레코드 센터 아키텍처 디자인

  • 아티클

업데이트 날짜: 2009년 4월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

 

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

  • 웹 응용 프로그램 계획

  • 레코드 센터 사이트 수 결정

  • 데이터베이스 계획

  • 레코드 센터 사용자 지정 계획

  • 보안 계획

  • 전자 메일 설정 계획

  • 로깅 및 보고서 계획

  • 검색 계획

이 문서에서는 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 기반으로 하는 레코드 관리 솔루션의 논리적 구성 요소를 구성 및 조직화하는 데 도움이 되는 권장 사항 및 레코드 관리 솔루션의 핵심 기능을 구성하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 레코드 관리 솔루션의 물리적 구성 요소를 구성하는 데 도움을 줄 수 있는 권장 사항은 레코드 관리 토폴로지 디자인을 참조하십시오. Office SharePoint Server 2007 레코드 관리 기능의 개요는 레코드 관리 계획을 참조하십시오.

웹 응용 프로그램 계획

IIS(인터넷 정보 서비스) 웹 응용 프로그램은 웹 기반 정보를 HTML 형식으로 사용자에게 전달하는 IIS에서 호스팅되는 소프트웨어 프로그램입니다. Office SharePoint Server 2007에 기반한 웹 사이트 솔루션은 IIS 웹 응용 프로그램의 컨텍스트에서 만들어집니다. Office SharePoint Server 2007 중앙 관리 사이트를 사용하여 처음 웹 응용 프로그램을 만들 때 웹 사이트 서식 파일을 선택하면 해당 웹 사이트를 포함하는 사이트 모음이 만들어집니다. 웹 응용 프로그램을 처음 만든 후에 이 응용 프로그램에 사이트 모음을 더 추가할 수 있습니다.

레코드 센터 사이트는 별도의 웹 응용 프로그램에서 호스팅하는 것이 좋습니다. 그러면 다음이 가능해집니다.

  • 레코드 센터 사이트에 저장되는 레코드가 데이터베이스의 활성 문서와 섞이지 않도록 할 수 있습니다.

  • 레코드 센터 사이트가 기존 웹 응용 프로그램에 있을 수 있는 사용 권한이나 기타 보안 설정을 상속하지 않도록 할 수 있습니다.

  • 레코드 관리 요구 사항에 맞도록 백업 일정을 최적화할 수 있습니다.

레코드 센터 사이트가 여러 개 필요한 경우에 웹 응용 프로그램을 여러 개 만들지 않아도 됩니다. 하나의 웹 응용 프로그램이 여러 레코드 센터 사이트를 각각의 자체 사이트 모음에서 효과적으로 호스팅할 수 있습니다. 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 레코드 센터 사이트 수 결정을 참조하십시오.

레코드 센터 사이트를 호스팅할 웹 응용 프로그램을 구성할 때 다음과 같은 일반적인 구성 권장 사항을 고려하십시오.

  • 할당량   할당량은 사이트 모음에 추가할 수 있는 콘텐츠의 양에 대한 한도를 설정합니다. 레코드 센터 사이트의 저장소 모델은 저장 공간은 크고 사이트 사용량은 적기 때문에 레코드 관리에 사용되는 사이트 모음에 할당량을 적용할 경우에는 이점이 거의 없습니다. 그러나 레코드 센터 사이트의 저장 용량 상한에 도달할 때 경고를 받으려는 경우에는 레코드 센터 사이트를 호스팅하는 사이트 모음에 사용자 지정 할당량 지정 서식 파일을 적용하십시오. 사이트가 할당량 한도에 도달하면 사이트 소유자에게 경고 메시지를 보내도록 사이트 모음을 구성하는 서식 파일을 사용합니다. 저장소에 대한 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 데이터베이스 계획을 참조하십시오.

  • 잠금   콘텐츠를 추가할 수 없도록 사이트 모음을 잠글 수 있습니다. 레코드 관리에서는 레코드 센터 사이트에 콘텐츠가 추가되지 않도록 사이트 모음을 잠그는 일이 거의 없으며 주로 사이트의 저장 용량 상한에 도달한 경우와 같은 유지 관리 응급 상황에서만 잠급니다.

  • 최대 업로드 크기   웹 응용 프로그램은 기본적으로 모든 항목의 최대 업로드 크기가 50MB로 정해져 있습니다. 레코드 센터 웹 서비스를 사용하는 레코드 센터 사이트에 전송할 수 있는 파일 크기의 상한도 50MB로 설정하는 것이 좋습니다.

  • 휴지통   휴지통은 레코드 센터 같은 SharePoint 사이트에서 콘텐츠를 삭제하는 메커니즘입니다. 사용자가 삭제한 항목을 검색할 수 있도록 허용하여 실수로 항목을 삭제하지 않도록 만들어졌습니다. 중앙 관리를 사용하여 웹 응용 프로그램의 사이트에 대한 휴지통을 구성합니다.

    휴지통은 필요에 따라 두 단계로 구성할 수 있습니다. 이 구성에서는 사용자가 라이브러리에서 항목을 삭제하면 삭제된 항목이 사이트 휴지통으로 이동합니다. 사용자는 휴지통에서 항목을 검색할 수도 있고 삭제할 수도 있습니다. 사용자가 항목을 삭제하면 해당 항목이 2단계 휴지통으로 보내집니다. 2단계 휴지통의 삭제된 항목을 보고 영구적으로 삭제할 수 있는 권한은 사이트 모음 관리자에게만 있습니다.

    레코드 관리 시나리오에서는 실수로 레코드를 삭제하는 것을 방지하기 위해 추가 레이어를 제공하는 2단계 휴지통을 구성할 수 있습니다. 항목을 자동으로 삭제하지 않고 수동으로 삭제하도록 사이트 휴지통을 구성할 수도 있습니다. 이 경우 2단계 휴지통에 수집되는 레코드를 저장하기에 충분한 메모리를 제공해야 합니다.

  • 알림   알림은 항목이 변경, 추가 또는 삭제되었을 때 Office SharePoint Server 2007에서 목록 또는 라이브러리 소유자에게 보내는 알림 메시지입니다. 레코드 관리에서 알림은 레코드 관리자가 담당하는 레코드의 상태를 추적할 수 있는 방법을 제공합니다. 중앙 관리를 사용하여 웹 응용 프로그램의 모든 사이트에 대해 알림을 구성합니다. 알림을 사용하도록 설정해야 하고 사용자별로 여러 개의 알림을 허용해야 합니다.

  • 타이머 작업   레코드 관리에 사용되는 기능은 예약된 백그라운드 프로세스에 따라 결정됩니다. 다음 목록은 작업 이름과 일정을 보여 줍니다.

    • 정책 사용 현황 보고(되풀이)를 매일 실행합니다.

    • 처리 및 보고 중인 보류를 매일 실행합니다.

    • 레코드 센터 처리를 매일 실행합니다.

    • 검색 및 처리를 매일 실행합니다.

    • 대량 워크플로 작업 처리를 매일 실행합니다.

    Stsadm 명령줄 도구를 사용하여 타이머 작업의 일정을 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 Stsadm 명령줄 도구(Office SharePoint Server)를 참조하십시오.

레코드 센터 사이트 수 결정

레코드 센터 사이트를 만들고 구성하여 Office SharePoint Server 2007에서 레코드 관리를 구현합니다. 단일 레코드 센터 사이트를 사용하여 대규모 레코드 관리 솔루션을 구현할 수 있습니다. 그러나 어떤 경우에는 저장할 레코드 수에 따라 저장소를 두 개 이상의 레코드 센터 사이트로 분할해야 할 수도 있습니다.

배포할 레코드 센터 사이트 수를 계획할 때 IT 팀과 함께 작업하여 일정 요구 사항에 따라 IT 팀에서 백업하고 복원할 수 있는 최대 데이터베이스를 결정하십시오. 레코드 관리 솔루션에서는 데이터베이스의 콘텐츠를 사용하지 않으며 실수로 삭제하는 일은 매우 드뭅니다. 따라서 데이터베이스 복원 작업을 수행하는 일도 매우 드뭅니다. 이 점을 고려할 때 여러 Office SharePoint Server 2007 솔루션에 대해 콘텐츠 데이터베이스 크기를 50GB로 제한하는 것이 좋습니다. 이는 문서의 빠른 복구가 필수적인 시나리오에 적합합니다. 다른 시나리오에서는 훨씬 규모가 큰 데이터베이스 배포를 수행할 수 있습니다. 그에 대한 예를 보려면 MSDN에서 단일 SharePoint 콘텐츠 데이터베이스의 크기 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86920&clcid=0x412) 블로그 문서를 참조하십시오.

웹 응용 프로그램의 각 사이트 모음에 별도의 콘텐츠 데이터베이스를 연결할 수 있지만 사이트 모음 내의 개별 사이트에는 별도의 콘텐츠 데이터베이스를 연결할 수 없습니다. 따라서 각 레코드 센터 사이트에 별도의 콘텐츠 데이터베이스를 연결하려면 각 레코드 센터 사이트를 별도의 사이트 모음에 만드십시오.

레코드 관리 솔루션에 레코드 센터 사이트가 여러 개 필요한 경우 먼저 레코드 센터 사이트 서식 파일을 바탕으로 하는 사용자 지정 사이트 서식 파일을 만드는 것이 좋습니다. 사용자 지정 사이트 서식 파일에는 정보 관리 정책, 콘텐츠 형식 정의 및 조직의 레코드 관리 솔루션에 필요한 열 정의 등의 요소가 있어야 합니다. 사용자 지정 사이트 서식 파일을 사용하면 사이트 모음 전체에서 이러한 요소를 쉽게 공유할 수 있습니다. 사용자 지정 서식 파일을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Windows SharePoint Services 3.0소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923&clcid=0x412)를 참조하십시오.

참고

Office SharePoint Server 2007 팜은 해당 팜의 사이트에서 레코드를 보낼 위치로 단일 대상 레코드 센터 사이트를 가리킬 수 있습니다. 활성 문서를 호스팅하는 팜이 여러 레코드 센터 사이트를 가리켜야 하는 경우 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하여 받은 레코드를 적절한 대상 레코드 센터 사이트로 라우팅하는 사용자 지정 라우터를 대상 레코드 센터 사이트에 구현해야 합니다. 사용자 지정 솔루션에 대해 이 작업을 수행하려면 적절한 레코드 센터 사이트로 레코드 전송 요청을 전달하도록 대상 레코드 센터 사이트에서 레코드 라우팅 테이블을 수정해야 합니다. 레코드 센터 사이트 프로그래밍을 비롯한 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델 프로그래밍에 대한 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.

데이터베이스 저장소 계획에 대한 자세한 내용은 성능 및 용량 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오. 대규모 콘텐츠 저장소를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 엔터프라이즈 콘텐츠 저장소 계획을 참조하십시오.

데이터베이스 계획

레코드 센터 사이트에는 여러 개의 항목을 저장할 수 있어야 합니다. 이 사이트는 자격 증명 모음 또는 아카이브 역할을 하므로 저장된 항목 및 사이트와의 사용자 상호 작업은 대개 최소 수준입니다. 따라서 레코드 관리를 위한 데이터베이스는 일반적으로 사이트의 성능을 희생하는 대신 저장 용량 및 보안을 최대화하도록 계획해야 합니다.

레코드 관리에 사용되는 데이터베이스의 백업 및 복구를 계획하는 경우에도 특별한 사항을 고려해야 합니다. 레코드 관리의 목표는 일반적으로 비즈니스 또는 법률상의 필요에 따라 레코드를 일정 기간 보관한 다음 삭제하는 것입니다. 레코드 센터 사이트의 백업 목표는 실수로 레코드를 삭제하지 않도록 방지하고 악성 코드를 사용하는 공격 등의 사이트 재해로부터 레코드를 복구하는 것이며, 사이트 콘텐츠의 다른 복사본을 보존하는 것이 아닙니다. 레코드의 백업 복사본이 레코드보다 더 오래 보관될 수 있어 검색되는 복사본이 생길 수도 있습니다.

이전 섹션에서 설명한 대로 각 레코드 센터 사이트에 별도의 콘텐츠 데이터베이스를 연결하고 각 레코드 센터 사이트를 별도의 사이트 모음에서 만들도록 계획합니다. 필요한 레코드 센터 사이트의 수를 결정한 후에는 IT 부서와 함께 작업하여 각 레코드 센터 사이트에 대해 다음 사항을 결정합니다.

  • 콘텐츠 데이터베이스의 크기. 백업해야 할 콘텐츠가 많을수록 백업을 실행하는 시간이 오래 걸립니다.

  • 콘텐츠 데이터베이스를 백업할 빈도. 콘텐츠 데이터베이스를 백업하는 빈도는 보관 중인 레코드 형식, 레코드 센터 사이트에 레코드가 추가되는 빈도 및 백업 작업을 실행할 IT 팀의 가용성에 따라 달라집니다.

  • 레코드 센터 콘텐츠를 복원하는 데 필요한 서비스 윈도. IT 팀이 최신 백업을 바탕으로 위기 상황에 대처하고 데이터를 복원할 수 있는 시간입니다. 서비스 윈도의 크기는 복원할 데이터 양에 따라 결정됩니다. 즉, 콘텐츠 데이터베이스의 크기와 관련이 있습니다. 콘텐츠를 복원하는 데 적절한 서비스 윈도를 결정하려면 데이터를 복원하는 속도와 저장할 데이터의 양을 균형 있게 조정해야 합니다.

다른 기능을 레코드 센터 사이트로 통합

Office SharePoint Server 2007에서 레코드 사이트를 만드는 데 레코드 센터 사이트 서식 파일을 사용합니다. 레코드 센터 사이트 서식 파일은 모든 기능이 포함된 레코드 관리 솔루션을 제공하지만 레코드 관리 목표에 따라 다른 Office SharePoint Server 2007 기능을 추가하여 기본 레코드 관리 솔루션을 강화해야 할 수 있습니다. 일반적인 사용자 지정에는 다음 작업이 포함됩니다.

  • 레코드 센터 사이트의 메트릭 표시. 레코드 센터 데이터는 Microsoft Office Excel 2007 스프레드시트에 표시하거나 개별 KPI(핵심 성과 지표) 웹 파트에 렌더링하거나 사이트의 대시보드에 집계할 수 있습니다. 보안 구성 방법에 따라 레코드 관리자만 이 정보를 사용할 수 있도록 하거나 정보 근로자가 이 데이터를 사용하여 자신이 전송한 레코드의 상태를 볼 수 있도록 허용할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에서 비즈니스 정보를 통합하는 방법에 대한 자세한 내용은 비즈니스 인텔리전스 계획을 참조하십시오.

  • 정책 표시. 목록 및 웹 파트를 사용하면 레코드 센터의 정책, 정책 사용 현황에 대한 메트릭 및 사이트의 용도 및 제한을 보다 투명하게 만드는 기타 정보를 설명하는 문서를 레코드 센터 홈 페이지에 추가할 수 있습니다. 웹 페이지 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007 도움말 시스템, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 설명서 및 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.

  • 실제 레코드 관리를 위해 양식, 검색 및 워크플로 통합. 레코드 센터 사이트에서 항목을 추적하는 목록과 목록 항목이 나타내는 실제 항목 간에는 상관 관계가 유지되어야 하므로 실제 레코드 저장 및 관리 솔루션은 재고 추적 솔루션이기도 합니다. 양식을 사용하여 실제 레코드를 검색하고 검색을 요청하는 방법과 워크플로를 사용하여 레코드 검색 작업을 할당하는 방법으로 실제 레코드 및 전자 레코드 유지의 필요성을 충족하는 솔루션을 구현할 수 있습니다. 자세한 내용은 이러한 실제 레코드 관리 솔루션의 구현을 설명하는 Microsoft 백서, SharePoint Server 2007 워크플로를 사용하여 레코드 관리 스트리밍 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869&clcid=0x412)을 참조하십시오.

레코드 센터 사이트 서식 파일에 대한 자세한 내용은 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

보안 계획

저장 중인 레코드의 안전과 불변성을 유지하려면 레코드 센터 사이트에 대한 보안 구성을 계획하십시오. 필요한 경우 레코드를 보호하기 위해 취했던 조치를 표시할 수 있도록 보안 전략 및 구현을 문서로 작성하는 것도 좋습니다.

레코드 관리 솔루션을 보호하는 일반적인 단계

레코드 센터 사이트가 포함된 서버 팜과 웹 응용 프로그램은 가능한 한 안전하게 보호할 수 있도록 디자인해야 합니다. 예를 들어 인터넷 보안 영역을 통해 레코드 센터 사이트를 호스팅하는 웹 응용 프로그램에 대한 액세스를 허용할 경우 익명 액세스가 가능하므로 액세스 권한을 허용하지 않는 경우가 대부분입니다.

서버 팜 보안 계획(Office SharePoint Server) 장의 Office SharePoint Server 2007 보안 설명서를 신중하게 검토하고 IT 팀과 협조하여 레코드 관리 솔루션에 적합한 보안을 구현해야 합니다. 이 장에는 다음과 같은 유용한 보안 관련 지침이 포함되어 있습니다.

  • 웹 서버 및 데이터베이스 서버 보안 강화

  • 통신 보호

  • 토폴로지 디자인 검사 목록

참고

폼 인증을 사용하기 위해 레코드 센터 사이트가 실행되는 웹 응용 프로그램을 구성하지 마십시오. 그렇게 하려면 레코드 센터 사이트에 대한 익명 전송을 사용할 수 있도록 설정해야 합니다.

레코드 센터 사이트에서 사용 권한 구성

Office SharePoint Server 2007 보안 모델에서는 문서 라이브러리에 항목을 추가하는 사용 권한 등의 개별 사용 권한이 권한 수준으로 그룹화됩니다. 이러한 권한 수준에 따라 해당 권한 수준이 있는 사용자가 인증되어 사이트에 콘텐츠를 추가하는 등의 관련 작업을 수행합니다. 명명된 사용자 그룹에 권한 수준을 할당하거나 개별 사용자에게 직접 할당할 수 있습니다. 사용자 또는 그룹이 목록, 라이브러리, 목록 항목, 문서 또는 사이트 등 보안 개체와 연결된 경우 기본 권한 수준이 해당 개체에 적용되거나 사용자나 그룹이 해당 개체에 대한 권한 수준을 변경할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에는 기본 권한 수준 집합이 포함되어 있습니다. 사이트 설정 페이지의 고급 사용 권한 링크를 사용하면 사이트 모음에 대한 권한 수준을 보거나 변경할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007 보안 모델에 대한 자세한 내용은 보안 계획 및 디자인(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

다음 표에서는 레코드 센터 사이트의 기본 그룹 및 권한 수준을 보여 줍니다.

그룹 권한 수준

Records Center Web Service Submitters

제한된 액세스

Members

참가

Owners

모든 권한

Visitors

읽기

Viewers

보기 전용

레코드 센터 사이트에 대한 항목 추가 사용 권한이 있는 Records Center Web Service Submitters 그룹은 다른 서버 팜에서 레코드를 전송하는 사용자에게 제한된 액세스 권한을 부여하기 위한 것입니다. 레코드를 전송할 각 웹 응용 프로그램별로 해당 웹 응용 프로그램에 대한 응용 프로그램 풀이 실행되는 도메인 계정을 Records Center Web Service Submitters 그룹에 추가해야 합니다. 이 도메인 계정은 사용자가 해당 웹 응용 프로그램의 레코드를 전송할 때 레코드 센터 사이트에 레코드를 전송하게 될 계정입니다. 레코드를 전송하는 사용자는 레코드 센터 사이트가 포함된 사이트 모음 그룹의 구성원이 아니어도 됩니다.

기본 권한 수준을 변경하거나 사용자 지정 그룹을 추가하는 경우 레코드 관리 작업을 수행하는 데 필요한 사용 권한을 고려하십시오. 작업 및 필요한 사용 권한은 다음 표에 표시되어 있습니다.

수행할 작업 필요한 사용 권한 해당 보안 개체

레코드 센터 사이트로 전송

항목 편집

항목 추가

원본 사이트

레코드 센터 사이트

레코드 저장소 웹 서비스 호출

항목 추가

레코드 센터 사이트

레코드 관리

항목 편집

레코드 센터 사이트

레코드 계열 항목 만들기

항목 편집

레코드 라우팅 목록

보류 만들기

항목 추가

보류 목록

보류 관리 및 해제

항목 편집

항목 보기

보류 중인 파일

보류 목록

검색 결과의 레코드 보기

항목 보기

레코드 센터 사이트

또한 레코드 센터 사이트에서 사용 권한을 구성할 때 다음을 고려하십시오.

  • 일반적으로 레코드 관리자 및 법률 팀 구성원에게만 레코드 센터 사이트의 콘텐츠에 대한 항목 편집 권한을 부여합니다. 중요한 콘텐츠의 경우 문서 라이브러리, 폴더 또는 목록 항목 수준에서 사용 권한을 할당하여 항목 편집 권한이 있는 사용자 집합을 제한할 수 있습니다. 예를 들어 특히 중요한 문서의 경우 한 명의 레코드 관리자만 문서를 관리하도록 지정할 수 있습니다.

  • 보류 목록에는 매우 중요한 정보가 포함될 수 있으므로 보류를 만들 수 있는 팀 구성원과 보류에 항목을 넣을 수 있는 팀 구성원으로 보류 목록의 사용자 집합을 제한합니다.

  • 레코드 센터 사이트에는 고유한 권한 수준인 레코드 센터 전송 완료 수준이 포함되며 이러한 권한 수준은 누락된 레코드 메타데이터를 채울 수 있도록 임시로 사용자에게 자동 부여됩니다.

자격 증명 모음 동작 최대화

라이브러리의 자격 증명 모음 동작을 최대화하도록 레코드 센터 사이트의 문서 라이브러리를 구성해야 합니다. 그러면 이 문서 라이브러리에서 레코드를 실수로 삭제하거나 수정하지 않도록 보호됩니다. 자격 증명 모음 동작을 최대화하려면 다음 작업을 수행해야 합니다.

  • 문서를 체크 인하고 체크 아웃해야 합니다.

  • 문서의 주 버전 및 부 버전을 만들고 버전 삭제 권한 수준을 어떤 사용자에게도 부여하지 않아야 합니다.

  • 보유할 버전의 수를 제한하지 않아야 합니다.

  • 감사를 사용하도록 설정해야 합니다.

  • 모든 이벤트를 감사해야 합니다.

버전 관리 및 기타 문서 관리 설정에 대한 개요는 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 계획을 참조하십시오. 감사 정보 관리 정책 계획에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

전자 메일 설정 계획

보내는 전자 메일을 지원하도록 레코드 센터 사이트를 호스팅하는 웹 응용 프로그램을 구성할 계획을 세워야 합니다. 레코드 센터 사이트에 전자 메일을 통합하면 여러 가지 레코드 관리 시나리오를 사용할 수 있습니다. 다음 목록에서는 이러한 시나리오의 일반적인 예를 보여 줍니다.

  • 레코드가 변경되거나 추가될 때 전자 메일 메시지를 보내도록 알림을 구성할 수 있습니다.

  • 사용자가 전자 메일 메시지를 통해 예정된 워크플로에 대한 알림을 받도록 워크플로를 전자 메일과 통합하도록 구성할 수 있습니다.

  • 새 사용자를 사이트에 추가할 때 해당 사이트에 대한 링크 및 기타 사이트 관련 정보가 포함된 전자 메일 메시지를 사용자에게 보낼 수 있습니다.

레코드 관리 솔루션에 Microsoft Exchange 2007과의 통합이 포함된 경우 받는 전자 메일을 지원하도록 웹 응용 프로그램을 구성할 수도 있습니다. 자세한 내용은 전자 메일 메시지 레코드 보존 계획을 참조하십시오. 그러나 받는 전자 메일을 사용하도록 설정하는 경우에는 레코드 관리에 사용되는 라이브러리에서 받는 메시지를 허용하도록 구성하지 마십시오. 전자 메일을 사용하여 라이브러리에 직접 레코드를 보내면 안 됩니다.

Office SharePoint Server 2007에서 전자 메일 통합을 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 다음 문서를 참조하십시오.

로깅 및 보고서 계획

로깅 및 보고 기능은 레코드 관리자가 레코드 센터 사이트의 레코드에 대한 변경 사항을 추적하는 데 도움이 되고 레코드 센터 사이트에서 정책 사용 현황의 증거도 제공합니다. 다음 목록에서는 Office SharePoint Server 2007에 포함된 로깅 및 보고 기능에 대해 설명합니다.

  • 감사 로그   감사 기능은 문서 또는 항목 편집, 문서 또는 항목 체크 인/체크 아웃, 문서 또는 항목에 대한 사용 권한 변경 등의 문서 및 목록 항목에서 수행되는 이벤트 및 작업을 로깅합니다. 감사 개체 모델을 사용하여 감사 로그에 사용자 지정 이벤트를 기록할 수도 있습니다. 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.

    레코드 관리에서 감사를 사용하여 레코드 센터 사이트의 보안을 보호할 수 있습니다. 감사를 목록 또는 문서 라이브러리에 적용하는 정보 관리 정책의 일부로 구성할 수도 있고 전체 사이트 모음에서 이벤트를 감사하도록 구성할 수도 있습니다.

    사이트 모음에 대한 감사 데이터는 SQL 데이터베이스에 저장됩니다. 감사 데이터에 따라 동적으로 보고서를 생성할 수 있습니다. 그렇게 하려면 사이트 모음의 사이트 설정 페이지에 있는 사이트 모음 관리 섹션에서 감사 로그 보고서를 클릭합니다. Office Excel 2007에서 보고서를 보거나 상호 작용할 수 있습니다. 보고서에는 다음 내용이 포함됩니다.

    • 콘텐츠 수정   사이트에서 콘텐츠를 수정한 모든 이벤트를 표시합니다.

    • 삭제   사이트에서 콘텐츠 삭제를 유발한 모든 이벤트를 표시합니다.

    • 보안 설정   사이트의 보안 설정을 변경하는 모든 이벤트를 표시합니다.

    Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하면 사용자 지정 보고서도 생성할 수 있습니다. 사용자 지정 보고서는 기본 보고서와 함께 감사 보고서 보기 페이지에 표시됩니다.

  • **정보 관리 정책 사용 현황 보고서   **사이트 모음에서 정책 사용 현황을 추적하고 정책 준수 여부를 확인할 수 있도록 정책 사용 현황에 대한 레코드를 수집하려면 중앙 관리에서 정보 관리 정책 사용 현황 보고서를 구성하면 됩니다. 이 보고서는 Office Excel 2007에서 보거나 사용자 지정 솔루션에 대한 입력으로 사용할 수 있는 XML 파일로 생성됩니다. 사이트에서 보고서를 저장해야 할 라이브러리를 지정하거나 보고서를 만들 되풀이 일정을 지정할 수 있으며 필요한 경우 다른 보고서 서식 파일을 제공할 수도 있습니다. 감사 로그 보고서를 볼 때와 같은 방식으로 정보 관리 정책 사용 현황 보고서를 볼 수 있습니다. 사이트 모음의 사이트 설정 페이지에 있는 사이트 모음 관리 섹션에서 감사 로그 보고서를 클릭하면 됩니다.

검색 계획

검색은 레코드 관리를 위한 기본 도구입니다. 예를 들어 소송이나 다른 사건으로 인해 하나 이상의 항목에 대한 만료 정책이 일시 중지되는 보류를 구현하려면 먼저 항목을 찾아야 합니다. 레코드 센터 사이트의 폴더 구조가 탐색 작업에 도움이 되지 않고 보류에 넣을 항목을 하나 이상의 레코드 센터 사이트에 있는 여러 라이브러리 및 목록에 배포할 수 있으므로 가장 효과적인 방법은 검색을 사용하여 항목을 찾는 것입니다.

레코드 관리 컨텍스트에서 검색할 때 고려할 사항은 다음과 같습니다.

  • SSP(공유 서비스 공급자) 확인

  • 인덱싱 계획

  • 메타데이터 검색 계획

  • 검색 범위 관리

SSP 확인

SSP는 공유 서비스와 해당 지원 리소스의 논리 그룹을 뜻합니다. SSP는 서버 팜 전체에서 서비스를 공유할 수 있습니다. SSP에서 제공할 수 있는 서비스 중 하나는 콘텐츠 및 메타데이터 인덱싱입니다. Office SharePoint Server 2007에서는 이 기능이 Office SharePoint Server 검색 서비스에 의해 제공됩니다.

검색 관리자와 함께 레코드 센터 사이트에서 콘텐츠를 인덱싱하는 데 하나 이상의 고유한 SSP를 사용할 수 있는지 확인하십시오. 전용 SSP를 사용하여 레코드 센터 콘텐츠를 인덱싱하면 레코드를 보거나 사용할 권한이 없는 사용자에게 원하지 않게 레코드가 노출되지 않도록 보호할 수 있습니다.

참고

공통 SSP나 공유 SSP를 사용하는 경우에도 콘텐츠에 액세스할 수 있는 사용자의 권한에 따라 항목별로 문서 보안이 적용됩니다.

인덱싱 계획

IFilter를 사용하면 Office SharePoint Server 검색 서비스에서 특정한 파일 형식(예: Microsoft Office Word 2007 .docx 파일)을 인덱싱할 수 있습니다. 검색 관리자는 레코드 센터 사이트에서 관리되는 레코드 형식을 알아야 하고 해당 파일 형식을 인덱싱할 수 있도록 설정해야 하며 다양한 형식의 레코드를 인덱싱할 수 있는 IFilter가 있어야 합니다. Office SharePoint Server 검색 서비스에는 공통 파일 형식을 인덱싱하는 IFilter가 포함되어 있습니다.

참고

여러 가지 버전의 응용 프로그램에서 만든 동일한 형식의 문서에 여러 가지 IFilter가 필요할 수 있습니다. 조직에서 사용 중인 버전을 확인하고 이 정보를 검색 관리자에게 알려야 합니다.

메타데이터 검색 계획

검색 관리자와 함께 메타데이터 속성을 관리합니다. 일부 메타데이터 속성에는 같은 종류의 정보가 들어 있기 때문에 검색을 위해 해당 속성을 서로 연결해야 합니다. 예를 들어 레코드 센터 사이트에 전자 메일 메시지 레코드와 문서 레코드가 모두 들어 있는 경우 특정 사용자가 만든 콘텐츠에 대한 검색은 전자 메일의 "보낸 사람" 필드와 문서의 "작성자" 필드를 동일한 메타데이터 항목으로 처리해야 합니다.

검색 범위 관리

검색 범위는 검색할 위치, 메타데이터 제한 또는 기타 조건에 따라 검색 범위를 제한합니다. 사용자가 검색 범위를 좁힐 수 있도록 하나 이상의 검색 범위를 검색 사용자 인터페이스와 연결할 수 있습니다. 레코드 관리 시나리오에서는 레코드 형식, 검색을 수행하는 레코드 관리자의 ID 또는 기타 레코드 관련 조건에 따라 검색 범위를 정의하는 것이 유용할 수 있습니다. 검색 관리자와 함께 작업하여 레코드 저장소를 분석하고 사용자의 레코드 관리 솔루션에 맞게 검색 범위를 정의할 수 있는 가장 좋은 방법을 결정합니다.

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사용 가능한 문서의 전체 목록은 다운로드 가능한 Office SharePoint Server 2007 관련 문서를 참조하십시오.

참고 항목

개념

레코드 관리 계획
엔터프라이즈 콘텐츠 저장소 계획
보안 계획 및 디자인(Office SharePoint Server)
성능 및 용량 계획(Office SharePoint Server)

기타 리소스

Office SharePoint Server 2007 소프트웨어 개발 키트 (영문)
데모: 레코드 센터 사이트에 라이브러리 추가 (영문)