메시징 레코드 관리 시작

 

마지막으로 수정된 항목: 2011-06-21

MRM(메시징 레코드 관리)은 조직에서 전자 메일 메시지 및 기타 통신과 관련된 법적 위험을 줄일 수 있도록 지원하는 Exchange Server 2007 Enterprise Edition의 레코드 관리 기술입니다. MRM을 사용하면 회사 정책, 정부 규정 또는 법적 요건을 준수해야 하는 메시지를 보관할 수 있고, 법적 또는 사업적으로 가치가 없는 콘텐츠를 제거할 수 있습니다. 이러한 작업은 관리되는 폴더 사서함 정책을 적용한 사서함 폴더인 관리되는 폴더를 사용하여 수행합니다. 관리자나 사용자는 이러한 관리되는 폴더를 사용자의 사서함에 배치하면, 사용자는 자신의 필요나 조직의 메시지 보존 정책에 따라 메시지를 관리되는 폴더에 정렬합니다. Exchange는 관리되는 폴더 사서함 정책에 따라 관리되는 폴더에 배치된 메시지를 정기적으로 처리합니다. 메시지의 보존 기간이 끝나가면 메시지를 보관 또는 삭제하거나 사용자의 주의를 위해 플래그를 지정할 수 있으며 이벤트만 기록할 수도 있습니다.

조직에서는 Exchange 2007의 다른 새 기능을 사용하여, 법적 개시 명령을 보다 효율적으로 준수하고 사용자가 조직의 레코드 관리 정책을 준수하는지 여부를 모니터링할 수 있습니다.

이 문서에서는 MRM 작동 방법을 설명하고 레코드 관리 솔루션을 계획 및 구현할 때 고려해야 할 몇 가지 사항을 나열하며, 단순 MRM 구현을 설정하는 방법을 안내합니다.

MRM 작동 방법

MRM의 핵심은 사용자가 만든 MRM 구성에 따라 사용자의 사서함을 구성하고 사서함 콘텐츠를 처리하는 Microsoft Exchange 사서함 도우미인 관리되는 폴더 도우미입니다.

예를 들어, 매우 간단한 테스트 MRM을 설정하려면 Exchange 관리 콘솔 또는 Exchange 관리 셸을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 폴더에 추가된 새 항목을 저널링(보관)하도록, 관리되는 폴더 도우미에게 지시하는 설정이 포함된 관리되는 폴더를 만들 수 있습니다.

2. 30일이 초과된 폴더의 항목을 삭제하도록, 관리되는 폴더 도우미에게 지시하는 설정이 포함된 두 번째 관리되는 폴더를 만들 수 있습니다.

3. 다음 실행 시에 모든 사용자의 사서함에 두 개의 새 관리되는 폴더를 추가하도록, 관리되는 폴더 도우미에게 지시하는 관리되는 폴더 사서함 정책을 만들 수 있습니다.

4. 관리되는 폴더 도우미의 실행을 예약하여 사용자의 사서함에 새 관리되는 폴더를 추가할 수 있습니다.

5. 사용자의 필요나 조직의 메시징 정책에 따라, 단일 항목이나 전체 폴더를 새 관리되는 폴더로 이동하도록 사용자에게 지시할 수 있습니다.

6. 관리되는 폴더 도우미의 실행을 예약하여, 폴더 설정에 따라 첫 번째 관리되는 폴더의 콘텐츠를 저널링하고 두 번째 폴더의 콘텐츠를 삭제할 수 있습니다.

자세한 내용은 다음 항목을 참조하십시오.

• 설정 프로세스에 대한 자세한 내용은 이 항목의 뒷부분에 있는 "MRM 설치 방법"을 참조하십시오.

• MRM 설정 및 구성에 대한 자세히는 메시징 레코드 관리를 참조하십시오.

• MRM 개요에 대한 내용은 메시징 레코드 관리 이해를 참조하십시오.

시작 위치

MRM 솔루션을 구현하기 전에 고려해야 할 사항이 많이 있으며, 그 중 일부는 기술 이외의 사항입니다. 다음은 고려해야 할 일부 사항입니다.

샌드박스

샌드박스 설치를 설정하면 MRM 설치, 구성 및 유지 관리에 대해 학습하기에 좋습니다. 테스트 환경에서 MRM 설정 및 구성에 대해 자세히 알고 있는 Exchange 관리자는 우수한 MRM 솔루션에 대한 기술 요구 사항에 대해 조직의 다른 구성원에게 설명과 조언을 제공할 수 있습니다.

정책 및 계획

MRM 솔루션을 구현할 때 고려할 다른 중요한 초기 단계는 조직의 레코드 관리 정책을 만들거나 업데이트할 특별 팀을 구성하는 것입니다. 정책 만들기와 검토 과정에 포함할 수 있는 그룹은 다음과 같습니다.

• 레코드 관리 전문가

• 법률 자문가

• 인사부

• 교육

• 선임 관리자

• IT(정보 기술) 관리 전문가

• 컨설턴트

이 특별팀의 임무는 조직의 현재 및 앞으로의 요구를 해결할 수 있을 정도로 광범위하지만 Exchange 관리자가 MRM 솔루션으로 구현할 수 있을 정도로 명확하고 자세한 레코드 관리 정책을 만드는 것입니다. 작업 가능한 MRM 구현을 만들 수 있는 정책을 계획하기 위해 각 팀 구성원들은 법적 요구 사항, 예산, 복잡성, 관리 및 인적 고려 사항의 균형을 맞추는 과정에서 다른 사항을 고려하고 의견을 제안하며 다른 사용자의 작업을 검토해야 하기 때문에, 이 정책을 개발하는 프로세스는 오래 걸릴 수 있습니다.

이 작업의 고려 사항 중 MRM 솔루션에 대한 사용자의 우려와 있을 수 있는 반감 및 조직의 메시징 정책을 모니터링하고 적용하는 방법은 전자 메일 문화가 잘 형성된 조직의 팀이라면 걱정하지 않아도 됩니다.

관리 가능한 곳에 메시지 보관

메시지를 관리하려면 관리되는 폴더 도우미에서 메시지에 액세스할 수 있어야 합니다. 즉 효율적인 메시징 레코드 관리를 위해 메시지를 Exchange 서버에 저장해야 합니다. 이 경우 다음과 같은 두 가지 영향이 발생합니다.

• 더 많은 항목을 저장할 수 있도록 사용자의 사서함 크기를 자주 늘려야 합니다.

• 사용자 컴퓨터의 개인 폴더(.pst) 파일에 대한 액세스가 제한되거나 없어집니다.

사서함 크기 증가

일반적으로 서버의 사서함에 모든 사용자의 메시지를 보관하면 사용자의 사서함 크기가 기가바이트 이상으로 증가합니다. Exchange 2007은 향상된 성능을 통해 이러한 대용량 서서함을 관리할 수 있도록 지원합니다.

.pst 파일에 대한 액세스 제한

기존 .pst 파일에 새 항목을 추가하지 못하도록 하는 그룹 정책을 만들어, 사용자가 .pst 파일을 사용하지 않도록 할 수 있습니다. .pst 파일을 읽기 전용으로 만들어, 이미 있을 수 있는 .pst 파일에 사용자가 액세스하도록 하는 한편, 보관할 메시지를 자신의 Exchange 사서함에 저장하도록 권유할 수 있습니다. 그러면 .pst 파일에 대한 액세스를 함께 제거하는 그룹 정책을 만들 수 있습니다.

.pst 파일에 대한 액세스를 제한하면 일부 사용자의 작업 방식에 지장을 줄 수 있으나 동시에 다른 여러 가지 이점도 있습니다.

사용자 메시지를 서버에 보관하고 .pst 파일에 대한 액세스를 제한하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 메시지를 관리하고 모니터링할 수 있는 위치에 보관함으로써 메시징 레코드 관리 효율성이 대폭 증가합니다.

• 정기적으로 백업되는 서버 대신 개별 하드 드라이브에 저장되는 중요한 데이터가 손실될 위험이 줄어듭니다.

• 공급업체, 인턴 및 직원이 조직에서 떠날 경우 조직의 지적 재산권의 손실을 줄일 수 있습니다.

• 모든 정보를 사서함에 보관함으로써 사용자가 자신의 데이터에 편리하게 액세스할 수 있습니다.

• 웹이 연결된 어떤 곳에서 모든 사용자 메시지를 사용할 수 있기 때문에 Microsoft Outlook Web Access의 효율성이 증가합니다.

• 소송 중에 법적 개시에 따른 비용이 줄어듭니다. .pst 파일은 먼저 사용자의 컴퓨터에 저장한 다음, 법률 담당자가 콘텐츠를 처리해야 하기 때문에 .pst 파일에 저장된 정보를 캡처하고 검색하는 프로세스에 많은 노력과 비용이 소모됩니다.

Microsoft Office Outlook 2007에서 .pst 파일 없이 사용자 시스템이 작동하도록 구성하려면 다음을 수행합니다.

1. 다음 레지스트리 하위 키의 값을 1로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이 설정은 사용자가 .pst 파일에 새로운 항목을 추가하지 못하도록 합니다. 사용자는 새 .pst 파일을 만들 수는 있지만 이 파일에 새 항목을 추가할 수 없습니다. 이 설정은 Microsoft Outlook .pst 파일만 차단합니다. 그리고 사용자의 Outlook 프로필에서 Microsoft SharePoint .pst 파일을 연결하고 업데이트합니다. 비슷한 레지스트리 키를 사용하여 Outlook 2003의 .pst 파일에 내용을 기입하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. 다음 레지스트리 하위 키의 값을 0으로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이러한 설정을 사용하면 Outlook의 AutoArchive 메뉴를 사용하지 못하도록 설정하고 AutoArchive 옵션을 제거할 수 있습니다. 이 옵션은 도구 및 옵션을 차례로 클릭한 다음 기타 탭을 클릭하면 표시됩니다.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. 다음 레지스트리 하위 키의 값을 5575로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이러한 설정을 사용하면 Outlook의 Outlook 데이터 파일 옵션을 제거할 수 있습니다. 이 옵션은 파일을 클릭하고 새로 만들기를 가리키면 표시됩니다.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

파일럿 프로그램

파일럿 프로그램을 구현하면 조직 전체에 구현하기 전에, MRM 솔루션을 세부적으로 조정하고 최종 사용자의 만족도를 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 6개월이라는 받은 편지함의 보존 기간이 너무 짧고 이 기간을 1년으로 늘리고 싶다는 사용자의 의견이 있음을 발견할 수 있습니다. 또는 추가 저널링을 통해 보관 솔루션을 업그레이드해야 한다는 것을 알 수 있습니다.

MRM 계획 팀의 구성원은 MRM 파일럿 프로그램의 첫 번째 구성원이 되기에 아주 적합합니다. 추가 구성원은 IT 직원과 관심을 가진 관리 직원 중에서 선택할 수 있습니다. 파일럿 프로그램이 안정되게 작동하면 조직에 투입할 추가 구성원을 선택할 수 있습니다. 그리고 용량이 더 큰 사서함과 전자 메일 자동 관리(보존 기간이 짧은 폴더에 배치할 수 있는 일상적인 알림과 메시지의 자동 삭제 포함)와 같은 사항을 보장하고 질문이나 의문을 해결하는 교육을 제공함으로써, 관리되는 메시징을 꺼려하는 사용자의 수를 줄일 수도 있습니다.

MRM 구현 방법

전체 조직에서 MRM 솔루션을 구현할 시기가 되면, 조직 구성원과 Exchange 시스템이 필요한 변경 내용에 적응하도록 단계적 구현을 고려할 수 있습니다.

MRM 구현 중 사용자 고려 사항

사용자에게 MRM을 서서히 소개하여 자신의 작업 방식에서 필요한 변경 내용에 적응할 시간을 제공합니다. 실행 가능한 계획은 다음과 같습니다.

1. 파일럿 프로그램을 통해 솔루션의 문제를 해결하고 세부 사항을 구체화합니다.

2. 추가 사용자를 파일럿 프로그램에 참가하도록 초대합니다. 대용량 사서함은 사용자를 참여하도록 유도할 수 있는 좋은 주제가 될 수 있습니다.

3. 전체 조직에 MRM을 구현할 준비가 되면 MRM 및 이와 관련된 조직 메시징 정책에 대한 교육을 시작합니다.

4. 사용자의 사서함 크기를 늘립니다.

5. 관리되는 폴더를 만료 날짜가 해제된 채로 사용자 사서함에 추가합니다. 사용자를 MRM에 익숙해지게 하고, 사용자 필요와 조직의 메시지 보존 정책에 따라 사서함 콘텐츠를 적절한 관리되는 폴더에 분류하도록 유도합니다.

6. 사용자가 폴더를 관리하기 시작한 3주부터 MRM을 사용하도록 설정하고 .pst 파일을 읽기 전용으로 만듭니다.

7. MRM 구현 시작 단계에서는 사용자에 대해 많은 지원을 제공해야 합니다. 구현하기 전에 교육을 하면 사용자 질문과 우려가 줄어듭니다.

8. 시스템 성능을 모니터링합니다.

9. 사용자 규정 준수를 모니터링합니다.

MRM 구현 중 시스템 고려 사항

Exchange 시스템도 MRM에 적응해야 합니다. 관리되는 폴더 도우미를 처음 실행할 때는 일반적으로 많은 수의 항목이 처리됩니다. 이 작업은 사서함 서버와 네트워크에 대한 리소스 사용량이 많은 프로세스입니다. 또한 사서함 콘텐츠를 서버와 동기화하는 동안 Outlook 클라이언트에서 많은 시간과 네트워크 리소스를 소모할 수 있습니다. 이때 리소스가 오버로드되지 않도록 신중하게 계획해야 합니다. 서버의 로드가 적을 때, 관리되는 폴더 도우미를 실행하고 사용자를 한 번에 모두 추가하는 대신 점차적으로 추가하면 전환 작업이 원활하게 진행될 수 있습니다.

교육 및 인적 요소

사람들은 개인 전자 메일이 아닌 경우에도 전자 메일을 개인적으로 사용합니다. 따라서 조직의 메시징 정책을 갑자기 변경하거나 특히, 새 정책에 메시지 자동 삭제와 같은 항목이 있을 경우 사용자는 불편해하거나 혼란스러워할 수 있습니다. 오래 사용하던 작업 방식을 변경(예: 받은 편지함 비우지 않기 또는 모든 항목을 .pst 파일에 저장)하면 잠재적으로 일부 사용자에게는 중대한 업무 중단을 유발할 수 있습니다. 사용자의 작업 중단과 어려움을 가능한 최소화하면서 MRM 솔루션 구현을 진행하려면 다음을 고려해야 합니다.

단계적 구현

MRM을 한 번에 모두 도입하지 말고 서서히 도입합니다.

교육

사용자를 교육하면 우려감을 사전에 없앨 수 있고 원활하게 구현할 수 있습니다. 교육 주제로 고려할 내용은 다음과 같습니다.

• 조직의 메시징 정책에 대해 소개합니다.

• 레코드 관리의 부족으로 인해 발생하는 잠재적인 법적 책임에 대한 개요와 이러한 책임으로 인해 조직에서 부담해야 하는 비용과 작업의 어려움 등 현대 직장에서 메시징 레코드 관리가 필요한 이유를 설명합니다.

• 일상적으로 누적되어 부담을 주는 오래된 콘텐츠를 자동으로 제거하는 전자 메일 자동 삭제가 시간 절약에 얼마나 도움이 되는지 설명합니다.

• 대용량 사서함을 통해 어떻게 메시지 저장을 위한 더 많은 공간이 확보되는지에 대해 설명합니다.

• 서버 기반 저장소를 통해 데이터에 대한 모바일 액세스가 증가하는 과정을 설명합니다.

• 사용자의 작업 방식에 대한 불가피한 변경이 있을 수 있다는 점(예: .pst 파일에 메시지를 추가할 수 없음)과 메시지를 분류하고 처리하는 데 보다 많은 주의가 필요함을 설명합니다

• MRM이 조직의 IT 리소스 절약에 얼마나 도움이 되는지 설명합니다.

사전 알림

사용자에게 변경이 있을 것과 MRM을 구현할 정확한 날짜를 미리 통보하고 수행할 변경에 대한 자세히에 대해 알려줍니다.

사용자 지원

구현 초기 단계에서 사용자 지원을 완벽하게 하면 MRM 전환이 쉬워집니다. 배포 시 발생하는 문제는 일반적으로 예상되는 기술적인 문제보다는 "필요한 작업은 무엇입니까?"와 같은 질문이 많습니다. 이런 유형의 질문에 응답할 수 있는 사람을 팀의 구성원으로 선택하면 매우 효율적입니다.

규정 준수, 모니터링 및 적용

MRM은 강력한 도구이지만 완벽하지는 않습니다. 다음은 사용자가 MRM 사용을 피하는 방식입니다.

• .pst 파일에 메시지를 저장합니다(.pst 파일을 사용하도록 그룹 정책을 설정한 경우).

• 메시지를 다른 위치로 전달합니다(예: Microsoft Hotmail® 계정).

• 메시지를 다른 컴퓨터에 파일로 저장합니다.

• 메시지를 Microsoft OneNote로 보냅니다(Outlook 2007 사용).

• 메시지를 인쇄합니다.

• 모든 사서함 폴더를 관리되는 폴더에 가장 긴 보존 설정으로 보관합니다.

조직의 메시징 정책에 대한 교육을 수행하면 사용자가 규정을 준수하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이때 MRM 솔루션이 효과적인지 확인하기 위해 모니터링이 필요할 수 있습니다. 메시징 정책 적용에는 선임 관리자가 개입하여 지도하는 것이 효과적일 것입니다.

Get-MailboxFolderStatistics Cmdlet를 사용하여 사용자 규정 준수 정보 얻기

Exchange 관리 셸의 Get-MailboxFolderStatistics cmdlet를 사용하여 특정 사서함의 폴더에 대한 정보를 검색할 수 있습니다(예: 폴더 내 항목 수와 크기, 폴더 이름과 ID 및 기타 정보). 이는 사용자가 메시징 정책의 규정을 준수하는지 여부를 모니터링하는 효과적인 방법이 될 수 있습니다(예: 사서함 항목을 최대로 허용된 보존 정책이 적용되는 폴더로 이동).

이 예에서는 Get-MailboxFolderStatistics cmdlet를 사용하여 John Peoples라는 사용자의 관리되는 폴더에 대한 콘텐츠 배포를 모니터링합니다.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• -FolderScope 매개 변수를 사용하여, 명령으로 반환되는 정보의 범위를 좁힐 수 있습니다. 이 예제에서는 John의 관리되는 폴더의 콘텐츠에 대한 통계만 요청되었습니다.

• 이 명령에서 결과가 Format-List 명령으로 파이프되어 더 많은 정보를 얻을 수 있고, Get-MailboxFolderStatistics 명령만 단독으로 사용하는 것보다 더 유용한 형식이 됩니다.

Get-MailboxFolderStatistics cmdlet에 대한 자세한 내용은 get-MailboxFolderStatistics를 참조하십시오.

법적 개시 명령 준수

Exchange 관리 셸의 Export-Mailbox cmdlet를 사용하면, 지정한 사서함의 콘텐츠를 다른 사서함의 폴더에 복사할 수 있기 때문에 사서함 콘텐츠에 대한 법적 개시 명령을 보다 쉽게 준수할 수 있습니다. 예를 들어, 다음 명령을 사용하여 John Peoples의 사서함 콘텐츠를 특별히 만든 DiscoveryOrderMailboxes라는 사서함의 폴더에 복사할 수 있습니다.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• -TargetMailbox 매개 변수는 John의 사서함 콘텐츠를 복사할 사서함을 지정합니다.

• -TargetFolder 매개 변수는 John의 사서함 콘텐츠를 복사할 대상 사서함의 폴더를 지정합니다.

자세한 내용은 export-Mailbox을 참조하십시오.

MRM 설정 방법

MRM 솔루션을 설정하기 위한 많은 계획이 있지만 기본 설정은 5단계 프로세스로 구성됩니다.

MRM 프로세스

관리되는 폴더를 만들고 이 폴더를 사용자의 사서함에 추가하여, 간단한 MRM 솔루션을 구현하는 단계를 살펴보겠습니다. 전체 프로세스는 조직 구성의 사서함 노드에서 시작하여, Exchange 관리 콘솔의 그래픽 사용자 인터페이스를 사용하여 완료할 수 있습니다. 그러나 이 예제에서는 새로운 Exchange 관리 셸을 사용합니다.

간단한 예제: Retain One Month 폴더

이 예제에서는 Retain One Month라는 새 관리되는 사용자 지정 폴더를 만듭니다. 보존 시간이 매우 짧은 관리되는 폴더는 일상적인 항목, 자동 알림 및 복잡한 사서함에 오래 보관하지 않아도 되는 단순한 기타 메시지를 저장하는 사용자들이 많이 사용합니다. 이러한 메시지를 보존 시간이 짧은 관리되는 폴더로 라우팅하여 복잡한 사서함을 자동으로 정리할 수 있습니다.

보다 정교한 MRM 솔루션을 설치하는 방법에 대한 자세한 내용은 메시징 레코드 관리 항목을 참조하십시오.

Exchange 관리 셸을 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 Exchange 관리 셸 사용을 참조하십시오.

1단계: 관리되는 폴더 만들기

지금 수행하려는 것처럼 새 관리되는 폴더를 만들어 MRM 솔루션을 시작하거나 기존 관리되는 폴더(예: 받은 편지함)를 구성할 수 있습니다. 또는 필요에 따라 다른 설정을 가진 받은 편지함의 새 인스턴스를 만들 수도 있습니다. 자세한 내용은 관리되는 폴더를 만드는 방법을 참조하십시오.

많은 사용자가 보존 시간에 따라 메시지를 정렬하므로 관리되는 폴더 이름에 보존 제한(있는 경우)을 포함하면 사용자에게 보다 편리합니다(예: 장기(5년) 또는 개인용(보존 기간 제한 없음)).

관리되는 폴더에 설명을 추가할 수도 있습니다. 사용자는 Outlook 또는 Outlook Web Access에서 폴더를 선택할 때 이 설명을 볼 수 있습니다. (다음 코드 예제는 그림입니다.)

다음은 Exchange 관리 셸에서 새 관리되는 폴더를 만들 때 실행할 명령입니다.

New-ManagedFolder -FolderName "Retain One Month" -Name "ShortRetentionFolder" -Comment "Items in this folder are deleted after one month."

• -FolderName 매개 변수는 사서함에 표시되는 폴더 이름을 지정합니다.

• -Name 매개 변수는 Exchange 관리 셸과 Exchange 관리 콘솔에서 관리자만 볼 수 있는 다른 이름을 지정합니다.

• -Comment 매개 변수는 사용자가 Microsoft Outlook 또는 Outlook Web Access에서 볼 수 있는 설명을 지정하는 데 사용됩니다.

New-ManagedFolder cmdlet에 대한 자세한 내용은 New-ManagedFolder를 참조하십시오.

2단계: 관리되는 폴더에 대한 관리되는 콘텐츠 설정 만들기

지금까지 관리되는 폴더를 만들었습니다. 이제 다음 명령을 사용하여, 30일이 초과된 폴더의 항목을 지운 편지함 폴더로 이동하도록 관리되는 폴더 도우미에게 지시하는 관리되는 콘텐츠 설정을 만듭니다.

다음은 Exchange 관리 셸에서 관리되는 콘텐츠 설정을 만들 때 실행할 명령입니다.

New-ManagedContentSettings -FolderName "ShortRetentionFolder" -Name "Short Retention Setting" -MessageClass AllMailboxContent -AgeLimitForRetention "30" -RetentionAction MoveToDeletedItems -RetentionEnabled $true 

• -FolderName 매개 변수는 콘텐츠 설정을 적용할 폴더를 지정합니다.

  중요

     New-ManagedContentSettings 명령에서 -FolderName 매개 변수는 1단계에서 New-ManagedFolder cmdlet의 -Name 매개 변수로 지정한 설정을 참조합니다.

• -Name 매개 변수는 이 콘텐츠 설정의 이름을 Short Retention Setting으로 지정합니다.

• -MessageClass 매개 변수는 설정을 적용할 메시지 유형을 지정합니다.

• -AgeLimitForRetention 매개 변수는 관리되는 폴더 도우미에게 폴더 내 항목의 최대 보존 기간을 알립니다. 이 경우에는 30일입니다.

• -RetentionAction 매개 변수는 관리되는 폴더 도우미가 보존 기간이 끝난 항목을 처리하는 방법을 지정합니다. 여기에서는 지운 편지함 폴더로 이동합니다.

• -RetentionEnabled 매개 변수는 보존 프로세스를 사용하도록 설정합니다. 이 매개 변수를 $false로 설정하면 관리되는 폴더 도우미가 보존에 대한 콘텐츠 설정을 무시합니다. -RetentionAction 매개 변수의 값을 지정하면 -RetentionEnabled를 $true로 설정해야 합니다.

관리되는 콘텐츠 설정을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 콘텐츠 설정을 만드는 방법을 참조하십시오.

New-ManagedContentSettings cmdlet에 대한 자세한 내용은 New-ManagedContentSettings를 참조하십시오.

3단계: 관리되는 폴더 사서함 정책 만들기

이제 이전 단계에서 만든 관리되는 폴더를 관리되는 폴더 사서함 정책에 연결합니다. 관리되는 폴더 사서함 정책은 관리되는 폴더를 논리적으로 그룹화하는 데 사용됩니다. 이렇게 하면 관리되는 폴더를 사용자의 사서함에 쉽게 추가할 수 있습니다.

예를 들어, 위의 그림에서 Research Staff라는 정책을 만들고 보존 기간이 180일인 받은 편지함과 R&D 폴더라는 또 다른 관리되는 폴더, 이 두 가지 관리되는 폴더에 연결하였습니다. 그러면 Research Staff 정책이 연구팀에 있는 전체 신입 사원의 사서함에 적용되고 두 개의 관리되는 폴더가 이들의 사서함에 자동으로 추가됩니다.

관리되는 폴더 사서함 정책을 사용할 때 다음 사항을 고려해야 합니다.

• 관리되는 폴더 사서함 정책에 관리되는 폴더를 원하는 수만큼 추가할 수 있습니다.

• 관리되는 폴더 사서함 정책을 원하는 수만큼 만들 수 있습니다.

• 그러나 각 사용자 사서함에는 관리되는 폴더 사서함 정책을 하나만 가질 수 있습니다.

• 여러 개의 관리되는 폴더 사서함 정책을 지원하는 작업은 지원과 관리 차원에서 어려울 수 있습니다. 왜냐하면 조직에서 사용자 역할이 변경되면 사용자 설정을 변경해야 하기 때문입니다.

다음은 Exchange 관리 셸에서 관리되는 폴더 사서함 정책을 만들 때 실행할 명령입니다.

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name ShortRetentionPolicy -ManagedFolderLinks ShortRetentionFolder

• -Name 매개 변수를 사용하여 새 정책의 이름을 ShortRetentionPolicy로 지정합니다.

• -ManagedFolderLinks 매개 변수는 1단계에서 만든 ShortRetentionFolder 폴더를 ShortRetentionPolicy 정책에 연결하는 데 사용됩니다.

관리되는 폴더 사서함 정책을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더 사서함 정책을 만드는 방법을 참조하십시오.

New-ManagedFolderMailboxPolicy cmdlet에 대한 자세한 내용은 New-ManagedFolderMailboxPolicy를 참조하십시오.

4단계: 사서함에 정책 적용

다음 단계에서는 앞에서 만든 관리되는 폴더 사서함 정책을 사용자의 사서함에 적용합니다. 그러면 정책에 연결된 폴더를 관리되는 폴더 도우미가 사서함에 추가합니다.

다음은 Exchange 관리 셸에서 관리되는 폴더 사서함 정책을 사용자의 사서함에 적용할 때 실행할 명령입니다.

Set-Mailbox -Identity jpeoples -ManagedFolderMailboxPolicy ShortRetentionPolicy

• John Peoples의 사서함에 새 정책을 적용하고 이 사서함을 그의 별칭에 따라 jpeoples로 지정합니다.

관리되는 폴더 사서함 정책을 사용자 사서함에 적용하는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더 사서함 정책을 사용자 사서함에 적용하는 방법을 참조하십시오.

Set-Mailbox cmdlet에 대한 자세한 내용은 Set-Mailbox를 참조하십시오.

5단계: 관리되는 폴더 도우미 실행

MRM은 관리되는 폴더 도우미를 실행하기 전까지 구현되지 않습니다. 관리되는 폴더 도우미가 사서함 서버의 사서함을 통해 작업을 시작할 때까지, 만드는 모든 폴더, 설정 및 정책은 유휴 상태가 됩니다.

관리되는 폴더 도우미를 실행할 때에는 리소스 사용이 많을 수 있기 때문에(특히 처음 실행할 때), 이 작업은 서버 로드가 적을 때 실행하는 것이 가장 좋습니다. (또한 성능을 모니터링하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 메시징 레코드 관리 모니터링을 참조하십시오.)

관리되는 폴더 도우미 예약

다음은 Exchange 관리 셸에서 관리되는 폴더 도우미를 예약할 때 실행할 명령입니다.

Set-MailboxServer -Identity MyMailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.02:00-Sun.06:00"

• -Identity 매개 변수는 관리되는 폴더 도우미를 실행할 서버를 지정합니다.

• -ManagedFolderAssistantSchedule 매개 변수는 도우미를 실행할 시간 간격을 설정합니다. 여기에서는 일요일 아침 02:00에서 06:00까지 실행하도록 설정합니다.

관리되는 폴더 도우미 예약 및 실행에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더 도우미를 예약하는 방법을 참조하십시오.

Set-MailboxServer cmdlet에 대한 자세한 내용은 Set-MailboxServer를 참조하십시오.

관리되는 폴더 도우미 시작 및 중지

관리되는 폴더 도우미가 실행되도록 예약하지 않아도 됩니다. 또한 Exchange 관리 셸을 사용하여 도우미가 시작되거나 중지되도록 명령할 수 있습니다. 이 예제는 Exchange 관리 콘솔에서는 할 수 없고 Exchange 관리 셸에서만 할 수 있는 많은 유용한 기능 중 하나입니다.

명령은 다음과 같습니다.

• Start-ManagedFolderAssistant

• Stop-ManagedFolderAssistant

Start-ManagedFolderAssistant 및 Stop-ManagedFolderAssistant cmdlet에 대한 자세한 내용은 Start-ManagedFolderAssistant 및 Stop-ManagedFolderAssistant를 참조하십시오.+

MRM 해제

사서함 수준 또는 서버 수준에서 일시적으로 MRM을 해제할 수 있습니다(예: 사용자가 휴가 중인 경우). 또는 전체 조직에서 MRM을 영구적으로 해제할 수 있습니다.

자세한 내용은 메시징 레코드 관리 해제 및 조직에 메시징 레코드 관리를 영구히 해제하는 방법를 참조하십시오.

사용자의 관점에서 본 MRM

위의 예제에서 관리되는 폴더 도우미를 실행할 때, Retain One Month라는 새 관리되는 폴더가 John Peoples라는 사용자의 사서함에 추가되었습니다. 다음에 John이 Microsoft Outlook 또는 Outlook Web Access를 열면 그의 메일 트리에는 하나가 아닌 두 개의 새 폴더가 표시됩니다.

• 방금 만든 새 관리되는 폴더인 Retain One Month 폴더

• 사용자 사서함에 있는 모든 관리되는 사용자 지정 폴더가 포함된 MRM 루트 폴더인 관리되는 폴더

Outlook 2007에서 두 폴더에는 이중 선택 표시가 있어 관리되는 폴더임을 표시합니다. 이러한 폴더는 이동하거나 삭제하거나 이름을 변경할 수 없습니다. John은 폴더의 항목이 한 달 후에 삭제된다는, 1단계에서 폴더에 추가한 설명을 볼 수 있습니다.

MRM 루트 폴더의 관리되는 사용자 지정 폴더가 있는 사서함

John은 받은 일상적인 모든 알림 메시지를 Announcements이라는 폴더로 자동으로 이동하는 규칙을 Microsoft Outlook에서 이미 만들었습니다. 이전에는 사서함에 누적되는 메시지를 수동으로 삭제해야 했지만, 이제는 Announcements 폴더를 Retain One Month 폴더로 끌어 두면, 한 달 후에 알림이 자동으로 삭제됩니다.

사용자가 새 관리되는 폴더로 폴더를 끈 이후의 사서함

실제 MRM 구현 시 John에게는 보존 시간이 더 긴 관리되는 폴더, 폴더 콘텐츠를 자동으로 저널링하는 관리되는 폴더 등 선택할 수 있는 폴더가 더 많을 것입니다.

사용자의 폴더 자체 관리용 웹 사이트

John의 조직에서는 John이 자신의 사서함에 관리되는 폴더를 추가할 수 있는 웹 사이트를 만들 수도 있습니다. 이 자체 관리 옵션은 관리자 작업량을 줄이고 사용자 제어 및 만족도를 높여줍니다. 관리되는 폴더의 사용자 관리를 위한 웹 사이트 추가에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더 선택기 샘플(Managed Folder Selector Sample)을 참조하십시오.

기타 정보 위치

Exchange 도움말에는 MRM에 대한 다양한 정보가 있습니다.

• MRM 개요에 대한 내용은 메시징 레코드 관리 이해를 참조하십시오.

• MRM 설정 방법에 대한 자세한 내용은 메시징 레코드 관리를 참조하십시오.

• MRM 용어에 대한 내용은 메시징 레코드 관리 용어를 참조하십시오.

MRM의 개요 및 작동 방법에 대한 자세한 내용은 다음 Exchange Server 팀 블로그 문서를 참조하십시오.

• 레코드 관리: 더 이상 걱정하지 마십시오(Records Management: Why Do We Care)

• Exchange Server 2007 및 Outlook 2007에서 5단계로 손쉽게 완성하는 레코드 관리(Records Management in Exchange Server 2007 and Outlook 2007 in 5 Easy Steps)