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Office 2010에서 문서 변환 계획

 

적용 대상: Office 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-29

비즈니스는 매일 작성, 편집 및 사용되는 콘텐츠를 기반으로 실행되므로, 이러한 콘텐츠에 대해 Microsoft Office 2010 마이그레이션이 줄 수 있는 잠재적 영향을 이해해야 합니다. 이때 고려해야 할 중요한 사항은, 일부 이진 Office 파일만 Open XML 형식으로 변환할지 아니면 모든 파일을 변환할지 여부입니다. 대부분의 경우 조직에서는 변환 프로젝트를 업무상 중요한 파일로 제한하고, 나머지 파일에 대해서는 호환 모드를 사용할 수 있습니다. 반면, 문서 관리 프로세스와 보관, 감사 및 분류 정책을 사용하는 조직에서는 비즈니스 요구상 전체적인 변환을 수행해야 할 수도 있습니다. 2007 Office System을 사용하며 이미 Open XML 파일 형식으로 표준화를 완료한 조직에서는 Office 2010에서 사용하기 위해 기존 Open XML 파일을 변환하거나 수정할 필요가 없습니다.

이 문서의 내용

  • Office 2010의 변환 개요

  • 변환이 조직에 적합한지 확인

  • OMPM이 조직에 적합한 도구인지 확인

  • OMPM 계획 및 변환 지침

Office 2010의 변환 개요

Office 2010으로의 마이그레이션을 계획할 때는 조직의 이진 Office 파일(예: .doc, .ppt, .xls 파일) 중 일부만 Open XML 형식으로 변환할지, 아니면 모든 이진 파일을 변환할지를 고려해야 합니다. 2007 Office system에 처음 도입된 Open XML 형식은 이진 파일에 비해 크기는 더 작고 정보 보안은 보다 향상된 XML 기반 파일 형식입니다. Office 2010 및 Open XML 형식으로 표준화하는 경우 사용자가 서로 다른 파일 형식과 Office 버전을 사용하여 작업하는 경우 발생할 수 있는 호환성 문제를 방지할 수 있습니다. 그러나 사용자가 호환 모드를 사용하는 경우에는 대부분의 이진 형식 파일이 Office 2010에서 정상적으로 열립니다. 따라서 모든 파일을 변환해야 하는 것은 아닙니다. 호환 모드가 대부분의 파일에 대해 비즈니스 요구를 충족하는 경우에는 업무상 중요한 파일 및 잠재적인 호환성 문제가 있는 것으로 확인된 파일만 중점적으로 변환하여 호환에 필요한 작업과 시간을 줄일 수 있습니다.

전체 파일 변환을 수행할지, 호환 모드를 사용할지를 평가하고 나면 대부분의 조직에서는 Office 2010의 호환성 기능을 사용해도 요구를 충분히 충족할 수 있다고 결정하여 일괄 변환 프로세스를 완전히 건너뛰게 됩니다. 마이그레이션이 진행되면 이러한 조직의 Office 2010 사용자는 새 파일을 Open XML 형식으로 저장하고, 이진 파일을 편집하는 중에 변환할 수 있습니다. 아직 Office 2010으로 마이그레이션하지 않은 사용자도 호환 기능 팩을 사용하여 Open XML 파일을 편집할 수 있습니다. 이 "작업 중 변환" 방법을 사용하는 경우 가장 자주 사용하는 파일은 사용자가 Open XML로 변환하며, 오래되어 사용하지 않는 파일은 이진 형식으로 유지됩니다.

그러나 이진 파일과 Open XML 파일을 둘 다 유지 관리하는 것이 모든 조직에서 가장 적합한 방법은 아닙니다. 일부 조직의 경우, 특히 새 기능을 사용하기 위해 Office 2010으로 마이그레이션하는 경우에는 파일을 변환하는 것이 좋습니다. 다음과 같은 조직의 경우에는 특히 파일을 변환해야 합니다.

  • 문서 관리 제품을 사용하며 이러한 제품을 통해 관리되는 파일의 위치와 종류를 파악하고 있는 조직

  • 보관, 규정 준수, IRM(정보 권한 관리) 또는 감사 정책을 사용하여 문서를 관리하는 조직

  • 업무상 중요한 문서를 사용하며, IT 부서에서 사전에 파일을 변환함으로써 이러한 문서를 보다 효율적으로 관리할 수 있는 조직

  • 이진 파일에 비해 Open XMl 파일의 크기가 작아, 업무 효율성을 위해 Office 2010으로 마이그레이션하는 조직

변환 프로세스에서는 변환할 파일을 파악 및 평가하고, 변환 자체를 수행한 다음, 변환된 문서에서 서식 또는 기타 문제를 수정합니다. Microsoft에서는 평가 및 변환 프로세스를 쉽게 수행할 수 있도록 Office 2010 OMPM(마이그레이션 계획 관리자)을 제공합니다. OMPM의 도구를 사용하여 Office 97-Office 2003 파일에 변환 문제가 있는지 검색하고, 검색 데이터를 분석하는 데 도움이 되는 보고서를 만들고, 검색 데이터를 저장하고, 필요한 경우 이진 Office 파일을 Open XML 파일 형식으로 변환할 수 있습니다. 이 문서에서는 OMPM을 평가하고 대규모 환경에서 OMPM을 사용하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. OMPM에 대한 자세한 내용은 Office 2010의 Office 마이그레이션 계획 관리자 개요에 나와 있으며, Microsoft 다운로드 센터(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0x412)(영문일 수 있음)에서 OMPM을 다운로드할 수 있습니다.

변환이 조직에 적합한지 확인

수백, 수천, 심지어는 수백만 개에 달하는 이진 형식의 Office 문서를 보유한 조직도 있습니다. 이와 같이 매우 큰 규모의 변환 프로젝트를 시작하려면 먼저 변환에 대한 강력한 비즈니스 요구 사항을 설정해야 합니다. 또한 파일이 저장된 위치와 형식도 확실하게 파악해야 합니다. 프로젝트의 비즈니스 요구 사항과 범위가 명확하지 않은 경우, 호환 모드를 사용하는 것이 일부 또는 모든 조직의 파일에 대한 비즈니스 요구를 충족하는지를 먼저 결정해야 합니다. 결정 시에는 다음 리소스를 참조할 수 있습니다.

Office 2010 마이그레이션 프로젝트의 시간과 길이 역시 파일을 변환함으로써 얻게 되는 비즈니스 가치에 영향을 줄 수 있습니다. 소수의 사용자만 Office 2010을 실행하는 경우에는 장시간의 마이그레이션 중에 이진 파일을 Open XML로 변환해도 얻을 수 있는 가치가 거의 없습니다. 또한 장시간의 마이그레이션을 수행하는 경우에는 이전 버전의 Office를 사용하는 일부 사용자가 계속해서 이진 형식으로 파일을 만들기 때문에 변환을 여러 번 수행해야 할 수도 있습니다. 비즈니스 요구상 변환을 반드시 수행해야 하는 경우에는 문서를 공유하는 사용자를 파악하여 최대한 근접하게 마이그레이션하는 것이 좋습니다. Office 2003 이하 버전 사용자의 경우 호환 기능 팩을 사용하여 Open XML 파일을 보고 편집할 수 있습니다. 시스템 요구 사항을 검토하고 호환 기능 팩을 다운로드하려면 Microsoft 다운로드 센터(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0x412)를 방문하십시오.

OMPM이 조직에 적합한 도구인지 확인

이진 Office 파일을 Open XML 형식으로 변환하기로 결정하는 경우에는 평가와 변환에 사용할 도구를 결정해야 합니다. Microsoft에서는 이진 파일을 Open XML 형식으로 일괄 변환하는 작업을 평가하고 수행하는 데 사용할 수 있는 Office 2010용 Office OMPM(마이그레이션 계획 관리자)을 제공합니다. 타사 솔루션을 사용할 수도 있습니다. 다음과 같은 OMPM 관련 정보를 참조하여 OMPM이 조직에 적합한 도구인지를 결정할 수 있습니다.

OMPM 구성 요소

OMPM에는 다음과 같은 구성 요소가 포함됩니다.

  • 파일 검색 프로그램   OMPM 파일 검색 프로그램(Offscan.exe)은 WebDAV를 통해 액세스할 수 있는 클라이언트, 파일 서버 및 문서 저장소에 변환 문제가 있는지 파일을 검색하는 명령줄 도구입니다. OMPM에서는 두 가지 종류의 검색 기능을 제공합니다.

    • Office 문서에 대해 수행하여 잠재적인 변환 문제를 표시하는 문서 속성을 크롤링할 수 있는 세부 검색. 기본 검색 방법입니다.

    • 사용자 컴퓨터 또는 네트워크 파일 시스템의 Office 문서를 빠르게 확인하는 간단 검색

  • 데이터베이스 지원   OMPM에서는 OMPM 파일 검색 프로그램을 통해 생성된 XML 로그 파일을 가져오는 데 사용할 수 있는 배치 파일 집합을 제공합니다. OMPM에서 지원하는 데이터베이스에 대한 설명은 관리 컴퓨터 요구 사항에서 확인할 수 있습니다.

  • 보고   OMPM에서는 분석용으로 다양한 보고서를 생성하는 Microsoft Access 2010 기반 보고 솔루션을 제공합니다. 이 솔루션을 통해 자동화된 처리를 위한 파일 집합을 정의할 수 있습니다.

  • 일괄 변환   OMPM에는 특정 파일을 Office 파일 형식으로 일괄 변환하는 명령줄 도구인 OFC(Office 2010 파일 변환기)가 포함되어 있습니다.

  • 버전 추출   OMPM에는 Word 97-2003 형식으로 저장된 여러 문서 버전을 Office 2010에서 개별 버전 파일로 추출하는 명령줄 도구인 VET(버전 추출 도구)가 포함되어 있습니다.

OMPM 2010의 향상된 기능

OMPM은 Office 2010용으로 업데이트되었으며 다음과 같은 기능이 개선되었습니다.

  • 일괄 매크로 호환성 검색   이 기능은 OCCI(Office Code Compatibility Inspector) 도구에서 논리를 통합하여 개체 모델 변경으로 인한 잠재적 VBA 문제의 수를 계산합니다. offscan.ini 파일의 새로운 옵션을 통해 이 검색을 수행할 수 있습니다.

  • 일괄 64비트 호환성 검색   이 기능은 OCCI에서 논리를 통합하여 64비트 Office를 사용하는 경우의 잠재적 64비트(선언) VBA 문제의 수를 계산합니다. offscan.ini 파일의 새로운 옵션을 통해 이 검색을 수행할 수 있습니다.

  • 검색을 위한 날짜 필터링   이 기능을 사용하면 지정된 기간 내에 액세스 또는 수정하지 않은 파일 검색을 제외할 수 있습니다.

  • SQL Server 2008 및 SQL Server 2008 R2 지원   SQL Server 2008 R2 사용 시의 추가 요구 사항은 관리 컴퓨터 요구 사항을 참조하십시오.

OMPM 선택 시의 고려 사항

OMPM 사용을 고려하는 경우에는 다음과 같은 OMPM 관련 세부 사항을 검토하여 이 도구를 사용할지 아니면 타사 변환 도구에 투자를 할지를 결정할 수 있습니다.

OMPM에서 검색하는 파일

OMPM은 다음의 Microsoft Office 응용 프로그램에서 만드는 파일을 검색할 수 있습니다.

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • 프로젝트

  • 게시자

  • Visio

  • Word

이러한 응용 프로그램에 대해 검색되는 파일 형식의 전체 목록은 Office 2010에 대해 Office 마이그레이션 계획 관리자 파일 검색 프로그램 설정에서 "OMPM 파일 검색 프로그램을 통해 검색되는 파일" 섹션을 참조하십시오.

OMPM에서 검색하지 않는 파일

OMPM은 scan.pdf 파일 또는 다음 Microsoft Office 응용 프로그램에서 만드는 파일을 검색하지 않습니다.

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

OMPM에서는 암호 또는 IRM(정보 권한 관리)으로 보호된 문서를 검색하지 않습니다. 또한 OMPM 파일 검색 프로그램에서는 문서 내에 포함된 개체를 검색하지 않습니다. 그러나 문서에 포함된 개체가 있다는 것은 보고됩니다.

보고 및 수정 고려 사항

검색되는 각 파일에 대해 OMPM은 No Issue(문제 없음), Green(녹색), Yellow(노랑) 또는 Red(빨강) 상태를 보고합니다. No Issue(문제 없음) 플래그가 지정된 문서는 변환하기에 적합합니다. Green(녹색) 상태의 문서 역시 중요하지 않은 표면적인 변환 문제만 포함하므로 변환하기에 적합합니다. Yellow(노랑) 또는 Red(빨강) 상태의 문서는 알려진 호환성 문제를 포함하며, 이러한 문제로 인해 기존 개체 또는 정보가 전혀 변환되지 않거나 예상과 다르게 변환될 수 있습니다.

OMPM 검색 결과는 이진 Office 파일을 Open XML 파일 형식으로 변환하는 경우에 문제가 발생할지 여부를 나타냅니다. 검색되는 각 파일에 대해 OMPM은 파일을 변환하는 경우 발생할 수 있는 문제 유형과 문제에 대한 간단한 설명을 표시합니다. Office 파일을 이진 형식(97-2003 이하)으로 유지하고 호환 모드를 사용하여 액세스하는 경우에는 OMPM에서 잠재적 호환성 문제에 대한 구체적인 정보를 제공하지 않습니다.

OMPM은 호환성 문제를 해결하기 위해 파일을 변경하지 않습니다. 실제로 OMPM은 버그를 검색하지 않으며, 크게 변경되거나 제거된 응용 프로그램 기능을 기반으로 파일을 Open XML 형식으로 변환하는 경우 발생할 수 있는 알려진 호환성 문제를 파악합니다.

파일에서 매크로를 검색할 때 OMPM은 모든 Office 프로그램에 대해 파일을 검색하여 파일 사용 시 호환성 문제가 발생할 수 있는 프로그램을 확인합니다. 이로 인해 Macro Summary(매크로 요약) 탭의 **Functionality Issue Count(기능 문제 수)**에 예기치 않게 많은 문제가 기록될 수 있습니다. 문제 개수가 많더라도, 이러한 결과를 통해 변환 후 가장 많은 문제가 발생하는 파일을 확인할 수 있습니다. 지정된 파일에 대한 보다 정확한 매크로 문제 개수를 확인하려면 TechNet의 Microsoft Office 2010 호환성 페이지에서 제공되는 Office Code Compatibility Inspector를 사용하십시오.

일괄 변환을 수행하기 전에 예제 파일의 테스트 변환을 실행하는 것이 좋습니다. 사용자는 예제를 하나씩 검사한 다음 원래 파일과 비교하여 변환으로 인해 파일 모양이 바뀌거나 기타 문제가 발생했는지를 확인해야 합니다. 또한 OMPM에서는 변환의 일부분으로 손상된 매크로 및 링크 문제를 해결하지 않기 때문에 변환된 파일에서 이러한 문제를 해결하는 추가적인 수정 작업도 계획해야 합니다. 일괄 변환 프로세스의 일부로 자동 수정을 수행해야 하는 경우에는 타사 변환 솔루션을 평가하는 것이 좋습니다.

대규모 환경에서 OMPM을 사용하기 위한 계획 지침

대규모 환경에서 OMPM의 사용을 계획하는 관리자는 다음 지침을 참조할 수 있습니다.

OMPM을 사용하여 검색할 파일 파악 및 우선 순위 지정

비즈니스 그룹 소유자들과의 협력을 통해, OMPM을 사용하여 검색할 클라이언트, 서버 및 문서 저장소를 결정합니다. 또한 비즈니스 그룹에서 각 파일 집합에 대해 우선 순위 또는 중요도를 할당해야 관리자가 파일을 검색할 순서를 결정할 수 있습니다. 우선 순위가 낮은 파일 집합은 시간이 허용되는 경우 마지막에 검색하거나 검색하지 않을 수 있습니다. 아울러 검색 프로세스를 사용자에게 전달하고, 사용자에게 반드시 변환해야 하는 파일을 파악하도록 할 수 있습니다. 이와 같이 사용자에게 파일을 직접 파악하도록 하면 변환 작업이 예정되어 있음을 사용자에게 알리고 검색할 파일 수를 줄일 수 있습니다.

모든 파일을 검색한 다음 OMPM 결과를 사용하면 파일의 우선 순위를 보다 쉽고 효율적으로 지정할 수 있습니다. OMPM은 일반적으로 파일의 수, 위치, 잠재적인 Office 파일 변환 문제, 그리고 마지막으로 수정한 날짜를 평가하는 데 사용됩니다. Office 파일의 마지막으로 수정한 날짜 속성은 의사 결정권자에게 매우 유용할 수 있는데, 이 날짜를 통해 대부분의 Office 파일을 오랫동안 액세스하지 않았으며 업무상 이러한 파일을 보관할 이유가 없음을 확인할 수 있기 때문입니다. 이러한 경우에는 오래된 Office 파일을 보관하여 네트워크 공유를 정리하면 많은 디스크 공간을 비울 수 있습니다.

사용자들이 변환된 파일을 사용할 수 있도록 준비

Microsoft에서는 최종 사용자가 Office 2010의 새로운 사용자 인터페이스 및 기능을 익히는 데 도움이 되는 다양한 리소스를 제공합니다. 다음과 같은 리소스를 통해 최종 사용자가 준비를 하도록 할 수 있습니다.

OMPM을 사용하여 많은 파일을 검색하는 경우의 팁

Office 2010의 OMPM(Office 마이그레이션 계획 관리자) 문서를 참조하여 실제 파일 검색 프로세스를 시작할 수 있습니다. 수백만 개의 파일을 검색하려는 경우에는 다음 지침을 참조하여 검색 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

  • 오래된 파일을 검색하기 전에 먼저 파일을 정리합니다. 이렇게 하면 파일 공유와 분산된 파일을 정리할 수 있습니다.

  • 6~12개월 이내에 수정되지 않은 파일은 검색하지 않습니다.   OMPM에서는 지정된 시간 동안 액세스 또는 수정되지 않은 파일을 제외할 수 있습니다. 비즈니스 그룹과의 협력을 통해 오래된 파일을 검색해야 하는지 여부를 결정하십시오. 오래된 파일은 검색하지 않아도 되는 경우 검색 및 변환에서 이러한 파일을 제외합니다. Office 2010으로의 마이그레이션이 완료되면 이전 파일 형식 문서를 제거 또는 백업하기 위한 계획을 세웁니다.

  • 업무상 중요한 파일(특히 복잡한 문서를 만드는 그룹이 소유한 파일)을 중점적으로 검색합니다. 비즈니스 그룹과의 협력을 통해 업무상 중요한 것으로 간주되거나, 법적/규정 준수 용도로 변환해야 하는 문서를 결정합니다. 해당하는 경우에는 문서 복잡도를 기준으로 파일 검색 우선 순위를 지정합니다. 예를 들어 재무 부서와 같은 특정 비즈니스 그룹의 문서는 일반적으로 더 복잡하며 주의 깊은 검토 및 테스트를 필요로 합니다.

  • 공유 폴더를 먼저 검색합니다.   공유 폴더의 파일은 보다 중앙 집중식으로 구성되어 있으므로, 공유 폴더 검색 결과는 추가 검색이 필요한지 여부를 결정하는 데 사용할 수 있는 좋은 예제가 됩니다. 예를 들어 공유 폴더의 파일이 1년이 경과된 경우에는 해당 파일을 검색하지 않도록 결정할 수 있습니다.

  • offscan.exe의 여러 인스턴스를 실행합니다.   검색별로 offscan.ini 파일에 설정된 고유 RunID를 사용하여 검색 프로그램의 여러 인스턴스를 실행함으로써 검색을 수평 확장하는 것이 좋습니다. 즉, 수만 개에 달하는 많은 수의 파일에 대해 실행할 offscan.exe 인스턴스를 하나만 설정하는 것은 좋지 않습니다.

  • 폴더 구조별로 검색합니다. 폴더 구조를 검색 기준이 되는 논리적 파일 단위로 사용합니다. 예를 들어 공유 폴더에 최상위 폴더와 하위 폴더가 있는 경우에는 전체 공유 폴더에 대해 검색 프로그램을 실행하는 대신 하위 폴더에 대해 개별적으로 검색을 실행합니다.

  • 여러 클라이언트에 대해 offscan.exe를 실행합니다. 검색을 수평 확장하여 동시 검색 수를 늘리려면 여러 클라이언트에서 offscan.exe를 실행합니다. 이렇게 하면 한 명의 IT 관리자가 모든 공유 폴더 위치에 대한 사용 권한을 가지지 않게 되므로 효과적입니다. 이 방식을 사용하는 경우 며칠 내에 수백만 개의 Office 파일을 검색할 수 있습니다.

  • 서버를 사용해 OMPM을 실행함으로써 검색을 수직 확장하지 않습니다.   offscan.exe의 디자인에서는 수직 확장(예: 보다 기능이 뛰어난 하드웨어 사용)이 지원되지 않습니다.

  • System Center Configuration Manager(SCCM)를 사용하여 클라이언트를 검색합니다. OMPM 사용자 안내에서는 SCCM을 사용하여 offscan.exe를 배포하고 검색을 실행한 다음 검색 로그 xml 파일을 수집하는 방법에 대한 세부 정보가 나와 있습니다. 자세한 내용은 Office 2010에 대해 Office 마이그레이션 계획 관리자 파일 검색 프로그램 실행을 참조하십시오.

수백만 개의 OMPM 검색 결과를 처리하기 위한 팁

초기 OMPM 평가에서 수백만 개의 파일이 검색될 수 있지만, OMPM 고객의 의견에 따르면 이러한 파일 중 1~2%만이 잠재적인 변환 문제가 있는 것으로 플래그가 지정된다고 합니다. 이 섹션에서는 결과를 보다 효율적으로 관리하기 위한 몇 가지 팁을 제공합니다. 추가 정보는 Office 2010의 Office 마이그레이션 계획 관리자 보고서 분석 항목에서 확인할 수 있습니다.

  • 프로젝트 계획에서 OMPM 결과 분석을 위한 충분한 시간을 허용하는지 확인합니다. 결과를 검토할 때는 OMPM 보고서가 잠재적 문제에 대한 "최악의 사례 시나리오"임을 이해해야 합니다. 실제로는 대부분의 경고가 변환을 수행하지 못하도록 하는 심각한 항목이 아닙니다.

  • Access 기반 보고 도구는 1백만 개 이하의 데이터베이스 레코드만 표시할 수 있습니다.   파일 수가 1백만 개를 초과하는 경우에는 다음과 같은 해결 방법(선호도순)을 사용하는 것이 좋습니다.

    • 검색을 보다 작은 여러 개의 검색으로 나눕니다.

    • OMPM 검색 데이터를 큰 데이터베이스 하나로 가져온 다음, Access 기반 보고서를 사용하는 대신 해당 데이터베이스를 직접 쿼리합니다.

    • 단일 대규모 검색을 실행하되, 파일 하위 집합을 여러 개의 개별 데이터베이스로 가져옵니다.

  • 보고서에서는 중복 항목을 확인하지 않습니다.   따라서 중복 파일을 제거하고 기록 파일이나 마스터 파일을 확인해야 합니다.

  • 큰 Excel 파일 및 오래된 Access 파일을 분석합니다.   이러한 파일이 새로운 Excel 및 Access Services 기능을 사용할 수 있는지와 이러한 파일을 SQL Server로 마이그레이션해야 하는지를 확인합니다.

  • 링크가 있는 파일과 하위 파일은 특히 주의해서 확인합니다. 파일 이름 확장명은 변환 프로세스의 일부로 변경되므로 다른 문서에 대한 링크는 파일을 변환한 후에 손상될 수 있습니다.

  • 조직에서 SharePoint Server를 사용하는 경우 타사 공급업체와 협력하여 업무상 중요한 파일을 SharePoint 사이트로 마이그레이션할지를 결정합니다. 공급업체는 문서를 전자 메일 메시지로 보내는 대신 SharePoint 사이트에서 공유하는 방법을 사용자에게 교육하는 데 도움을 줄 수도 있습니다.