Planejar indicadores-chave de desempenho

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

• Sobre KPIs

• Planejar fontes de dados para KPIs

• Planejar KPIs em relatórios

• Planejar KPIs em painéis

• Planejar KPIs em Meu Site

• Planilhas

Os indicadores de desempenho principais (KPIs) são scorecards gráficos simples que podem ser usados para avaliar dados corporativos com base nas metas corporativas.

Como parte do planejamento da implantação inicial do Microsoft Office SharePoint Server 2007, você deve entender as fontes de dados usadas nos KPIs, como configurá-las e avaliar o status dos indicadores e como exibir os KPIs nos sites usados pela sua organização. Você pode usar esses planos durante a implantação inicial.

Sobre KPIs

Os KPIs são a principal maneira de apresentar o business intelligence para uma organização. Conhecidos também como indicadores de status ou scorecards, os KPIs avaliam os dados corporativos com base nas metas corporativas e exibem o status atual usando indicadores gráficos de fácil entendimento.

Por exemplo, um KPI pode usar ícones de semáforo para indicar que a satisfação dos clientes está superando, cumprindo ou não cumprindo as metas. Se a satisfação dos clientes superar uma meta predefinida, calculada pela contagem da porcentagem de classificações positivas de satisfação em toda a organização, o KPI de satisfação dos clientes será exibido com um ícone verde. Se a satisfação não estiver cumprindo as metas mínimas, o KPI de satisfação dos clientes será exibido com um ícone vermelho. Caso contrário, será exibido com um ícone amarelo.

Os KPIs aumentam a velocidade e eficiência da avaliação do andamento com base nas principais metas corporativas. Sem os KPIs, os funcionários e gerentes de negócios teriam que extrair todos os dados de desempenho e avaliá-los em relação às metas, além de desperdiçar tempo para apresentar esses dados em um relatório separado para os responsáveis pelas decisões de negócios. É difícil obter status oportunos sem poder avaliar dados dinâmicos de maneira rápida e automática. Com os KPIs, os usuários que desejam descobrir o desempenho atual podem analisar rapidamente um relatório no site corporativo ou inclusive ver indicadores relevantes nos sites pessoais.

Os KPIs se conectam aos dados corporativos de diversas fontes e usam Web Parts que exibem essas informações em uma lista de KPIs ou em um modo de exibição detalhado para um único KPI. Essas Web Parts podem ser adicionadas a relatórios no site da Central de Relatórios ou exibidas em outras listas e sites.

Cada KPI obtém um único valor de uma fonte de dados, seja de uma única propriedade ou calculando médias entre os dados selecionados, e compara esse valor com base em um valor pré-selecionado. Como os valores são calculados em um intervalo de dados, em vez de exibidos em forma de lista, os KPIs tendem a ser mais úteis ao mensurar o desempenho entre grupos ou projetos. Entretanto, calculando um intervalo de dados para uma pessoa específica, como uma lista de vendas de um único funcionário, um KPI pode avaliar o desempenho individual.

Para usar os KPIs, é necessário primeiramente criar uma lista de KPIs. As listas de KPIs são criadas de um modelo que permite adicionar os KPIs com base em qualquer uma das fontes de dados descritas na tabela a seguir.

Depois de criar uma lista de KPIs, crie uma Web Part associada a essa lista de KPIs. Os dados de KPI são exibidos em uma das Web Parts a seguir:

• Web Part de Lista do KPI

• Web Part de Detalhes do KPI

A Web Part de Lista do KPI mostra uma lista de KPIs que corresponde à lista de KPIs associada. A Web Part de Detalhes do KPI mostra as propriedades detalhadas de um único KPI.

Depois de criar uma Web Part de KPI, você pode implantar essa Web Part de diversas maneiras:

• Em um relatório de página de lista de KPIs do site da Central de Relatórios ou de um site da Central de Relatórios secundário, ou em uma biblioteca de relatórios em outro site.

• Em uma página de resumo de vários relatórios ou em um painel.

• Em um site de personalização.

A página de lista de KPIs é um tipo de relatório compilado em torno de uma Web Part de Lista do KPI e de resumos relacionados, e possivelmente de outras Web Parts dependendo da finalidade do relatório. Quando você cria um relatório de página de lista de KPIs, uma Web Part de Lista do KPI é incluída por padrão. Cada KPI da lista ainda precisa ser adicionado. Você também pode realçar um único KPI em um relatório usando uma Web Part de Detalhes do KPI.

Os KPIs geralmente são usados como parte de uma página de resumo de vários relatórios ou de um painel. Os painéis usam Web Parts de filtro para fazer uma triagem dos dados exibidos nas Web Parts com base em determinados valores. Os KPIs de filtro podem ser aplicados dinamicamente, o que permite a um responsável por decisões de negócios comparar rapidamente o desempenho em diferentes períodos de tempo. Os painéis também podem filtrar com base em outras propriedades.

Os KPIs em painéis são mais do que um único modo de exibição dos dados. Os KPIs são calculados entre amplas categorias, como o total ou a média de vendas dos funcionários de uma organização. Ao planejar os KPIs e as listas e Web Parts usadas para exibi-los, verifique se você sabe como cada KPI será avaliado durante a implantação inicial e se identificou a fonte de dados e o método de cálculo de cada KPI.

Planejar fontes de dados para KPIs

Cada KPI de uma lista de KPIs se baseia em uma fonte de dados. Ao planejar KPIs em seus sites, você também planeja fontes de dados.

Se um KPI se basear em uma lista do SharePoint, você precisará planejar a lista, incluindo suas propriedades. Geralmente, as listas de KPIs se baseiam em listas de dados corporativos que usam colunas vinculadas a aplicativos de dados corporativos. Os valores dessas colunas são atualizados à medida que os dados subjacentes são atualizados. Você precisa planejar o registro desses aplicativos no Catálogo de Dados Corporativos e a importação das propriedades que serão usadas para os KPIs.

As listas do SharePoint usadas pelos KPIs também precisam ser criadas para que você possa criar os KPIs correspondentes. Inclua cada lista necessária para implantação do KPI em seu planejamento para cada site de cada conjunto de sites.

Se um KPI se basear em uma pasta de trabalho do Office Excel 2007, verifique se as pastas de trabalho corretas existem para exibir informações significativas. Às vezes, as pastas de trabalho consistem em informações mal organizadas ou ausentes que poderiam ser usadas pelos KPIs, e essa é uma oportunidade para melhorá-las. Essas melhorias ajudarão ao exibir esses mesmos dados em uma Web Part de Acesso do Excel à Web ou ao trabalhar diretamente com a janela do aplicativo Office Excel 2007.

Para dados em um cubo do SQL Server 2005 Analysis Services, planeje a inclusão desses dados em uma biblioteca de conexão de dados.

Para listas do SharePoint, pastas de trabalho do Excel e cubos do SQL Server 2005 Analysis Services usados como fontes de KPI, você deve considerar onde residem as listas, pastas de trabalho e bibliotecas de conexão de dados. Normalmente é uma ótima ideia armazenar esse conteúdo no site em que está sendo usado. Se estiver colocando um KPI na home page do site de portal, fará sentido criar uma lista de KPIs na home page. Se estiver colocando um KPI em um relatório do site da Central de Relatórios, será uma ótima ideia colocar as listas, pastas de trabalho e bibliotecas de conexão de dados referentes aos KPIs na lista de KPIs, e a lista em si na biblioteca de relatórios. Se estiver colocando um KPI em um site de personalização, será útil colocar as fontes de dados relacionadas nele. A figura a seguir mostra um KPI em relação a outras fontes de dados.

É possível usar as fontes de dados armazenadas nas bibliotecas de documentos e bibliotecas de conexão de dados de outros sites, o que incentiva a colaboração e reutilização de listas de KPIs valiosas. Entretanto, durante a implantação inicial, é conveniente manter as informações organizadas de forma simples e lógica. Isso também simplifica o planejamento da segurança, porque é possível pressupor que um site e seu conteúdo estão armazenados no mesmo lugar e não espalhados no conjunto de sites.

Os valores inseridos manualmente em geral são usados para fins de teste ou temporariamente, portanto é provável que só sejam usados no planejamento e na implantação inicial para testar a funcionalidade de KPI antes de começar uma implantação completa.

Independentemente da fonte de dados para cada KPI, você precisa decidir quanto a um conjunto de valores adequados que serão usados ao indicar o desempenho. Pense em como você calculará um valor comparativo com base na fonte de dados. Quais colunas de dados serão usadas? Você calculará um valor a partir de um total, uma média, um máximo, um mínimo ou outras bases?

Através do planejamento, é possível evitar atrasos, por exemplo, ao perceber que uma pasta de trabalho do Excel não contém o conjunto real de dados cujo desempenho você deseja exibir para o KPI. Planeje, selecione diferentes fontes de dados se perceber que as fontes selecionadas inicialmente não fornecerão as informações necessárias para KPIs úteis e registre o plano para poder concluir a implantação da maneira mais rápida e eficaz possível.

Planejar KPIs em relatórios

Os KPIs são recursos de relatórios comuns no site da Central de Relatórios e em outros sites que contêm bibliotecas de relatórios. Um dos três principais tipos de relatórios é um relatório de página de lista de KPIs. Esse relatório inclui uma Web Part de Lista do KPI ao qual você pode adicionar KPIs para um processo corporativo específico, juntamente com um resumo dos processos relacionados e de qualquer conteúdo e Web Parts relacionados.

Ao planejar páginas de lista de KPIs, concentre-se nos principais processos corporativos para cada conjunto de sites e combine quantos KPIs de cada lista puder para os processos relacionados. Continue até ter os KPIs planejados para cada processo corporativo relacionado à finalidade principal do conjunto de sites. Isso produzirá uma quantidade gerenciável de páginas de lista de KPIs, para as quais é possível planejar KPIs e listas de KPIs, além de listas do SharePoint, pastas de trabalho do Excel e cubos do SQL Server 2005 Analysis Services usados por cada KPI.

Convém decidir quais páginas de lista de KPIs são importantes o suficiente para incluir na home page do site da Central de Relatórios e quais devem ser vinculadas da página.

Também é conveniente considerar quais KPIs funcionam em conjunto em painéis. Para grandes conjuntos de sites que servem uma grande quantidade de aplicativos e processos corporativos, seria interessante considerar se é necessário planejar mais do que uma página da Central de Relatórios. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte Planejar relatórios.

Planejar KPIs em painéis

Os painéis, também conhecidos como páginas de resumo de vários relatórios, permitem filtrar as Web Parts no nível da página para que cada Web Part mostre somente os resultados filtrados. Isso pode ser útil para criar páginas com resultados mensais ou semanais, resultados de uma equipe ou resultados filtrados por diversos outros critérios.

Os KPIs em geral são uma parte crucial dos painéis. Os KPIs não podem ser conectados a todo tipo de filtro, mas podem ser conectados a muitos deles. Ao decidir se incluirá ou não um KPI em um painel, avalie se o KPI está muito ou pouco relacionado com as outras partes da página. Para obter mais informações sobre painéis, consulte Planejar painéis e filtros.

Planejar KPIs em Meu Site

Os KPIs tendem a ser mais úteis em relatórios e painéis do que nos sites de personalização, nos sites pessoais e na página de perfil público que compõem cada Meu Site. Entretanto, talvez você ainda deseje adicionar Web Parts de KPI a esses sites.

Para sites de personalização, que são desenvolvidos usando uma Web Part de filtro do usuário atual que pode ser conectada às Web Parts da página, os KPIs não são conectados mas mostram informações do grupo de pessoas que usam o site de personalização para suplementar as Web Parts conectadas e filtradas. Em um site de personalização de uma equipe de call center, uma Web Part de Lista do KPI que mostra a satisfação dos clientes, o tempo médio de chamadas e a quantidade de problemas resolvidos de toda a equipe complementa uma Web Part de Acesso do Excel à Web personalizada para exibir dados do representante de atendimento ao cliente específico que está exibindo a página.

Você não pode filtrar uma Web Part de KPI diretamente usando o filtro do usuário atual em um site de personalização porque os dados de um KPI em geral não são significativos quando calculados em um subconjunto filtrado de seus dados originais. Uma Web Part que controla a quantidade de vendas do grupo e das vendas de uma única pessoa produzirá valores bem diferentes, e o KPI só pode ser avaliado com base em um dos conjuntos de valores. Portanto, não é possível filtrar o KPI dessa maneira.

Você pode direcionar KPIs para que apareçam somente em sites de personalização quando o visitante atual do site é membro da audiência correta. Isso permite direcionar a lista completa de KPIs ou cada KPI individual da lista dependendo do escopo do KPI, assim como você direciona os itens em qualquer lista. Se o KPI for de interesse somente para alguns usuários, como aqueles do mesmo grupo de trabalho, você poderá direcioná-lo para uma audiência definida para incluir somente os usuários do grupo de trabalho. Usando o exemplo de uma equipe de vendas, você pode mostrar somente os resultados do escritório de vendas de Nova York aos associados do escritório de Nova York.

É possível usar a Web Part de Lista do KPI para exibir vários indicadores de status em uma Web Part, como os registros de vendas dos últimos trimestres. Também pode usar um KPI que mostra o volume de vendas, o valor total de vendas e o aumento em relação ao trimestre anterior em uma Web Part.

Você pode optar, durante o planejamento, por modificar o modelo do site pessoal para incluir uma ou mais Web Parts de KPI, talvez conectado a listas preenchidas previamente. Isso pode ser útil para KPIs que você deseja exibir com maior destaque, apesar de que os usuários podem remover o KPI de seus sites pessoais posteriormente.

Os KPIs são menos úteis em páginas de perfil público, que mostram informações sobre uma pessoa, em vez de processos corporativos. O planejamento para a implantação inicial talvez não seja uma etapa adequada para considerar a adição de KPIs ao perfil público.

Considere os KPIs para cada site de personalização para garantir que reflitam a finalidade do site e do conjunto de sites geral. Se o conjunto de sites for um site de equipe para uma equipe de vendas, os KPIs de dados de vendas em um site de personalização serão apropriados. Se for um conjunto de sites planejado para colaboração em uma organização maior, o KPI terá de ser direcionado, se realmente for incluído. Se for um site para informações de recursos humanos, que não seja usado por nenhum grupo na organização para cumprir suas metas, mas apenas para fornecer diretivas e aplicativos corporativos, então será inadequado usar um KPI.

Planilhas

Use as planilhas a seguir para planejar KPIs:

• Planilha de dados corporativos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271\&clcid=0x416) (em inglês)

• Planilha de criação de sites (em ingl�s) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138\&clcid=0x416) (em ingl�s)