情報管理ポリシーの設定 (Office SharePoint Server)

この記事の内容 :

• 既定の情報管理ポリシー設定

• ポリシー設定を定義または編集する

情報管理ポリシーとは、特定の重要なコンテンツ タイプに対する一連のルールのことです。管理者は、情報管理ポリシーを使用することによって、情報にアクセスできるユーザー、情報の保持期間、およびユーザーがポリシーにどの程度準拠しているかを管理および評価できます。ポリシーの作成者または執行者となる最も一般的なユーザーは、法令遵守責任者、レコード管理者、IT スタッフ、同様の責任を持つユーザーなどです。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 では、ポリシーを適用して、コンテンツをビジネス プロセスに従って管理することができます。Office SharePoint Server 2007 には、ニーズに応じてカスタマイズできる複数のポリシー機能、および独自のポリシーとポリシー機能を作成、カスタマイズ、展開することができる拡張フレームワークが含まれています。

情報管理ポリシーを使用することには、以下のような利点があります。

• 管理者は、クライアント側やサーバー側のポリシー機能を含む 1 つの場所から、コンテンツ タイプのルールを設定および管理できます。

• ポリシーは、Office SharePoint Server 2007 内のコンテンツ、およびダウンロードされた Microsoft Office system のコンテンツに適用できます。管理者は、コンテンツが企業内でルーティングされている場合でも、そのコンテンツに適用されているポリシーを常に確実に執行できます。

• 企業ポリシーは自動的かつ透過的に執行されるため、エンド ユーザーが何らかの操作を実行する必要はありません。

次のセクションでは、3 段階の状態管理ワークフローのカスタム設定について説明します。

既定の情報管理ポリシー設定

ポリシーを指定する

このコンテンツ タイプの情報管理ポリシーを指定します。このサイトの定義済みポリシーを使用する必要がある場合は、[サイト コレクション ポリシーを使用する] をクリックします。ポリシー設定を直接作成または編集することもできます。

ポリシー設定を定義または編集する

次の表に、ポリシーを定義および編集するための設定を示します。

名前と管理上の説明

リストの管理者がリストまたはコンテンツ タイプのポリシーを構成するときに、名前と管理上の説明が表示されます。

ポリシー ステートメント

ポリシー ステートメントは、このポリシーが適用されるアイテムをエンド ユーザーが開いたときに表示されます。ポリシー ステートメントは、コンテンツに適用されるポリシーの説明や、ユーザーが注意する必要がある特別な情報を示します。

ラベル

ドキュメントにラベルを追加して、印刷時にそのドキュメントに関する重要な情報が含まれるように設定することができます。ラベルを指定するには、使用するテキストを [ラベルの書式] ボックスに入力します。固定テキストとドキュメント プロパティを組み合わせて使用できますが、GUID や CreatedBy など、計算型のプロパティや組み込みのプロパティは使用できません。改行するには、文字シーケンス \n を使用します。

ドキュメントにラベルを追加することをユーザーに促すには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

ラベルの挿入を任意にする場合は、このチェック ボックスをオフにしてください。

挿入後に変更されないようにラベルをロックするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] チェック ボックスをオンにします。

監査

組織では、監査ポリシー機能を使用して、ドキュメントの監査証跡を作成および分析したり、タスク リスト、懸案事項のリスト、ディスカッション グループ、カレンダーなどのアイテムを一覧表示することができます。このポリシー機能には、コンテンツの表示、編集、削除などのイベントを記録する監査ログが用意されています。監査を情報管理ポリシーの一部として有効にすると、管理者は、現在のポリシー利用状況を示す、Microsoft Office Excel に基づいたポリシー利用状況レポートで、監査データを確認することができます。管理者は、このレポートを使用して、組織内における情報の使用方法を決定することができます。また、このレポートは、組織内の法令順守状況を検証して文書化したり、潜在的な懸案事項を調査する際に役立ちます。

監査ログには、イベント名、イベントの発生日時、アクションを実行したユーザーのシステム名などの情報が記録されます。

有効期限

有効期限機能を使用して、保持期間、およびコンテンツが有効期限に達したときに実行するアクションを設定します。

日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムのアクション ([作成日] または [更新日時] など) を選択します。アイテムの有効期限を設定するには、このアクション後の時間増分 (日数、月数、年数など) を指定します。

ワークフローまたは保持期間を求めるユーザー設定の数式を使用して有効期限を割り出すには、[プログラム的に設定する] をクリックします。

ドキュメントまたはアイテムが有効期限に達したときに適用する特定のアクション (削除など) を有効にするには、[この処理を実行する] をクリックし、リストからアクションを選択します。

ドキュメントまたはアイテムでワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックして、ワークフローの名前を選択します。

バー コード

このオプションを指定すると、各ドキュメントまたはアイテムにバー コードが割り当てられます。Microsoft Office アプリケーションによって、このバー コードをドキュメントに挿入するように要求される場合があります。