Planejar fluxos de trabalho para gerenciamento de documentos
Atualizado em: 2009-02-26
Os fluxos de trabalho implementam processos empresariais em documentos, páginas da Web, formulários e itens de lista no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Eles podem ser associado a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo. Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho.
No gerenciamento de documentos, use fluxos de trabalho para rotear documentos entre pessoas, para que elas possam concluir suas tarefas gerenciamento de documentos, como revisão de documentos, aprovação de sua publicação ou gerenciamento da sua disponibilização. Além disso, use fluxos de trabalho personalizados para mover documentos entre sites ou bibliotecas. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento for agendado para ser arquivado.
O Office SharePoint Server 2007 inclui fluxos de trabalho que atendem às seguintes necessidades de gerenciamento de documentos:
Coletar Comentários — Envia um documento para revisão.
Aprovação — Envia um documento para aprovação, frequentemente como pré-requisito para publicação.
Disposição — Gerencia a expiração e disposição de documentos.
Coletar Assinaturas — Roteia um documento para assinaturas.
Tradução — Gerencia a tradução de um documento em um ou mais idiomas.
Aprovação de Documentos pelo Leste Asiático — Roteia um documento para aprovação usando carimbos de assinaturas e um processo de consenso orientado a grupos.
Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você quiser disponibilizar o fluxo de trabalho sempre que esse tipo de conteúdo estiver em uso. Por exemplo, um tipo de conteúdo de ordem de compra pode precisar da aprovação de um gerente antes da conclusão da transação. Para garantir que o fluxo de trabalho de aprovação esteja sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalho de aprovação a ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo Ordem de Compra a quaisquer bibliotecas de documentos nas quais esses pedidos serão armazenados.
Para planejar fluxos de trabalho para a sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos empresariais que precisam estar disponíveis para execução nesse tipo de conteúdo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que você precisará disponibilizar para esse conteúdo. Para obter mais informações sobre planejamento de tipos de conteúdo, consulte o tópico Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).
| Ação em planilha |
|---|
Na seção de planejamento de fluxos de trabalho em Planejar uma planilha de tipo de conteúdo (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x416) (em inglês), digite o nome de cada fluxo de trabalho e seu objetivo e indique se um novo fluxo de trabalho (personalizado) é necessário para implementar o processo. |
Aqui está um exemplo de tabela analisando fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato:
| Processo de contrato | Fluxo de trabalho do contrato | Novo? |
|---|---|---|
Analisar os rascunhos |
Coletar comentários |
Não |
Obter aprovação do gerente e do departamento jurídico |
Aprovação |
Não |
Resolver problemas em aberto |
Acompanhamento de questões |
Não |
Obter assinaturas |
Coletar assinaturas |
Não |
Planilha
Use a planilha para registrar as informações discutidas neste artigo:
- Planejar uma planilha de tipo de conteúdo (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292\&clcid=0x416) (em inglês)
Baixar este manual
Este tópico está incluído no manual baixável a seguir para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.