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Colaboração

 

Aplicável a: Exchange Server 2013

Tópico modificado em: 2012-12-07

O Exchange 2013 oferece os seguintes recursos avançados que podem ajudar seus usuários finais a colaborarem facilmente via email:

  • Caixas de correio locais

  • Pastas públicas

  • Caixas de correio compartilhadas

  • Grupos de Distribuição

Cada um dos recursos tem uma experiência de usuário e um conjunto de recursos diferentes e deve ser selecionado com base no que o usuário precisa fazer e no que a sua organização pode oferecer. Por exemplo, caixas de correio do site oferecem grandes recursos de colaboração de documentação. Entretanto, as caixas de correio de site dependem do SharePoint Server 2013, de modo que, se você não estiver planejando implantar o SharePoint, deverá usar pastas públicas para compartilhar documentos.

Este tópico compara esses recursos de colaboração para ajudá-lo a decidir qual recurso oferecer aos seus usuários.

Uma caixa de correio de site é composta, funcionalmente, de uma associação a site do SharePoint 2013 (proprietários e membros), armazenamento compartilhado através de uma caixa de correio do Exchange 2013 para emails e um site do SharePoint 2013 para armazenar e compartilhar. Essencialmente, caixas de correio de site reúnem emails do Exchange e documentos do SharePoint. Para os usuários, uma caixa de correio de site funciona como um arquivo central para o projeto, um local para que eles arquivem emails e documentos de projetos que só podem ser acessados e editados por membros do site. Além disso, as caixas de correio de site têm um ciclo de vida específico e são otimizadas para serem usadas em projetos com datas de início e término específicas. Para implementar integralmente as caixas de correio de site, os usuários finais devem usar o Outlook 2013.

Para obter mais informações, consulte Caixas de Correio do Site.

As pastas públicas são feitas para acesso compartilhado e oferecem um jeito fácil e eficaz de coletar, organizar e compartilhar informações com outros pessoas no seu grupo de trabalho ou organização.

As pastas públicas organizam esse conteúdo em uma hierarquia profunda fácil de navegar. Os usuários descobrem conteúdo interessante e relevante navegando entre ramificações dessa hierarquia que são relevantes para eles. Os usuários sempre veem a hierarquia completa em sua exibição de pastas do Outlook. As pastas públicas são uma excelente tecnologia para arquivamento de grupo de distribuição. Uma pasta pública pode ser habilitada para email e adicionada como membro do grupo de distribuição. Um email enviado ao grupo de distribuição será automaticamente adicionado à pasta pública para referência posterior. As pastas públicas também fornecem compartilhamento de documento simples e não requerem que o SharePoint Server 2013 seja instalado em sua organização. Finalmente, os usuários finais podem usar pastas públicas com os seguintes clientes de Outlook suportados: Outlook 2007, Outlook 2010 e Outlook 2013.

Para obter mais informações, consulte Pastas Públicas.

Uma caixa de correio compartilhada é uma caixa de correio que vários usuários designados podem acessar para ler e enviar emails e para compartilhar um calendário comum. As caixas de correio compartilhadas podem fornecer um endereço de email genérico (como info@contoso.com ou vendas@contoso.com), que os clientes podem usar para solicitar informações sobre sua empresa. Se a caixa de correio compartilhada tiver a permissão Enviar como atribuída quando um usuário representante responder a mensagem de email, parecerá que a caixa de correio (por exemplo, vendas@contoso.com) está respondendo, e não o usuário real.

Para obter mais informações, consulte Caixas de Correio Compartilhadas.

Grupos (também chamados de grupos de distribuição) são conjuntos de dois ou mais destinatários que aparecem no catálogo de endereços compartilhado. Quando um email é enviado a um grupo, é recebido por todos os membros do grupo. Os grupos de distribuição podem ser organizados por um determinado assunto (como “Fãs de Cachorros”) ou por usuários que compartilham uma estrutura de trabalho comum que requer que eles se comuniquem frequentemente.

Para obter mais informações, consulte Destinatários.

A seguinte tabela apresenta uma visão geral rápida de cada um dos recursos de colaboração para ajudá-lo a decidir qual usar.

 

Caixas de correio locais Pastas públicas Caixas de correio compartilhadas Grupos

Tipo de grupo

Usuários que trabalham em conjunto como uma equipe em um projeto específico com datas de início e término definitivas.

Com as permissões adequadas, todos na sua organização podem acessar e pesquisar pastas públicas. Pastas públicas são ideais para manter históricos ou conversas do grupo de distribuição.

Os representantes trabalham em nome de uma identidade virtual e podem responder a emails igual à identidade de caixa de correio compartilhada. Exemplo: support@tailspintoys.com

Usuários que precisam enviar email a um grupo de destinatários com um interesse ou característica comum.

Tamanho do grupo ideal

Pequeno

Grande

Pequeno

Grande

Access

Proprietários e membros de caixa de correio de site.

Acessível por qualquer pessoa em sua organização.

Os usuários podem receber permissões de Acesso Total e/ou Enviar Como. Se as permissões de Acesso Total fonte concedidas, os usuários deverão também adicionar a caixa de correio compartilhada ao perfil do Outlook para acessar a caixa de correio compartilhada.

Para grupos de distribuição, os membros devem ser adicionados manualmente. Para grupos de distribuição dinâmicos, os membros são adicionados com base em critérios de filtragem.

Calendário compartilhado?

Não

Sim

Sim

Não

Os emails chegam à Caixa de Entrada pessoal do usuário?

Não, os emails chegam à caixa de correio de site.

Não, os emails chegam à pasta pública.

Não, os emails chegam à Caixa de Entrada da caixa de correio compartilhada.

Sim. Os emails chegam à Caixa de Entrada de um membro do grupo de distribuição.

Clientes suportados

  • Outlook 2013

  • SharePoint 2013

  • Outlook 2013

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

 
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