1.4  ファイルの高度な管理機能

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本章ではライブラリに対する より高度な文書管理機能を説明します。

バージョン管理

バージョン管理機能を利用すると、ドキュメントライブラリに保存したファイルをチェックインごとにバージョン作成できるようになります。承認機能も設定している場合には、承認されたチェックインはメジャーバージョンとして、却下されたバージョンはマイナーバージョンとして保管されますので、編集作業のどの段階のバージョンも復元可能です。

 

バージョンの確認

バージョン履歴をとる設定を行うことで、ライブラリのドキュメントを編集するたびに、バージョンを作成してドキュメントを管理することができます。

(1)   バージョン履歴が設定されているドキュメントライブラリを開きます。

(2)   ドキュメントライブラリのファイルを編集し、保存します。

 

  

 

(3)   編集したファイルを選択し、メニューよりバージョン履歴をクリックします。

 

 

 

(4)   バージョン履歴画面が開きます。

保存した時刻にバージョン2.0が追加されていることを確認します。

 

 

メモ：ここで任意のバージョンのファイルを開いて内容を確認することができます。

(5)   設定した個数より以前のバージョンは自動的に削除されます。

メモ：【1.ライブラリの作成／設定（管理者用）】の【ファイルのバージョン管理設定】の次のメジャーバージョンを保存するで設定されています。

 

 

旧バージョンの復旧

過去のドキュメントの状態に戻すことができます。

(1)   旧バージョンを復旧するドキュメントライブラリを開きます。

 

 

(2)   保存されている、最新バージョンを確認します。

ここでは最新バージョンは4.0とします。

 

 

(3)   旧バージョンを復旧するアイテムを選択し、メニューより バージョン履歴をクリックします。

 

 

(4)   バージョン履歴画面にて復旧したいバージョンを選択し、メニューより 復元をクリックします。

ここではバージョン2.0に復旧します。

 

 

(5)   以下のメッセージボックスが表示されるので、OK をクリックします。

 

 

(6)   復旧したいバージョンが新しいバージョンとして追加されます。

 

 

(7)   ドキュメントライブラリからファイルを開くと、旧バージョンに戻っています。

 

 

チェックイン・チェックアウト (排他制御)

チェックアウトを行うことにより、自身が編集中であることを他のユーザーに知らせる事ができます。これはドキュメント ライブラリ上で複数のユーザーが意図せずに同一のファイルの操作を行い、それぞれがファイルを上書き保存してしまった結果、他のユーザーが変更等行った情報を消失させてしまう事を防ぐ機能です。また、チェックアウトしたドキュメントの編集等が完了し操作可能な状態を宣言することをチェックインといいます。

チェックアウト方法

(1)   チェックアウトを行うファイルがあるドキュメントライブラリを開きます。

(2)   チェックアウトを行うファイルを選択し、メニューから チェックアウトをクリックします。

 

 

(3)   以下のメッセージボックスが表示されるので、OKをクリックします。

 

 

(4)   チェックアウトされたアイテムは、アイコンに矢印がつきます。

 

 

(5)   チェックアウト中は他のユーザーからは上書き保存できなくなります。

 

 

メモ：【1.ライブラリの作成／設定（管理者用）】の【ファイルのバージョン管理】で チェックアウトを必須にするを設定している場合は、編集時に自動的にチェックアウトされます。

チェックイン方法

(1)   チェックアウトしたファイルを編集し、保存した後ファイルを閉じると以下のダイアログが表示されるので、OKをクリックします。

 

 

(2)   チェックインダイアログが表示されますので、コメントを入力します。

・  バージョンに関するコメント：不具合修正見込み日程を追加

チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。

 

 

(3)   (1)でいいえを選んだ場合は、ドキュメントライブラリからチェックインを行います。

(4)   チェックインするアイテムを選択し、 チェックインを選択します。

 

 

(5)   チェックイン画面が開きますので、コメントを入力してOK をクリックします。

・  コメント：不具合修正見込み日程を追加

チェックアウトを継続しなければ、ドキュメントは他のユーザーに対して開放されます。

 

 

(6)   以下のメッセージボックスが表示されるので、OK をクリックします。

 

 

(7)   バージョン履歴画面に、新しいバージョンが追加されコメントが記述されていることを確認します。

 

 

ワークフロー

ライブラリにてワークフローを使用することによりドキュメントをシステム的に管理することが可能になります。

ワークフローの開始

設定したワークフローは以下の手順により実行することができます。

(1)   ワークフローを実行したいドキュメントライブラリを開きます。

(2)   ワークフローを実行したいアイテムを選択し、メニューより ワークフローをクリックします。

 

 

(3)   ワークフロー画面が表示され、実行可能な新しいワークフローの一覧、および実行中のワークフローの状態などが表示されます。ここでは 報告書の承認を選択します。

メモ：このワークフローは【1.ライブラリの作成／設定（管理者用）】の【ワークフローの設定】で作成しました。

 

 

(4)   ワークフロー開始の画面が表示されますので、承認担当者などを入力して 開始をクリックします。

ここでは以下のように入力します。

・  承認担当者：金子俊彰

・  承認依頼時のコメント：承認をお願いします。

 

 

(5)   ワークフロー画面から、実行中のワークフローの状態を確認できます。

 

 

ワークフローの承認

(1)   指定された承認者にメールが送信されます。

ここでは、金子俊彰さんにメールが送信されます。

 

 

(2)   メールに添付されているリンクか、ドキュメントライブラリから承認画面を開き、コメントを入力して承諾をクリックします。

 

 

(3)   ドキュメントライブラリのステータスが承認済みになります。

 

 

(4)   フロー実行者にメールが送信されます。ここでは、西脇竜矢さんにメールが送信されます。

 

 

下書き（マイナーバージョン）と承認を組み合わせて使用する

ドキュメントライブラリのバージョン設定において、以下のように設定しておくと、下書きの段階では他のユーザーにアイテムが表示されず、承認されると公開されるようになります。

・  コンテンツの承認の送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする：はい

・  このドキュメントライブラリの下書きアイテムを表示できるユーザー：アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー

 

 

以下の手順になります。

(1)   ドキュメントライブラリからアイテムを作成します。ここでは、 検収報告書を作成します。

承認の状況が下書きになっています。

 

 

バージョンは0.1 で作成されています。

 

 

作成者以外のユーザーでは「検収報告書」は表示されません。

 

 

(2)   アイテムを選択して、メニューよりメジャーバージョンの発行をクリックします。

 

 

(3)   メジャーバージョンの発行画面が表示されますので、コメントを入力して、OKをクリックします。

 

 

(4)   承認待ち状態になりますので、権限のあるユーザーに承認してもらいます。

 

 

(5)   承認済みになります

 

 

バージョンが1.0 に昇格しています。

 

 

作成者以外のユーザーでも「検収報告書」が表示されるようになります。

 

 

ラベルの付与

(1)   ドキュメントライブラリからアイテムを編集し、保存します。

(2)   以下のメッセージが表示されますので、 はいを選択します。

 

 

(3)   ラベルが挿入されます。

メモ：ラベルは【1.ライブラリの作成／設定（管理者用）】の【情報管理ポリシーの設定】にて設定されています。

 

 

バーコードの発行

(1)   ドキュメントライブラリからアイテムを編集し、保存します。

(2)   以下のメッセージが表示されますので、 はいを選択します。

 

 

(3)   バーコードが挿入されます。

メモ：バーコードは【1.ライブラリの作成／設定（管理者用）】の【情報管理ポリシーの設定】にて設定されています。