MailTips em Exchange Online

As Dicas de Email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto eles compõem uma mensagem. Enquanto uma nova mensagem está aberta e sendo composta, o Exchange analisa a mensagem (incluindo destinatários). Se um problema potencial for detectado, o usuário será notificado com um MailTip antes de enviar a mensagem. Usando as informações no MailTip, o usuário pode ajustar a mensagem para evitar situações indesejáveis ou relatórios de não entrega (também conhecidos como NDRs ou mensagens de salto).

Como funcionam as Dicas de Email

Os MailTips são implementados como um serviço Web no Exchange. Quando um remetente compõe uma mensagem, o software cliente faz uma chamada do serviço Web do Exchange ao servidor de Acesso para Cliente, para obter a lista de Dicas de Email. O servidor responde com a lista de Dicas de Email aplicáveis a essa mensagem, e o software cliente exibe as Dicas de Email ao remetente.

Os seguintes cenários de mensagens improdutivos são comuns em qualquer ambiente de sistema de mensagens:

  • NDRs resultantes de mensagens que violam restrições de mensagem em toda a organização (por exemplo, restrições de tamanho de mensagem ou número máximo de destinatários por mensagem).

  • NDRs resultantes de mensagens enviadas para destinatários inexistentes, destinatários restritos ou usuários com caixas de correio completas.

  • Enviar mensagens a usuários com Respostas automáticas configuradas.

Todos esses cenários envolvem o envio de uma mensagem pelo usuário, a sua entrega e, em vez de essa entrega ocorrer, o usuário recebe uma resposta informando que a mensagem não foi entregue. Mesmo no melhor dos cenários, como a resposta automática, esses eventos resultam em perda de produtividade. No caso de uma NDR, esse cenário pode resultar em uma chamada dispendiosa para o balcão de ajuda.

Há também vários cenários em que o envio de uma mensagem não resultará em erro, mas poderá ter consequências indesejáveis, até mesmo desagradáveis:

  • Mensagens enviadas a grupos de distribuição muito grandes.

  • Mensagens enviadas a grupos de distribuição inadequados.

  • Mensagens enviadas inadvertidamente a destinatários fora da organização.

  • Seleção de Responder a Todos para uma mensagem que foi recebida como destinatário Cco.

Todos esses cenários problemáticos poderão ser atenuados se os usuários forem informados sobre o resultado possível do envio da mensagem à medida que eles compuserem essa mensagem. Por exemplo, se os remetentes forem notificados de que o tamanho de sua mensagem excederá o valor máximo permitido, eles não tentarão enviar a mensagem. Da mesma forma, se os remetentes forem notificados de que sua mensagem será entregue a pessoas fora da organização, é mais provável que eles garantam que o conteúdo e o tom da mensagem sejam apropriados.

Os seguintes clientes de mensagens são compatíveis com Dicas de Email:

  • Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App)

  • Microsoft Outlook 2010 ou posterior para o Microsoft Windows

Dicas de email disponíveis em Exchange Online

A tabela a seguir lista as Dicas de Email disponíveis no Exchange Online.

MailTip Disponibilidade Cenário
Destinatário interno inválido Outlook O remetente adiciona um destinatário interno que não existe. Por exemplo:
  • O destinatário inexistente é resolvido devido a uma entrada na Lista de Preenchimento Automático do remetente (também conhecida como cache de apelido) ou uma entrada na pasta Contatos do remetente.
  • O remetente digita um endereço de email interno inexistente e o endereço de email está em um domínio aceito (um domínio autoritativo) para a organização exchange.

A Dica de Email indica o destinatário inválido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem.

Caixa de Correio Cheia Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um destinatário interno cuja caixa de correio excede o tamanho máximo da caixa de correio (a cota ProhibitSendReceive na caixa de correio ou organização).

A Dica de Email indica o destinatário com a caixa de correio cheia e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem.

A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas.

Respostas Automáticas Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um destinatário* interno que acionou Respostas Automáticas.

O MailTip indica que o destinatário tem respostas automáticas ativadas e também exibe os primeiros 175 caracteres do texto de resposta automática.

A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas.

*Se o destinatário for externo, mas o domínio do destinatário estiver configurado como um domínio remoto, as configurações AllowedOOFType e IsInternal determinarão se o remetente recebe a resposta automática interna, a resposta automática externa ou nenhuma resposta automática.

Personalizado Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um destinatário interno que tem um MailTip personalizado configurado.

Uma Dica de Email personalizada pode ser útil para o fornecimento de informações específicas sobre um destinatário. Por exemplo, você pode criar uma Dica de Email personalizada para um grupo de distribuição, explicando sua finalidade para reduzir o uso indevido. Para obter mais informações, consulte Configurar o MailTips personalizado para destinatários.

Os MailTips personalizados não serão exibidos se o remetente não tiver permissão para enviar mensagens para o destinatário (o MailTip do Destinatário Restrito será exibido em vez disso).

Destinatário restrito Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um destinatário ao qual eles não têm permissão para enviar mensagens (as restrições de entrega são configuradas entre o remetente e o destinatário).

O MailTip indica o destinatário proibido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. Ele também informa claramente ao remetente que a mensagem não pode ser entregue ao destinatário restrito.

Se o destinatário restrito for um grupo de distribuição que contém grupos aninhados, os MailTips não serão exibidos. Além disso, se o grupo restrito (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) tiver grupos dentro dele, os MailTips não serão exibidos.

Se o destinatário restrito for externo ou for um grupo de distribuição que contém destinatários externos, o MailTip será exibido no remetente. No entanto, as dicas de email a seguir não são exibidas (se aplicável):

  • Respostas Automáticas
  • Caixa de Correio Cheia
  • Dica de Email personalizada
  • Destinatário moderado
  • Mensagem com tamanho excessivo
Destinatários externos Outlook

Outlook na Web

Outlook Mobile

O remetente adiciona um destinatário* externo ou um grupo de distribuição que contém destinatários externos.

O MailTip informa ao remetente que a mensagem deixará a organização, o que pode ajudá-los a tomar as decisões corretas sobre texto, tom e conteúdo.

Por padrão, essa Dica de Email fica desabilitada. É possível habilitá-la usando o cmdlet Set-OrganizationConfig. Para obter detalhes, consulte MailTips sobre relações de organização.

*Se o destinatário for externo, mas o domínio do destinatário estiver configurado como um domínio remoto, a configuração IsInternal determinará se o remetente recebe esse MailTip (o MailTip de Destinatários Externos não se aplica a destinatários internos).

Observação: o MailTip de Destinatários Externos não é avaliado para destinatários externos do grupo de distribuição em que o grupo de distribuição está em um domínio remoto.

Observação 2: o Outlook Mobile só dá suporte ao MailTip de Destinatários Externos para Microsoft 365 ou Office 365 e para caixas de correio locais do Exchange que usam a HMA (Autenticação Moderna Híbrida).

Grande público Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um grupo de distribuição que tem mais membros do que o tamanho de audiência grande configurado (o tamanho padrão é superior a 25 membros). Para obter detalhes, consulte Configurar o grande tamanho de audiência para sua organização.

O número de membros do grupo de distribuição não é calculado cada vez. Em vez disso, as informações do grupo de distribuição são lidas a partir de dados de métricas de grupo.

Destinatário moderado Outlook

Outlook na Web

O remetente adiciona um destinatário moderado (um destinatário que requer aprovação de mensagem).

O MailTip identifica o destinatário moderado e informa ao remetente que a moderação pode resultar em entrega atrasada.

O MailTip não será exibido se:

  • O remetente é um moderador para o destinatário.
    • O remetente foi explicitamente autorizado a enviar mensagens ao destinatário (adicionando o nome do remetente à lista Aceitar Mensagens Somente do destinatário).

    Para configurar destinatários moderados no Exchange Online, consulte Configurar destinatários moderados em Exchange Online.

Responder a Todos com Cco Outlook na Web Um destinatário do Bcc seleciona Responder a todas as mensagens. O MailTip aparece na mensagem de resposta.

Os destinatários do Bcc que se revelam para outros destinatários são universalmente ruins, e o MailTip explica isso.

Mensagem com tamanho excessivo Outlook A mensagem é maior que o tamanho máximo de mensagem permitido.

O MailTip será exibido se o tamanho da mensagem violar uma das seguintes restrições de tamanho da mensagem:

  • Configuração máxima de tamanho de envio na caixa de correio do remetente.
  • Configuração de tamanho máximo de recebimento na caixa de correio do destinatário.
  • Restrição máxima de tamanho de mensagem para a organização.

Observação: os limites de tamanho da mensagem nos conectores não são avaliados para este MailTip.

Restrições de Dica de Email

As Dicas de Email estão sujeitas às seguintes restrições:

  • As Dicas de Email não têm suporte quando se trabalha no modo offline do Outlook.

  • Quando uma mensagem é endereçada a um grupo de distribuição, as Dicas de Email de destinatários individuais pertencentes a esse grupo de distribuição não são avaliadas. No entanto, se algum dos membros for destinatário externo, o MailTip de Destinatários Externos será exibido, o que mostra ao remetente o número de destinatários externos no grupo de distribuição.

  • Se a mensagem for endereçada a mais de 200 destinatários, as Dicas de Email de caixa de correio individuais não serão avaliadas por motivos de desempenho.

  • As Dicas de Email Personalizadas são limitadas a 175 caracteres.

  • Enquanto versões mais antigas de Exchange Server preencheriam o MailTips em sua totalidade, Exchange Online exibirá apenas até 1000 caracteres.

  • Se o remetente começar a redigir uma mensagem e deixá-la aberta por um longo período, as Dicas de email de Respostas automáticas e de Caixa de correio cheia serão avaliadas a cada duas horas.

Para obter mais informações

Set-OrganizationConfig