Planejar manutenção e gerenciamento de site no SharePoint Server
APLICA-SE A:
2013 2019 Subscription Edition 
SharePoint no Microsoft 365
Todos os sites e os conjunto de sites no seu farm do SharePoint Server usa recursos do sistema, como armazenamento, processamento e rede. Se os sites não forem utilizados ou forem abandonados, eles usarão recursos, mas não oferecerão valor comercial e estarão usando o espaço de armazenamento que poderia ser usado em outro lugar. Os sites fora de controle usam recursos do sistema além do que o plano original possa ter alocado para eles. Em ambos os casos, o acesso aos recursos do sistema está sendo negado e desempenho sofrerá, a sobrecarga aumentará e diminuirá a capacidade de gerenciamento. Para ajudar a evitar esses problemas, é necessário planejar o gerenciamento de seus sites e conjuntos de sites. Este artigo fala sobre as ferramentas que você pode usar para gerenciar sites e conjuntos de sites no SharePoint Server.
Cotas
A primeira etapa para controlar a quantidade dos recursos que seus sites e conjuntos de sites usam é estabelecer e aplicar modelos de cota. Cotas permitem controlar quantos dados um conjunto de sites pode armazenar e, em seguida, bloquear o site para mais conteúdo quando o armazenamento do site atingir o tamanho máximo. Com cotas, você também pode controlar a quantidade de recursos, como processador e memória, que um site ou conjunto de sites pode usar. Cotas permitem definir os valores limites de armazenamento e os valores limites de aviso, além dos limites de utilização de recursos que os aplicativos não podem exceder. Ao configurar e aplicar cotas, você reduz o impacto dos problemas causados por conjuntos de sites fora de controle. Para saber mais sobre como trabalhar com cotas e como configurá-las, confira Criar, editar e excluir modelos de cota no SharePoint Server.
Quando você executar seu planejamento de capacidade do banco de dados e do servidor, determine quais os limites de tamanho (se houver) que você deseja aplicar. A lista a seguir descreve como aproveitar as cotas:
Crie diferentes modelos de cota para diferentes tipos de site. Por exemplo, talvez você queira ter diferentes cotas para diferentes divisões, tipos de clientes ou caminhos (talvez os sites sob o caminho /sites tenham apenas 100 MB por conjunto de sites e outros sob o caminho /VIP possam ter até 300 MB por conjunto de sites). Sempre que cria um conjunto de sites na Administração Central, você pode especificar qual modelo de cota usar. Observe que os sites criados com o uso do Gerenciamento de Site Pessoal usam a cota padrão do aplicativo Web.
Conceda espaço suficiente para um crescimento razoável nos sites. Dependendo do modo de utilização de cada site, as necessidades de espaço de armazenamento podem variar muitíssimo. Os sites são criados para crescerem com o tempo e com o uso. Um limite de cota de 50 MB provavelmente é pouco espaço de armazenamento inicial para a maioria dos sites e nem se aproxima do necessário para um site duradouro.
Conceda um período razoável entre a mensagem de email de aviso e o bloqueio do site por ter excedido a cota. Por exemplo, não defina os limites de 80 MB para o aviso e 85 MB para o armazenamento do site. Se os usuários estiverem em meio a um processo de carregamento de diversos arquivos grandes, ficarão contrariados por serem impedidos de concluir essa tarefa sem uma notificação em tempo hábil.
Arquive conteúdo ou sites obsoletos. No entanto, se os arquivar ou excluir, garanta que os usuários entendam esse plano e que eles compreendam que essas ações são executadas apenas em momentos previstos. Por exemplo, publique uma agenda com as datas em que você vai arquivar conteúdo ou excluir sites não utilizados.
Verifique periodicamente as permissões do site. Por exemplo, verifique-as trimestralmente para remover as permissões de usuários que tenham deixado o grupo ou o projeto.
Crie um plano para fazer backup frequente do conteúdo do site. Determine ou descubra com que frequência os backups serão feitos, assim como o processo de restauração de conteúdo, quando necessário. Para saber mais, veja Planejamento de backup e recuperação no SharePoint Server.
Relatórios de uso
As cotas impedem que os conjuntos de sites como um todo ultrapassem os limites de você define, mas dentro de um conjunto de sites, alguns sites e páginas serão usados mais do que outros. Para equilibrar os recursos do seu sistema, você precisará estar ciente dos sites e das páginas altamente usados e dos sites subutilizados ou abandonados. Os sites altamente usados podem precisar de mais recursos e os subutilizado ou abandonados devem ser arquivados ou excluídos. Uma parte do seu plano de manutenção de sites deve ser um plano para saber como gerenciar o tamanho e o número dos conjuntos de sites no seu ambiente. Isso será mais importante se você permitir o Gerenciamento de Site de Autoatendimento. A maioria das organizações deseja poder prever e controlar quanto crescimento podem esperar do sites por causa do impacto que isso pode ter nos recursos de banco de dados. Por exemplo, se um banco de dados de conteúdo contiver 100 sites e um desses sites ocupar mais de 50 por cento do espaço, você talvez precise mudar esse conjunto de sites para outro banco de dados de conteúdo. Isso garantirá que você preserve algum espaço para crescimento adicional mantendo a capacidade de fazer backup e restaurar os bancos de dados.
No SharePoint Server, os relatórios de uso permitem controlar a quantidade de visitas e a quantidade de usuários exclusivos de um site ou conjunto de sites por dia e por mês. Antes de poder exibir os relatórios, um administrador de farm deve configurar o uso e a coleta de dados. Para saber mais, confira Configurar o conjunto de dados de integridade e uso no SharePoint Server. Para saber mais sobre como visualizar e usar relatórios de uso, consulte View usage reports in SharePoint Server.
Exclusão de site e coleção de site
Você deve planejar como lidar com sites que se tornam inativos após o final de um projeto ou que tenham sido criados apenas para testar algumas ideias, mas foram abandonados. A confirmação e a exclusão de uso do site podem ajudar a manter seu ambiente mais limpo, ajudando a identificar quando os sites tornam-se desnecessários. Esse recurso funciona com o envio automático de uma mensagem de email aos proprietários do site para saber se eles consideram seu site ativo. Se o proprietário não responder (após um número especificado de mensagens em um período especificado), o site poderá ser excluído. Para obter mais informações sobre como gerenciar conjuntos de sites não usados, confira Gerenciar conjuntos de sites não usados no SharePoint Server.
Para planejar a confirmação de uso e a exclusão de sites, decida o seguinte:
Quanto tempo você deseja aguardar para verificar se um site está inativo. O período padrão para sites de equipe ou de projeto é de 90 dias após a criação do site. Normalmente, um site que tenha sido criado, usado intensamente e esteja a ponto de ser excluído ou arquivado levou no mínimo seis meses e, provavelmente, alguns anos para concluir seu ciclo de vida. Lembretes a cada seis meses são valiosos para essas situações.
A frequência com que você deseja enviar o email de aviso aos proprietários do site para verificar se ele ainda está ativo. Após o primeiro email, se o administrador do site não responder, você poderá continuar enviando avisos em intervalos diários, semanais ou mensais.
Se você deseja excluir automaticamente os sites não utilizados. Se o administrador do site não responder a várias mensagens de email, você deseja prosseguir e excluir o site automaticamente? É recomendável fazer um backup primeiro. Você pode fazer isso verificando se os backups regulares são realizados.
Se você for excluir automaticamente os sites não usados, quantas mensagens de email enviará aos proprietários de sites antes de fazê-lo? Por padrão, são enviadas quatro notificações semanais antes da exclusão, mas você pode aumentar ou diminuir esse número conforme a necessidade.
Confira também
Conceitos
Gerenciar conjuntos de sites não usados no SharePoint Server
Criar, editar e excluir modelos de cota no SharePoint Server
Configurar o conjunto de dados de integridade e uso no SharePoint Server