메시징 레코드 관리 이해

적용 대상: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2007-07-19

MRM(메시징 레코드 관리)은 조직에서 전자 메일 및 기타 통신과 관련된 법적 위험을 줄일 수 있도록 지원하는 Microsoft Exchange Server 2007의 레코드 관리 기술입니다. MRM을 사용하면 회사 정책, 정부 규정 또는 법적 요건을 준수해야 하는 메시지를 보다 쉽게 보관할 수 있고, 법적 또는 사업적으로 가치가 없는 콘텐츠를 간편하게 제거할 수 있습니다. 이러한 작업은 관리되는 콘텐츠 설정을 적용한 사용자 사서함의 폴더인 관리되는 폴더를 사용하여 수행합니다. 관리자 또는 사용자가 이러한 관리되는 폴더를 사용자의 사서함에 배치하면 사용자는 조직 정책에 따라 개별 메시지 또는 전체 폴더를 관리되는 폴더로 분류합니다. 그러면 관리되는 폴더 내의 메시지가 폴더 콘텐츠 설정에 따라 Exchange에 의해 주기적으로 처리됩니다. 메시지의 보존 기간이 끝나가면 메시지를 보관 또는 삭제하거나 사용자의 주의를 위해 플래그를 지정할 수 있으며 이벤트만 기록할 수도 있습니다.

메시징 레코드 관리 프로세스

메시징 레코드 관리 전략

메시징 관리 정책은 조직에서 법적 요건을 준수하고 정보 기술 리소스를 보호하는 데 도움이 됩니다. 그러나 과거에는 이러한 정책을 적용하는 일이 어렵고 비효과적인 경우가 많았습니다. 사용자의 규정 준수를 모니터링하기가 까다로웠으며 법적 개시 명령을 준수하는 데 많은 비용과 시간이 소모되었습니다. 메시징 관리 프로세스를 자동화하려는 노력은 부분적인 성공밖에 거두지 못했습니다. Exchange 2007의 MRM 기능은 이러한 난제를 해결하거나 완화해 줍니다.

Exchange 2007 메시징 관리 및 정책 적용을 보다 안정적이고 효과적이며 간편하게 하기 위한 전략은 다음과 같은 세 가지 원칙을 바탕으로 합니다.

• 사용자가 직접 메시지 분류

• 오래된 메시지 제거

• 필요한 메시지 보존

사용자가 직접 메시지 분류

Exchange 2007을 사용할 경우 사용자는 자신의 메시지를 분류하고 이를 관리되는 폴더라는 특수 사서함 폴더에 분류하는 방식으로 MRM 프로세스에 참여하게 됩니다. 이러한 분류 프로세스를 사용할 경우 사용자의 요구와 조직의 요구에 맞게 메시지를 분류할 수 있으며, 완전 자동화된 메시징 관리 솔루션에서 발생할 수 있는 메시지 처리 오류를 없애는 데에도 도움이 됩니다.

관리되는 폴더는 사용자의 사서함에 있는 다른 폴더와 비슷하지만, 이동하거나 이름을 변경할 수 없으며 대부분의 경우 삭제할 수 없습니다. 사용자는 해당 콘텐츠 형식에 맞는 관리되는 폴더에 항목을 넣어 보관할 수 있습니다. 또한 규칙을 사용하여 적합한 폴더에 메시지를 분류할 수도 있습니다.

Exchange 관리 콘솔이나 Exchange 관리 셸을 통해 시스템 관리자는 관리되는 폴더를 사용자의 사서함에 추가할 수 있습니다. 조직에서 이러한 목적을 위해 웹 서비스 사이트를 만들 경우 사용자는 해당 사이트의 자체 사서함에서 관리되는 폴더를 추가하거나 제거할 수 있습니다. Exchange 2007에서 웹 서비스를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 Web Services를 참조하십시오.

Microsoft Office Outlook 2007 사용자의 관리되는 폴더에는 저장 용량 제한이 있을 수 있으며, 적용되는 메시징 관리 정책에 대한 설명이 표시될 수 있습니다. 크기 제한이 적용되면서 폴더 설명이 표시된 관리되는 폴더는 이전 버전의 Outlook에서 액세스하는 사서함에 할당할 수 없습니다.

관리자가 관리 프로세스를 세부적으로 제어할 수 있도록 폴더 단위로 콘텐츠 형식에 따라 MRM 정책을 적용할 수 있습니다.

관리되는 사용자 지정 폴더를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더를 만드는 방법을 참조하십시오.

오래된 메시지 제거

관리되는 폴더 사서함 정책을 사용하면 사용자의 사서함에서 오래된 콘텐츠를 처리하고 제거할 수 있습니다. 이러한 만료 정책은 콘텐츠 수명과 메시지 형식(예: 음성 메일 또는 약속)을 기준으로 구성할 수 있고 사용자 사서함의 특정 폴더에 적용할 수 있습니다.

MRM 정책을 적용할 때 수행할 수 있는 작업은 다음과 같습니다.

• 영구적인 콘텐츠 삭제 또는 Outlook 2007의 삭제된 항목 복구 명령으로 복구할 수 있도록 콘텐츠 삭제

• 콘텐츠를 삭제하기 전에 사용자가 검토할 수 있도록 설정된 관리되는 폴더로 콘텐츠 이동. 이렇게 하면 사용자가 항목을 영구적으로 제거하기 전에 검토할 수 있습니다.

• Outlook 2007에서 사용자의 사서함에 있는 메시지를 보존 날짜가 지난 항목으로 표시하여 사용자가 필요한 작업을 수행하도록 알림

오래된 메시지를 처리하는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 콘텐츠 설정을 만드는 방법을 참조하십시오.

필요한 메시지 보존

콘텐츠를 다른 위치에 저널링(복사)하는 관리되는 폴더 사서함 정책을 만들어 보관할 필요가 있는 모든 콘텐츠를 보존할 수 있습니다. 다른 Exchange 사서함을 포함하여 SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) 전자 메일 주소가 있는 곳이면 어디든 가능합니다. 이러한 리포지토리로 보내는 데이터는 분류 정보를 유지하기 위해 레이블로 스탬프 처리됩니다.

보존 설정은 폴더 수준에서 메시지 형식(예: 음성 메일 또는 약속)에 따라 구성할 수 있습니다.

보존 설정을 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 관리되는 콘텐츠 설정을 만드는 방법을 참조하십시오.

클라이언트 액세스 라이선스 및 MRM

Exchange 2007 SP1(서비스 팩 1)을 사용하면 Exchange Standard CAL(클라이언트 액세스 라이선스)이 있는 Exchange 서버의 관리되는 기본 폴더에 MRM을 적용할 수 있습니다. (관리되는 기본 폴더는 받은 편지함처럼 사용자의 Microsoft Office Outlook 사서함에 기본적으로 보이는 폴더입니다.) MRM은 Exchange 2000 Server 및 Exchange Server 2003의 Mailbox Manager 기능과 같은 역할을 합니다. Exchange 2007 SP1에서는 관리되는 기본 폴더를 원하는 수만큼 만들 수 있습니다.

관리되는 사용자 지정 폴더는 MRM의 고급 기능이며, 관리되는 사용자 지정 폴더가 있는 각 사서함에는 Exchange Server Enterprise CAL이 있어야 합니다.

자세한 내용

MRM 구현 및 관리에 대한 자세한 내용은 메시징 레코드 관리를 참조하십시오.

MRM과 관련된 다양한 용어에 대한 자세한 내용은 메시징 레코드 관리 용어를 참조하십시오.