정보 아키텍처 구현 및 관리

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

기업의 정보 아키텍처를 계획 및 관리하면 Microsoft Office SharePoint Server 2007 기반 솔루션이 조직의 요구 사항을 충족하도록 할 수 있습니다. 효율적인 정보 아키텍처가 있으면 솔루션 사용자가 정보를 보다 쉽게 찾고 저장할 수 있으며, 해당 정보의 품질도 향상됩니다. 이 문서의 내용은 다음과 같습니다.

• 정보 아키텍처의 개념 소개

• 조직의 정보 구축자가 Office SharePoint Server 2007을 사용하여 정보 아키텍처를 계획 및 구현하는 데 도움이 되는 리소스를 제공합니다.

• Office SharePoint Server 정보 아키텍처를 관리하는 방법에 대한 권장 사항

• 기업 전체에서 공동 작업을 개선하기 위한 효율적인 정보 아키텍처의 이점을 보여주는 사례 연구를 제공합니다.

이 문서의 내용

• 정보 아키텍처란?

• 정보 아키텍처 계획을 위한 리소스

• 정보 아키텍처 관리

• 사례 연구: 정보 아키텍처를 관리하여 콘텐츠 관련 혼선 방지

정보 아키텍처란?

Office SharePoint Server의 정보 아키텍처는 기업의 정보(문서, 목록, 웹 사이트, 웹 페이지) 사용 가능성과 관리 용이성을 최대화할 수 있는 방식으로 정보를 구성하는 작업입니다. 성공적인 정보 아키텍처 구현에 영향을 줄 수 있는 요인은 다음과 같습니다.

• 정보 검색 용이성

• 정보 저장 및 검색 방법

• 사용자의 정보 탐색 방법

• 정보의 중복 정도

• 각 정보 유형에 대해 사용 가능한 메타데이터

• 정보를 만드는 데 사용되는 서식 파일

• 정보 아키텍처의 관리 효율성

정보 아키텍처의 목표와 구현은 사용하는 솔루션 유형에 따라 달라집니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 기업의 인트라넷 포털 사이트에서 정보 아키텍처를 디자인하는 경우에는 사이트 콘텐츠의 특성을 지정하는 데 사용되는 메타데이터, 사이트 및 문서 라이브러리에 있는 콘텐츠의 구성, 포털 사이트에서 해당 콘텐츠의 사용 가능 여부 및 콘텐츠를 만드는 데 사용할 서식 파일 등을 주로 고려하게 됩니다.

• 인터넷 제공 웹 사이트의 정보 아키텍처를 디자인할 때는 사이트가 하위 사이트 및 웹 페이지 계층 구조로 구성되는 방식, 사이트의 탐색 기능에서 이 계층 구조가 표시되는 방식 및 사이트에서 콘텐츠를 얼마나 쉽게 검색할 수 있는지 등을 주로 고려합니다.

정보 아키텍처 관련 결정 사항은 정보 흐름에도 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어 인트라넷 포털 사이트에서는 대부분의 조직 구성원이 사용할 수 없는 사이트에서 정보 초안을 먼저 작성할 수 있습니다. 이 정보를 조직 전체에서 사용 및 작업할 수 있도록 지정하려면, 정보 수준을 모든 사용자가 사용할 수 있는 위치로 올리기 위한 방법 및 지침을 정보 아키텍처 디자인에 포함할 수 있습니다.

조직의 크기에 따라서는 Office SharePoint Server 기반 솔루션 디자인 및 구현을 담당하는 팀에 정보 구축자를 포함할 수 있습니다. 정보 구축자는 인트라넷 포털 사이트 등의 대규모 웹 환경에서 정보를 구성하는 방법에 대한 전문 지식을 보유하고 있습니다.

정보 아키텍처 계획을 위한 리소스

다음 표에는 정보 구축자가 Office SharePoint Server 솔루션의 정보 아키텍처를 계획하는 데 도움이 되는 리소스가 나와 있습니다.

정보 아키텍처 리소스

정보 아키텍처 관리

기업의 정보 아키텍처에는 관리가 필요합니다. 정보 아키텍처를 관리할 때는 다음 조건을 확인해야 합니다.

• 조직의 IT(정보 기술) 팀이 정보 아키텍처를 구현 및 유지 관리하는 방법을 지정하여 조직의 정보를 관리할 수 있습니다.

• 정보 아키텍처가 기업의 규정 요구 사항, 개인 정보 보호 요구 사항 및 보안 목표를 충족합니다.

• 정보 아키텍처가 조직의 업무 목표를 충족합니다. 정보 아키텍처를 제대로 디자인 및 관리하지 않으면 조직의 업무 효율성이 떨어질 수 있으며, 정보 아키텍처를 적절하게 디자인 및 관리하면 조직의 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

정보 아키텍처를 관리하려면 성공적인 관리에 영향을 줄 수 있는 모든 그룹의 참여가 필요합니다. 정보 아키텍처의 최종적인 목적은 업무 요구 사항을 충족하는 것이므로, 기업의 각 부서 책임자가 이 관리 그룹에서 중심적인 역할을 수행해야 합니다. 가능한 경우에는 계획 팀에 전문적인 정보 구축자를 포함하여 관리 그룹에 참여하도록 하십시오. 이러한 기본 관련자 외에 IT 및 법률 관련 조직의 담당자도 포함해야 하며, 기업 유형에 따라서는 다른 참가자도 포함할 수 있습니다. 주요 참가자 중 하나는 관리 그룹의 임원진 스폰서입니다. 임원진 스폰서는 관리 그룹의 모든 세션에 참가하지는 않지만, 이 역할을 포함해야 관리 그룹이 담당 업무를 수행할 수 있습니다. 또한 임원진 스폰서가 있으면 벤치마크를 통해 정보 아키텍처 관리 작업 진행 상황을 표시할 수 있습니다.

정보 아키텍처 관리 그룹을 가장 효율적으로 운영하는 방법은 기업의 분위기와 업무 방식에 따라 다르지만, 다음과 같은 일반적인 지침이 적용됩니다.

• 정기적인 회의를 진행하고 특히 초기 세션에서 충분한 시간 동안 모든 문제점을 고려합니다.

• 효율적으로 디자인된 공동 작업 사이트를 사용하여 검토 내용을 기록하고 결과물을 유지 관리하는 등 자체적인 검토 과정을 통해 효율적인 정보 아키텍처 방식을 예제화합니다.

• 웹 사이트 및 온라인 설문 조사를 통해 조직의 더 많은 사용자에게 관련 내용을 보고하고 조직 전체에서 요구 사항을 수집합니다.

• 작업과 관련된 일련의 중요 시점과 공유 일정을 유지 관리합니다.

• 조직의 일부 사업부에서 정보 아키텍처 방식을 파일럿 시행해 보고 그 결과를 토대로 조직 내에서 정보 아키텍처 사용 영역을 점차적으로 확대할 수 있습니다.

사례 연구: 정보 아키텍처를 관리하여 콘텐츠 관련 혼선 방지

Fabrikam, Inc.는 연료, 수중 펌프, 완충 장치, 브레이크 패드, 다양한 엔진 부품 등의 자동차 부품을 제조 및 전 세계로 수출하는 업체로, 전 세계 지사의 직원 수는 13,000명 이상이며 각 국가에 50개 이상의 제조 공장이 있습니다. Fabrikam의 IT 조직에서는 전자 메일, 파일 관리, 인터넷 기술 등의 정보 기술을 배포, 운영 및 지원하는 동시에 회사 웹 사이트와 같은 정보 기술 솔루션을 개발합니다.

Fabrikam에서는 오래 전부터 콘텐츠를 회사의 여러 위치에 있는 로컬 파일 서버에 분산된 공유 파일 디렉터리에 저장해 왔는데, 이와 같이 콘텐츠가 분산되어 있어 혼선이 발생하는 경우가 많았습니다. 즉, 중요한 콘텐츠가 매우 많이 중복되어 있어 특정 파일의 "공식" 버전을 찾기가 어려웠으며, 콘텐츠 메타데이터 분류 역시 파일 시스템에서 지원 가능한 항목을 기준으로 매우 제한되어 있었습니다. 회사의 각 사업부에서는 작업 수주, 영업 제안, 인사 문서 등 일반적으로 사용되는 문서에 대해 각각 다른 사용자 지정 서식 파일을 만들어 사용했기 때문에 부서 간에 문서를 비교하기도 어려웠습니다.

이와 같이 파일 공유를 기반으로 하는 정보 아키텍처는 Fabrikam에 적합하지 않기 때문에, Fabrikam의 관리자들은 새로운 포털 기반 기술을 도입을 통해 다음과 같은 목표를 달성하고자 합니다.

• 정보 아키텍처 현대화

• 파일 공유에서 포털 사이트의 라이브러리로 콘텐츠 이동

• 경비 보고서 제출 등 콘텐츠 및 응용 프로그램에 대한 중앙 액세스 제공

• Fabrikam 직원에 대해 중앙 통신을 위한 홈 페이지 제공

Fabrikam은 이러한 단계를 통해 정보 아키텍처를 혁신적으로 변경하고 있습니다.

다음 그림에는 Fabrikam 포털의 초기 아키텍처가 나와 있습니다. 아키텍처 맨 위에 있는 회사 포털은 일반 회사 정보를 전달하기 위한 중앙 위치를 제공합니다. 그 다음 수준에 있는 몇 개의 사이트에서는 직원, 법률 서비스, 재무 서비스 등 조직에 대한 공유 리소스를 제공합니다.

Fabrikam 아키텍처에서 공유 리소스 수준 아래에는 여러 Fabrikam 지사를 위한 사업부별 포털이 있습니다. 초기에는 북미, 유럽, 동아시아 포털을 시범적으로 제공했으며, 시간이 지나면서 오스트레일리아, 아프리카, 남미 등 다른 사업부별 포털도 추가되었습니다. 각 사업부 포털에는 정책, 제품 디자인, 조사, 개발 및 고객 데이터를 저장하기 위한 저장소가 포함됩니다.

파일 공유 기반 공동 작업에서 포털 기반 공동 작업으로 변경한 결과는 포털 서비스 스폰서와 Fabrikam 직원들에게 모두 실망스러웠습니다. "콘텐츠 관련 혼선"이 완화된 것이 아니라 단순히 파일 공유에서 포털 사이트로 이동되었기 때문입니다.

자재 구입, 고객 관계, 부품 디자인 및 사양 지정, 일부 인사 프로세스 등과 같은 Fabrikam의 주요 업무는 사업부 수준에서 수행되므로, 각 사업부에서는 이러한 업무를 지원하기 위한 로컬 콘텐츠를 개발했습니다. 즉, 각 사업부에서 정책 설명, 부품 청사진 및 사양, 직원 관련 문서, 고객 관계 관련 문서 및 유사 콘텐츠를 로컬에서 만들어 관리했습니다. 이러한 문서의 서식 파일과 메타데이터 스키마도 사업부 포털별로 달랐습니다. 각 부서별로 메타데이터의 구체적인 내용이 달라질수록 부서 간에 콘텐츠를 검색하기가 더욱 어려워졌습니다. 부서 간에 문서를 찾으면 보통 해당 문서에 보다 쉽게 액세스할 수 있도록 다른 사업부의 포털에 복사하는 경우가 많았습니다. 이러한 프로세스로 인해 문서 복제본이 너무 많아져서 문서의 "공식" 버전을 찾기도 점점 어려워졌습니다. 또한 사업부 포털의 일부 문서에는 보안이 설정되어 있어 다른 사업부의 직원은 볼 수가 없었습니다. 문서 초안을 작성할 때는 이러한 방식이 적합하지만, Fabrikam에는 기업 전체에서 문서를 볼 수 있도록 설정하는 시기와 방법에 대한 어떤 지침도 없었습니다.

이와 같이 갈수록 증가하는 포털에 대한 불만을 해소하기 위해 여러 Fabrikam 부서의 관리자와 핵심 IT 팀 구성원 및 포털 구축자로 구성된 전략 팀이 구성되었습니다. 이 팀에서는 다음과 같은 작업을 수행했습니다.

• Office SharePoint Server 포털 배포의 현재 상태 평가

• 포털에 필요한 권장 변경 작업 제시

• 시간에 따른 개선 사항 측정 방법 결정

포털 전략 개발 팀에서는 현재 포털 분류 방식의 "사업부별" 구성이 모든 문제의 근본 원인이라는 결론을 내렸습니다. 즉, 각 사업부에서는 피어 사업부어세 개발한 전문 기술과 최상의 방법을 활용하지 않은 채 단지 프로세스를 복제하고 콘텐츠를 계속해서 저장하기만 했던 것입니다. 이로 인해 공동 작업 효율성이 떨어지고 리소스가 낭비되었으며 콘텐츠와 관련한 작업의 혼선이 발생한 것입니다. 개발 팀에서는 기업 포털을 보다 "효율적으로 운영할 수 있는" 방식으로 구성하고자 했습니다. 정보 아키텍처를 개선하기 전에는 정보 기술과 재무 등의 공유 리소스가 모든 사업부를 포함하며 모든 사업부에서 볼 수 있는 포털 분류에 표시되고 있었습니다. 포털 전략 개발 팀은 고객 관리, 공급업체 관계, 공장 구성, 연구/디자인 등의 기타 운영 원칙을 사업부 수준에서 사이트 계층 구조의 공유 리소스와 동일한 수준으로 이동해야 한다는 결론을 내렸습니다. 즉, 콘텐츠의 위치가 아닌 메타데이터를 통해 정보를 여러 사업부에 연결하고자 했습니다.

다음 그림은 Fabrikam 포털의 수정된 아키텍처입니다.

이러한 방식으로 Fabrikam의 포털을 재구성한 결과, 업무는 비슷하지만 표준 및 프로세스를 공동으로 작업해 본 적이 거의 없는 기업 내의 여러 부서에서 공동 작업을 수행할 수 있게 되었습니다. 예를 들어 중앙 저장소에 디자인 파일을 저장하면 여러 사업부에서 하나의 표준 도구를 사용하여 자동차 부품을 디자인할 수 있습니다. 이와 같은 변화로 인해 비용과 교육 시간이 감소했습니다. 뿐만 아니라 엔지니어를 위한 최상의 디자인 방법을 기업 전체에서 확인하고 새 디자인 프로젝트의 기준으로 사용할 수 있게 되었습니다.

다음은 새롭게 디자인된 포털 아키텍처의 이점 요약입니다.

• 중앙에서 정보에 액세스할 수 있습니다.

• 중복 콘텐츠가 줄어듭니다.

• 각 콘텐츠 항목의 공식 버전을 쉽게 확인할 수 있습니다.

• 메타데이터가 표준화됩니다.

• 서식 파일이 표준화됩니다.

• 공동 작업과 최상의 방법 공유가 간편해집니다.

포털을 다시 디자인 및 구현하는 것은 시작에 불과했습니다. 포털 전략 개발 팀에서는 임원진 스폰서의 도움을 받아 포털의 관리 그룹으로 임명되었으며, 정책 및 표준을 개발함으로써 포털 사용자의 요구를 대변하게 되었습니다. 이를 통해 조직 전체 직원들이 책임감을 가지고 업무를 수행할 수 있게 되었으며, 포럼을 통해 포털을 평가 및 개선함으로써 포털 기능을 향상시키는 동시에 기업의 Office SharePoint Server 기술에 대한 투자 수익을 극대화할 수 있었습니다. 관리 위원회에서는 다음과 같은 요소를 감독했습니다.

• 메타데이터 표준

• 서식 파일 표준

• 기업 전체에서 정보를 사용할 수 있도록 설정해야 하는 경우의 지침

• 회사 및 정부 규정 준수

• 교육 표준

• 콘텐츠 브랜딩 표준

Fabrikam은 이러한 개선 과정을 통해 막대한 포털 관련 투자 수익을 얻을 수 있었습니다. 전략 팀에서는 1년에 걸친 프로젝트를 시행하여 콘텐츠 인벤토리를 수행했으며, 그 결과 5십만 개의 문서 중에 중복되는 것은 230개뿐이었습니다. 즉, 작업을 중앙 집중화한 결과 막대한 비용이 절약된 것입니다. 또한 직원 만족도 조사에서도 포털에 대한 만족도가 크게 높아졌습니다. Fabrikam의 공동 작업 환경이 전체적으로 개선된 것입니다.

이 문서의 다운로드

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• 사이트 및 기능 계획, 제1부

사용 가능한 문서의 전체 목록은 다운로드 가능한 Office SharePoint Server 2007 관련 콘텐츠 (영문)를 참조하십시오.

참고 항목

개념

관리 방식

기타 리소스

SharePoint 사이트 간 구성기(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x412) (영문)