SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 만들어 레코드 관리

적용 대상: SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

파일 계획은 SharePoint Server 2010의 기본 레코드 관리 계획 문서입니다. 파일 계획은 조직별로 다를 수 있지만 일반적으로 다음과 같은 특징을 가집니다.

• 조직에서 레코드로 승인하는 항목의 종류를 설명합니다.

• 항목이 속하는 상위 레코드 범주를 설명합니다.

• 레코드 저장 위치를 나타냅니다.

• 레코드의 보존 기간을 설명합니다.

• 다양한 레코드 형식의 관리 책임자를 지정합니다.

이 문서에서는 파일 계획의 내용에 대해 설명하고 조직에 대한 파일 계획을 만드는 방법을 소개합니다. 또한 파일 계획을 기록할 수 있는 워크시트에 대해서도 설명합니다.

이 문서의 내용

• 레코드 유형 식별

• 파일 계획 완성

• 워크시트

레코드 유형 식별

조직의 활성 문서 중 레코드로 선언할 수 있는 문서를 결정할 때는 레코드 관리자, 변호사, 규정 준수 책임자, 콘텐츠 관리자 등이 함께 작업해야 합니다. 해당 기업이 규제가 매우 엄격한 산업에 속하지 않더라도 레코드를 의무적으로 보관하도록 규정할 수 있는 일반 법률이 존재하기 때문입니다. 또한 비즈니스에 대한 일반 법률과 함께 해당 비즈니스에 특별히 적용되는 법적 요구 사항을 평가해야 합니다.

조직에서 레코드를 결정하는 방법에 대한 일반적인 정보 이상의 정보는 이 문서에서 제공하지 않습니다. 대부분의 기업에서는 이미 특정 형태의 레코드 관리를 수행하고 있으며 필요한 레코드 관리 역할이 대부분 정해져 있고 자체적인 레코드 분류법을 가지고 있을 것입니다.

일반적으로 조직에서 레코드를 결정할 때 필요한 사항은 다음과 같습니다.

1. 기업의 법적 책임과 비즈니스 요구 사항을 이해합니다.

2. 조직 부서 간의 공동 작업을 통해 활성 문서의 용도를 분석합니다.

3. 레코드로 분류해야 할 문서 유형을 목록으로 작성합니다. 예를 들어 다음을 레코드로 보존하도록 결정할 수 있습니다.

   • 회사 사무실 임대 계약서

   • 직원 복리 후생과 관련한 문서

   • 제품 연구 및 개발 관련 문서

4. 레코드를 분류합니다. 같은 범주의 레코드는 보존 기간이 같고 여러 가지 측면에서 동등하게 취급해야 하는 경우가 많습니다.

수집한 정보를 기록합니다. 이를 위해 워크시트 섹션에 설명된 워크시트를 사용할 수 있습니다. 레코드 유형, 이러한 레코드 유형이 속한 범주, 레코드 유형에 대한 간단한 설명을 기록합니다.

다음은 예제 워크시트입니다.

파일 계획 완성

레코드로 보존할 문서를 결정하고 레코드 범주 집합을 만든 후에는 각 레코드 유형에 대한 추가 정보를 제공하여 파일 계획을 완성합니다. 이러한 추가 정보는 다음과 같습니다.

• 각 레코드 유형의 보존 기간

• 보존 기간이 만료된 레코드의 폐기 방법

• 각 레코드 유형의 기본 레코드 관리자

• 각 레코드 유형이 저장되는 미디어

완성된 예제 파일 계획은 다음과 같습니다.

워크시트

다음 워크시트를 이 문서와 함께 사용하면 배포를 계획하는 데 도움이 됩니다.

• 레코드 범주 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0x412)(영문일 수 있음)