Gerenciamento de documentos no SharePoint Server
APLICA-SE A:
2013 2019 Subscription Edition 
SharePoint no Microsoft 365
Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gerenciamento de documentos baseada no SharePoint Server.
O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos de sua organização (como são criados, revisados e publicados, e se são, no fim, mantidos ou descartados). Apesar de o termo "gerenciamento" implicar que as informações são controladas pela gerência da organização, um sistema de gerenciamento de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que a usa. As ferramentas usadas para gerenciar os documentos devem ser flexíveis o suficiente para possibilitar um controle restrito do ciclo de vida de um documento, se isso se adéqua à cultura e às metas de sua empresa, mas também deve permitir implementar um sistema menos estruturado, se isso é melhor para sua empresa.
Saiba mais sobre a governança de colaboração para o SharePoint no Microsoft 365.
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
Uma solução eficaz de gerenciamento de documentos especifica:
Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados em uma organização.
Que modelo deve ser usado para cada tipo de documento.
Que metadados devem ser fornecidos para cada tipo de documento.
Onde armazenar um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.
Como controlar o acesso a um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.
Como mover documentos dentro da organização, conforme os membros da equipe contribuem para a criação, a revisão, a aprovação, a publicação e o descarte do documento.
O SharePoint Foundation 2013 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento do documento. O SharePoint Server inclui os mesmos recursos e também adiciona:
Quais políticas devem ser aplicadas a documentos para que as ações relacionadas a eles sejam auditadas, para que os documentos sejam descartados ou mantidos de forma adequada e para que o conteúdo importante para a organização seja protegido.
Como lidar com documentos que também são registros corporativos, e que devem ser mantidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas.
Para garantir que os trabalhadores de informações possam aproveitar facilmente esses recursos sem precisar se afastar de suas operações diárias e ferramentas familiares, aplicativos no sistema do Microsoft Office – como Microsoft Outlook e Word – também incluem recursos que dão suporte a cada estágio no ciclo de vida de um documento.
Processo de planejamento
O processo de planejamento do gerenciamento de documentos consiste das seguintes principais etapas:
Identificar as funções de gerenciamento de documentos Certifique-se de que seus planos contenham os comentários dos principais participantes de sua organização, que você tenha a melhor equipe para implementar a solução e que você saiba quem participará dos processos de gerenciamento de documentos.
Analisar o uso de documentos Após identificar quem trabalha nos documentos, determine os tipos de documentos em que eles trabalharão e como os usarão.
Planejar os documentos da organização Você pode organizar os documentos em conjuntos de sites, sites e bibliotecas. O SharePoint Server oferece uma variedade de recursos para ajudar a organizar e armazenar documentos, desde sites especializados até bibliotecas de documentos vagamente estruturadas para criação rápida de documentos e colaboração. Em uma biblioteca, é possível organizar conteúdo em pastas e subpastas.
Planejar como o conteúdo passa entre os locais Pode ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca a outro durante as diferentes etapas de seu ciclo de vida.
Planejar os tipos de conteúdo Use os tipos de conteúdo para organizar informações sobre documentos, como metadados, modelos de documento e processos de fluxos de trabalho. Implementar esse método é uma etapa importante para ajudá-lo a organizar seus documentos e impor consistência em toda a sua organização.
Planejar fluxos de trabalho Ao planejar fluxos de trabalho para sua organização você pode controlar e rastrear como os documentos passam de um membro da equipe a outro, conforme cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O SharePoint Server inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns da equipe, como revisar e aprovar documentos. O SharePoint Server também dá suporte à criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados.
Planejar a governança de conteúdo Você pode planejar o nível apropriado de controle com base no tipo de conteúdo ou local de armazenamento. Por exemplo, você pode precisar que os documentos de determinada biblioteca sejam retirados antes de serem editados.
Planejar políticas Planeje políticas de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo, a fim de certificar-se de que os documentos sejam auditados, mantidos e, se necessário, descartados de acordo com os requisitos legais e institucionais de sua organização. O SharePoint Server inclui políticas que implementam códigos de auditoria, retenção de documentos e barras (para garantir que o conteúdo impresso possa ser correlacionado com as versões eletrônicas correspondentes).
Observação
As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.