SharePoint Server의 문서 관리
적용 대상:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
이 문서에는 SharePoint Server를 기반으로 하는 문서 관리 솔루션의 다양한 요소에 대한 개략적인 설명이 포함되어 있습니다.
문서 관리 기능은 조직의 문서 주기(문서를 만들고, 검토하고, 게시하고, 최종적으로 문서를 폐기하거나 보관하는 과정)를 제어합니다. "관리"라는 용어는 조직의 상층부에서 정보를 제어하는 것을 의미하지만 효율적인 문서 관리 시스템은 시스템을 사용하는 조직의 문화를 반영해야 합니다. 문서 관리에 사용하는 도구는 기업의 문화와 목표에 맞는 문서 주기를 엄격하게 제어하되, 기업에서 필요한 경우에는 보다 느슨한 구조의 시스템을 구현할 수도 있을 정도의 유연성을 갖추어야 합니다.
Microsoft 365의 SharePoint에 대한 공동 작업 거버넌스에 대해 알아봅니다.
문서 관리 시스템의 요소
효과적인 문서 관리 솔루션은 다음을 지정합니다.
조직 내에서 만들 수 있는 문서 및 기타 콘텐츠 형식
각 문서 유형에 사용할 서식 파일
각 문서 유형에 제공할 메타데이터
문서 주기의 각 단계에서 문서를 저장할 위치
문서 주기의 각 단계에서 문서에 대한 액세스를 제어할 방법
팀 구성원이 문서 작성, 검토, 승인, 게시 및 폐기에 참가하는 조직 내에서 문서를 이동하는 방법
SharePoint Foundation 2013에는 문서 관리의 이러한 모든 측면을 구현하는 기능이 포함되어 있습니다. SharePoint Server에는 동일한 기능이 포함되어 있으며 다음도 추가됩니다.
문서 관련 작업을 감사하고 문서를 적절히 보존 및 폐기하며 조직에 중요한 콘텐츠를 보호할 수 있도록 문서에 적용할 정책
법적 요구 사항과 회사 지침에 따라 보존해야 하는 회사 기록으로서 문서를 처리하는 방법
정보 작업자가 일상적인 작업과 친숙한 도구에서 벗어나지 않고도 이러한 기능을 쉽게 활용할 수 있도록 Microsoft Outlook 및 Word와 같은 Microsoft Office 시스템의 애플리케이션에는 문서의 수명 주기에서 각 단계를 지원하는 기능도 포함됩니다.
계획 프로세스
문서 관리 계획 프로세스는 다음과 같은 주요 단계로 구성됩니다.
문서 관리 역할 식별 계획에서 조직의 주요 이해 관계자의 피드백을 통합하고, 솔루션을 구현할 수 있는 최상의 팀이 있고, 문서 관리 프로세스에 누가 참여할지 알고 있는지 확인합니다.
문서 사용량 분석 문서에서 작업하는 사람을 식별한 후 해당 문서에서 작업하는 문서의 종류와 문서 사용 방법을 결정합니다.
문서 구성 계획 사이트 모음, 사이트 및 라이브러리에서 문서를 구성할 수 있습니다. SharePoint Server는 빠른 문서 만들기 및 공동 작업을 위해 특수 사이트에서 느슨하게 구조화된 문서 라이브러리에 이르기까지 문서를 구성하고 저장하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 라이브러리 내에서 콘텐츠를 추가적으로 폴더 및 하위 폴더로 구성할 수 있습니다.
위치 간에 콘텐츠 이동 방법 계획 수명 주기의 다른 단계에서 한 사이트 또는 라이브러리에서 다른 사이트 또는 라이브러리로 문서를 이동하거나 복사해야 할 수 있습니다.
콘텐츠 형식 계획 콘텐츠 형식을 사용하여 메타데이터, 문서 템플릿 및 워크플로 프로세스와 같은 문서에 대한 정보를 구성합니다. 이 방법을 구현하는 것은 문서를 구성하고 조직 전체에서 일관성을 적용하는 데 도움이 되는 중요한 단계입니다.
워크플로 계획 조직의 워크플로를 계획할 때 각 참가자가 문서의 수명 주기에서 공동 작업할 때 문서가 한 팀 구성원에서 다른 팀원으로 이동하는 방식을 제어하고 추적할 수 있습니다. SharePoint Server에는 문서 검토 및 승인과 같은 일반적인 팀 작업에 대한 워크플로가 포함되어 있습니다. SharePoint Server는 사용자 지정 워크플로 만들기 및 설치도 지원합니다.
콘텐츠 거버넌스 계획 콘텐츠 형식 또는 스토리지 위치를 기반으로 적절한 수준의 제어를 계획할 수 있습니다. 예를 들어 특정 라이브러리의 문서를 편집하려면 먼저 체크아웃해야 하도록 요구할 수 있습니다.
정책 계획 각 콘텐츠 유형에 대해 정보 관리 정책을 계획하여 조직의 기관 및 법적 요구 사항에 따라 문서를 감사, 보존 및 처리하도록 합니다. SharePoint Server에는 감사, 문서 보존 및 바코드를 구현하는 정책이 포함되어 있습니다(인쇄된 콘텐츠가 해당 전자 버전과 상호 연결될 수 있는지 확인).
참고
SharePoint Foundation 2013에서는 정책을 사용할 수 없습니다.