문서 관리 기본 설정(Office SharePoint Server)

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

 

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

• 문서 관리의 기능

• 사이트 콘텐츠 형식

• 버전 관리 설정

• 기본 워크플로 설정

• 승인 워크플로 설정 사용자 지정

• 의견 수집 워크플로 설정 사용자 지정

• 상태 워크플로 설정 사용자 지정

Microsoft Office SharePoint Server 2007의 문서 관리 기능은 콘텐츠를 작성하고 조직 내에서 공유하는 등 진행 중인 활성 작업을 지원하기 위해 문서를 저장하고 구성하는 작업에 중점을 둡니다.

문서 관리의 기능

• 문서 센터 사이트에 문서를 저장하거나 구성하거나 찾습니다.

• 콘텐츠 형식을 사용하여 문서를 일관되게 유지합니다.

• 문서의 메타데이터를 관리합니다.

• 문서에 무단으로 액세스하거나 사용하지 못하도록 보호합니다.

• 문서 처리 방식으로 일관된 비즈니스 프로세스(워크플로)를 사용할 수 있습니다.

사이트 콘텐츠 형식

콘텐츠 형식은 특정 콘텐츠 형식에 대한 공유 동작을 설명하는 다시 사용 가능한 설정 그룹입니다. 조직에서는 콘텐츠 형식을 사용하여 사이트 모음에 있는 콘텐츠를 구성, 관리 및 처리할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 사용하여 문서를 일관되게 유지할 수 있습니다. 조직에서 만드는 각 문서 형식 또는 정보 제품 형식에 대해 콘텐츠 형식을 정의하여 이러한 여러 가지 형식의 문서를 일관된 방식으로 처리할 수 있습니다.

콘텐츠 형식은 계층 구조로 구성됩니다. 이 계층 구조를 통해 한 콘텐츠 형식이 다른 콘텐츠 형식의 특성을 상속받을 수 있습니다. 따라서 문서 클래스가 조직 전체의 특성을 공유할 수 있습니다. 그러나 이러한 특성은 특정 사이트나 목록에 맞게 조정할 수 있습니다.

새 사이트 콘텐츠 형식은 상위 콘텐츠 형식에 기반합니다. 새 사이트 콘텐츠 형식을 만들 때는 새 사이트 콘텐츠 형식을 만들 기반으로 사용할 기존(상위) 사이트 콘텐츠 형식을 선택해야 합니다. 새로 만드는 사이트 콘텐츠 형식은 상위 사이트 콘텐츠 형식의 속성을 상속받습니다. 상위 콘텐츠 형식에서 상속될 수 있는 특성은 다음과 같습니다.

• 문서 서식 파일

• 읽기 전용 설정

• 워크플로

• 열

• 다른 응용 프로그램에서 추가한 확장할 수 있는 특성

새 사이트 콘텐츠 형식을 만든 다음 열 추가 또는 제거와 같이 해당 콘텐츠 형식을 변경할 수 있습니다. 하위 콘텐츠 형식에 대해 직접 변경한 내용은 해당 콘텐츠 형식의 기반이 되는 상위 콘텐츠 형식에 영향을 미치지 않습니다. 그러나 상위 콘텐츠 형식을 업데이트할 때는 이러한 변경 내용이 해당 상위 콘텐츠 형식으로부터 상속한 목록 및 사이트 콘텐츠 형식에서 업데이트되도록 할지 선택할 수 있습니다.

모든 콘텐츠 형식 설정 페이지에서 목록 콘텐츠 형식과 하위 사이트 콘텐츠 형식을 업데이트하는 옵션이 제공됩니다. 상위 콘텐츠 형식에서 상속되는 콘텐츠 형식을 모두 업데이트하도록 선택하면 변경할 콘텐츠 형식의 하위에 해당하는 모든 목록 콘텐츠 형식과 하위 사이트 콘텐츠 형식에서도 해당 페이지의 모든 설정이 업데이트됩니다. 즉, 이 상위 콘텐츠 형식에서 상속되는 목록 및 사이트 콘텐츠 형식의 이전 설정을 모두 덮어씁니다. 이름, 설명, 그룹을 제외하고 상위 콘텐츠 형식에 나타나는 모든 콘텐츠 형식 특성이 하위 형식에서 업데이트될 수 있습니다. 상위 형식에 나타나지 않는 열이나 설정은 업데이트할 수 없습니다. 상위 콘텐츠 형식에 대해 변경한 내용이 하위 콘텐츠 형식의 설정을 덮어쓰지 않도록 하려면 하위 콘텐츠 형식을 읽기 전용으로 표시할 수 있습니다. 이렇게 하는 것이 바람직한 경우도 있지만 콘텐츠 형식 계층 구조를 중앙에서 관리하기가 어려워질 수도 있습니다.

사이트 콘텐츠 형식은 그룹에 저장됩니다.새 사이트 콘텐츠 형식을 만들 때 기존 그룹에 저장할지 새 그룹에 저장할지 여부를 선택합니다. 새 사이트 열이 다른 사이트에 사용되지 않도록 하려면 _Hidden이라는 접미사를 사용하여 그룹을 만든 다음 여기에 사이트 열을 저장할 수 있습니다.

사이트 콘텐츠 형식을 만들기 위한 설정

이름 및 설명

콘텐츠 형식의 이름과 설명을 입력합니다. 설명은 새 단추에 표시됩니다. 상위 콘텐츠 형식 선택 목록에서 새 콘텐츠 형식의 기반으로 삼을 그룹을 선택합니다.

필드	설명
이름	새 문서의 이름을 지정합니다.
설명	새 문서에 대한 설명을 제공합니다.
상위 콘텐츠 형식	문서 콘텐츠 형식 또는 목록 콘텐츠 형식 등 새 콘텐츠 형식의 기반으로 사용할 상위 콘텐츠 형식을 선택합니다. 참고 상위 콘텐츠 형식 목록은 이전 단계에서 선택한 옵션에 따라 다릅니다.

그룹

이 섹션에서는 이 새 사이트 콘텐츠 형식을 기존 그룹에 저장할지 또는 새 그룹에 저장할지 선택할 수 있습니다.

필드	설명
이 사이트 콘텐츠 형식을 넣을 위치: 기존 그룹 새 그룹	이러한 새 사이트 콘텐츠 형식을 문서 또는 사용자 지정 콘텐츠 형식 등의 기존 그룹에 저장할지 아니면 다른 그룹이나 새 그룹에 저장할지를 지정합니다.

사이트 콘텐츠 형식 관련 고급 설정

문서 서식 파일

필드	설명
기존 문서 서식 파일의 URL 입력:	기존 문서 서식 파일의 URL을 입력하거나 새 문서 서식 파일을 업로드합니다. 다음 목록에는 사용할 수 있는 URL 형식이 나열되어 있습니다. 서버 상대 – 예: /_cts/ContentTypeName/docname.doc 절대 – 예: http://contoso/_cts/ContentTypeName/docname.doc 리소스 폴더 상대 – 예: docname.doc 사이트 상대 – 예: ~/site/Library Name/docname.doc 경고 명시적으로 상위 콘텐츠 형식을 읽기 전용이 아니도록 설정하고 하위 콘텐츠 형식에서 변경 내용을 업데이트하면 콘텐츠 형식을 읽기 전용으로 표시하더라도 여전히 상위 콘텐츠 형식의 설정이 하위 콘텐츠 형식의 설정을 무시할 수 있습니다.
새 문서 서식 파일 업로드:	찾아보기를 클릭하여 새 문서 서식 파일을 선택합니다.

읽기 전용

콘텐츠 형식을 수정할 수 있도록 할지 여부를 선택합니다. 콘텐츠 형식을 편집할 수 있는 권한이 있는 사용자라면 누구나 이 페이지의 뒷부분에서 이 설정을 변경할 수 있습니다.

필드	설명
이 콘텐츠 형식을 읽기 전용으로 설정하시겠습니까? 예 아니요	콘텐츠 형식이 읽기 전용인 경우 예를 선택하고 그렇지 않으면 아니요를 선택합니다.

사이트 및 목록 업데이트

이 형식을 사용하는 모든 하위 사이트 및 목록 콘텐츠 형식을 이 페이지의 설정으로 업데이트할지 여부를 지정합니다. 이 작업은 시간이 오래 걸릴 수 있으며 하위 사이트 및 목록 콘텐츠 형식에 대해 지정한 모든 사용자 지정 내용이 손실됩니다.

필드	설명
이 형식에서 상속된 모든 콘텐츠 형식을 업데이트하시겠습니까? 예 아니요	이 형식에서 상속된 모든 콘텐츠 형식을 업데이트하려면 예를 선택하고 그렇지 않으면 아니요를 선택합니다.

버전 관리 설정

목록이나 라이브러리의 버전을 추적할 때 항목이나 파일의 수정 내용과 해당 속성이 저장됩니다. 이를 통해 콘텐츠의 수정 내용을 더욱 잘 관리할 수 있으며 이전 버전을 복원할 수도 있습니다. 버전 관리는 여러 사용자들이 프로젝트에 대해 함께 작업하거나 정보가 여러 개발 및 검토 단계를 거치며 사용될 때 특히 유용합니다.

버전 관리는 일정, 문제점 추적 목록 및 사용자 지정 목록을 비롯한 모든 기본 목록 유형의 목록 항목에 사용할 수 있고 웹 파트 페이지 같이 라이브러리에 저장할 수 있는 모든 파일 형식에도 사용할 수 있습니다.

버전 관리를 사용하여 다음을 실행할 수 있습니다.

• 버전 관리를 사용하면 버전 내역을 기록할 수 있습니다. 그러면 항목이나 파일을 변경한 시기와 변경한 사용자를 확인할 수 있습니다. 속성이나 파일에 대한 정보를 변경한 시기도 확인할 수 있습니다. 예를 들어 누군가가 목록 항목의 기한을 변경하면 버전 기록에 해당 정보가 나타납니다. 파일의 경우 다른 사용자들이 해당 변경 내용에 대해 입력한 설명도 볼 수 있습니다.

• 이전 버전을 현재 버전으로 복원할 수 있습니다. 현재 버전에서 작업 도중 실수를 하는 경우나 삭제한 문서의 일부를 복원해야 할 경우가 있습니다. 이런 경우에 현재 버전을 이전 버전으로 손쉽게 바꿀 수 있습니다. 그러면 현재 버전이 버전 기록의 일부가 됩니다.

• 이전 버전을 볼 수 있습니다. 예를 들어 현재 버전을 덮어쓰지 않고 이전 지침을 참조하려는 경우 이전 버전을 볼 수 있습니다. .aspx 파일의 경우 파일이 만드는 실제 페이지가 아니라 파일에 대해 변경한 내용의 세부 정보만 볼 수 있습니다.

다음 표에서는 문서 라이브러리의 버전 관리 설정에 대해 설명합니다.

콘텐츠 승인

콘텐츠 승인의 사용을 해제하면 보류 중이거나 거부된 항목이 공용 보기에 나타날 수 있습니다.

필드	설명
제출된 항목의 콘텐츠에 대한 승인 필요 예 아니요	새 항목이나 기존 항목의 변경 내용이 승인될 때까지 초안 상태로 유지할지 여부를 지정합니다.

문서 버전 기록

파일 또는 목록 항목의 버전을 추적하는 경우 각 버전에는 번호가 지정되어 버전 기록의 일부로 저장됩니다. 조직의 구성원은 버전 기록을 확인하고 필요한 경우 이전 버전을 복구할 수 있습니다. 유지 관리할 버전 유형과 버전 수를 비롯하여 버전 관리에 영향을 주는 몇 가지 설정을 구성할 수 있으며, 콘텐츠 승인, 파일 체크 아웃 등 버전 관리 기능과 상호 작용하는 설정을 구성할 수도 있습니다.

필드	설명
이 문서 라이브러리의 파일을 편집할 때마다 버전을 만드시겠습니까? 버전 관리 안 함 주 버전을 만듭니다. 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.	목록 항목의 경우 버전을 추적하도록 지정하려면 항목 버전 기록 섹션에서 이 목록의 항목을 편집할 때마다 버전을 만듭니다.를 클릭합니다. 파일의 경우 한 가지 유형의 버전만 추적하도록 지정하려면 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전을 만듭니다.를 클릭합니다. 파일의 주 버전과 부 버전을 모두 추적하도록 지정하려면 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.를 클릭합니다.
보유할 버전 수 제한(옵션): 다음 주 버전 수 유지 다음 주 버전 수에 대한 초안 유지	주 버전 수를 추적하려면 이 확인란을 선택합니다. 주 버전 수의 초안을 유지하려면 이 확인란을 선택합니다. 참고 버전 관리를 선택하지 않은 경우에는 두 옵션을 모두 사용할 수 없습니다.

초안 항목 보안

초안은 아직 승인되지 않은 부 버전 또는 항목입니다.

필드	설명
이 문서 라이브러리에서 초안 항목을 볼 수 있는 사용자는 누구입니까? 항목을 읽을 수 있는 모든 사용자 항목을 편집할 수 있는 사용자 항목을 승인할 수 있는 사용자 및 항목을 만든 이 참고 콘텐츠 승인 섹션에서 아니요를 선택한 경우에는 이러한 옵션을 모두 사용할 수 없습니다.	문서 라이브러리에서 초안을 볼 수 있는 사용자를 지정합니다.

체크 아웃 필요

체크 아웃을 하도록 설정하면 여러 사용자가 동시에 변경하는 것을 방지하여 충돌과 혼란을 방지할 수 있습니다.

필드	설명
문서를 편집하기 전에 체크 아웃해야 합니까? 예 아니요	사용자가 이 문서 라이브러리에서 문서를 변경하기 전에 체크 아웃하도록 할지 여부를 지정합니다.

기본 워크플로 설정

Office SharePoint Server 2007에 포함된 기본 워크플로는 모든 워크플로에 공통으로 적용되는 몇 가지 설정과 개별 워크플로에만 적용되는 그 밖의 설정으로 구성되어 있습니다. 공통 문서 관련 비즈니스 프로세스를 지원하기 위해 Office SharePoint Server 2007에는 조직에서 문서 검토 및 승인, 서명 수집 등의 작업을 관리하는 데 사용할 수 있는 워크플로가 기본으로 제공됩니다. 워크플로는 문서나 항목이 비즈니스 프로세스와 관련된 동작 또는 작업 순서를 따라 자동으로 이동하는 것을 의미합니다. 워크플로를 사용하면 문서 관련 비즈니스 프로세스와 관련된 수작업이 자동으로 추적 및 관리되므로 조직에서 해당 비즈니스 프로세스를 더욱 효과적으로 관리할 수 있습니다.

워크플로에 대한 자세한 내용은 워크플로 소개(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x412)를 참조하십시오.

다음 표에서는 문서 라이브러리에 워크플로를 추가하는 데 사용되는 설정을 설명합니다.

워크플로

Office SharePoint Server 2007 사이트에는 일반적인 비즈니스 시나리오를 처리하는 여러 가지 워크플로가 포함되어 있습니다. 이 워크플로는 승인을 위해 문서나 항목을 사용자 그룹에 라우팅합니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다. 승인 워크플로의 한 버전은 기본적으로 게시 사이트의 페이지 라이브러리와도 연결되어 있으므로 이 워크플로를 사용하여 웹 페이지의 발행물에 대한 승인 프로세스를 관리할 수 있습니다.

필드	설명
워크플로 서식 파일 선택: 승인 의견 수집 서명 수집 문서 폐기 승인 상태 전자 결재 번역 관리	제공된 여러 옵션 중에서 워크플로 서식 파일을 선택합니다.
승인	승인을 위해 문서를 라우팅합니다. 승인자는 문서를 승인 또는 거부하거나, 승인 작업을 다시 할당하거나, 문서를 변경하도록 요청할 수 있습니다.
의견 수집	이 워크플로는 의견 수집을 위해 문서나 항목을 사용자 그룹에 라우팅합니다. 검토자가 의견을 제공하면 각 의견이 취합되어 해당 워크플로를 시작한 사용자에게 보내집니다. 기본적으로 의견 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다.
서명 수집	이 워크플로는 디지털 서명을 수집하기 위해 Microsoft Office 문서를 사용자 그룹에 라우팅합니다. 이 워크플로는 2007 Microsoft Office 시스템에 포함된 클라이언트 프로그램에서 시작해야 합니다. 참석자는 관련 Microsoft Office 응용 프로그램에서 문서에 디지털 서명을 추가하여 서명 작업을 완료해야 합니다. 기본적으로 서명 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다. 그러나 서명 수집 워크플로는 하나 이상의 Microsoft Office 서명란이 들어 있는 문서 라이브러리의 문서에 대해서만 나타납니다.
문서 폐기 승인	레코드 관리 프로세스를 지원하는 이 워크플로는 만료된 문서나 항목을 유지할지 아니면 삭제할지를 참석자가 결정하도록 허용하여 문서 만료 및 보존을 관리합니다. 문서 폐기 승인 워크플로는 주로 레코드 센터 사이트 내에서 사용합니다.
상태	이 워크플로는 조직에서 고객 지원 문제점, 판매 정보 또는 프로젝트 작업과 같은 수많은 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리합니다.
전자 결재	이 워크플로는 승인 워크플로와 비슷하지만 지정된 문서 라이브러리를 사용하며 사용자가 참여하는 승인 프로세스에 대한 개인 설정 보기를 제공한다는 점이 다릅니다. 이 워크플로에서는 승인자를 선택할 수 있는 계층적 조직도가 제공되며 승인자는 서명 대신 도장 컨트롤을 사용할 수 있습니다. 이 방법은 동아시아 버전의 Office SharePoint Server 2007에서만 사용할 수 있습니다.
번역 관리	이 워크플로는 번역할 문서의 복사본을 만들고 번역자에게 번역 작업을 할당하여 수동 문서 번역 과정을 관리합니다. 이 워크플로는 번역 관리 라이브러리에만 사용할 수 있습니다.

이름

이름 섹션에 워크플로의 고유한 이름을 입력합니다. 이 이름은 이 콘텐츠 형식의 사용자가 이 워크플로를 식별하는 데 사용됩니다.

필드	설명
이 워크플로의 고유 이름 입력:	이 워크플로에 대해 고유한 이름을 지정합니다.

작업 목록

기본 작업 목록을 사용할 수도 있고 새로 만들 수도 있습니다. 기본 작업 목록을 사용할 경우에는 워크플로 참석자가 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 손쉽게 워크플로 작업을 찾아서 볼 수 있습니다.

이 워크플로에 대한 작업이 일반 작업 목록과는 별개로 유지하려는 중요한 데이터나 기밀 데이터를 드러낼 경우 새 작업 목록을 만들어야 합니다.

조직에서 매우 많은 워크플로를 사용하거나 워크플로에 매우 많은 작업이 포함된 경우에는 새 작업 목록을 만들어야 합니다. 이 경우 각 워크플로에 대해 작업 목록을 만듭니다.

필드	설명
작업 목록 이름 입력:	이 사이트 콘텐츠 형식이 목록에 적용되면 이 이름을 가진 작업 목록이 사용됩니다.

사용 기록 목록

사용 기록 목록 섹션에서 해당 워크플로에 사용할 사용 기록 목록을 선택합니다. 사용 기록 목록에는 워크플로의 각 인스턴스 중에 발생하는 이벤트가 모두 표시됩니다. 기본 사용 기록 목록을 사용하거나 새 사용 기록 목록을 만들 수 있습니다. 조직에 많은 워크플로가 있을 경우에는 워크플로별로 별개의 사용 기록 목록을 만들어야 할 수 있습니다.

필드	설명
사용 기록 목록 이름 입력:	이 사이트 콘텐츠 형식이 목록에 적용되면 이 이름을 가진 사용 기록 목록이 사용됩니다.

시작 옵션

워크플로 시작 방법, 시작 시점 또는 워크플로를 시작할 수 있는 사용자를 지정합니다.

필드	설명
인증된 사용자가 항목 편집 권한을 사용하여 수동으로 이 워크플로를 시작할 수 있도록 허용합니다. 이 옵션은 기본적으로 선택되어 있습니다. 워크플로를 시작하려면 목록 관리 권한이 필요합니다.	인증된 사용자가 워크플로를 수동으로 시작해야 하는 경우 이 옵션을 선택합니다. 목록 관리 권한 필요 확인란은 기본적으로 선택되어 있지 않습니다.
새 항목이 생성되면 이 워크플로를 시작합니다. 참고 서명 수집 워크플로 서식 파일에서는 이 옵션을 사용할 수 없습니다.	새 항목이 생성되면 이 옵션을 선택합니다.
항목이 변경되면 이 워크플로를 시작합니다. 참고 서명 수집 및 상태 워크플로 서식 파일에서는 이 옵션을 사용할 수 없습니다.	항목이 변경되면 이 옵션을 선택합니다.

목록 및 사이트 콘텐츠 형식 업데이트

이 형식을 사용하는 모든 하위 사이트 및 목록 콘텐츠 형식을 이 페이지의 설정으로 업데이트할지 여부를 지정합니다. 이 작업은 시간이 오래 걸리며 하위 사이트 및 목록 콘텐츠 형식의 해당 값에 대해 지정한 모든 사용자 지정 내용이 손실됩니다.

필드	설명
이 워크플로를 기반으로 하는 모든 콘텐츠 유형에서 이 워크플로를 변경하시겠습니까? 예 아니요	이 워크플로 유형을 사용하여 모든 하위 사이트 및 목록 콘텐츠 형식을 업데이트하려면 이 옵션을 선택합니다.

미리 정의된 워크플로에 사용할 수 있는 추가 사용자 지정 옵션이 있으면 사용자 지정 페이지에서 워크플로에 원하는 옵션을 지정합니다. 미리 정의된 워크플로를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서 맨 뒷부분의 "참고 항목" 섹션에 나열된 문서를 참조하십시오.

승인 워크플로 설정 사용자 지정

승인 워크플로는 승인을 위해 문서나 항목을 동료 또는 관리자에게 보내는 데 필요한 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 승인자는 문서를 승인 또는 거부하거나, 승인 작업을 다시 할당하거나, 문서를 변경하도록 요청할 수 있습니다. 승인 워크플로를 사용하면 프로세스와 관련된 모든 작업을 관리 및 추적하고 작업이 완료되면 프로세스의 레코드를 제공할 수 있으므로 승인 비즈니스 프로세스를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.

다음 표에서는 승인 워크플로의 사용자 지정 설정을 설명합니다.

워크플로 작업

참석자에게 작업을 라우팅할 방법과 작업을 위임할 수 있도록 허용할지 여부를 지정합니다. 또한 참석자가 작업을 완료하기 전에 문서를 변경하도록 요청할 수 있는지 여부를 지정합니다.

필드	설명
작업 할당 대상: 모든 참석자(동시) 한 번에 한 명의 참석자(순차적)	모든 참석자에게 동시에 작업을 할당합니다(동시 워크플로). 한 번에 한 명의 참석자에게만 작업을 할당합니다(순차적 워크플로). 워크플로를 순차적 워크플로로 만든 경우 한 참석자가 작업을 완료해야 다음 참석자가 작업을 받을 수 있습니다. 참고 기본적으로 한 번에 한 명의 참석자로 설정됩니다.
워크플로 참석자에 대한 허용 작업: 다른 사람에게 작업 재할당 작업 완료 전에 변경 요청	워크플로 참석자가 작업을 다른 사람에게 재할당할 수 있도록 허용합니다. 워크플로 참석자가 작업을 완료하기 전에 승인할 문서 또는 항목에 대한 변경을 요청할 수 있도록 허용합니다. 참고 두 확인란 모두 기본적으로 선택되어 있습니다.

기본 워크플로 시작 값

워크플로 참석자로 그룹을 포함할 경우 모든 그룹 구성원에 대한 개별 작업 알림을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업 알림만 할당하려면 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 확인란을 선택합니다.

순차적 워크플로의 경우 숫자를 입력하고 시간 단위로 일이나 주를 선택합니다.

동시 워크플로의 경우 작업 기한 필드에서 날짜를 입력하거나 선택합니다.

워크플로가 시작될 때 다른 사용자가 작업 배정이 아니라 알림을 받도록 하려면 참조 필드에 해당 이름을 입력하거나, 참조를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

필드	설명
이 워크플로가 시작될 때 참여해야 하는 사용자 이름을 입력합니다. 순차적 워크플로의 경우 작업을 할당할 순서대로 이름을 추가합니다. 승인자 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 이 워크플로 시작 시 참석자 목록을 변경할 수 있도록 허용	승인자를 클릭하여 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다. 그룹을 워크플로 참석자로 지정하고 모든 그룹 구성원에 대해 개별 작업을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업만 할당하려면 이 옵션을 선택합니다. 기본적으로 이 워크플로 시작 시 참석자 목록을 변경할 수 있도록 허용 옵션이 선택되어 있습니다. 워크플로를 시작하는 사용자가 참석자를 변경하거나 추가할 수 없도록 하려면 이 확인란의 선택을 취소합니다.
요청에 포함할 메시지 입력:	요청에 포함해야 할 메시지를 이 텍스트 상자에 입력합니다.
기한	기한이 지정되고 서버에서 전자 메일을 사용할 수 있는 경우 해당 날짜에 작업이 끝나지 않으면 참석자는 미리 알림을 받게 됩니다.
작업 기한(동시):	각 작업의 기한을 지정합니다.
각 사용자가 작업을 완료하도록 지정된 시간(순차적):	각 작업에 지정된 기간 및 측정 방법을 지정합니다.
다른 사용자에게 알림	워크플로를 시작할 때 작업을 할당하지 않고 다른 사람에게 알리려면 참조 필드에 이름을 추가합니다.

워크플로 완료

워크플로를 완료할 시간을 지정합니다. 옵션을 선택하지 않은 경우 모든 작업을 완료하면 워크플로가 완료됩니다.

필드	설명
이 워크플로의 완료 시기: 다음 수의 작업이 끝남	워크플로를 완료하기 위해 수행해야 할 작업량을 지정하려면 다음 수의 작업이 끝남 확인란을 선택하고 작업 수를 입력합니다. 참고 워크플로가 순차적 워크플로인 경우에는 기본적으로 이 옵션을 사용할 수 없습니다.
다음 경우에 이 워크플로 취소: 문서가 변경됨 문서가 거부됨	문서나 항목이 거부될 때 워크플로가 완료되도록 지정하려면 문서가 거부됨 확인란을 선택합니다. 문서나 항목이 변경될 때 워크플로가 완료되도록 지정하려면 문서가 변경됨 확인란을 선택합니다.

워크플로 완료 후 작업

워크플로 완료 후 수행할 작업을 지정합니다.

이 워크플로에서 콘텐츠 승인을 관리하려고 하며 워크플로 추가 페이지에서 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다. 확인란을 선택한 경우에 이 옵션을 선택합니다.

필드	설명
워크플로 완료 후: 승인 상태 업데이트(이 워크플로를 사용하여 내용 승인 제어)	워크플로가 완료되었을 때 승인 상태를 업데이트하려면 이 옵션을 선택합니다.

의견 수집 워크플로 설정 사용자 지정

의견 수집 워크플로는 목록 또는 라이브러리에 저장된 문서나 항목을 사용자 그룹에 라우팅하여 검토 의견을 수집합니다. 기본적으로 의견 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다.

다음 표에서는 의견 수집 워크플로의 사용자 지정 설정을 설명합니다.

워크플로 작업

참석자에게 작업을 라우팅할 방법과 작업을 위임할 수 있도록 허용할지 여부를 지정합니다. 또한 참석자가 작업을 완료하기 전에 문서를 변경하도록 요청할 수 있는지 여부를 지정합니다.

필드	설명
작업 할당 대상: 모든 참석자(동시) 한 번에 한 명의 참석자(순차적)	모든 참석자에게 동시에 작업을 할당합니다(동시 워크플로). 한 번에 한 명의 참석자에게만 작업을 할당합니다(순차적 워크플로). 워크플로를 순차적 워크플로로 만든 경우 한 참석자가 작업을 완료해야 다음 참석자가 작업을 받을 수 있습니다. 참고 기본적으로 모든 참석자(동시) 옵션이 선택되어 있습니다.
워크플로 참석자에 대한 허용 작업: 다른 사람에게 작업 재할당 작업 완료 전에 변경 요청	워크플로 참석자가 작업을 다른 사람에게 재할당할 수 있도록 허용합니다. 워크플로 참석자가 작업을 완료하기 전에 승인할 문서 또는 항목에 대한 변경을 요청할 수 있도록 허용합니다. 참고 두 확인란 모두 기본적으로 선택되어 있습니다.

기본 워크플로 시작 값

워크플로 참석자로 그룹을 포함할 경우 모든 그룹 구성원에 대한 개별 작업 알림을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업 알림만 할당하려면 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 확인란을 선택합니다.

순차적 워크플로의 경우 숫자를 입력하고 시간 단위로 일이나 주를 선택합니다.

동시 워크플로의 경우 작업 기한에서 날짜를 입력하거나 선택합니다.

워크플로가 시작될 때 다른 사용자가 작업 배정이 아니라 알림을 받도록 하려면 참조 필드에 해당 이름을 입력하거나, 참조를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

필드	설명
이 워크플로가 시작될 때 참여해야 하는 사용자 이름을 입력합니다. 순차적 워크플로의 경우 작업을 할당할 순서대로 이름을 추가합니다. 승인자 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 이 워크플로 시작 시 참석자 목록을 변경할 수 있도록 허용	승인자를 클릭하여 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다. 그룹을 워크플로 참석자로 지정하고 모든 그룹 구성원에 대해 개별 작업을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업만 할당하려면 이 옵션을 선택합니다. 기본적으로 이 워크플로 시작 시 참석자 목록을 변경할 수 있도록 허용 옵션이 선택되어 있습니다. 워크플로를 시작하는 사용자가 참석자를 변경하거나 추가할 수 없도록 하려면 이 확인란의 선택을 취소합니다.
요청에 포함할 메시지 입력:	요청에 포함해야 할 메시지를 이 텍스트 상자에 입력합니다.
기한	기한이 지정되고 서버에서 전자 메일을 사용할 수 있는 경우 해당 날짜에 작업이 끝나지 않으면 참석자는 미리 알림을 받게 됩니다.
작업 기한(동시):	각 작업의 기한을 지정합니다.
각 사용자가 작업을 완료하도록 지정된 시간(순차적):	각 작업에 지정된 기간 및 측정 방법을 지정합니다.
다른 사용자에게 알림	워크플로를 시작할 때 다른 사용자에게 알리려는 경우 이 옵션을 사용합니다. 다른 사용자에게 알리려면 참조 필드에도 이름을 추가합니다.

워크플로 완료

워크플로를 완료할 시간을 지정합니다. 옵션을 선택하지 않은 경우 모든 작업을 완료하면 워크플로가 완료됩니다.

필드	설명
이 워크플로의 완료 시기: 다음 수의 작업이 끝남	워크플로를 완료하기 위해 수행해야 할 작업량을 지정하려면 다음 수의 작업이 끝남 확인란을 선택하고 작업 수를 입력합니다. 참고 이 옵션은 기본적으로 선택되어 있습니다. 그러나 워크플로가 순차적 워크플로인 경우에는 이 옵션을 사용할 수 없습니다.
다음 경우에 이 워크플로 취소: 문서가 거부됨 문서가 변경됨	워크플로가 순차적 워크플로인 경우에는 문서가 거부됨 확인란을 사용할 수 없습니다. 문서나 항목이 변경될 때 워크플로가 완료된 것으로 지정하려면 문서가 변경됨 확인란을 선택합니다.

워크플로 완료 후 작업

워크플로 완료 후 수행할 작업을 지정합니다.

이 워크플로에서 콘텐츠 승인을 관리하려는 경우 및 워크플로 추가 페이지에서 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다. 확인란을 선택한 경우에 이 옵션을 선택합니다.

필드	설명
워크플로 완료 후: 승인 상태 업데이트(이 워크플로를 사용하여 내용 승인 제어)	워크플로가 완료되었을 때 승인 상태를 업데이트하려면 이 옵션을 선택합니다.

상태 워크플로 설정 사용자 지정

상태 워크플로는 세 가지 상태(단계)를 통해 목록 항목의 상태를 추적하기 위해 만들어졌으며, 고객 지원 문제점, 영업 계기 또는 프로젝트 작업과 같이 조직에서 대량의 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

다음 표에서는 상태 워크플로의 사용자 지정 설정을 설명합니다.

워크플로 상태

문제점 목록의 경우 상태 필드에서 항목의 상태를 다음과 같이 지정합니다.

• 초기 상태 = 활성

• 중간 상태 = 해결됨

• 최종 상태 = 닫힘

항목은 다양한 워크플로 단계를 통해 이동될 때 자동으로 업데이트됩니다.

필드	설명
선택 필드 선택: 초기 상태 중간 상태 최종 상태 목록 또는 콘텐츠 형식에는 하나 이상의 단일 값과 세 개 이상의 선택 옵션이 있는 선택 필드가 필요합니다.	선택 필드를 선택한 다음 초기 상태, 중간 상태, 최종 상태 값을 선택합니다.

워크플로가 초기화될 때 수행되는 작업 지정

문제점 목록의 문제점에 대해 워크플로가 초기화되면 Office SharePoint Server 2007에서는 할당된 사용자의 작업을 만듭니다. 사용자가 작업을 완료하면 워크플로의 상태가 초기 상태(활성)에서 중간 상태(해결됨)로 변경됩니다. 사용자에게 전자 메일 메시지를 보내 할당된 작업에 대해 알리도록 선택할 수도 있습니다.

필드	설명
작업 정보 작업 제목: 사용자 지정 메시지 목록 필드 포함	작업 제목에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 사용자 지정 메시지에 목록 항목의 제목 정보가 추가됩니다.
작업 설명 사용자 지정 메시지 목록 필드 포함 목록 항목에 링크 삽입	작업에 대한 설명에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 사용자 지정 메시지에 목록 항목의 제목 정보가 추가됩니다. 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택하면 목록 항목에 대한 링크가 설명에 포함됩니다.
작업 기한 목록 필드 포함	작업 기한을 지정하려면 목록 필드 포함 확인란을 선택한 다음 목록에서 사용할 기한 정보가 포함된 날짜 열을 선택합니다.
작업 담당자 목록 필드 포함 사용자 지정	목록에서 지정한 사람에게 작업을 할당하려면 목록 필드 포함을 클릭한 다음 목록에서 사용할 사용자 정보가 포함된 열을 선택합니다. 이 워크플로가 시작되면 워크플로 항목의 이 열에 이름이 나타나는 사람에게 첫 번째 작업이 할당됩니다.
전자 메일 메시지 정보 받는 사람 제목 본문	워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림을 받을 사람의 이름을 입력합니다. 작업 소유자에게 전자 메일 알림을 보내려면 작업 담당자 포함 확인란을 선택합니다.
전자 메일 알림에 사용할 제목 줄을 입력합니다. 전자 메일 메시지의 제목 줄에 작업 제목을 추가하려면 작업 제목 사용 확인란을 선택합니다.
전자 메일 알림의 메시지 본문에 표시할 정보를 입력합니다. 메시지에 목록 항목에 대한 링크를 포함하려면 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택합니다.

워크플로가 중간 상태로 변경될 때 수행되는 작업 지정

예를 들어 문제점 목록의 문제점이 해결됨 상태로 변경되면 할당된 사용자의 작업이 만들어집니다. 사용자가 작업을 완료하면 워크플로 상태가 중간 상태(해결됨)에서 최종 상태(완료됨)로 변경됩니다. 작업을 할당한 사용자에게 전자 메일 메시지를 보내 알리도록 선택할 수도 있습니다.

필드	설명
작업 정보 작업 제목: 사용자 지정 메시지 목록 필드 포함	작업 제목에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 사용자 지정 메시지에 목록 항목의 제목 정보가 추가됩니다.
작업 설명 사용자 지정 메시지 목록 필드 포함 목록 항목에 링크 삽입	작업에 대한 설명에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 사용자 지정 메시지에 목록 항목의 제목 정보가 추가됩니다. 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택하면 목록 항목에 대한 링크가 설명에 포함됩니다.
작업 기한 목록 필드 포함	목록 필드 포함 - 작업 기한을 지정하려면 목록 필드 포함 확인란을 선택한 다음 목록에서 사용할 기한 정보가 포함된 날짜 열을 선택합니다.
작업 담당자 목록 필드 포함 사용자 지정	목록에서 지정한 사람에게 작업을 할당하려면 목록 필드 포함을 클릭한 다음 목록에서 사용할 사용자 정보가 포함된 열을 선택합니다. 이 워크플로가 시작되면 워크플로 항목의 이 열에 이름이 나타나는 사람에게 첫 번째 작업이 할당됩니다. 이 워크플로의 모든 인스턴스에서 지정한 사람이나 그룹에게 이 작업을 할당하려면 사용자 지정을 클릭한 다음 작업을 할당할 사람 또는 그룹 이름을 입력하거나 선택합니다.
전자 메일 메시지 정보 받는 사람      제목 본문	워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림을 받을 사람의 이름을 입력합니다. 작업 소유자에게 전자 메일 알림을 보내려면 작업 담당자 포함 확인란을 선택합니다. 전자 메일 알림에 사용할 제목 줄을 입력합니다. 전자 메일 메시지의 제목 줄에 작업 제목을 추가하려면 작업 제목 사용 확인란을 선택합니다. 전자 메일 알림의 메시지 본문에 포함될 정보를 입력합니다. 메시지에 목록 항목에 대한 링크를 포함하려면 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택합니다.

참고 항목

기타 리소스

워크플로 소개
승인 워크플로 사용
의견 수집 워크플로 사용
상태 워크플로 사용