Inserindo e enviando quadros de horários
Atualizado: fevereiro de 2009
Tópico modificado em: 2009-01-29
Os eventos e números de horas de um Quadro de Horários são a culminação de como o tempo de uma pessoa foi gasto em um período. Para as organizações, esse tempo é uma representação do local onde o recurso está alocado e do trabalho dedicado ao projeto.
Depois de planejar, compreender e configurar as várias propriedades do Quadro de Horários, os membros da equipe recebem categorias, classificações e configurações de período administrativo para documentar sua utilização e enviá-la para aprovação.
Dependendo do tipo de Quadro de Horários selecionado pelo usuário, as entradas listadas e as unidades de acompanhamento e relatório variam. No entanto, a maioria dos Quadros de Horário é composta de horas para a seguinte utilização.
Período Administrativo
Atribuições ou Projetos
Itens de Linha Não Verificados
Além das horas reais dos itens listados acima, um dia de trabalho pode acarretar no registro da seguinte utilização.
Hora Extra
Não Faturáveis
Horas Extras Não Faturáveis
Período Administrativo
Seja o Período Administrativo gerado automaticamente ou adicionado manualmente por meio de Planejar Período Administrativo, o Período Administrativo é registrado na parte inferior de um Quadro de Horários. O campo Nome do Projeto distingue o Período Administrativo das atribuições com o valor Administrativo. Nome/Descrição da tarefa, Comentário e Categoria de Faturamento oferecem uma descrição melhor da entrada Período Administrativo específica.
Campo Status de Aprovação
O campo Status de Aprovação é composto por indicadores de status para categorias de Período Administrativo que foram definidas pelo administrador do sistema para exigir aprovação pelo Gerente do Quadro de Horários (por exemplo, férias), quando planejadas antecipadamente. Depois que o usuário insere horas e clica em Recalcular, Salvar ou Salvar e Enviar, o Status de Aprovação muda para uma das seguintes cores.
Verde. Indica que a categoria de Período Administrativo foi aprovada. Por padrão, o status de aprovação é inicialmente exibido em verde.
Amarelo. Indica que a categoria de Período Administrativo tem sua aprovação pendente.
Vermelho. Indica que a categoria de Período Administrativo foi rejeitada.
O campo Status de Aprovação do Quadro de Horários é atualizado depois que o Gerente de Quadro de Horários aprova ou rejeita o Período Administrativo. Se a solicitação de Período Administrativo for aprovada, o Status de Aprovação retorna para Verde. Se a solicitação de Período Administrativo for rejeitada, o Status de Aprovação fica Vermelho e as linhas podem ser removidas para que a utilização possa ser enviada.
Atribuições de Quadro de Horário
Se é criado um Quadro de Horários que utiliza Atual com Tarefas, as atribuições atuais com horas reais relatadas e trabalho planejado são inseridos automaticamente. Se o Quadro de Horários é criado com Nenhum preenchimento antecipado, as atribuições devem ser criadas com o recurso Adicionar Linhas.
Uma lista das tarefas atribuídas a um recurso pode ser vista por meio de Adicionar Linhas. Essa lista não adere ao filtro Tarefas Atuais. As atribuições são exibidas por Nome de Projeto e inseridas no Quadro de Horários.
Para atribuições, a Categoria de Faturamento corresponde às Classificações do Quadro de Horários. Os Quadros de Horários criados com Tarefas Atuais têm automaticamente a Categoria de FaturamentoPadrão; caso contrário, a categoria terá sido adicionada por meio de Adicionar Linhas onde o usuário deve selecionar outra Categoria de Faturamento.
Nos dados com divisão em fases, o membro da equipe pode optar por inserir manualmente as horas de uma tarefa. Outras opções para preencher automaticamente o tempo real gasto em uma atribuição incluem Substituir Real por Planejado se as horas forem iguais às do plano ou Importar Andamento da Tarefa na página Minhas Tarefas. Se a página Minhas Tarefas for usada para inserir o andamento de atribuições, um Quadro de Horários preencherá automaticamente o tempo real quando este for criado.
Linha Não Verificada
Os itens de Linha Não Verificada são os menos usados e, por isso, os últimos a serem acompanhados. Novas entradas podem ser necessárias para relatar trabalho de uma atribuição recente ou trabalho não planejado. Nesses casos, os itens de linha não verificados são adicionados por meio de Adicionar Linhas. As entradas não são verificadas porque não fazem parte de um plano de projeto existente ou Categoria de Período Administrativo pré-definida. O Nome do Projeto é mostrado como Não Verificado no Quadro de Horários.
Os itens de Linha Não Verificada de um Quadro de Horários não são atualizados em um plano de projeto porque nenhum está associado ao item de linha não verificado. No entanto, o item de linha é registrado como parte da utilização de um membro da equipe e visto pelo Gerente de Quadro de Horários como parte do processo de aprovação do quadro de horários. O Gerente de Quadro de Horários pode monitorar os itens de linha não verificados e considerar o envolvimento dos itens para planos de projeto futuros. Essas informações também estão disponíveis no Banco de Dados de Relatório.
Utilização total
Recalcular é usado para obter um Total para o tempo inserido durante o período de quadro de horários. O total inserido por dia ou semana é a soma do seguinte tempo: Período Administrativo, Linhas Não Verificadas, Atribuições de Tarefa ou Atribuições de projeto, Hora Extra, Não Faturável e Hora Extra Não Faturável.
Os membros da equipe podem exibir o Total de Horas do período na Lista de Quadro de Horários.
Salvar e Enviar
Os membros da equipe podem acompanhar as horas diariamente e salvar alterações todos os dias sem enviar as horas ao Gerente de Quadro de Horários. os membros da equipe enviam o Quadro de Horários para aprovação clicando em Salvar e Enviar ao fim do período do quadro de horários, início do próximo quadro de horários ou em um prazo combinado.
Depois que os membros da equipe clicam em Salvar e Enviar, aparece uma caixa de diálogo Enviar Quadro de Horários. A caixa de diálogo Enviar Quadro de Horários preenche automaticamente quem recebe o Quadro de Horários para aprovação. O Gerente de Quadro de Horários designado para o usuário é listado.
O aprovador é o membro da equipe por padrão, salvo se outro aprovador for atribuído. O membro da equipe pode selecionar um novo aprovador, exceto se a organização selecionar a opção para Roteamento Fixo da Aprovação. Essa caixa de diálogo também é exibida somente com o campo Comentário, se Roteamento Fixo da Aprovação estiver em vigor. O Administrador define essa opção em Configurações e Padrões do Quadro de Horários das Configurações do Servidor.
Vários Gerentes de Quadro de Horários podem analisar o Quadro de Horários antes que ele chegue ao aprovador final. O campo Próximo Aprovador da Lista de Quadro de Horários ou em Dados de Cabeçalho do Quadro de Horários mostra para quem foi enviado o Quadro de Horários. O membro da equipe pode clicar em Procurar para selecionar o Gerente de Quadro de Horários. Se um Gerente de Quadro de Horários estiver fora do escritório, outro gerente poderá aprovar o Quadro de Horários.
O campo Status do Cabeçalho do Quadro de Horários mostra Enviado se o Quadro de Horários estiver com sua aprovação pendente. O status Aceitável aparece quando o Quadro de Horários é aceito por um usuário sem autoridade de aprovação e Aprovado é exibido quando o Quadro de Horários é aprovado.
Tabelas de Quadros de Horários
O Quadro de Horários é salvo na tabela MSP_Timesheet_Actuals do banco de dados ProjectServer_Published à medida que os membros da equipe inserem a utilização. O Quadros de Horários também é convertido para a tabela MSP_Timesheet -Actuals do banco de dados ProjectServer_Reporting para uso em recursos de relatório como Análise de Dados, Relatórios Empresariais ou de terceiros.
Os dados são inseridos em um estado proposto até que o Quadro de Horários seja aprovado. O tempo inserido ainda pode ser modificado. Por exemplo: o usuário com permissões Ajustar Quadro de Horários ou um membro da equipe que faz correções depois que o Quadro de Horários é rejeitado podem continuar a fazer alterações no Quadro de Horários.
Importar Quadro de Horários para a página Minhas Tarefas
O andamento inserido para atribuições deve ser atualizado na página Minhas Tarefas. Isso é feito com o recurso Importar Quadro de Horários no menu Ações da página Minhas Tarefas.
O recurso Importar Quadro de Horários assegura que o andamento seja inserido na página Minhas Tarefas. O andamento é refletido no plano do projeto quando o membro da equipe envia a atribuição ao Gerente de Projeto para Atualização de Tarefa.
Baixar este manual
Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis no site de manuais baixáveis do Office Project Server 2007.