Exchange Server 2007
Exchange & Outlook: 더 나아진 통합
Michael Khalili
한 눈에 보기:
- 간편해진 설치
- 음성, 팩스, 전자 메일 통합
- 규칙 준수를 위한 관리 폴더
지난 수년 간 많은 사용자들은 Microsoft Exchange Server 및 Outlook을 사용하여 안전성 있는 전자 메일을 사용하고 일정 통합 및 관리는 물론 손쉽게 연락처를 구성할 수 있었습니다. 일부 사용자의 경우 이 두 프로그램의 조합이 더 이상 어떻게 새로워질 수 있다는 것인지 의아해할지도 모릅니다. 그러나 곧 출시되는 Exchange Server 2007
및 Microsoft Office Outlook 2007에서는 비약적으로 개선된 통신 및 공동 작업 기능을 제공합니다.
Outlook 클라이언트를 시작하는 순간부터 Exchange Server 2007 및 Office Outlook® 2007에서 제공하는 향상된 기능을 체험할 수 있습니다. 이전 버전의 Outlook에서는 사용자가 직접 Exchange 사서함 서버 이름을 알아야 했으므로 많은 사용자들이 어려움을 겪었습니다. 이로 인해 헬프 데스크 지원 요청이 잦아지거나 초기화 스크립트가 복잡해져 비용이 증가하고 효율적인 메시징 환경을 실행하는 것이 어려워졌습니다. 하지만 이제는 클라이언트가 도메인에 가입된 경우 Exchange Autodiscover 웹 서비스를 통해 Outlook에서 자동으로 해당 계정을 구성할 수 있습니다. 클라이언트가 도메인에 가입되어 있지 않은 경우 사용자는 이름, 전자 메일 주소, 암호만 입력하면 나머지 과정은 Outlook 및 Exchange에서 자동으로 구성합니다(그림 1 참조).
그림 1** 계정 설치 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
이전에는 Outlook을 처음 사용하려면 사용자가 직접 Outlook을 설치해야 했을 뿐 아니라 다른 메일 서버로 이동하는 경우 매번 다시 설정해야 했습니다. 사서함 마이그레이션을 곧 앞두고 이에 대한 경고 메일이 사용자에게 전송되어도, 업무에 바쁜 사용자는 이에 신경을 쓸 여력이 없었습니다. 어느 날 Outlook이 잠겨 있다는 걸 알기 전까지는 말입니다. 이 역시 헬프 데스크에 지원 요청 문의가 잇따르는 문제이며 Autodiscover 웹 서비스로 이를 해결할 수 있습니다. 사용자가 사서함 서버를 다른 서버로 이동한 경우 Outlook에서는 이전 구성을 더 이상 사용할 수 없다는 것을 인식하여 Autodiscover 웹 서비스에 쿼리를 보내 새로운 사서함에 대한 클라이언트를 재구성합니다. 모든 프로세스는 최종 사용자 모르게 수행됩니다.
일정 논리 재구성
이전에는 대부분의 일정 논리가 Outlook에 있었습니다. 모임 업데이트는 개별 모임 초대로 처리되었으므로 알림이 고장 난 것으로 인식될 수도 있었습니다. 모임 업데이트 두 개를 연속적으로 보낸 경우, 받는 사람이 첫 번째 모임 업데이트보다 두 번째 모임 업데이트를 먼저 받으면 일정에 날짜가 지난 정보가 있다고 생각할 수 있었습니다. 그리고 Smartphone 또는 PDA를 통해 Outlook 정보에 액세스하는 경우, 데이터를 보는 사용자 방식에 따라 약속 있음/없음 정보가 달라질 수 있었습니다.
이러한 문제는 Outlook 클라이언트에서 Exchange Server 2007로 모든 일정 논리를 이동하여 해결할 수 있었습니다. 서버에서 모임 요청을 받게 되면 사용자가 해당 약속을 수락 또는 거절하기 전까지 해당 모임은 일정에서 자동으로 미정으로 지정됩니다. 모임에 대한 시간이나 장소 변경 내용이 전송되면 해당 모임은 자동으로 업데이트되고 이전 초대는 날짜가 지난 것으로 표시되므로 사용자가 실수로 지난 일정을 수락하는 일을 방지할 수 있습니다. 이러한 논리는 Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile 및 기타 타사의 클라이언트를 비롯한 모든 클라이언트에 동일하게 적용되므로 정확하고 최신 정보로 업데이트된 모임만 표시됩니다.
신뢰할 수 있는 정확한 일정 관리를 통해 생산성을 향상할 수 있는 새로운 도구 집합을 사용자에게 제공할 수 있게 되었습니다. 이전에는 여러 명의 바쁜 직원과 모임을 설정하는 것이 쉽지 않았습니다. 사용자는 모임을 주선하기 위해 일정 정보를 일일이 뒤져 가며 모든 참석자의 시간에 맞는 모임 시간을 직접 찾아야만 했습니다. 이제 Outlook 2007 Scheduling Assistant(일정 정리, 그림 2 참조)를 통해 모두의 시간에 맞는 최적의 시간대를 찾을 수 있습니다. 필수 참석자 및 선택 참석자를 입력한 다음 원하는 회의실 또는 리소스를 입력하면 일정 정리에 최적의 모임 시간이 색으로 구분되어 표시됩니다. 날짜를 선택하면 동일한 방식으로 해당 일에서 가장 적합한 시간대를 찾습니다.
그림 2** 일정 정리 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
일정 정리에서는 최적의 모임 시간을 결정하기 위해 필수 참석자를 우선적으로 검토하며 그 다음으로 선택 참석자, 그리고 마지막으로 회의실과 리소스를 검토합니다. 또한 일정 정리를 사용하면 유동적인 업무 시간 및 기타 다양한 시간대와 관련한 문제를 손쉽게 처리할 수 있습니다. 사용자는 매일 아침 출근 및 퇴근 시간을 지정하여 직접 업무 시간을 설정할 수 있습니다. 따라서 늦잠으로 인해 오전 9시에서 10시 전에 회사에 도착하지 못하는 사용자의 경우 이 시간부터 시작하도록 업무 시간을 설정할 수 있습니다. 모임 일정을 정할 때 오전 8시와 같은 이른 시각을 모임 시간으로 정하는 것은 바람직하지 않습니다. 예를 들어 한 그룹은 런던에 있고 나머지 한 그룹은 LA에 있어 서로 시차가 맞지 않는 경우를 생각해 보십시오. 이 두 그룹이 모임을 가질 시에는 서로의 업무 시간 중 겹치는 시간대를 선택해야 합니다. 런던 쪽 그룹에서 모임 시간을 늦은 오후로 잡으면 LA 쪽 그룹의 모임 시간은 이와 정반대인 새벽 2시가 됩니다.
짚 더미에서 바늘 찾기
지난 몇 년간 일반 사용자의 받은 편지함으로 수신되는 전자 메일 메시지 수는 놀라운 속도로 증가했습니다. 이전에는 회사에서 사용하는 사서함에 몇 백 개의 메시지만 저장되는 것이 보통이었지만 이제 몇몇 사용자는 하루에도 이 정도의 메시지를 수신합니다. 이처럼 홍수처럼 밀려오는 메시지에는 모든 비즈니스 작업에 있어 매우 중요한 정보가 많이 섞여 있습니다. 이러한 넘쳐나는 정보 속에 꼭 필요한 정보를 찾는 것이 중요한 과제로 떠올랐습니다.
Office Outlook 2007 및 Exchange Server 2007의 검색 기능은 이전 버전에 비해 상당히 개선되었습니다. 사용자가 캐시 모드에 있든 온라인 모드에 있든 상관없이 동일한 검색 알고리즘을 메시지에 적용할 수 있습니다. 온라인 모드에서는 검색이 실행되는 Exchange Server로 검색 쿼리가 보내집니다. Exchange Server 2003의 인덱서보다 처리 속도가 35배나 빠른 Exchange Content Indexer를 사용하므로 메시지를 더욱 빨리 찾아 가져올 수 있습니다. 캐시 모드에서는 Outlook에서 Windows® 데스크톱 검색 3.0 기반의 빠른 검색을 사용하므로 인덱싱 엔진을 통합하고 CPU 시간을 절약할 수 있습니다. 검색 작업 시 그림 3과 같이 subject(제목), body(본문), to(받는 사람), from(보내는 사람) 필드뿐만 아니라 첨부 파일에 포함된 텍스트에 대해 검색을 수행합니다.
그림 3** 중요한 전자 메일 메시지를 검색할 수 있는 새로운 방법 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
통합 메시징을 사용하여 어디서든 액세스 가능
Exchange 통합 메시징은 Exchange Server 2007에서 기본 제공되는 구성 요소로, 전자 메일, 음성 메일, 팩스 등을 비롯한 모든 유형의 비즈니스 통신을 단일 사서함으로 불러옵니다. 기존 시스템에서는 음성 메일은 전화를 통해, 전자 메일은 컴퓨터를 통해, 팩스는 전용 팩스 기계를 통해서만 사용할 수 있었습니다. 그러나 Exchange 통합 메시징을 사용하면 특정 시간 및 장소에서 필요에 따라 가장 적합한 클라이언트를 선택할 수 있습니다. Outlook에서는 받은 편지함의 전자 메일 메시지 바로 옆에 음성 및 팩스 메시지가 표시됩니다. 플레이어가 내장된 음성 메일 메시지를 선택하면 읽기 창에서 메시지가 바로 재생됩니다(그림 4 참조).
그림 4** Outlook에서 음성 메일 메시지 재생 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
또한 Outlook에서는 상황에 맞게 메시지를 처리할 수 있습니다. 일반적으로 음성 메일을 듣는 경우 종이에 간단히 메모를 하게 됩니다. 이러한 메모는 메시지와 함께 두지 않으므로 분실할 수 있어 효율적인 통신에 도움이 되지 않습니다. Exchange 통합 메시징을 사용하면 Outlook에서 직접 메모를 작성할 수 있습니다. 이렇게 작성된 메모는 항상 음성 메일 메시지의 내용에 맞게 표시되도록 메시지와 함께 저장되며 검색 가능한 텍스트로 인덱싱됩니다. 따라서 Exchange Server 2007 및 Office Outlook 2007의 향상된 검색 기능을 사용하여 메모를 빠르게 찾을 수 있습니다.
Outlook에서는 클라이언트 내에서 음성 메일 PIN(개인 ID 번호)을 변경할 수 있을 뿐만 아니라 다양한 음성 메일 옵션(그림 5 참조)을 설정할 수 있습니다.PIN 설정은 음성 메일 시스템에서 가장 많은 헬프 데스크 지원 요청을 받았던 부분이기도 합니다. Outlook의 이러한 옵션을 통해 사용자는 전자 메일을 통해 새로 생성된 PIN을 부여받을 수 있습니다. 이 PIN을 사용하면 Exchange 통합 메시징 전화 인터페이스, Outlook Voice Access에 한 번에 액세스할 수 있습니다. 액세스하고 나면 PIN을 변경하라는 메시지가 표시됩니다.
그림 5** PIN 초기화를 비롯한 통합 메시징 옵션 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
보안 및 보호
오늘날의 조직은 메시징 환경에 대한 여러 위협에 직면해 있습니다. Outlook과 Exchange를 함께 사용하면 이러한 위협에 노출되지 않을 수 있습니다. Office Outlook 2007에서는 이러한 위협 중 하나인 스팸을 방지하기 위한 새로운 방법으로 Outlook 전자 메일 소인을 지원합니다. Outlook에서 보내는 메일에 대해 간단한 연산 퍼즐을 수행하고 해당 메시지에 이러한 퍼즐의 정답을 추가하면 Exchange에서는 결과를 확인합니다. 보통의 합법적인 메일에 이러한 연산 퍼즐을 한 번만 수행하는 경우에도 적지 않은 CPU 시간이 소요되므로, 스패머가 대량의 전자 메일을 보내려고 하는 경우 스패머 컴퓨터에서는 이러한 전자 메일에 대한 퍼즐을 만들어야 하므로 엄청난 과부하가 발생합니다. 따라서 Outlook 전자 메일 소인이 붙은 메시지는 소인이 없는 메시지에 비해 합법적인 메시지일 확률이 높아지는 것이며 Exchange에서는 이를 통해 각 전자 메일 메시지의 유효성 여부를 확인할 수 있습니다.
스팸과 같은 기존의 위협뿐만 아니라 새로운 규정 체제로 인해서도 메시징 시스템에 대한 요구 사항이 달라지고 있습니다. Sarbanes-Oxley, HIPPA, Basel II와 같은 규정에서는 기록의 보존 또는 파기에 대한 엄격한 규칙을 명시하고 있습니다. Exchange 및 Outlook에서는 새롭게 부각되고 있는 이러한 요구 사항을 충족하기 위해 Managed Folders(관리 폴더)를 도입했습니다. 관리자는 특정한 유형의 메시지에 대해 관리 폴더를 설정할 수 있습니다. Outlook에서는 관리 폴더에 저장되는 메시지 유형에 대한 설명과 함께 관리 폴더가 최종 사용자에게 표시됩니다(그림 6 참조). Exchange 전송 규칙을 사용하여 자동으로 메시지를 특정 폴더로 전송할 수도 있습니다. 관리 폴더를 사용하면 메시지에 해당 관리 폴더의 보관, 보존 및 파기에 대한 정책을 적용할 수 있으며 자동으로 조직의 정책을 일관성 있게 적용하여 메시지를 처리할 수 있습니다.
그림 6** 관리 폴더를 통해 전자 메일에 대한 규칙 준수 **(더 크게 보려면 이미지를 클릭하십시오.)
위와 같은 모든 노력에도 불구하고 때로 규칙 준수 위반 사례가 발생합니다. 이러한 경우에는 확인 및 복구 작업을 신속하게 수행해야 합니다. 규칙 준수 관리자의 경우 Exchange에서 제공하는 빠른 검색을 사용하면 규칙 준수 위반을 일으킨 메시지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 검색 작업은 위반 사항을 철저하게 찾아내서 수정할 수 있도록 사서함 전체에 대해 수행될 수 있습니다.
보다 관리가 용이한 환경
Exchange Server 2007 및 Office Outlook 2007을 함께 사용하면 이전 버전보다 크게 향상된 메시징 시스템을 이용할 수 있습니다. 중요한 비즈니스 통신을 한 자리에서 해결할 수 있고 검색 및 설정을 쉽게 수행할 수 있으며 보다 안전하고 호환성이 높은 환경에서 작업할 수 있습니다. 또한 보다 업그레이드된 공동 작업 및 통신 기능을 사용할 수도 있습니다.
Michael Khalili는 Exchange Server 제품 관리자로 클라이언트 액세스 및 통합 메시징을 담당하고 있습니다. 또한 기타 업무와 함께 Outlook-Exchange 통합 작업을 담당하고 있습니다.
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