De samenwerking in kleine en middelgrote bedrijven verbeteren

Hoe kan deze handleiding u helpen? In deze handleiding wordt beschreven hoe u ervoor kunt zorgen dat uw medewerkers en externe partners een beveiligde toegang krijgen tot beveiligde gegevens in uw kleine tot middelgrote bedrijf.

In deze handleiding worden een beschrijvend, getest ontwerp en een implementatie-oplossing beschreven waarmee u samenwerking tussen werknemers en externe zakelijke partners en leveranciers mogelijk kunt maken op een veiligere manier door hen beveiligde toegang te geven tot gedeelde gegevens.

In deze handleiding:

• Scenario, probleemstelling en doelstellingen

• Wat is het aanbevolen ontwerp voor deze oplossing?

• Wat zijn de stappen voor het implementeren van deze oplossing?

In het volgende diagram worden het probleem en het scenario weergegeven waar deze handleiding een oplossing voor biedt.

 Problemen met de samenwerking tussen werknemers en leveranciers of partners

Scenario, probleemstelling en doelstellingen

In deze sectie worden het scenario, de probleemstelling en de doelstellingen voor een voorbeeldorganisatie beschreven.

Scenario

Een organisatie is een klein tot middelgrote bedrijf en de bedrijfsbeheerder zoekt naar een manier waarop werknemers kunnen samenwerken met partners en leveranciers. De werknemers gebruiken momenteel Microsoft Office-toepassingen, zoals Word, Excel en PowerPoint, op hun lokale computer. De werknemers kunnen documenten op de lokale computer opslaan en delen met bedrijfsleveranciers en partners via afdrukken en e-mailberichten of door het maken van lokale gedeelde bronnen.

Probleemstelling

De organisatie heeft momenteel geen een veilige manier om documenten te delen met haar partners en leveranciers. Het algehele probleem om op te lossen is:

Hoe kan de beheerder van een midden- of kleinbedrijf een veilige samenwerking tussen werknemers en partners of leveranciers verbeteren?

Sommige aspecten van dit probleem zijn:

• Documenten worden niet op een veilige manier gedeeld tussen werknemers en leveranciers of partners.

• Het risico bestaat dat cruciale bedrijfsgegevens per ongeluk kunnen worden weergegeven aan gebruikers die de gegevens niet mogen zien.

• Het is moeilijk om meerdere bestandsversies bij te houden die resulteren uit het opslaan van bedrijfsgegevens door werknemers en leveranciers op meerdere apparaten (bijvoorbeeld op de computer van een gebruiker op het werk en op de computer van een leverancier op een externe locatie).

• Gebruikersbeheer en bestandsbeheer zijn niet gecentraliseerd voor documenten.

Organisatiedoelstellingen

De doelstellingen van de organisatie voor verbeterde samenwerking zijn:

• Sla gegevens op in de cloud en/of op locatie zodat werknemers en leveranciers eenvoudig overal en altijd toegang hebben tot de gegevens voor samenwerking.

• Geef specifieke werknemers, partners en leveranciers toegang tot documenten om te voorkomen dat beheer van de informatie verloren gaat.

• Elimineer versieconflicten die ontstaan omdat meerdere bestandsversies zijn gemaakt wanneer werknemers en leveranciers in lokale kopieën werken.

• Integreer en centraliseer het beheer van cloudservices en lokale toepassingen die gerelateerd zijn aan samenwerken, zoals Microsoft Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• Verhoog de productiviteit door werknemers te laten samenwerken met leveranciers en partners door een breed scala aan cloud-gebaseerde services te gebruiken.

• Centraliseer het beheer van machtigingen voor lokaal opgeslagen documenten die in de cloud zijn opgeslagen.

Wat is de aanbevolen benadering voor het plannen en ontwerpen van deze oplossing?

In de volgende diagram ziet u hoe het opslaan, het beveiligen en de veilige toegang tot gegevens van een server met Windows Server 2012 R2 Essentials of Windows Server 2012 R2 met de serverrol Windows Server Essentials Experience is geïnstalleerd (in de rest van het document wordt dit Windows Server Essentials Experience genoemd).

Oplossingsontwerp voor samenwerking tussen werknemers en leveranciers of partners

Windows Server 2012 R2 Essentials (geschikt voor gebruik voor maximaal 25 gebruikers en 50 apparaten) en de standaard en Datacenter-edities van Windows Server 2012 R2 met de geïnstalleerde rol Windows Server Essentials Experience bieden een oplossing voor partners en eigenaren van kleine tot middelgrote bedrijven waarin werknemers eenvoudig kunnen samenwerken met partners en leveranciers.

De volgende tabel bevat de technologieën die zijn opgenomen in Windows Server 2012 R2 Essentials en Windows Server Essentials Experience die deel uitmaken van dit oplossingsontwerp en beschrijft de reden voor de ontwerpkeuze.

Windows Server 2012 R2 Essentials en Windows Server Essentials Experience omvatten de volgende functies en technologieën waarmee een kleine of middelgrote Microsoft-bedrijfspartner of een beheerder de bedrijfsdoelen kunnen behalen die eerder in deze handleiding zijn genoemd.

Bekijk de volgende functies en technologieën bij de planning voor deze oplossing. We hebben ontwerpaanbevelingen voor u bijgesloten voor elke functie of technologie.

Waarom bevelen we dit ontwerp aan?

In dit gedeelte worden de details uitgelegd van de ontwerpoverwegingen en de gemaakte beslissingen die hebben geleid tot het uiteindelijke ontwerp van de oplossing. Het bevat ook de aanbevolen configuratie of het gebruik van elke functie die wordt gebruikt voor deze oplossing.

Windows Server Essentials-dashboard

Met het Windows Server Essentials-dashboard in Windows Server 2012 R2 Essentials en Windows Server Essentials Experience hebt u snel toegang op de server tot belangrijke informatie en de beheerfuncties. Met het dashboard kunt u gebruikersaccounts maken en beheren, apparaten en back-ups beheren, toegang en instellingen voor servermappen en harde schijven beheren, server-waarschuwingen weergeven en daarvoor actie ondernemen, integreren met Microsoft Online Services en niet-Microsoft-invoegtoepassingen installeren die kunnen worden geïntegreerd met online services.

Aanbeveling: gebruik het Windows Server Essentials Dashboard voor het uitvoeren van het merendeel van beheertaken in uw netwerk. U kunt taken en wizards uitvoeren vanuit het Dashboard om functies van uw server optimaal te configureren. U kunt met het dashboard ook machtigingen configureren voor externe toegang tot netwerkbronnen (zoals gedeelde mappen, clientcomputers en de VPN-verbinding) op basis van gebruiker.

Opslagruimten

U kunt de functie Opslagruimten gebruiken om flexibele, robuuste maken en dynamisch uitbreidbare gegevensvolumes te maken tegen lage kosten. Met Opslagruimten kunt u de opslag van uw server virtualiseren door industriestandaard harde schijven te groeperen in opslaggroepen en vervolgens virtuele schijven (opslagruimten) maken vanuit de beschikbare capaciteit in de opslagruimten. U kunt deze opslagruimten gebruiken voor het opslaan van uw bedrijfsgegevens op één centrale locatie.

Aanbeveling: gebruik in kleine bedrijven met minder dan 10 gebruikers ten minste drie SAS- of SATA-schijven – één schijf moet worden gebruikt voor het besturingssysteem en de andere twee worden gebruikt als opslagruimten. U kunt het beste een opslagruimte maken door ten minste twee harde schijven te gebruiken met gespiegeld tolerantie.

Voor kleine bedrijven met meer dan tien werknemers of middelgrote bedrijven met maximaal 100 werknemers configureert u ten minste drie SAS harde schijven met Opslagruimten. Eén harde schijf moet worden gebruikt voor het besturingssysteem en de andere twee moeten worden gebruikt voor opslagruimte. U kunt het beste ook een serverchassis gebruiken dat ondersteuning biedt voor het toevoegen van schijven voor eventuele uitbreiding.

Servermappen

Met de functie Servermappen kunt u bestanden opslaan die zich bevinden op clientcomputers op een centrale locatie. Bestanden opslaan in servermappen zorgt ervoor dat bestanden altijd toegankelijk zijn vanaf elke client, op een veilige manier en via geverifieerde netwerkreferenties.

Aanbeveling: maak servermappen op een opslagruimtestation en maak afzonderlijke servermappen voor afdelingen of projecten. Als u bijvoorbeeld een financiële afdeling hebt, kunt u een servermap maken met de naam 'Boekhouding'. Door de servermap op een schijf voor opslagruimte te maken, wordt de beschikbaarheid van gegevens verhoogd (dankzij spiegeling).

U kunt het beste ook een quotum instellen voor uw servermappen zodat u een melding ontvangt wanneer een servermap de capaciteit bijna heeft bereikt. Wanneer u wordt gewaarschuwd, kunt u bestanden in de servermap verwijderen om meer ruimte beschikbaar te maken voor opslag, of kunt u meer ruimte toevoegen aan de servermap en de quotuminstellingen aanpassen. U kunt ook configureren welke servermappen extern beschikbaar zijn en u kunt machtigingen voor externe toegang toewijzen aan gebruikersaccounts die buiten het bedrijf toegang hebben tot servermappen.

Beheer van gebruiker en groep

U kunt de toegang tot uw netwerkbronnen eenvoudig beheren door op het tabblad Gebruikers van het Windows Server Essentials-dashboard gebruikersaccounts te maken voor al uw werknemers. Daarnaast kunt u gebruikersgroepaccounts maken en vervolgens de gebruikersaccounts instellen als leden. Alle leden van een gebruikersgroepaccount delen hetzelfde beveiligingsniveau voor toegang tot serverbronnen.

Aanbeveling: maak gebruikersaccounts voor alle werknemers in het netwerk en voor alle leveranciers en partners met wie u wilt samenwerken met behulp van Office 365. Maak vervolgens gebruikersgroepen op basis van de projecten waarvoor samenwerking nodig is of waarvoor toegang is vereist tot de servermappen. U kunt bijvoorbeeld voor alle werknemers van de afdeling Boekhouding een groep maken met de naam 'Boekhouding' en vervolgens alle relevante gebruikersaccounts toevoegen aan de groep. Voor een samenwerkingsproject waarvoor leveranciers en werknemers moeten samenwerken, maakt u een gebruikersgroep met de naam Leverancier A. Voeg vervolgens de gebruikersaccounts van de werknemers en leveranciers die samenwerken aan dit project toe aan de gebruikersgroep Project A. U kunt later toegangsmachtigingen aan de groep Leverancier A toewijzen voor SharePoint-bibliotheken.

Apparaatbeheer

U kunt alle apparaten in het netwerk beheren op het tabblad Apparaten van het Windows Server Essentials-dashboard nadat u verbinding hebt gemaakt tussen alle computers in uw netwerk en een server met Windows Server 2012 R2 Essentials of Windows Server Essentials Experience. Als u werknemers toegang wilt geven tot servermappen vanaf computers in het netwerk, moet u de computers van werknemers verbinden met de server.

U doet dit door de wizard Computer verbinden met de server uit te voeren op alle computers waarop toegang nodig is tot de bestanden en mappen op de server met Windows Server 2012 R2 Essentials of Windows Server Essentials Experience. Als u de wizard op een computer uitvoert, wordt de Connector-software geïnstalleerd en wordt de computer aan de server gekoppeld. Dit biedt de volgende voordelen:

• Op deze manier hebben werknemers met hun gebruikersaccounts veilig toegang tot gegevens die zijn opgeslagen op de server.

• U kunt clientcomputers beheren vanuit het Dashboard.

• Clientcomputers in het netwerk worden beschermd met instellingen voor Groepsbeleid.

• Er wordt regelmatig een back-up gemaakt van gegevens op clientcomputers.

• Bewaakt de status van de clientcomputers.

Aanbeveling: Voer de wizard Computer verbinden met de server uit op alle clientcomputers in het netwerk, ongeacht of een computer op afstand wordt gebruikt of lokaal.

Instellingen voor Groepsbeleid in Windows Server Essentials

Wanneer Windows Server Essentials Groepsbeleid is geïmplementeerd in Windows Server 2012 R2 Essentials en Windows Server Essentials Experience, kunt u uw netwerk veilig houden door af te dwingen dat Windows Update, Windows Defender en de firewall van het netwerk ingeschakeld blijven voor alle clientcomputers in het netwerk.

Aanbeveling: Schakel Windows Update-, Windows Defender- en Windows Firewall-instellingen in Groepsbeleid voor Windows Server Essentials.

Office 365

Nadat u de wizard Integreren met Microsoft Office 365 hebt uitgevoerd, kunt u de volgende taken via het dashboard uitvoeren:

• Beheer uw Office 365-services en bronnen.

• Beheer de online accounts waarmee uw werknemers toegang krijgen tot Office 365 geven en uw gebruikersaccounts.

• Beheer via het dashboard uw abonnement en Office 365-integratie.

• Maak en beheer van uw SharePoint Online-bibliotheken.

• Wijzig machtigingen voor een SharePoint Online-teamsite.

• Als u zich op Exchange Online abonneert, kunt u de mobiele apparaten beheren die uw werknemers gebruiken om verbinding te maken met de e-mailserver van uw bedrijf.

Zie Manage Office 365 in Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate] voor meer informatie over Office 365-integratie.

SharePoint Online

U kunt met een Office 365-bedrijfsplan teamsites en bibliotheken maken in SharePoint Online. Met Office 365-integratie wordt een tabblad SharePoint-bibliotheken toegevoegd voor het beheer van SharePoint Online-bronnen aan het tabblad Opslag in het dashboard. Voer de wizard Integreren met Microsoft Office 365 uit voor het beheren van uw SharePoint Online-bibliotheken en teamsitemachtigingen via het Dashboard. Zie Manage SharePoint Online in Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate] voor meer informatie.

Nadat Office 365 is geïntegreerd met een server met Windows Server 2012 R2 Essentials of Windows Server Essentials Experience, hebben werknemers en leveranciers ook toegang tot de SharePoint Online-bibliotheken van het team via hun mobiele apparaten of Windows-telefoons door de app My Server 2012 R2 te gebruiken. Zie Use the My Server App to Connect to Windows Server Essentials [SBS8] voor meer informatie.

Microsoft online-accounts

Nadat u de integratie van Office 365 hebt voltooid, kunt u met het dashboard Microsoft online-accounts maken voor uw werknemers. Wanneer u het dashboard gebruikt om een Microsoft online-account toe te wijzen aan een gebruikersaccount, wordt het wachtwoord van het gebruikersaccount automatisch gesynchroniseerd met het online account van de werknemer. Dit betekent dat een gebruiker alleen één wachtwoord nodig heeft voor toegang tot bronnen op de server en in Office 365.

Bovendien kunt u dezelfde naam gebruiken voor de gebruikersaccount en de online-id van de gebruiker. Wachtwoordsynchronisatie vindt meteen en automatisch plaats wanneer een gebruiker vanaf een computer in het domein of met behulp van externe internettoegang het wachtwoord voor zijn/haar gebruikersaccount wijzigt.

Aanbeveling Maak Microsoft online-accounts voor de werknemers die aan samenwerkingsprojecten met partners en leveranciers moeten werken.

Wat zijn de hoofdstappen voor het implementeren van deze oplossing?

U kunt de stappen in deze sectie gebruiken om de oplossingen te implementeren. Controleer van iedere stap of deze goed is geïmplementeerd voordat u verdergaat met de volgende.

1. Stel een domeinnaam in via Anywhere Access.

   Volg de instructies in Manage Remote Web Access (Externe webtoegang beheren) om een domeinnaam in te stellen. Als u geen bestaande domeinnaam hebt, krijgt u een professionele domeinnaam (bijvoorbeeld contoso.com) door de wizard Uw domeinnaam instellen te gebruiken.

2. Schakel Anywhere Access in.

   Als u Externe webtoegang en een VPN wilt inschakelen, voert u de wizard Anywhere Access instellen uit vanaf het tabblad Anywhere Access op de pagina Instellingen van het Dashboard. Volg de instructies in Manage Remote Web Access (Externe webtoegang beheren) om Externe webtoegang in te schakelen. Als u een VPN wilt inschakelen, volgt u de instructies in Manage VPN in Windows Server Essentials [blue].

3. Maak een opslagruimte op de server. 

   Als u een opslagruimte wilt maken, volgt u de instructies in het gedeelte Een opslagruimte maken.

   Nadat u de opslagruimte hebt gemaakt, controleert u of deze wordt weergegeven op het tabblad Harde schijven van het Dashboard.

4. Maak servermappen voor documenten die gevoelige informatie bevatten en moeten on-premises worden opgeslagen.

   Volg de instructies in Add or move a server folder (Een servermap toevoegen of verplaatsen) om een servermap te maken. Als u bijvoorbeeld boekhoudingbestanden van uw bedrijf wilt opslaan, kunt u een servermap maken met de naam 'Boekhouding'.

   Notitie

   Als uw organisatie gedeelde mappen heeft die al worden gebruikt, moet u ook de gegevens die zijn opgeslagen op verschillende apparaten verplaatsen naar de servermappen die u in deze stap maakt.

   Nadat u Opslagruimten hebt gemaakt, is de standaardlocatie van de servermap op de harde schijf. Controleer of alle servermappen die u hebt gemaakt, worden vermeld op het tabblad Servermappen van het dashboard. Wij raden u aan dat u altijd servermappen toevoegt aan een harde schijf voor Opslagruimten.

5. Maak gebruikersaccounts en -groepen en wijs toegangsmachtigingen toe aan netwerkbronnen.

   Zie voor stapsgewijze instructies voor het maken van gebruikersaccounts Add a user account (Een gebruikersaccount toevoegen). Zie Manage User Accounts in Windows Server Essentials [H2] voor meer informatie over gebruikersgroepen.

   Controleer of alle gebruikersaccounts en -groepen die u hebt gemaakt, respectievelijk worden weergegeven op het tabblad Gebruikers en Gebruikersgroepen van het dashboard.

6. Wijs machtigingen voor gebruikerstoegang toe aan servermappen.

   Volg de instructies in Manage access to server folders (Toegang tot servermappen beheren) om gebruikersaccounts te machtigen zodat medewerkers toegang hebben tot de servermappen.

   Nadat u machtigingen voor gebruikerstoegang hebt verleend, kunt u machtigingen voor netwerkbronnen weergeven of wijzigen voor elk gebruikersaccount door de eigenschappen van het gebruikersaccount te bekijken vanuit het dashboard. Zie Manage User Accounts in Windows Server Essentials [H2] voor meer informatie.

7. Verbind alle clientcomputers in het netwerk met de server waarop Windows Server 2012 R2 Essentials of Windows Server 2012 R2 wordt uitgevoerd met de Windows Server Essentials Experience-rol is geïnstalleerd.

   Voordat u een clientcomputer verbindt met de server waarop Windows Server Essentials wordt uitgevoerd, controleert u de volgende onderwerpen:

   • Ondersteunde besturingssystemen voor clientcomputers

   • Vereisten voor het verbinden van een computer met de server

   Voer vervolgens de wizard Computer verbinden met de server uit op alle computers in uw netwerk, ongeacht of deze lokaal of extern zijn. Zie Computers met de server verbinden voor stapsgewijze instructies voor het verbinden van clientcomputers met een server waarop Windows Server Essentials Experience wordt uitgevoerd.

   Nadat u een clientcomputer hebt verbonden met de server, controleert u of de naam van de computer wordt weergegeven op het tabblad Apparaten van het Dashboard. U kunt alle computers die zijn verbonden met de server beheren via de beheerderstaken die worden weergegeven in het taakvenster van het Dashboard. Zie Manage devices by using the Dashboard (Apparaten beheren met het Dashboard) voor meer informatie over het gebruik van het Dashboard om computers te beheren.

8. Implementeer het Windows Server Essentials-groepsbeleid.

   Om het groepsbeleid voor Windows Server Essentials te implementeren, schakelt u de groepsbeleidsinstellingen in voor Mapomleiding, Windows Defender, Windows Firewall en Windows Update, zoals beschreven in Configure Group Policy settings for folder redirection and security (Instellingen voor groepsbeleid configureren voor mapomleiding en beveiliging).

9. Integreer Windows Server Essentials met Office 365.

   Zie de sectie Set up Office 365 integration in Manage Office 365 in Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate] om Windows Server Essentials te integreren met Office 365.

   Notitie

   Tijdens de wizard Integreren met Microsoft Office 365 krijgt u de mogelijkheid een nieuw Microsoft-onlineaccount te maken (als u er nog geen hebt) of een bestaand online account te gebruiken. Als u daarnaast geen abonnement hebt op Office 365, kunt u zich met de wizard abonneren op Office 365 of kunt u aanmelden voor een proefabonnement.

10. Koppel de internetdomeinnaam van uw organisatie aan Office 365.

    Volg de stappen in de sectie 'Link your organization’s Internet domain name to Office 365' van Manage Office 365 in Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate] om uw eigen internetdomein te gebruiken in e-mails die zijn gericht aan uw organisatie en in de URL's voor uw SharePoint Online-resources.

11. Maak Microsoft-onlineaccounts voor uw werknemers.

    Zie de sectie Create online accounts in Manage Online Accounts for Windows Server Essentials Users [WSE_O365_Integrate] om online Microsoft-accounts te maken.

12. Waarschuw werknemers dat ze zich moeten aanmelden op de server en hun wachtwoord moeten wijzigen.

    Voor de synchronisatie van de wachtwoorden van de gebruikersaccounts voor Office 365 en de wachtwoorden van de netwerkgebruiker, moet u uw werknemers waarschuwen dat ze hun wachtwoord moeten wijzigen wanneer ze zich op hun netwerkcomputer aanmelden. Nadat het wachtwoord is gewijzigd, kunnen werknemers dezelfde referenties gebruiken om zich aan te melden bij het Windows Server Essentials-netwerk of het Office 365-portal.

13. Maak SharePoint Online-bibliotheken en stel toegangsmachtigingen via dashboard in.

    Zie Manage SharePoint Online (SharePoint Online beheren) voor meer informatie over het maken van SharePoint Online-bibliotheken en het instellen van toegangsmachtigingen met behulp van het Windows Server Essentials-dashboard.

Zie ook