공용 폴더를 배포하기 전에 사용자가 공용 폴더가 제공하는 기능에 익숙해짐으로써 조직의 요구를 충족시킬 수 있도록 해야 합니다.
Exchange Server 공용 폴더는 많은 사용자들이 공유하는 정보의 리포지토리로 사용됩니다. 기업의 요구에 따라 여러 서버로 데이터를 복제해야 할 경우 공용 폴더를 사용해야 합니다. 공용 폴더에 대한 액세스는 MAPI 프로토콜을 통한 일반 사서함 액세스와 통합됩니다.
Exchange 2007 조직에서 다음 조건을 충족할 경우 공용 폴더를 사용해야 합니다.
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조직에 Outlook 2003 클라이언트가 있는 경우
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Exchange 서버가 Lotus Notes와 상호 운용될 경우
일반적으로 공용 폴더는 다음 용도로 사용됩니다.
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통신 공유. 예를 들어 공용 폴더는 메시지 게시를 통한 토론, 공유 전자 메일 메시지, 연락처, 그룹 일정 및 메일 그룹 게시물의 보관에 사용할 수 있습니다.
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콘텐츠 관리 공유. 파일 공유와 마찬가지로 공용 폴더는 문서와 같은 콘텐츠를 저장하는 데 사용할 수 있습니다. 공용 폴더는 버전 관리가 필요하지 않을 때 콘텐츠 공유에도 유용합니다.
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리포지토리 용도. 정보의 오프라인 저장소 또는 복제된 저장소가 필요한 경우 공용 폴더가 이상적인 리포지토리입니다.
그러나 다음 기능에는 공용 폴더가 적합하지 않습니다.
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데이터 보관. 사서함 제한이 설정되어 있는 데 데이터를 보관하기 위해 개인 폴더(.pst) 파일 대신 공용 폴더를 사용하는 경우가 있습니다. 이 경우 공용 폴더 서버의 저장소가 커지고 사서함 제한의 주 목적이 손상되므로 권장되지 않습니다.
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문서 공유 및 공동 작업. 공용 폴더는 제어된 체크 인 및 체크 아웃 기능과 콘텐츠 변경에 대한 자동 알림과 같은 기타 문서 관리 기능과 버전 관리 기능을 제공하지 않습니다.
Exchange 공용 폴더의 특징과 기능을 평가하는 것 외에 데이터 리포지토리 및 공동 작업 도구에 대해 Microsoft Windows SharePoint 제품 및 기술에서 제공하는 특징과 기능을 평가해야 합니다. SharePoint Portal Server 2007에 대한 자세한 내용은 Microsoft Office SharePoint Server TechCenter를 참조하십시오.