비활성 사서함에 대해 알아보기

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.

조직 퇴사한 후 이전 직원의 전자 메일을 유지 해야 합니다. 조직의 보존 요구 사항에 따라 사서함 콘텐츠를 무기한 유지 하는 것이 해야할 수는 몇 개월 또는 고용 종료 된 후 연도나 있습니다에 대 한 사서함 콘텐츠를 보관 해야할 수 있습니다. 전자 메일을 보존해야 하는 기간에 관계없이 비활성 사서함을 만들어 이전 직원의 사서함을 유지할 수 있습니다.

비활성 사서함은 무엇입니까?

직원이 organization 퇴사하거나 휴가를 연장하면 Microsoft 365 계정을 제거할 수 있습니다. 직원의 사서함 데이터는 계정이 제거된 후 30일 동안 보존됩니다. 이 기간 동안 계정을 삭제하지 않고 사서함 데이터를 복구할 수 있습니다. 30일이 지나면 데이터가 영구적으로 제거됩니다.

그러나 Microsoft 365 계정을 삭제하기 전에 보류가 사서함에 적용되는 경우 사서함은 비활성 사서함으로 변환됩니다. 다음 섹션에는 Microsoft 365 보존 및 eDiscovery 보존에 적용할 수 있는 보류에 대한 정보가 포함되어 있습니다.

비활성 사서함은 organization 규정 또는 기타 이유로 이전 직원의 사서함 콘텐츠를 유지해야 하는 경우에 유용합니다. 이 문서에 나열된 보류 유형은 사용자 개체가 삭제될 때 사서함을 강제로 비활성 상태로 만드는 반면 Microsoft 365 보존 정책 또는 보존 레이블을 적용하고 보류가 적용되어 있는지 확인한 다음 해당 Microsoft 365 계정을 제거하는 것이 좋습니다. 이 시점에서 비활성 사서함의 내용은 사용자 계정이 삭제되기 전에 지정된 보존 기간 동안 유지됩니다. 30일 동안 해당 사용자 계정을 복구할 수 있지만 30일 후에는 보존 정책 또는 보존 레이블이 제거될 때까지 사서함이 비활성 사서함으로 Microsoft 365에 유지됩니다.

동일한 콘텐츠에 대한 보류가 여러 개인 경우 보존 원칙이 적용 되고 콘텐츠가 가장 긴 기간 동안 보존됩니다.

보류가 사서함에 적용되는지 확인

Microsoft 365 보존 정책, 보존 레이블, eDiscovery 보존, 소송 보존 또는 기존 In-Place 보존을 적용하든 관계없이 PowerShell을 사용하여 보존이 사서함에 성공적으로 적용되었는지 확인할 수 있습니다. 최근에 보류를 구성한 경우 사서함에 적용될 때까지 기다려야 할 수 있습니다.

실수로 또는 의도하지 않은 삭제를 방지하려면 사용자 계정을 삭제하기 전에 보류를 확인하는 것이 좋습니다. 보류가 적용되지 않으면 사서함이 비활성 사서함으로 변환되지 않습니다.

지침은 Exchange Online 사서함에 배치된 보류 유형을 식별하는 방법을 참조하세요.

비활성 사서함 및 Microsoft 365 보존

Microsoft 365 보존 정책이 사서함에 적용되거나 사서함의 하나 이상의 전자 메일 항목에 보존 레이블이 적용된 다음 Microsoft 365 사용자 계정이 삭제되면 사서함이 비활성 사서함으로 변환됩니다. 비활성 사서함을 만들려면 다음을 수행합니다.

• 보존 설정은 콘텐츠를 유지하거나 콘텐츠를 보존한 다음 삭제하도록 구성해야 합니다. 보존 작업이 콘텐츠만 삭제하도록 구성된 경우 사용자 계정이 삭제될 때 사서함이 비활성 상태가 되지 않습니다. 비활성 사서함의 경우 보존 및 삭제 옵션을 사용하는 것이 좋습니다.

• 보존 설정은 Exchange 사서함과 연결된 보존 위치에 적용해야 합니다.

  • Exchange 전자 메일
  • Microsoft 365 그룹
  • 비즈니스용 Skype
  • Exchange 공용 폴더
  • Teams 채널 메시지
  • Teams 채팅 및 코필로트 상호 작용
  • Teams 비공개 채널 메시지
  • 커뮤니티 메시지 Viva Engage
  • 사용자 메시지 Viva Engage

Microsoft 보존에 대한 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블에 대해 알아보기를 참조하세요.

비활성 사서함을 만드는 데 Microsoft 365 보존을 사용하는 경우 보존 정책 또는 보존 레이블의 보존 설정이 비활성 사서함에 계속 적용됩니다. 즉, 보존 설정이 콘텐츠를 보존하고 삭제하도록 구성된 경우 보존 기간이 만료되면 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동된 다음 결국 비활성 사서함에서 제거됩니다. 보존 설정이 삭제된 항목으로 구성되지 않은 경우 사용자가 영구적으로 삭제하지 않은 항목(사서함이 비활성 상태가 되기 전)은 복구 가능한 항목 폴더로 이동되지 않으며 사서함이 비활성 상태가 되면 무기한 보존됩니다.

적응형 정책 범위를 사용하여 비활성 사서함 보존 관리

적응형 정책 범위를 사용하면 비활성 사서함에 특히 보존 설정을 적용할 수 있습니다. 이 구성의 이점은 다음과 같습니다.

• organization 규정 또는 현역 직원과 이전 직원에 대해 서로 다른 보존 기간이 필요한 정책을 충족할 수 있습니다.

• 이전 직원에 대한 organization 요구 사항을 충족하는 데 필요한 한 사서함 콘텐츠를 보존하도록 보존 설정을 구성할 수 있습니다.

• organization 비활성 사서함에 할당된 보존 정책을 빠르게 식별할 수 있으므로 필요한 경우 보존 설정을 더 쉽게 변경할 수 있습니다.

• 비활성 사서함의 특성 또는 속성에 따라 적응형 scope 구성하여 정책에서 제거할 수 있으므로 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하는 것이 더 쉽습니다. 그렇지 않으면 사서함을 삭제하기 전에 Exchange Online PowerShell을 사용해야 합니다.

정적 정책 범위 및 비활성 사서함 사용

적응형 정책 범위를 사용하지 않고 대신 Microsoft 365 보존과 함께 정적 scope 사용하는 경우 다음을 고려합니다.

• 정적 정책 범위에는 기본 모든 사서함 구성을 사용하지만 특정 포함 또는 제외에 대해서는 지원되지 않는 비활성 사서함이 포함됩니다. 그러나 정책이 적용될 때 활성 사서함이 있는 받는 사람을 포함하거나 제외하고 나중에 사서함이 비활성화되면 보존 설정이 계속 적용되거나 제외됩니다. 이 시나리오에서는 특정 포함 및 제외 제한이 여전히 적용됩니다.

  참고

  또한 모든 사서함의 기본 선택에 적용되는 정적 scope 사용하는 새 Microsoft 365 보존 설정에는 기존의 모든 비활성 사서함이 자동으로 포함됩니다.

• 특정 받는 사람을 포함하도록 모든 사서함 의 기본 선택을 변경하는 경우 정책에 대한 보존 설정은 더 이상 비활성 사서함에 적용되지 않으며, 이제 자동 삭제가 허용됩니다.

• 비활성 사서함에 적용되는 보존 정책을 해제하려면 보존 정책 릴리스를 참조하세요.

비활성 사서함 및 eDiscovery 사례 보류

Microsoft Purview 규정 준수 포털 eDiscovery 사례와 연결된 보류가 사서함에 배치된 다음 사서함 또는 사용자의 계정이 삭제되면 사서함은 비활성 사서함이 됩니다. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. 또한 시간 기반 eDiscovery 보류를 만들 수 없습니다. 즉, 비활성 사서함의 콘텐츠는 보존이 제거되고 비활성 사서함이 삭제될 때까지 영원히 보존됩니다. 따라서 비활성 사서함에 Microsoft 365 보존을 사용하는 것이 좋습니다.

eDiscovery 보존과 Microsoft 365 보존 간의 차이점에 대한 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블을 사용하는 경우 또는 eDiscovery 보존을 참조하세요.

비활성 사서함 및 자동 확장 보관 파일

자동 확장 보관 파일로 구성된 비활성 사서함은 복구하거나 복원할 수 없습니다. 규정 준수 이유로 자동 확장 보관이 있는 비활성 사서함에서 데이터를 복구해야 하는 경우 콘텐츠 검색을 사용하여 사서함에서 데이터를 내보냅니다. 이 작업은 eDiscovery 목적으로만 지원되며 백업 솔루션으로 사용할 수 없습니다. eDiscovery에 대한 데이터 복구에 콘텐츠 검색을 사용하는 지침은 다음 문서를 참조하세요.

• 콘텐츠 검색

• 콘텐츠 검색 결과 내보내기

비활성 사서함과 Exchange MRM 보존 정책

Exchange 보존 정책(Exchange Online 메시징 레코드 관리 또는 MRM 기능)을 적용해도 사용자 계정이 삭제되면 비활성 사서함이 만들어지지 않습니다.

그러나 이 MRM 보존 정책이 비활성 상태가 되기 전에 사서함에 적용된 경우 삭제 정책( 삭제 작업으로 구성된 MRM 보존 태그)은 비활성 사서함에서 계속 처리됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 MRM 삭제 정책으로 태그가 지정된 항목이 복구 가능한 항목 폴더 로 이동됩니다. 이러한 항목은 보존 기간이 만료 될 때 비활성 사서함에서 제거 됩니다. 를 비활성 사서함에 대 한 보존 기간을 지정 하지 않으면 복구할 항목 폴더에서 항목을 무기한 유지 됩니다.

반대로 비활성 사서함에 할당된 MRM 보존 정책에 포함된 모든 보관 정책( MoveToArchive 작업으로 구성된 MRM 보존 태그)은 무시됩니다. 즉, 보존 기간이 만료될 때 보관 정책으로 태그가 지정된 비활성 사서함의 항목이 기본 사서함에 유지됩니다. 보관 사서함으로 또는 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더를 이동 하지는 합니다. 무기한 유지 됩니다.

다음 단계

사서함을 비활성 상태로 만들고 복구, 복원 및 삭제와 같이 관리하려면 비활성 사서함 만들기 및 관리를 참조하세요.