Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server)

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

• Sobre registros, documentos ativos e documentos arquivados

• Determinar o que é um registro

• Preencher o plano de arquivo

O plano de arquivo é o principal documento do planejamento de gerenciamento de registros. Embora os planos de arquivos possam diferir entre as organizações, eles geralmente:

• Descrevem os tipos de itens que a organização reconhece como registros.

• Descrevem a que categoria mais ampla de registros pertencem os itens.

• Indicam onde os registros são armazenados.

• Descrevem os períodos de retenção de registros.

• Descrevem quem é o responsável pelo gerenciamento dos vários tipos de registros.

Sobre registros, documentos ativos e documentos arquivados

Para que possa determinar seu plano de arquivo, você precisa entender as diferenças entre registros, documentos ativos e documentos arquivados.

• Registros   São documentos ou outras entidades físicas ou eletrônicas que servem como evidência das atividades ou transações executadas por uma organização. Devem ser retidos durante um determinado período, para que possam ser produzidos, se necessário; por exemplo, para declarações de ordem reguladora ou legal.

  Quando um documento ativo é declarado como registro, ele é movido ou copiado para/em um local protegido, como um arquivo físico ou um repositório de registros eletrônicos, e recebe um período de retenção que especifica por quanto tempo a organização deve mantê-lo. (Observe que o período de retenção pode ser permanente, significando que o registro deve ser retido indefinidamente.) Quando o período de retenção termina, o registro é descartado por um gerente de registros ou movido para um arquivo, para ser guardado como um documento de interesse histórico.

• Documentos ativos   São documentos em uso, como mensagens de email em uma caixa de entrada do profissional da informação, especificações impressas do produto na mesa de trabalho de alguém, documentos de uma biblioteca de documentos ou páginas de um site corporativo. É esperado que os documentos ativos sejam alterados ao longo do tempo, copiados e compartilhados e, geralmente, circulem pela organização.

  Documentos ativos podem ser declarados como registros se servirem como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização. Por exemplo, se a organização fornecer um serviço que inclua a entrega de conteúdo a um cliente, esse conteúdo se tornará um registro da entrega do serviço, e uma cópia do documento deverá ser retida. Alguns tipos de documentos ativos jamais se tornarão registros; por exemplo, você pode não classificar como registro um email enviado entre colegas de trabalho, combinando onde vão se encontrar para o almoço.

  Em algum ponto do ciclo de vida de um documento, ele para de ser ativo. Por exemplo, depois que um documento é entregue e apresentado a um cliente, pode não ser mais necessário manter o gerenciamento desse conteúdo como um registro ativo. Mas se o documento for um registro, ele deverá ser salvo e protegido durante o período de retenção.

• Documentos arquivados   Documentos que não são mais ativos, mas que também não são registros (porque não precisam mais ser retidos ou porque nunca foram classificados como registros). Os documentos arquivados são mantidos pela empresa por motivos de ordem não-legal; por exemplo, para preservação histórica.

Determinar o que é um registro

A determinação de quais documentos ativos da organização podem ser declarados como registros exige a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que a empresa não esteja em um setor de forte regulamentação, há leis gerais (como a Lei Sarbanes-Oxley, de 2002) que devem ser conhecidas pelos gerentes de registros, as quais podem obrigar a empresa a reter registros. Juntamente com a legislação comercial geral, é preciso avaliar as exigências legais específicas da sua empresa.

Está além do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro na sua organização. É bastante provável que a sua empresa já esteja fazendo alguma forma de gerenciamento de registros e já tenha preenchido a maioria das funções do gerenciamento de registros, e você talvez já tenha uma taxonomia de registros.

Geralmente, para determinar o que são registros na sua organização, é preciso:

1. Entender as obrigações legais da empresa e os requisitos do negócio.

2. Em um esforço colaborativo entre as divisões da organização, analisar a utilização de documentos ativos.

3. Desenvolver uma lista dos tipos de documentos ativos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos devem ser retidos como registros:

   • Contratos para locação de espaço corporativo.

   • Documentos relativos aos benefícios dos funcionários.

   • Documentos relativos à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos.

4. Categorizar os registros.

Aqui está uma planilha de exemplo:

Preencher o plano de arquivo

Depois de determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua o plano de arquivo, definindo os períodos de retenção para cada categoria de registro, indicando como descartar registros quando os períodos de retenção tiverem expirado e fornecendo outras informações, como o gerente principal de registros de cada tipo de registro e a mídia de armazenamento do registro.

Aqui está um exemplo de plano de arquivo concluído:

Planilha

Você pode usar a seguinte planilha com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:

• Planilha de categorias de registro (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300\&clcid=0x416) (em inglês)

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:

• Planejamento e arquitetura para o Office SharePoint Server 2007, parte 1

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.