Fluxo de trabalho e o Office SharePoint Server 2007
Atualizado em: 2009-02-26
O sistema Office 2007 inclui novas versões de aplicativos de área de trabalho do Office, incluindo Word, Excel, Outlook e PowerPoint. Inclui também um conjunto licenciado separadamente de servidores destinados a várias áreas. O membro desse conjunto que é mais relevante para o fluxo de trabalho é o Office SharePoint Server 2007.
O Office SharePoint Server substitui produtos anteriores da Microsoft, incluindo o SharePoint Portal Server e o Content Management Server, para fornecer uma série de funções de gerenciamento de conteúdos empresariais. Isso inclui vários acréscimos muito úteis aos recursos de fluxo de trabalho incorporados ao Windows SharePoint Services. Assim como no Windows SharePoint Services, todos eles usam o Windows Workflow Foundation.
Combinando Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services e Office SharePoint Server
Os acréscimos relativos ao fluxo de trabalho que o Office SharePoint Server fornece ao Windows SharePoint Services podem ser agrupados em três áreas: suporte para clientes Office 2007, capacidade para os fluxos de trabalho usarem formulários criados com o InfoPath e fluxos de trabalho predefinidos. Esta seção analisa cada uma dessas três áreas.
Os fluxos de trabalho criados somente com o Windows SharePoint Services devem usar formulários ASPX. Consequentemente, a única maneira de as pessoas interagirem com esses fluxos de trabalho é por meio de um navegador da Web. Além disso, os aplicativos de área de trabalho do Office são amplamente utilizados e muitos dos fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services farão referência a documentos criados com esses aplicativos. Por que não permitir que os usuários interajam com esses fluxos de trabalho diretamente do Word, Excel, Outlook e outros aplicativos do Office?
O Office SharePoint Server fornece essa capacidade. Em vez de usar um navegador para se comunicar com os usuários, o fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services em execução no Office SharePoint Server instalado pode exibir os respectivos formulários diretamente nos aplicativos do Office 2007. Para muitos fluxos de trabalho, isso permite uma interação mais natural com os usuários. Uma lista de tarefas do Windows SharePoint Services, por exemplo, pode ser sincronizada com a lista de tarefas mantida pelo Outlook 2007, proporcionando ao usuário uma única Lista de Tarefas Pendentes. As tarefas também podem ser representadas em documentos do Word 2007, emails do Outlook 2007 e de outras maneiras, permitindo que os usuários insiram informações em um fluxo de trabalho em execução, diretamente de aplicativos do Office.
A exibição de formulários diretamente nos aplicativos do Office exige algum modo de definição desses formulários. As páginas ASPX, usadas nos fluxos de trabalho padrão do Windows SharePoint Services, não são mais suficientes. Para lidar com isso, o Office SharePoint Server permite que os autores de fluxos de trabalho definam formulários, usando o InfoPath 2007. Para a maioria das pessoas, esses formulários são criados mais facilmente do que as páginas ASPX e também podem fornecer recursos como, por exemplo, validação interna. É importante observar, no entanto, que os formulários baseados no InfoPath e usados com um fluxo de trabalho, mencionados neste documento como formulários de fluxo de trabalho do InfoPath, só fornecem um subconjunto dos recursos oferecidos pelos formulários padrão do InfoPath. Muitos elementos do modelo de objeto do InfoPath não estão disponíveis, por exemplo, pois o foco está totalmente na criação e utilização de formulários como parte dos fluxos de trabalho.
Certamente é muito útil permitir que os autores de fluxos de trabalho interajam diretamente com os aplicativos do Office por meio dos formulários de fluxo de trabalho do InfoPath. Mas, por enquanto, todo o conteúdo descrito neste documento se destina aos desenvolvedores — não há nada que seja imediatamente utilizável pelos profissionais da informação. Todos esses fluxos de trabalho foram elaborados para serem usados diretamente pelos profissionais da informação e todos podem ser personalizados para atender às várias necessidades. Os fluxos de trabalho predefinidos que o Office SharePoint Server fornece incluem o seguinte:
Aprovação: encaminha um documento para aprovação. O iniciador do fluxo de trabalho especifica uma lista de aprovadores e cada um deles pode aprovar ou rejeitar o documento, reatribuir a tarefa de aprovação ou solicitar alterações no documento. O exemplo de cenário de fluxo de trabalho descrito anteriormente para o Windows SharePoint Services representava, na verdade, esse fluxo de trabalho predefinido de aprovação. (É importante observar que, embora o cenário anterior ilustrasse somente aspectos do Windows SharePoint Services, a execução desse fluxo de trabalho predefinido de Aprovação exige efetivamente o Office SharePoint Server. Um desenvolvedor, porém, pode criar um fluxo de trabalho que se comporte exatamente como no cenário anterior, usando apenas o Windows SharePoint Services.)
Coletar Comentários: encaminha um documento para revisão, de forma bastante semelhante ao fluxo de trabalho de Aprovação. Os participantes podem fazer comentários, os quais serão compilados e enviados ao proprietário do documento quando o fluxo de trabalho estiver concluído. Diferentemente da Aprovação que, por padrão, atribui tarefas aos participantes de modo sequencial, esse fluxo de trabalho predefinido adota como padrão a atribuição paralela de tarefas, permitindo que os comentários sejam enviados em qualquer ordem.
Coletar Assinaturas: encaminha um documento do Office para as assinaturas necessárias. Esse fluxo de trabalho só pode ser iniciado em um cliente Office.
Aprovação de Disposição: ajuda a gerenciar a retenção de documentos, permitindo aos participantes a decisão de reter ou excluir documentos expirados.
Fluxo de Trabalho de Gerenciamento de Tradução: ajuda a gerenciar o processo de tradução de documentos. Este fluxo de trabalho pode ser usado para atribuir tarefas de tradução específicas para os tradutores participantes e então controlar o progresso dessas tarefas. Pode também atribuir novas tarefas de tradução quando um documento de origem é alterado.
Aprovação em Grupo: implementa um processo de aprovação orientado ao grupo. Esse fluxo de trabalho só está disponível nas versões do Office SharePoint Server para o Leste Asiático.
Todos esses fluxos de trabalho predefinidos usam formulários de fluxo de trabalho do InfoPath e, portanto, todos permitem acesso direto nos aplicativos do Office 2007.
O Office SharePoint Server também fornece outros serviços relativos a fluxos de trabalho, incluindo a capacidade de criar relatórios de histórico do fluxo de trabalho diretamente no Excel e suporte para conclusão de tarefas em massa, permitindo que um usuário aprove de uma só vez muitas tarefas pendentes. O produto oferece uma série de outras funções, como pesquisa aperfeiçoada, capacidade para carregar, calcular e renderizar planilhas Excel no servidor etc. Esse amplo conjunto de funcionalidades é fornecido em duas versões: uma edição base e uma edição Enterprise. A edição base do produto inclui os fluxos de trabalho predefinidos que acabamos de descrever, mas não oferece suporte para os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath — os usuários precisam interagir com esses fluxos de trabalho via navegador da Web. A edição Enterprise oferece suporte para todos os recursos descritos nesta seção, inclusive para o uso de formulários de fluxo de trabalho do InfoPath.
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