Como a idade da retenção é calculada no Exchange Online
Observação
Para reter ou eliminar proativamente conteúdos da caixa de correio para a governação de informações no Microsoft 365, recomendamos que utilize políticas de retenção e etiquetas de retenção a partir do portal de conformidade do Microsoft Purview, em vez da gestão de registos de mensagens descrita nesta página. No entanto, deve continuar a utilizar a gestão de registos de mensagens para mover mensagens para caixas de correio de arquivo.
Se utilizar atualmente a gestão de registos de mensagens, esta funcionalidade mais antiga continuará a funcionar lado a lado com políticas de retenção e etiquetas de retenção. No entanto, recomendamos que, daqui para frente, você use políticas de retenção e rótulos de retenção. Eles fornecem um único mecanismo para gerenciar centralmente a retenção e a exclusão de conteúdo no Microsoft 365.
O Assistente de Pastas Geridas (MFA) é um dos muitos processos de assistente de caixa de correio que é executado no Exchange Online. Seu trabalho é processar caixas de correio que possuam uma Política de Retenção aplicada, adicionar as Marcas de Retenção incluídas na política à caixa de correio e processar itens na caixa de correio. Se os itens tiverem uma marca de retenção, o assistente testará a idade desses itens. Se um item tiver excedido sua idade de retenção, executará a ação de retenção especificada. As ações de retenção incluem mover um item para o arquivo do usuário, excluir o item e permitir a recuperação ou excluir o item permanentemente.
Consulte o Marcas e políticas de retenção para obter mais informações.
Determinando a idade dos diferentes tipos de itens
A idade de retenção dos itens da caixa de correio é calculada a partir da data de entrega ou no caso de itens como rascunhos que não são entregues mas criados pelo utilizador, a data em que um item foi criado. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa itens em uma caixa de correio, ele insere uma data inicial e uma data de expiração para todos os itens com marcas de retenção com a ação de retenção Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. Os itens que têm uma marca de arquivamento também recebem uma data de movimentação.
Os itens na pasta Itens Excluídos e os itens que podem ter uma data de início e de término, como itens de calendário (reuniões e compromissos) e tarefas, são manipulados de forma diferente, como mostra esta tabela.
| Se o tipo de item for... | E o item é... | A idade de retenção é calculada com base em... |
|---|---|---|
| Mensagem de email Documento Fax Item de diário Solicitação de reunião, resposta ou cancelamento Chamadas perdidas Observações |
Não está na pasta pasta Itens Excluídos | Data de entrega ou data de criação |
| Mensagem de email Documento Fax Item de diário Solicitação de reunião, resposta ou cancelamento Chamadas perdidas Observações |
Na pasta Itens Excluídos | Data de entrega ou criação, a menos que o item tenha sido eliminado de uma pasta que não tenha uma etiqueta de retenção herdada ou implícita. Se um item estiver numa pasta que não tenha uma etiqueta de retenção herdada ou implícita aplicada, o item não é processado pela MFA e, portanto, não tem uma data de início carimbada pelo mesmo. Quando o usuário exclui um item como esse, e o MFA o processa pela primeira vez na pasta Itens Excluídos, ele carimba a data atual como a data de início. |
| Calendário | Não está na pasta pasta Itens Excluídos | Itens de calendário não recorrentes expiram de acordo com a data de término. Itens de calendário recorrentes expiram de acordo com a data de término de sua última ocorrência. Itens de calendário recorrentes sem data de término não expiram. |
| Calendário | Na pasta Itens Excluídos | Um item de calendário expira de acordo com a sua message-received date, se houver uma. Se o item de calendário não tiver uma message-received date, ele expirará de acordo com a sua message-creation date. Se o item de calendário não tiver uma message-received date nem uma message-creation date, ele não expirará. |
| Tarefa | Não está na pasta pasta Itens Excluídos | Tarefas não-recorrentes: Uma tarefa não periódica expira de acordo com o respetivo Se uma tarefa não periódica não tiver um Se uma tarefa não periódica não tiver nem um Uma tarefa periódica expira de acordo com a última ocorrência Uma tarefa de regeneração (que é uma tarefa recorrente que regenera um tempo especificado depois que a instância anterior da tarefa é concluída) não expira. |
| Tarefa | Na pasta Itens Excluídos | Uma tarefa expira de acordo com a sua message-received date, se houver uma. Se a tarefa não tiver uma message-received date, ela expirará de acordo com a sua message-creation date. Se a tarefa não tiver uma message-received date nem uma message-creation date, ela não expirará. |
| Contato | Em qualquer pasta | Os contactos não têm uma data de início ou uma data de expiração, pelo que são ignorados pelo Assistente de Pastas Geridas e não expiram. |
| Danificado | Em qualquer pasta | Itens corrompidos são ignorados pelo Assistente de Pasta Gerenciada e não expiram. |
Exemplos
| Se o utilizador... | As etiquetas de retenção na pasta... | O Assistente de Pastas Geridas... |
|---|---|---|
| Recebe uma mensagem na Caixa de Entrada a 26/01/2019. Elimina a mensagem a 27/02/2019. | Caixa de entrada: Excluir em 365 dias Itens Excluídos: Excluir em 30 dias |
Processa a mensagem na Caixa de Entrada a 26/1/2019; carimba-o com uma data de início de 26/01/2019 e uma data de expiração de 26/01/2020. Processa a mensagem novamente na pasta Itens Eliminados a 27/02/2019. Recalcula a data de expiração com base na mesma data de início (26/01/2019). Como o item tem mais de 30 dias, expirou imediatamente. |
| Recebe uma mensagem na Caixa de Entrada a 26/01/2019. Elimina a mensagem a 27/02/2019. | Caixa de entrada: Nenhuma (herdada ou implícita) Itens Excluídos: Excluir em 30 dias |
Processa a mensagem na pasta Itens Eliminados a 27/02/2019 e determina que o item não tem uma data de início. Marca a data atual como data de início e 27/03/2019 como a data de expiração. O item expirou a 27/03/2019, ou seja, 30 dias após o utilizador o ter eliminado ou movido para a pasta Itens Eliminados. |
Mais Informações
No Exchange Online, o Assistente de Pastas Geridas processa uma caixa de correio uma vez em sete dias. Isto pode resultar na expiração de itens até sete dias após a data de expiração carimbada no item.
Os itens nas caixas de correio colocadas em Retenção não são processados pelo Assistente de Pastas Geridas até que a Retenção seja removida.
Se uma caixa de correio for colocada em Bloqueio In-loco ou Retenção de Litígio, os itens que estão expirando são removidos da Caixa de entrada, mas são preservados na pasta Itens Recuperáveis até que a caixa de correio seja removida do In-Place Hold and Litigation Hold.
Em implantações híbridas, as mesmas marcas de retenção e políticas de retenção devem existir em suas organizações local e do Exchange Online a fim de mover e expirar itens de forma consistente nas duas organizações. Veja Exportar e Importar Etiquetas de Retenção para obter mais informações.