Windows SharePoint Services의 워크플로: 시나리오

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2009-02-19

대부분의 조직에서 가장 일반적로 사용되는 휴먼 워크플로 중 하나는 여러 가지 형태의 승인입니다. 한 그룹의 사용자가 특정 문서를 승인하거나 거부해야 하며, 이때 자신의 결정을 설명하는 설명을 추가할 수도 있습니다. 이러한 경향을 반영하여 이 문서의 예에서는 Windows SharePoint Services를 사용하여 승인 워크플로가 어떤 방식으로 구현되는지 보여 줍니다. 이 예를 살펴보기 전에 여러 사용자가 수행하는 역할을 정의하는 것이 좋습니다. 정의할 수 있는 역할은 다음과 같습니다.

• 워크플로 제작자: 워크플로 서식 파일을 만드는 개발자 또는 정보 근로자입니다.

• Windows SharePoint Services 관리자: 워크플로 서식 파일을 설치하고 이 서식 파일을 문서 라이브러리나 목록에 연결하는 사용자입니다.

• 워크플로 시작자: 실행 중인 워크플로를 시작하여 특정 워크플로 서식 파일에서 워크플로 인스턴스를 만드는 사용자입니다.

• 워크플로 참가자: 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 워크플로 인스턴스에서 지원하는 비즈니스 프로세스를 수행하는 사용자입니다.

아래 설명과 같이 이러한 각 역할을 수행하는 사용자마다 워크플로 생성, 설치, 인스턴스화 또는 사용 부문에서 수행하는 부분이 각자 다릅니다.

워크플로 제작

Microsoft에서는 Windows SharePoint Services를 대상으로 워크플로를 만드는 두 가지 옵션을 제공합니다. 개발자는 Visual Studio 2005 및 WF Workflow Designer를 사용하고 정보 근로자는 Office SharePoint Designer에서 제공하는 간단한 규칙 기반 방식을 사용합니다. 그러나 두 경우 모두 Windows SharePoint Services를 실행하는 서버에 배포해야 하는 워크플로 서식 파일을 만듭니다. 워크플로 제작과 관련된 내용은 이 문서의 뒷부분에 자세히 설명되어 있으므로 지금 이 시나리오에서는 서식 파일을 이미 만들었다고 가정합니다.

워크플로를 문서 라이브러리 또는 목록에 연결

워크플로 서식 파일을 사용하려면 먼저 Windows SharePoint Services 시스템에 설치한 다음 특정 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결해야 합니다. 그런 다음 해당 라이브러리나 목록의 문서 또는 항목에서 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로는 항목 및 문서에서 같은 방식으로 작동하므로 일반적으로 항목과 문서 모두에 워크플로 서식 파일을 연결할 수 있습니다. 또한 항목이나 문서 중 하나에만 연결할 수 있는 서식 파일을 만들 수도 있습니다. 워크플로는 콘텐츠 형식에서 명시적으로 시작할 수 없지만 콘텐츠 형식에 연결된 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결된 문서 또는 목록 항목에서 시작할 수 있습니다.

Office SharePoint Designer를 사용하여 만든 워크플로에서는 설치와 연결이 모두 자동으로 수행됩니다. 그러나 WF Workflow Designer 및 Visual Studio를 사용하여 만든 워크플로의 경우 Windows SharePoint Services 서버 관리자가 명시적으로 워크플로 서식 파일을 설치해야 합니다. 그런 다음는 서버 관리자보다 낮은 수준의 사용 권한이 있는 사용자가 수행할 수 있는 대상, 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 서식 파일을 연결해야 합니다. 누구든 이 연결을 만든 사람이 연결에 고유한 이름을 지정하여 사용자가 참조할 수 있도록 합니다. 필요한 경우 워크플로 제작자는 연결을 만드는 사용자가 워크플로의 동작에 대한 옵션을 설정(예: 항상 프로세스에 참가해야 하는 사용자의 기본 목록 지정)하도록 허용할 수 있습니다. 같은 서식 파일을 여러 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있으며 필요에 따라 각 연결을 사용자 지정할 수 있습니다. 연결을 만들고 옵션을 설정한 후에는 아래의 설명대로 워크플로 시작자가 해당 연결에서 워크플로 인스턴스를 만들 수 있습니다.

워크플로 시작

Windows SharePoint Services에서는 워크플로 인스턴스를 만드는 세 가지 옵션을 제공합니다. 세 가지 옵션 모두 워크플로를 매번 처음부터 실행합니다. 실제로 특정 연결에서 만든 워크플로 인스턴스가 현재 실행 중인 경우 같은 연결에서 다른 인스턴스를 만들 수는 없습니다. 선택할 수 있는 옵션은 다음과 같습니다.

• Windows SharePoint Services 사용자가 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다.

• 문서 또는 항목을 변경할 때 워크플로를 자동으로 실행하도록 구성할 수 있습니다.

• 문서 또는 항목을 만들 때 워크플로를 자동으로 실행하도록 구성할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Word 사용자가 새 문서를 사이트의 문서 라이브러리에 저장하면 그로 인해 해당 라이브러리에 연결된 워크플로의 인스턴스가 실행됩니다. 워크플로 시작자는 Microsoft Word 2007 또는 그 이전 버전을 사용하여 같은 작업을 수행할 수 있습니다. 타사 응용 프로그램에서도 이런 방법으로 워크플로를 시작할 수 있습니다.

이 시나리오에서는 세 가지 옵션 중 첫 번째 옵션을 사용합니다. 즉 워크플로를 수동으로 시작합니다. 아래 화면에는 문서 라이브러리의 문서가 Windows SharePoint Services 사용자에게 어떻게 표시될 수 있는지 보여 줍니다. 이 문서에서 워크플로 인스턴스를 시작하려면 사용자가 문서를 클릭하고 메뉴에서 워크플로를 선택합니다.

워크플로를 선택하면 다음 화면이 표시됩니다.

새 워크플로 시작이라는 제목 아래에 이 문서에서 시작할 수 있는 모든 워크플로의 이름이 나타납니다. 이 예에서 선택할 수 있는 옵션은 승인과 의견 수집 두 가지입니다. 그러나 관리자가 이 문서 라이브러리에 다른 워크플로 서식 파일을 연결하면 해당 이름도 나타납니다. 이 예에서 시작자가 승인을 선택하면 다음 화면이 나타납니다.

지금까지 나타난 다른 화면과는 달리 이 화면의 콘텐츠는 워크플로 자체에 따라 정의됩니다. 워크플로를 시작하면(예: 워크플로 인스턴스 만들기) 해당 사용자가 관련 정보를 지정할 수 있는 화면을 표시할 수 있습니다. 여기에 표시된 승인 워크플로의 경우 이 정보에는 해당 문서를 승인해야 하는 각 사용자의 이름, 각 승인 기한 표시 및 알림을 받아야 할 사용자의 목록 등이 있습니다. 이 정보를 제공하면 사용자가 이 화면의 오른쪽 아래에 있는 시작 단추를 클릭합니다. 이제 워크플로가 실행되기 시작하여 이 화면에 입력된 이름의 순서대로 각 참가자에게 이 문서를 검토하도록 요청합니다.

워크플로를 시작하면 필요에 따라 워크플로를 시작한 사용자에게 전자 메일 메시지를 보낼 수도 있습니다. 마찬가지로 워크플로를 완료하면 워크플로 제작자에게 전자 메일로 알릴 수 있습니다. 이 예에서는 승인 프로세스가 완료되었을 때 승인 워크플로에서 제작자에게 전자 메일을 보낼 수 있습니다. 워크플로에서 전자 메일을 통해 워크플로의 참가자(이 예에서는 문서를 승인하는 사용자)에게 워크플로와 관련하여 할 일을 알릴 수도 있습니다.

워크플로와 상호 작용

사용자와 실행 중인 워크플로 간의 상호 작용 모델은 작업의 개념을 사용하여 만들어졌습니다. 작업은 개인에게 할당된 작업 단위입니다. 이 예에서는 워크플로 승인 목록의 각 사용자에게 문서의 승인을 요청하는 작업이 할당됩니다. Windows SharePoint Services는 모든 사이트의 작업 목록을 유지 관리하고 실행 중인 워크플로는 이 목록에 작업을 추가하여 각 작업의 담당자를 지정할 수 있습니다. 해당 사이트의 각 사용자는 웹 브라우저를 통해 자신의 작업 목록에 액세스하거나 이 사이트의 작업 목록을 자신의 Outlook 2007 작업 목록과 동기화하여 대기 작업을 볼 수 있습니다. 아래 화면은 이 예에서 사용된 문서를 승인하도록 할당된 사용자 중 한 명의 작업 목록을 브라우저에서 액세스한 모습을 보여 줍니다.

Windows SharePoint Services 사용자에게 대기 작업 목록은 별도로 표시됩니다. 위에 표시된 화면에서는 사용자가 화면 왼쪽에 표시되는 옵션에서 작업 목록을 선택했습니다. 현재 목록에 있는 작업은 문서 승인 요청뿐입니다. 문서 자체는 화면 오른쪽에 나타나는 링크를 통해서 액세스할 수 있습니다. 이 예에서 사용자가 작업을 수행하기 위해 작업 이름을 클릭하면 다음 화면이 표시됩니다.

워크플로와 참가자가 상호 작용하는 방법은 다양할 수 있으며, 이 화면은 워크플로 자체에 따라 정의된 것입니다. 이 예에서는 참가자에게 설명 필드와 문서를 승인하거나 거부하는 단추가 제공됩니다. 참가자가 작업을 다른 사용자에게 다시 할당하거나 변경을 요청할 수 있도록 하는 다른 옵션도 사용할 수 있습니다. 사용자는 여기에서 설명을 입력한 다음 승인 단추를 클릭할 수 있습니다. 그러면 워크플로에서 승인자 목록에 있는 다음 사용자의 작업 목록에 작업을 만듭니다. 모든 참가자가 응답하면 워크플로가 종료됩니다.

Windows SharePoint Services 워크플로에서는 다음과 같은 다른 옵션도 제공합니다.

• 워크플로 시작자가 워크플로 상태를 확인할 수 있습니다. 여기에서 설명한 시나리오를 예로 들면 워크플로 시작자가 승인 프로세스의 처리 상황을 확인할 수 있습니다.

• 워크플로는 실행하는 동안 수정할 수 있습니다. 수정 가능한 항목은 워크플로 제작자가 결정합니다. 예를 들어 워크플로를 진행하는 동안 승인 워크플로에서 새 승인자 추가를 허용할 수 있습니다. 실행 중인 워크플로를 수정하는 기능은 실제 사용자가 작업하는 방식과 관련되어 있으므로 중요합니다. 실제로 비즈니스 프로세스를 갑자기 변경하는 상황은 자주 발생하며 Windows SharePoint Services 워크플로에서는 이러한 상황을 처리할 수 있는 방법을 제공합니다.

프로세스 요약

Windows SharePoint Services 워크플로에는 이동하는 부분이 많이 있습니다. 아래 그림은 전체적인 프로세스 작업 방식을 보여 줍니다.

요약: 워크플로 서식 파일을 설치하고 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결했으면(여기에 표시되지 않은 단계) 해당 사이트의 사용자가 이 워크플로의 인스턴스를 만들 수 있습니다. 워크플로 시작자가 문서를 선택하고 워크플로 서식 파일을 연결하는 것으로 프로세스가 시작됩니다(1단계). 시작자가 이 연결에서 워크플로 인스턴스를 만든(2단계) 다음 이 새 인스턴스를 사용자 지정하고 시작합니다(3단계).

그런 다음 실행 중인 워크플로 인스턴스가 참가자의 작업 목록에 작업을 추가합니다(4단계). 이 시나리오에서 사용되는 승인 워크플로는 이러한 작업을 차례로 할당하지만 워크플로에서 한 번에 여러 참가자에게 작업을 할당하여 모두 동시에 작업을 수행하도록 할 수도 있습니다. 워크플로의 참가자는 자신의 작업 목록을 확인하여 워크플로에서 할당한 작업을 알 수 있습니다(5단계). 그러면 각 참가자가 실행 중인 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 이 작업을 완료합니다(6단계). 여기에 설명된 예에서는 문서를 승인해야 하는 작업이지만 워크플로 제작자가 선택한 어떤 작업이든 모두 해당됩니다.

진행 중인 워크플로에 속해 있는 문서 자체는 사용자 간에 전송되지 않습니다. 문서는 사이트에 있고 각 워크플로 참가자에게는 해당 문서에 대한 링크가 제공됩니다. 실제로 워크플로에 연결된 문서 또는 항목을 워크플로에서 사용할 필요는 없습니다. 그리고 1, 2, 5단계에서 워크플로 시작자와 참가자에게 표시되는 내용은 Windows SharePoint Services 자체에서 정의됩니다. 그러나 3단계와 6단계에서 사용되는 양식은 워크플로 제작자가 정의합니다. 제작자는 이러한 정의를 통해 사용자가 워크플로를 사용자 지정하고 워크플로와 상호 작용하는 방식을 제어할 수 있습니다.

Windows SharePoint Services 버전 3.0에서는 휴먼 워크플로 응용 프로그램을 만들 수 있는 플랫폼을 제공할 뿐 아니라 최종 사용자가 있는 그대로 사용할 수 있는 미리 정의된 문제점 관리 워크플로도 제공합니다. 이 워크플로를 사용하면 참가자에게 미해결 문제점을 할당하고 해당 문제점을 관리할 수 있습니다. 워크플로를 만든 후에는 문제점이 맨 먼저 해결됨 상태로 이동할 수 있는데 이는 담당 워크플로 참가자가 처리했음을 나타내고, 그런 다음는 종료됨 상태로 이동할 수 있는데 이는 워크플로 시작자가 그 해결 방법을 수락하고 문제점을 종료했음을 나타냅니다.

Windows SharePoint Services에서 사용자가 워크플로를 사용하는 기본적인 방식을 파악하는 것은 이 기술을 이해하는 데 필수적인 부분입니다. 또한 워크플로 제작자가 해당 워크플로를 만드는 방법을 아는 것도 유용합니다. 다음 섹션에서는 워크플로를 만드는 데 사용할 수 있는 두 가지 방법을 살펴보겠습니다.

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• 사이트 및 기능 계획, 제1부

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