Instalar o suplemento do Outlook para o Project Server 2007
Atualizado: novembro de 2006
Tópico modificado em: 2011-02-25
Este artigo descreve como instalar e configurar o Suplemento do Microsoft Office Outlook para usuários do Project Web Access com o Project Server 2007.
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| As informações sobre o uso do Suplemento do Outlook serão fornecidas posteriormente, no conteúdo sobre Operações. |
Visão geral da integração do Outlook com o Project Server 2007
Um recurso foi introduzido novamente no Project Server 2003, permitindo que os membros da equipe controlem o progresso das atribuições no calendário e lembretes do Outlook. O recurso oferecia uma alternativa aos usuários que trabalhavam principalmente no Outlook, em vez de no Project Web Access, para inserção e atualização de horas para o Gerente de Projeto.
Mesmo que o progresso de atribuições ainda seja relatado com base no método de controle selecionado, no Project Server 2007, a integração com o Outlook foi aprimorada com os seguintes itens:
A opção de integração com as Tarefas e Calendários do Outlook.
A adição do uso de quadro de horários para atribuições com os seguintes campos: Faturável, Não-Faturável, Horas Extras, e Horas Extras Não-Faturáveis.
Juntamente com o Centro de Tarefas e Quadro de Horários do Project Web Access, a integração com o Outlook apresenta outro método de relatório de progresso e registro de utilização das atribuições, para os membros da equipe. A importação das atribuições do Project Server e a inserção de horas do Outlook simplificam a forma como os usuários controlam seus horários.
Pré-requisitos
Os pré-requisitos a seguir são obrigatórios para a instalação do Suplemento do Outlook para o Project Server 2007:
Uma conta válida do Project Web Access.
Microsoft Office Outlook 2003 ou 2007.
Aviso
O suplemento do Project 2007 para Outlook não tem suporte para ser usado com o Microsoft Outlook 2010.
O Suplemento do Microsoft Office 2007 Project Web para o Outlook.
Instalando o Suplemento do Outlook
Abra o Project Web Access e, no Início Rápido, na seção Meu Trabalho, clique em Minhas Tarefas.
Na página Minhas Tarefas, no menu Ações, clique em Configurar a Sincronização do Outlook.
Na página Sincronizar as tarefas com o Outlook, clique em Baixar Agora.
Na caixa de diálogo Download de Arquivo - Aviso de Segurança, que pergunta se você deseja executar ou salvar o arquivo, clique em Executar para instalar o Suplemento do Outlook agora.
Na caixa de diálogo Download de Arquivo - Aviso de Segurança, que solicita a confirmação da escolha, clique em Executar para continuar.
Na tela de boas-vindas, clique em Instalar para iniciar a instalação.
Observação:É altamente recomendável que você feche todas as instâncias do Microsoft Outlook no computador onde o Suplemento do Outlook está sendo instalado. Quando a instalação for concluída com êxito, será exibida uma caixa de diálogo informando que o suplemento do Outlook foi instalado com êxito. Clique em OK.
Quando a instalação for concluída, os seguintes itens serão adicionados às opções do menu do Outlook:
No menu Ferramentas, a seleção de Project Web Access listará as seguintes opções:
Importar Novas Atribuições - Se conecta ao Project Server e tenta importar quaisquer atribuições novas para o Outlook.
Atualizar o Project Web Access - Se conecta ao Project Server e tenta atualizar o Project Web Access com alterações que foram feitas no Outlook.
Home Page do Project Web Access - Abre a home page do Project Web Access. O local da home page do Project Web Access está configurando na página de propriedades do Project Web Access.
Ajuda - Exibe a ajuda da Integração do Outlook com o Project Web Access.
Configurando o suplemento do Outlook
No Project Server 2007, a configuração do suplemento do Outlook é feita na página de propriedades do Project Web Access que é adicionada ao Outlook.
Para acessar a página de propriedades do Project Web Access:
Abra o Outlook.
No menu Ferramentas, clique em Opções e na guia Project Web Access.
A página Propriedades do Project Web Access permite a configuração das seguintes opções:
Integra-se com
Importação de atribuição
Opções de atribuição
Opções avançadas
Integrando o Outlook ao Project Web Access
A seção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access fornece a opção de integrar o Outlook com o Project Web Access de duas maneiras:
Tarefas do Outlook - Controla suas atribuições do Project como tarefas na pasta Tarefas.
Calendários do Outlook - Controla suas tarefas do Project como compromissos no Calendário.
Integrando com Tarefas do Outlook
Selecione Tarefas do Outlook, na seção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access, para colocar as atribuições importadas ao lado das tarefas criadas originalmente no Outlook.
Os benefícios do trabalho com tarefas do Outlook são:
Ver uma lista de atribuições por dia, semana ou mês.
Controle de várias atribuições.
Uso do recurso de sinalizador para marcar uma tarefa como completa ou como um lembrete para trabalhar com a tarefa em uma data específica.
Relatar o progresso e a utilização.
Integrando a calendários do Outlook
Selecione Calendário do Outlook, na seção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access, para importar atribuições para o calendário do Outlook, onde os usuários poderão relatar o progresso e a utilização.
Os benefícios do trabalho com calendários do Outlook são:
Permite que os usuários visualizem atribuições com outros compromissos do dia, semana ou mês.
Capacidade de ver os horários específicos sem compromissos agendados. O usuário pode deixar de lado o intervalo de tempo em aberto na agenda e se concentrar na atribuição
Os lembretes podem ser configurados para notificar quando forem inicializados ou quando estiverem atrasados
Relatar o progresso e a utilização.
Abra o Outlook. No menu Ferramentas, clique em Opções e na guia Project Web Access.
Para configurar a opção Integra-se com:
Abra o Outlook.
No menu Ferramentas, clique em Opções e na guia Project Web Access.
Na página de propriedades do Project Web Access, vá para a seção Integra-se com e selecione uma destas opções:
Tarefas do Outlook
Calendário do Outlook
Clique em OK.
Importação de atribuição
A seção Importação de atribuição permite que você determine como as atribuições do Project Web Access devem ser importadas para o Outlook, incluindo a seleção de critérios para uma importação, permissão para os usuários administrarem o Intervalo de Datas e a determinação de como as atribuições devem ser enviadas (manual ou automaticamente).
Intervalo de Datas
A configuração de Intervalo de Datas permite que os usuários especifiquem o intervalo de datas para as atribuições que serão importadas do Project Web Access para o Outlook. As seguintes opções estão disponíveis:
Intervalo de datas do Project Web Access - Quando essa opção é selecionada, todas as atribuições do usuário serão importadas para o Outlook
Próximos (número) (dias, semanas, meses) - Quando essa opção é selecionada, todas as atribuições do usuário com data de conclusão no período especificado (por exemplo, Próximos 2 dias) serão importadas para o Outlook.
Importar do Project Web Access para o Outlook
Você pode usar essa configuração para importar atribuições do Project Web Access para o Outlook manualmente (opção padrão) ou em intervalos regulares.
Apenas manualmente - Selecione essa opção caso não deseje importar as atribuições automaticamente em um intervalo regular, preferindo que o processo seja realizado manualmente. Para importar as atribuições manualmente, clique no botão da barra de ferramentas Importar Atribuições ou, no Outlook, vá para o menu Ferramentas, selecione Project Web Access e clique em Importar Atribuições.
A cada (número) (horas, dias, semanas, meses) iniciando em (data) (hora) - Selecione essa opção, caso deseje importar as atribuições em um intervalo regular, com início em uma data/hora específica. Em "A Cada", especifique o número de horas, dias, semanas ou meses nas caixas correspondentes e, em seguida, digite o momento em que a próxima atualização deve ocorrer.
Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de importar
A opção Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de importar exibirá a tela de confirmação Importar Atribuição do Project Web Access automaticamente, sempre que você clicar no botão Importar Nova Atribuição. Essa tela lista as atribuições a serem adicionadas ao Outlook. Clique em OK para concluir a operação.
A opção Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de importar está habilitada como padrão.
Atualização de Atribuição
Quando o usuário insere o progresso e a utilização de uma atribuição importada no Outlook, essas informações devem ser atualizadas para o Centro de Tarefas e Quadro de Horários do Project Web Access. Há dois métodos de atualização das horas que são inseridas manualmente:
Nos detalhes da atribuição no Outlook, clique em Salvar no Project Web Access para atualizar a atribuição individual.
Na barra de ferramentas do Outlook, clique em Atualizar no Project Server para atualizar todas as atribuições onde as alterações forem detectadas.
O processo de atualização de todas as utilizações é definido para ser realizado automaticamente na seção Atualização de Atribuição.
Atualizar do Outlook para o Project Web Access
Você pode usar essa configuração para enviar atualizações de atribuições realizadas no Outlook para o Project Web Access. O processo pode ser configurado para ocorrer manualmente (opção padrão) ou em intervalos regulares.
Apenas Manualmente - Selecione essa opção, caso não deseje enviar automaticamente suas atualizações de atribuições do Outlook para o Project Web Access, preferindo que o processo seja realizado manualmente. Para atualizar manualmente do Outlook para o Project Web Access, clique no botão da barra de ferramentas Atualizar o Update Project Web Access ou, no Outlook, vá para o menu Ferramentas, selecione Project Web Access e clique em Atualizar o Project Web Access.
A cada (número) (horas, dias, semanas, meses) iniciando em (data) (hora) - Selecione essa opção, caso deseje importar as atribuições em um intervalo regular, com início em uma data/hora específica. Em "A Cada", especifique o número de horas, dias, semanas ou meses nas caixas correspondentes e, em seguida, digite o momento em que a próxima atualização deve ocorrer.
Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de atualizar
A opção Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de atualizar exibirá automaticamente uma lista de atualizações de atribuições no Outlook enviadas para o Project Web Access, quando uma atualização para o Project Web Access for executada. Essa opção está habilitada por padrão.
Opções Avançadas
As seção Opções Avançadas permite que você configure as informações de logon do Project Web Access e o modo como as atribuições de projetos devem exibir status e enviar lembretes no Outlook.
Logon do Project Web Access
A seção Logon do Project Web Access permite que você defina suas informações de logon e URL do Project Web Access, por meio do botão Digitar informações de logon….
Na tela Digitar Informações de logon, as seguintes opções estão disponíveis:
URL do Project Web Access - Digite a URL da sua home page do Project Web Access. Depois de digitar a URL, verifique se você pode se conectar à página clicando no botão Testar Conexão (supondo que você tenha permissão para acessar a página com suas informações de conta).
Ao conectar - Você pode especificar se deseja usar uma Conta do Windows (opção padrão) ou uma conta autenticada por formulários. Se estiver usando uma conta autenticada por formulários, será preciso digitar a senha dessa conta.
Observação:As contas do Project Server não são mais válidas no Project Server 2007. para obter mais informações sobre os métodos de autenticação do Project Server 2007, consulte Configurando a autenticação do Project Server 2007 <will enter link to doc later>.
Importação de Atribuição
A seção Importação de Atribuição na seção Opções Avançadas permite a configuração dos seguintes itens:
Mostrar disponibilidade de compromisso para atribuição de projeto como: – A configuração dessa opção permite que o horário alocado para o agendamento de um compromisso do usuário seja exibido com um dos status selecionados:
Livre
Provisório
Ocupado
Ausência Temporária
Ao importar do Project Web Access para o Outlook – Essa seção controla a forma como os lembretes são exibidos em compromissos do Outlook. Há três opções que podem ser selecionadas:
Usar as configurações padrão do Outlook para lembretes
Nunca criar lembretes
Sempre criar lembretes - Essa configuração permite que você defina um período anterior à atribuição para o recebimento de um lembrete.