Outlook 2010의 규정 준수 및 보관 계획

보존 정책 정의

조직, 부서 및 사용자에 대해 사용할 보존 정책을 결정하려면 법률 또는 규정 준수 부서와 논의를 거쳐야 합니다. 회사에는 보존 정책을 사용하여 적용할 수 있는 추가 규정 또는 정부 규정이 적용될 수 있습니다. 부서마다 각기 다른 규정이 적용될 수 있으므로 정책을 관리하기 편리한 논리 그룹으로 정리해야 합니다. 회사에서 준수해야 하는 정책을 파악하고 나면 이러한 정책을 가장 효과적으로 구현하는 방법을 결정할 수 있습니다.

개인 태그는 사용자가 만든 개별 메시지 및 폴더에 적용하기 위해 해당 사용자에게 적용할 수 있는 정책입니다. 사용자가 준수할 정책을 정의할 때는 개인 태그를 10개 이하로 사용하는 것이 좋습니다. 이보다 많으면 사용자에게 부담이 될 수 있습니다. 또한 Outlook에서는 리본 메뉴의 정책 할당 갤러리에 한 번에 10개의 개인 태그만 표시합니다. 사용자가 액세스해야 하는 개인 태그가 10개를 초과하는 경우 정책 할당 갤러리에서 기타 보존 정책을 선택하면 됩니다.

만들 정책 유형 결정

사용자 그룹별로 필요한 보존 정책을 파악했으면 이제는 이러한 정책을 구현하는 방법을 결정하면 됩니다.

보존 정책의 유형에는 크게 세 가지가 있습니다.

1. 기본 정책 태그   Exchange 관리자가 배포하며 사용자 사서함의 모든 전자 메일 메시지와 사용자가 만든 모든 폴더에 적용되는 정책입니다. 이 정책은 사용자가 변경할 수 없습니다. 또한 모든 전자 메일 메시지에 하나 이상의 정책이 적용되도록 하는 유일한 정책 유형입니다.

2. 보존 정책 태그   사용자 사서함의 다음과 같은 특수 폴더에 적용할 수 있는 정책 유형입니다.

   • 받은 편지함

   • 임시 보관함

   • 보낸 편지함

   • 지운 편지함

   • 정크 메일

   • 보낼 편지함

   • RSS 피드

   • 동기화 문제

   • 대화 내용

   참고

   이러한 특수 폴더에 대한 정책은 해당 폴더에 보존 정책 태그가 적용되어 있지 않더라도 사용자가 변경할 수 없습니다.

3. 개인 태그   사용자가 만든 폴더 및 개별 전자 메일 메시지에 적용할 해당 사용자에 대한 보존 정책 UI(사용자 인터페이스)에 나타나는 정책 유형입니다.

   1. 사용자는 이 섹션 앞부분의 보존 정책 태그에 나와 있는 특수 폴더에 이러한 정책을 적용할 수 없습니다.

   2. 사용자는 이러한 정책을 특수 폴더 자체가 아닌 폴더 내의 전자 메일 메시지에 적용할 수 있습니다.

   3. 사용자는 이러한 정책을 자신이 직접 만든 폴더에 적용할 수 있습니다.

   참고

   검색 폴더는 실제 전자 메일 메시지를 포함하지 않기 때문에 보존 정책을 지원하지 않습니다.

보존 정책 준비 기간 및 교육

사용자가 시스템을 올바르게 사용하는 방법을 익히고 전자 메일 메시지를 삭제하는 시기와 이유를 이해하도록 하려면 사용자를 대상으로 보존 정책에 대한 교육을 실시해야 합니다. 사용자가 개인 태그를 적절히 적용하고 특정 시간이 지나면 폐기할 콘텐츠를 알고 있도록 데이터를 유지하거나 폐기하는 이유를 이해시켜야 합니다.

제안되는 단계:

1. 사용자의 사서함에 정책을 할당하고 해당 사서함을 보존 대기 상태로 둡니다. 이렇게 하면 정책을 통해 전자 메일이 삭제되는 일이 발생하지 않게 됩니다. 자세한 내용은 사서함을 보존에 배치(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158\&clcid=0x412)를 참조하십시오.

2. 사용자에게 보존 정책을 사용하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 준비 기간 동안 정책을 폴더 및 메시지에 적용해야 하며 그렇지 않으면 오래된 메시지는 삭제될 수 있다는 내용을 사용자에게 설명합니다. 자세한 내용은 전자 메일 메시지에 보존 정책 할당(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x412)을 참조하십시오.

3. 준비 기간이 끝나기 며칠 전 사용자에게 준비 기간 마감 시한을 상기시킵니다.

4. 마감 시한에 보존 대기 상태에서 사용자를 제거합니다.

사용자가 새로운 시스템에 적응하려면 어느 정도 시간이 걸릴 수 있기 때문에 준비 기간을 정해서 보존 정책을 거부감 없이 사용할 수 있도록 유도하는 것은 매우 중요합니다. 사용자는 정확한 폴더에 올바른 개인 태그를 적용해야 하며 자신의 정보가 자동으로 삭제된다는 개념에 익숙해져야 합니다. 사용자의 사서함에서 보존 대기를 제거하기 전에 사용자가 최소한 3개월 동안 보존 정책과 전자 메일을 함께 사용해 보도록 하는 것이 좋습니다. 이를 통해 사용자는 자신의 정보가 폐기되기 전에 보존 정책 기능을 확인하고 액세스할 수 있게 됩니다. 그러면 사용자가 보존 정책을 자신의 워크플로에 통합하고 전자 메일 메시지에 발생하는 사항을 이해하기가 보다 수월해집니다.

이와 마찬가지로 장기 휴가 또는 병가로 자리를 비우는 경우와 같이 사용자가 자신의 전자 메일 메시지를 모니터링하지 않는 기간 동안에도 사용자의 사서함을 보존 대기 상태로 두어야 합니다. 이렇게 하면 사용자의 정보가 실수로 삭제되지 않습니다. 회사로 다시 돌아와 충분한 시간 동안 전자 메일 메시지를 검토했으면 보존 대기를 해제합니다.

보존 정책에 대해 사용자 교육

사용자는 보존 정책의 다양한 측면에 대해 알고 있어야 하는데, 이러한 측면은 사용자의 경험은 물론 회사에서 정한 보존 정책의 궁극적인 효과에까지 영향을 미치기 때문입니다. 자세한 내용은 전자 메일 메시지에 보존 정책 할당(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x412)을 참조하십시오.

• 사용자는 준비 기간이 끝날 때 메시지가 실수로 삭제되지 않도록 필요한 경우 해당 폴더에 대한 보존 정책을 확인하고 변경해야 합니다.

• 준비 기간 동안에는 보존 정책으로 인해 메시지가 자동으로 삭제되지는 않습니다.

• 사용자가 자신의 폴더 또는 개별 전자 메일 메시지에 대한 보존 정책을 변경하지 않으면 기본 정책 태그에 따라 정책 기간보다 오래된 모든 전자 메일 메시지가 삭제됩니다. 따라서 기본 정책 태그의 보존 기간은 명확히 언급해야 합니다.

• 받은 편지함, 보낸 편지함 및 지운 편지함 폴더 등의 특수 폴더에 대한 폴더 정책을 사용자가 변경할 수는 없습니다. 특수 폴더에 적용되는 정책은 명확히 언급해야 합니다.

• 사용자가 특수 폴더의 메시지에 다른 정책을 적용하려는 경우에는 해당 메시지에 개인 태그를 수동으로 적용하면 됩니다.

• 사용자가 전자 메일 메시지에 개인 태그를 추가하는 경우 이 개인 태그는 폴더 정책, 즉 기본 정책 태그보다 우선하게 됩니다.

• 보존 정책은 전자 메일 메시지에만 적용되므로 해당 일정의 모든 모임 및 약속은 삭제되지 않습니다.

• 하위 폴더는 상위 폴더의 보존 정책을 상속합니다.

• 보존 정책은 Outlook 데이터 파일(.pst)의 메시지는 삭제하지 않습니다.

• 사용자는 리본 메뉴의 정책 할당 갤러리를 사용하여 메시지에 보존 정책을 적용할 수 있습니다.

• 사용자는 정책 할당 갤러리의 폴더 정책 설정을 사용하여 만든 폴더에 보존 정책을 적용할 수 있습니다.

• 사용자는 정책 할당 갤러리의 곧 만료되는 항목 보기를 선택하여 30일 이내에 만료되는 모든 메시지의 목록을 확인할 수 있습니다.

• 사용자는 읽기 창의 CC 줄 아래 또는 읽기 검사 프로그램의 맨 아래를 확인하여 메시지에 적용되는 보존 정책을 결정할 수 있습니다.

법적 보존 또는 조사 대상인 사용자

Outlook 2010 및 Exchange Server 2010에는 보존 대기와 소송 대기라는 법적 보존과 관련된 두 가지 옵션이 있습니다. 보존 대기는 사서함이 보류 상태가 되었음을 사용자에게 명확하게 알려 줍니다. 소송 대기는 정보를 제공하지 않으며 사용자에게 사서함을 조사 중이라는 사실을 알리지 않습니다.

다음 표에는 보존 대기 및 소송 대기와 함께 사용할 수 있는 기능이 요약되어 있습니다. 복구 가능한 항목 및 기록 중 복사 기능은 다음 섹션에서 설명합니다.

보관 정책 결정

기본적으로 개인 보관함이 제공되는 사용자에 대해서는 다음과 같은 보관 정책이 만들어집니다.

• 기본 정책(– 2년)   사용자의 전체 사서함에 기본 보관 정책이 적용되며, 받은 지 2년이 지난 모든 전자 메일 메시지가 보관됩니다.

• 개인 태그   기본적으로 폴더 및 전자 메일 메시지에 적용하기 위한 다음과 같은 개인 태그가 사용자에게 제공됩니다.

  • 6개월

  • 1년

  • 2년

  • 5년

  • 무기한

받은 편지함 및 보낸 편지함 폴더 같은 사용자 사서함의 특수 폴더에 Exchange를 통해 보관 정책을 적용할 수는 없습니다. 기본적으로 사용자 사서함의 모든 폴더는 기본 정책을 상속합니다. 그러나 사용자는 개인 태그를 사용하여 모든 폴더 또는 전자 메일 메시지에 대한 정책을 변경할 수 있습니다.

사용자에게 개인 보관함에 대한 교육 실시

개인 보관함의 다음과 같은 측면은 사용자의 환경과 사용자가 기능을 사용하는 방식에 영향을 주므로 사용자는 이에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 사용자의 사서함 폴더에 대해 보관 정책을 설정하는 준비 기간을 두는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 밤사이 전자 메일 메시지가 옮겨져도 사용자가 당황하지 않게 됩니다.

• 사용자가 오프라인 상태이거나 사용자의 Exchange Server 컴퓨터에 연결할 수 없는 경우에는 개인 보관함을 사용할 수 없습니다.

• Exchange Server에서는 24시간 동안 보관할 준비가 된 전자 메일 메시지를 자동으로 이동합니다. 따라서 폴더에 대해 보관 정책을 설정한 사용자에게는 이 작업의 결과가 바로 나타나지 않습니다.

• 사용자가 Exchange Server를 사용하여 메시지를 바로 보관할 수는 없습니다. 바로 보관해야 하는 메시지는 사용자가 보관함으로 직접 이동해야 합니다.

• 자동 보관 기능은 사용자가 사용할 수 없으며 메시지를 보관하지 않습니다. 메시지를 삭제하거나 Outlook 데이터 파일(.pst)로 이동하기 위해 자동 보관을 설정한 사용자는 적절한 보존 및 보관 정책을 적용해야 목적을 달성할 수 있습니다.

• 보관함에 만들어진 폴더에는 사서함에 있을 때와 동일한 보존 정책이 적용됩니다. 마찬가지로 보관함의 메시지에도 사서함에 있을 때와 동일한 보존 정책(적용된 정책이 있던 경우)이 적용됩니다. 보존 정책이 적용된 메시지는 개인 보관함에서 만료됩니다.

조직의 Outlook 데이터 파일(.pst) 관리

조직의 전자 메일이 사용자의 사서함이나 조직의 규정 준수 인프라 밖으로 옮겨지지 않도록 하려면 DisableCrossAccountCopy 레지스트리 키를 배포하면 됩니다. 이렇게 하면 사용자가 정보를 Outlook 데이터 파일(.pst)에 저장하거나 Outlook의 다른 전자 메일 계정에 복사하지 못하게 됩니다. 이 레지스트리 키를 배포하려면 이를 사용자의 레지스트리에 수동으로 추가하거나 그룹 정책의 계정 간에 항목 복사 또는 이동 금지 설정을 사용합니다.

이 레지스트리 키를 사용하면 Outlook 2010에서 일반적으로 사용되는 두 레지스트리 키인 DisablePST와 PSTDisableGrow를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이 레지스트리 키는 .pst의 사용을 제한하지 않으면서 데이터를 제한된 계정 밖으로 이동할 수 없도록 하므로 사용자는 Outlook에서 전자 메일 메시지를 .pst 파일로 전달할 수 있는 개인 전자 메일 계정을 사용할 수 있습니다. 또한 기존 .pst 파일에서 메시지를 읽고 복사할 수도 있습니다. 이러한 이유로 DisablePST와 PSTDisableGrow를 사용할 필요가 없도록 하려면 DisableCrossAccountCopy 레지스트리 키를 사용하는 것이 좋습니다. 또한 사용자가 Microsoft SharePoint 2010 제품의 동기화된 목록 외부로 데이터를 복사하지 못하도록 할 수도 있습니다.

DisableCrossAccountCopy 레지스트리 키는 **HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\**에 있습니다.

또는 사용자 구성\관리 템플릿\Microsoft Outlook 2010\계정 설정\Exchange에서 계정 간에 항목 복사 또는 이동 금지 설정을 사용하도록 지정하여 그룹 정책의 DisableCrossAccountCopy를 설정할 수도 있습니다.

조직에서 이미 DisablePST 또는 PSTDisableGrow 레지스트리 키를 배포한 경우 이들 키가 DisableCrossAccountCopy 키의 동작에 영향을 주지는 않습니다. Outlook 2010에 대해 DisableCrossAccountCopy 레지스트리 값이 구성되어 있는 경우 Outlook은 DisablePST 및 PSTDisableGrow 레지스트리 값을 무시합니다. 이 경우에는 Outlook 데이터 파일(.pst)을 완전히 제거할 수 없습니다. 그러나 DisableCrossAccountCopy 키가 설정되어 있을 때는 회사 데이터를 Outlook 데이터 파일(.pst)로 이동할 수 없습니다.

Outlook 2010을 사용하지 않는 사용자가 있는 경우 세 개의 키를 모두 동시에 배포할 수 있습니다. 그러나 대부분의 조직에서는 DisablePST 및 PSTDisableGrow 레지스트리 키가 필요하지 않습니다.

다음 목록에는 계정 또는 Outlook 데이터 파일(.pst) 외부로 전자 메일 메시지의 복사 또는 이동이 제한되는 방식이 나열되어 있습니다.

• 사용자는 제한된 계정에서 다른 계정 또는 Outlook 데이터 파일(.pst)로 메시지를 끌어서 놓을 수 없습니다.

• 사용자는 이동 메뉴를 사용하여 제한된 계정에서 다른 계정 또는 Outlook 데이터 파일(.pst)로 메시지를 이동하거나 복사할 수 없습니다.

• 자동 보관 기능을 사용하는 경우 제한된 모든 계정에서 데이터를 보관할 수 없게 됩니다.

• Backstage 보기의 사서함 정리 메뉴에서 보관 옵션을 사용하면 제한된 계정이 보관 옵션으로 나열되지 않습니다.

• 규칙을 사용하면 제한된 계정 밖으로 메시지가 이동하지 않습니다.

• 사용자는 제한된 계정에서 메시지를 내보낼 수 없습니다.

• 정리 기능을 사용해도 제한된 계정에 있는 전자 메일 대화 내용의 중복된 부분이 삭제되지 않습니다.

사용자가 제한된 계정에서 자신의 컴퓨터로 메시지를 이동하거나 복사하지 못하게 하려면 DisableCopyToFileSystem 레지스트리 키를 배포하면 됩니다.

DisableCopyToFileSystem 레지스트리 키는 **HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\**에 있습니다.