の従業員が表示できないようにセキュリティが設定されていました。ドキュメントがドラフトであるときは適切であるが、企業全体でドキュメントを表示できるようにする時期と方法のガイドラインがありません。

ポータルに対する高まる不満に対応するために、Fabrikam の各部門からのマネージャ、コア IT チーム メンバーとポータル アーキテクトで構成された戦略チームを結成しました。 チームには次のタスクがありました。

• 展開された Office SharePoint Server ポータルの最新状態を評価する。

• ポータルに対する必要な変更を推奨する。

• 時間経過での向上を測定する方法を決定する。

ポータル戦略を作成したチームは現在のポータル分類法での「部門」組織が問題の根源であるという結論を出しました。他の部門で作成されたベスト プラクティスと専門知識を利用することなく、各部門でコンテンツが蓄積され、プロセスが重複していました。 これでは共同作業が不十分で、リソースが無駄になり、コンテンツの秩序がなくなりました。 本質は、企業ポータルに対してさらに「機能的な」組織に移行することだと判明しました。 IT や財務などの共有リソースは、前に示したポータル分類法ではすべての部門に公開されていました。 ポータル戦略を作成したチームは、別の運用規則 (顧客関係、ベンダー関係、工場設定、研究、設計) を部門の格納庫からサイトの階層上で共有リソースと同じレベルに移動する必要があると結論しました。コンテンツの場所ではなくメタデータが各部門と情報を関連付けています。

次の図では Fabrikam ポータルの修正されたアーキテクチャを示します。

このように Fabrikam ポータルを再編成すると、同様の責任あるが、常時、標準とプロセスでともに作業していなかった企業の各部門で共同作業が必要になり、さらにメリットがありました。たとえば、設計ファイルを中央リポジトリに格納することにより、各部門が自動車部品の設計ツールを標準化することが強制されました。これによりコストとトレーニング時間が削減されます。また、設計上のベストプラクティスを技術者が利用でき、企業全体の、新しい設計プロジェクトのベースとして使用できました。

ここに再設計されたポータル アーキテクチャのメリットの概要を示します。

• 情報の中央アクセスを提供

• コンテンツの重複を削減

• コンテンツの各アイテムの公式バージョンを明確化

• メタデータの標準化

• テンプレートの標準化

• コラボレーションの促進とベスト プラクティスの共有

ポータルの再設計と再実装は始まりにすぎません。ポータル戦略を作成したチームはエクゼクティブの支援によりポータルの管理グループに昇格し、結果として、このグループはポリシーと標準の開発によって、ポータル ユーザーのニーズを代表します。これは組織での確実なアカウンタビリティに役に立ち、ポータルを発展させ、評価するフォーラムが提供されました。ポータルの機能を向上するため、企業の Office SharePoint Server テクノロジに対する投資のリターンを最大化するのに役に立ちました。ガバナンス グループは次の要素を監視しました。

• メタデータ標準

• テンプレート標準

• 情報を企業全体で利用可能にする必要がある時期についてのガイドライン

• 企業と政府の規制に対する順守

• トレーニング標準

• コンテンツのブランド設定標準

Fabrikam ではポータル投資に対する大きなリターンが見込まれ、プロジェクト開始から 1 年で、戦略チームはコンテンツの棚卸を実施し、500,000 のドキュメントのうち、重複しているのは 230 に過ぎませんでした。業務の集中化により数百万ドルのコストが削減したと評価しました。従業員のアンケートでは、ポータルの満足度の増加が見られ、Fabrikam では共同作業が健全に行われました。

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このトピックは、簡単に読んだり印刷したりできるように、次のダウンロード可能なブックに収められています。

• Office SharePoint Server 2007 の計画とアーキテクチャ、パート 1

入手できるすべてのブックの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。

関連項目

概念

ガバナンスとは

その他のリソース

SharePoint Cross-site Configurator (英語)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x411)