Usprawnianie współpracy w małych i średnich firmach

W czym może być pomocny ten przewodnik? W tym przewodniku po rozwiązaniu opisano sposób umożliwiania pracownikom i partnerom zewnętrznym bezpiecznego dostępu do zabezpieczonych danych w małych i średnich firmach.

Ten przewodnik zawiera opis przetestowanego rozwiązania obejmującego projekt i implementację, które umożliwi bezpieczniejszą współpracę między pracownikami a zewnętrznymi partnerami biznesowymi i dostawcami dzięki bezpiecznemu dostępowi do współużytkowanych danych.

Części tego przewodnika:

• Scenariusz, opis problemu i cele

• Jaki jest zalecany projekt tego rozwiązania?

• Jakie czynności należy wykonać w celu implementacji tego rozwiązania?

Na poniższym diagramie zilustrowano problem i scenariusz, którego dotyczy ten przewodnik po rozwiązaniu.

 Problemy związane ze współpracą między pracownikami a dostawcami lub partnerami

Scenariusz, opis problemu i cele

W tej sekcji opisano scenariusz, problem i cele przykładowej organizacji.

Scenariusz

Przykładowa organizacja jest małą lub średnią firmą, która potrzebuje sposobu usprawnienia współpracy między pracownikami a partnerami i dostawcami. Obecnie pracownicy korzystają z aplikacji pakietu Microsoft Office, takich jak Word, Excel i PowerPoint, na swoich komputerach lokalnych. Dokumenty są zapisywane na komputerach lokalnych, a następnie udostępniane partnerom biznesowym i dostawcom w postaci wydrukowanych kopii i wiadomości e-mail lub przez tworzenie lokalnych zasobów udostępnionych.

Opis problemu

Obecnie organizacja nie ma bezpiecznego sposobu udostępniania dokumentów swoim dostawcom i partnerom. Zasadniczy problem do rozwiązania wygląda następująco:

Jak administrator małej lub średniej firmy może usprawnić bezpieczną współpracę między pracownikami a partnerami lub dostawcami?

Niektóre aspekty tego problemu:

• Dokumenty nie są współużytkowane przez pracowników i dostawców w bezpieczny sposób.

• Istnieje ryzyko przypadkowego wyświetlenia strategicznych danych biznesowych użytkownikom, którzy nie powinni ich widzieć.

• Trudno jest śledzić wiele wersji plików, które powstały w wyniku zapisywania danych firmy na różnych urządzeniach przez pracowników i dostawców (na przykład na komputerze użytkownika w pracy i na komputerze dostawcy poza siedzibą firmy).

• Zarządzanie użytkownikami i plikami w przypadku dokumentów nie jest scentralizowane.

Cele organizacji

Cele organizacji dotyczące usprawnienia współpracy:

• Przechowywanie danych w chmurze i/lub lokalnie, tak aby pracownicy i dostawcy mogli łatwo uzyskiwać dostęp do danych na potrzeby współpracy z dowolnej lokalizacji i w dowolnym czasie.

• Zapewnianie określonym pracownikom, partnerom i dostawcom dostępu do dokumentów, aby zapobiec utracie kontroli nad informacjami.

• Wyeliminowanie konfliktów wersji, które powstają w wyniku tworzenia wielu wersji plików, gdy pracownicy i dostawcy pracują z kopiami lokalnymi.

• Zintegrowanie i scentralizowanie administracji usługami w chmurze i aplikacjami lokalnymi związanymi ze współpracą, takimi jak programy Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint.

• Zwiększenie wydajności przez umożliwienie pracownikom współpracy z dostawcami i partnerami przy użyciu wielu różnych usług w chmurze.

• Scentralizowanie zarządzania uprawnieniami do dokumentów przechowywanych lokalnie i w chmurze.

Jakie jest zalecane podejście przy planowaniu i projektowaniu w przypadku tego rozwiązania?

Na poniższym diagramie przedstawiono sposób przechowywania i chronienia danych oraz uzyskiwania bezpiecznego dostępu do danych z serwera z systemem Windows Server 2012 R2 Essentials lub Windows Server 2012 R2 z zainstalowaną rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials (określanego jako Środowisko systemu Windows Server Essentials w pozostałej części dokumentu).

Projekt rozwiązania do współpracy między pracownikami a dostawcami i partnerami

System Windows Server 2012 R2 Essentials (odpowiedni dla maksymalnie 25 użytkowników i 50 urządzeń) oraz system Windows Server 2012 R2 w wersjach Standard i Datacenter z zainstalowaną rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials stanowią rozwiązanie dla właścicieli i współwłaścicieli małych i średnich firm, które upraszcza współpracę pracowników firmy z partnerami i dostawcami.

Poniższa tabela zawiera listę technologii dostępnych w systemie Windows Server 2012 R2 Essentials i roli Środowisko systemu Windows Server Essentials, które są częścią projektu tego rozwiązania. Podano również uzasadnienie wyboru tych elementów.

System Windows Server 2012 R2 Essentials i rola Środowisko systemu Windows Server Essentials oferują poniższe funkcje i technologie, które mogą pomóc małym i średnim partnerom biznesowym firmy Microsoft oraz administratorom osiągać cele biznesowe wymienione wcześniej w tym przewodniku po rozwiązaniu.

Planując to rozwiązanie, rozważ użycie poniższych funkcji i technologii. Dla każdej funkcji lub technologii przedstawiliśmy zalecenia dotyczące projektowania.

Dlaczego zalecamy ten projekt?

W tej sekcji szczegółowo opisano zagadnienia dotyczące projektowania i podjęte decyzje, które doprowadziły do zdefiniowania ostatecznego projektu rozwiązania. Zawiera ona również informacje o zalecanej konfiguracji lub użyciu każdej funkcji zastosowanej w tym rozwiązaniu.

Pulpit nawigacyjny systemu Windows Server Essentials

Pulpit nawigacyjny systemu Windows Server Essentials w systemie Windows Server 2012 R2 Essentials i roli Środowisko systemu Windows Server Essentials ułatwia szybkie uzyskiwanie dostępu do kluczowych informacji i funkcji do zarządzania na serwerze. Za pomocą pulpitu nawigacyjnego można tworzyć konta użytkowników i zarządzać nimi, zarządzać urządzeniami i kopiami zapasowymi, zarządzać dostępem i ustawieniami dla folderów na serwerze i dysków twardych, wyświetlać alerty serwera i wykonywać związane z nimi czynności, przeprowadzać integrację z usługami Microsoft Online Services oraz instalować dodatki firm innych niż Microsoft, które umożliwiają integrację z usługami online.

Zalecenie: Pulpit nawigacyjny systemu Windows Server Essentials umożliwia wykonywanie większości zadań administracyjnych w sieci. Aby optymalnie skonfigurować funkcje na serwerze, można uruchamiać zadania i kreatorów z poziomu pulpitu nawigacyjnego. Korzystając z pulpitu nawigacyjnego, można również konfigurować uprawnienia dostępu zdalnego do zasobów sieciowych (takich jak foldery udostępnione, komputery klienckie i wirtualna sieć prywatna) dla każdego użytkownika.

Miejsca do magazynowania

Funkcja Miejsca do magazynowania umożliwia tworzenie elastycznych, tanich, odpornych i dynamicznie rozszerzalnych woluminów danych. Ta funkcja umożliwia również wirtualizację magazynowania danych na serwerze przez grupowanie standardowych dysków twardych w pule magazynu, a następnie tworzenie wirtualnych dysków twardych (nazywanych miejscami do magazynowania) przy użyciu pojemności dostępnej w pulach magazynu. Te miejsca do magazynowania mogą być używane do przechowywania danych firmy w jednej centralnej lokalizacji.

Zalecenie: W małych firmach z mniej niż 10 pracownikami należy użyć co najmniej trzech dysków twardych SAS lub SATA — jeden dysk twardy posłuży do przechowywania systemu operacyjnego, a pozostałe dwa będą używane na potrzeby miejsc do magazynowania. Zalecamy tworzenie miejsc do magazynowania przy użyciu co najmniej dwóch dysków twardych z odpornością opartą na dublowaniu.

W małych firmach z więcej niż 10 pracownikami i w średnich firmach z maksymalnie 100 pracownikami należy skonfigurować co najmniej trzy dyski twarde SAS z miejscami do magazynowania — jeden dysk twardy posłuży do przechowywania systemu operacyjnego, a pozostałe dwa będą używane na potrzeby miejsc do magazynowania. Zalecamy również użycie obudowy serwera, która umożliwia rozszerzanie przez dodawanie kolejnych dysków.

Foldery na serwerze

Korzystając z funkcji folderów na serwerze, można przechowywać pliki znajdujące się na komputerach klienckich w centralnej lokalizacji. Przechowywanie plików w folderach na serwerze gwarantuje, że pliki będą zawsze dostępne z każdego komputera klienckiego w bezpieczny sposób za pomocą uwierzytelnionych poświadczeń sieciowych.

Zalecenie: Foldery na serwerze powinny być tworzone na dysku obsługiwanym przez funkcję Miejsca do magazynowania. Należy utworzyć osobne foldery na serwerze dla działów lub projektów. Jeśli na przykład firma ma dział księgowości, można utworzyć na serwerze folder o nazwie „Księgowość”. Jeśli folder na serwerze jest tworzony na dysku obsługiwanym przez funkcję Miejsca do magazynowania, zwiększa to dostępność danych (dzięki dublowaniu).

Zalecamy również ustawienie przydziału dla folderów na serwerze, aby można było otrzymywać alerty, gdy pojemność folderu na serwerze zbliży się do dopuszczalnej wartości. Po otrzymaniu alertu można usunąć pliki z folderu na serwerze, aby zwiększyć dostępne miejsce do magazynowania, lub można dodać więcej miejsca do folderu na serwerze i dostosować jego ustawienia przydziału. Można także określić, które foldery na serwerze mają być dostępne zdalnie, oraz przypisać uprawnienia dostępu zdalnego dla kont użytkowników umożliwiających dostęp do folderów na serwerze spoza siedziby firmy.

Zarządzanie użytkownikami i grupami

Aby łatwo zarządzać dostępem do zasobów sieciowych, można utworzyć konta dla wszystkich pracowników na karcie Użytkownicy pulpitu nawigacyjnego systemu Windows Server Essentials. Ponadto można tworzyć konta grup użytkowników i dodawać konta użytkowników jako elementy członkowskie. Wszystkie elementy członkowskie konta grupy użytkowników mają ten sam poziom zabezpieczeń dostępu do zasobów serwera.

Zalecenie: Należy utworzyć konta użytkowników dla wszystkich pracowników w sieci, a także dla wszystkich dostawców i partnerów, z którymi będzie prowadzona współpraca za pomocą usługi Office 365. Następnie należy utworzyć grupy użytkowników na podstawie projektów, które wymagają współpracy lub dostępu do folderów na serwerze. Na przykład dla wszystkich pracowników działu księgowości można utworzyć grupę użytkowników o nazwie „Księgowość”, a następnie dodać do niej wszystkie wymagane konta użytkowników. W projekcie współpracy, który wymaga wspólnej pracy dostawców i pracowników, utwórz grupę użytkowników o nazwie „Dostawca A”. Następnie dodaj konta użytkowników pracowników i dostawców, którzy będą współpracować nad tym projektem, do grupy użytkowników o nazwie „Projekt A”. Później możesz przypisać grupie Dostawca A uprawnienia dostępu do bibliotek programu SharePoint.

Zarządzanie urządzeniami

Zarządzanie wszystkimi urządzeniami w sieci z poziomu karty Urządzenia pulpitu nawigacyjnego systemu Windows Server Essentials jest możliwe po połączeniu wszystkich komputerów w sieci z serwerem z systemem Windows Server 2012 R2 Essentials lub rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials. Aby umożliwić pracownikom dostęp do folderów na serwerze z poziomu komputerów w sieci, należy połączyć komputery pracowników z serwerem.

W tym celu uruchom Kreatora łączenia komputera z serwerem na wszystkich komputerach, z których trzeba uzyskiwać dostęp do plików i folderów znajdujących się na serwerze z systemem Windows Server 2012 R2 Essentials lub rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials. Po uruchomieniu kreatora na komputerze zostanie zainstalowane oprogramowanie łącznika i komputer zostanie połączony z serwerem. Zapewnia to następujące korzyści:

• Umożliwia pracownikom bezpieczny dostęp do danych na serwerze za pomocą ich kont użytkowników.

• Umożliwia zarządzanie komputerami klienckimi z poziomu pulpitu nawigacyjnego.

• Chroni komputery klienckie w sieci za pomocą ustawień zasad grupy.

• Umożliwia regularne tworzenie kopii zapasowych danych na komputerach klienckich.

• Umożliwia monitorowanie kondycji komputerów klienckich.

Zalecenie: Należy uruchomić Kreatora łączenia komputera z serwerem na wszystkich komputerach klienckich w sieci — używanych lokalnie i zdalnie.

Ustawienia zasad grupy w systemie Windows Server Essentials

Implementując zasady grupy systemu Windows Server Essentials dostępne w systemie Windows Server 2012 R2 Essentials i roli Środowisko systemu Windows Server Essentials, można łatwiej chronić sieć przez wymuszenie stałego włączenia usługi Windows Update, programu Windows Defender i zapory sieciowej na wszystkich komputerach klienckich w sieci.

Zalecenie: Należy włączyć ustawienia usługi Windows Update, programu Windows Defender i Zapory systemu Windows w zasadach grupy systemu Windows Server Essentials.

Office 365

Po uruchomieniu Kreatora integracji z usługą Microsoft Office 365 można wykonywać następujące zadania z poziomu pulpitu nawigacyjnego:

• Zarządzanie zasobami i usługami w usłudze Office 365.

• Zarządzanie kontami online, które umożliwiają pracownikom dostęp do usługi Office 365, oraz kontami użytkowników.

• Zarządzanie subskrypcją i integracją z usługą Office 365 z poziomu pulpitu nawigacyjnego.

• Tworzenie bibliotek usługi SharePoint Online i zarządzanie nimi.

• Zmienianie uprawnień dla witryny zespołu w usłudze SharePoint Online.

• W przypadku subskrybowania usługi Exchange Online można zarządzać urządzeniami przenośnymi, za pomocą których pracownicy łączą się z firmowym serwerem poczty e-mail.

Aby uzyskać więcej informacji o integracji z usługą Office 365, zobacz Zarządzanie usługą Office 365 w systemie Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

Usługa SharePoint Online

Każdy plan usługi Office 365 dla firm umożliwia tworzenie witryn zespołu i bibliotek w usłudze SharePoint Online. Integracja z usługą Office 365 powoduje dodanie karty Biblioteki programu SharePoint, która umożliwia zarządzanie zasobami usługi SharePoint Online, do karty Magazyn pulpitu nawigacyjnego. Uruchomienie Kreatora integracji z usługą Microsoft Office 365 umożliwi zarządzanie uprawnieniami do witryny zespołu i bibliotek usługi SharePoint Online z poziomu pulpitu nawigacyjnego. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie usługą SharePoint Online w systemie Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

Po zintegrowaniu usługi Office 365 z serwerem z systemem Windows Server 2012 R2 Essentials lub rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials pracownicy i dostawcy będą również mieć dostęp do bibliotek zespołu w usłudze SharePoint Online na swoich urządzeniach przenośnych lub telefonach z systemem Windows przy użyciu aplikacji My Server 2012 R2. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Nawiązywanie połączenia z systemem Windows Server Essentials za pomocą aplikacji My Server [SBS8].

Konta online firmy Microsoft

Po ukończeniu integracji z usługą Office 365 można tworzyć konta online firmy Microsoft dla dowolnych pracowników z poziomu pulpitu nawigacyjnego. W przypadku przypisywania konta online firmy Microsoft do konta użytkownika przy użyciu pulpitu nawigacyjnego hasło do konta użytkownika jest automatycznie synchronizowane z kontem online pracownika. Oznacza to, że użytkownik potrzebuje tylko jednego hasła dostępu do zasobów na serwerze i zasobów usługi Office 365.

Ponadto można użyć tej samej nazwy dla konta użytkownika i jako identyfikatora online użytkownika. Jeśli użytkownik zmieni hasło swojego konta użytkownika na komputerze przyłączonym do domeny lub za pomocą usługi Remote Web Access, synchronizacja haseł zostanie natychmiast przeprowadzona automatycznie.

Zalecenie Należy utworzyć konta online firmy Microsoft dla wszystkich pracowników, którzy będą uczestniczyć w projektach wymagających współpracy z partnerami i dostawcami.

Jaka jest ogólna procedura implementacji tego rozwiązania?

Aby zaimplementować to rozwiązanie, możesz wykonać kroki przedstawione w tej sekcji. Przed przejściem do następnego kroku upewnij się, że dany krok został poprawnie wdrożony.

1. Skonfigurowanie nazwy domeny z poziomu funkcji Dostęp z dowolnego miejsca.

   Aby skonfigurować nazwę domeny, wykonaj instrukcje z sekcji Zarządzanie usługą Remote Web Access. Jeśli nie masz istniejącej nazwy domeny, skorzystaj z Kreatora konfigurowania nazwy domeny, aby uzyskać profesjonalną nazwę domeny (na przykład contoso.com).

2. Włączenie funkcji Dostęp z dowolnego miejsca.

   Aby włączyć usługę Remote Web Access i sieć VPN, z poziomu karty Dostęp z dowolnego miejsca na stronie Ustawienia pulpitu nawigacyjnego uruchom Kreatora konfiguracji usługi Dostęp z dowolnego miejsca. Aby włączyć usługę Remote Web Access, wykonaj instrukcje z sekcji Zarządzanie usługą Remote Web Access. Aby włączyć sieć VPN, wykonaj instrukcje z artykułu Zarządzanie siecią VPN w systemie Windows Server Essentials [blue].

3. Utworzenie miejsca do magazynowania na serwerze. 

   Aby utworzyć miejsce do magazynowania, wykonaj instrukcje z sekcji Tworzenie miejsca do magazynowania.

   Po utworzeniu miejsca do magazynowania sprawdź, czy jest ono wyświetlane na karcie Dyski twarde pulpitu nawigacyjnego.

4. Utworzenie folderów na serwerze dla dokumentów poufnych i wymagających przechowywania lokalnego.

   Aby utworzyć foldery na serwerze, wykonaj instrukcje z sekcji Dodawanie lub przenoszenie folderu na serwerze. Aby na przykład przechowywać pliki dotyczące księgowości firmy, można utworzyć na serwerze folder o nazwie „Księgowość”.

   Uwaga

   Jeśli organizacja ma foldery udostępnione, które są już używane, przenieś również dane, które są przechowywane na różnych urządzeniach, do folderów na serwerze utworzonych w tym kroku.

   Po utworzeniu miejsc do magazynowania domyślną lokalizacją folderu na serwerze jest dysk twardy. Sprawdź, czy wszystkie utworzone foldery na serwerze są wyświetlane na karcie Foldery na serwerze pulpitu nawigacyjnego. Zawsze zalecamy dodawanie folderów na serwerze do dysku twardego obsługiwanego przez funkcję Miejsca do magazynowania.

5. Utworzenie kont użytkowników i grup użytkowników oraz przypisanie uprawnień dostępu do zasobów sieciowych.

   Aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące tworzenia kont użytkowników, zobacz Dodawanie konta użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji o grupach użytkowników, zobacz Zarządzanie kontami użytkowników w systemie Windows Server Essentials [H2].

   Sprawdź, czy wszystkie utworzone konta użytkowników i grupy użytkowników są wyświetlane odpowiednio na kartach Użytkownicy i Grupy użytkowników pulpitu nawigacyjnego.

6. Przypisanie uprawnień dostępu użytkowników do folderów na serwerze.

   Aby przypisać uprawnienia dla kont użytkowników w celu umożliwienia pracownikom dostępu do folderów na serwerze, wykonaj instrukcje z sekcji Zarządzanie dostępem do folderów na serwerze.

   Po udzieleniu uprawnień dostępu użytkownikom można wyświetlać lub modyfikować uprawnienia do zasobów sieciowych dla dowolnego konta użytkownika, wyświetlając właściwości konta użytkownika z poziomu pulpitu nawigacyjnego. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie kontami użytkowników w systemie Windows Server Essentials [H2].

7. Połączenie wszystkich komputerów klienckich w sieci z serwerem z systemem Windows Server 2012 R2 Essentials lub Windows Server 2012 R2 z zainstalowaną rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials.

   Przed połączeniem komputera klienckiego z serwerem z systemem Windows Server Essentials zapoznaj się z poniższymi informacjami:

   • Obsługiwane systemy operacyjne dla komputerów klienckich

   • Wymagania wstępne dotyczące łączenia komputera z serwerem

   Następnie uruchom Kreatora łączenia komputera z serwerem na wszystkich komputerach w sieci — lokalnych i zdalnych. Aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące łączenia komputerów klienckich z serwerem z rolą Środowisko systemu Windows Server Essentials, zobacz Łączenie komputerów z serwerem.

   Po połączeniu komputera klienckiego z serwerem sprawdź, czy nazwa tego komputera jest wyświetlana na karcie Urządzenia pulpitu nawigacyjnego. Wszystkimi komputerami połączonymi z serwerem można zarządzać przy użyciu zadań administracyjnych, które są wyświetlane w okienku zadań pulpitu nawigacyjnego. Aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu komputerami za pomocą pulpitu nawigacyjnego, zobacz Zarządzanie urządzeniami za pomocą pulpitu nawigacyjnego.

8. Zaimplementowanie zasad grupy systemu Windows Server Essentials.

   Aby zaimplementować ustawienia zasad grupy systemu Windows Server Essentials, włącz ustawienia zasad grupy dla przekierowania folderu, programu Windows Defender, Zapory systemu Windows i usługi Windows Update zgodnie z opisem w sekcji Konfigurowanie ustawień zasad grupy dla przekierowania folderu i zabezpieczeń.

9. Zintegrowanie systemu Windows Server Essentials z usługą Office 365.

   Aby zintegrować system Windows Server Essentials z usługą Office 365, zobacz sekcję dotyczącą konfigurowania integracji z usługą Office 365 w artykule Zarządzanie usługą Office 365 w systemie Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

   Uwaga

   W Kreatorze integracji z usługą Microsoft Office 365 są dostępne opcje utworzenia nowego konta online firmy Microsoft (jeśli nie masz takiego konta) lub użycia istniejącego konta online. Ponadto jeśli nie masz subskrypcji usługi Office 365, kreator pozwala zasubskrybować usługę Office 365 lub utworzyć konto w celu skorzystania z wersji próbnej subskrypcji.

10. Połączenie nazwy domeny internetowej organizacji z usługą Office 365.

    Aby można było używać własnej domeny internetowej w wiadomościach e-mail adresowanych do organizacji oraz w adresach URL zasobów usługi SharePoint Online, wykonaj kroki opisane w sekcji dotyczącej łączenia nazwy domeny internetowej organizacji z usługą Office 365 w artykule Zarządzanie usługą Office 365 w systemie Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

11. Utworzenie kont online firmy Microsoft dla pracowników.

    Aby utworzyć konta online firmy Microsoft, zobacz sekcję dotyczącą tworzenia kont online w artykule Zarządzanie kontami online dla użytkowników systemu Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

12. Powiadomienie pracowników, że powinni zalogować się do serwera i zmienić hasło.

    Aby zsynchronizować hasła do kont użytkowników usługi Office 365 i hasła użytkowników sieci, należy powiadomić pracowników o konieczności zmiany haseł podczas logowania do komputera sieciowego. Po zmianie hasła pracownicy będą mogli używać tych samych poświadczeń w celu logowania się do sieci systemu Windows Server Essentials i do portalu usługi Office 365.

13. Utworzenie bibliotek usługi SharePoint Online i ustawienie uprawnień dostępu z poziomu pulpitu nawigacyjnego.

    Aby utworzyć biblioteki usługi SharePoint Online i ustawić dla nich uprawnienia dostępu z poziomu pulpitu nawigacyjnego systemu Windows Server Essentials, zobacz Zarządzanie usługą SharePoint Online.

Zobacz też