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Planejar a retenção física de registros

  • Artigo

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

  • Usando o Office SharePoint Server para gerenciar registros físicos

  • Planejando a retenção de registros físicos

  • Planilha

Este artigo descreve as tarefas de planejamento relacionadas à retenção de registros físicos usando o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Da mesma forma que os itens digitais, como documentos eletrônicos e mensagens de email, um item físico pode ser um registro e requerer gerenciamento. Ao usar o Office SharePoint Server 2007 junto com o sistema de armazenamento e recuperação de registros físicos, você pode implementar uma solução de gerenciamento de registros que inclua registros eletrônicos e físicos.

Os registros físicos gerenciados pelo Office SharePoint Server 2007 podem incluir itens não digitais, como documentos impressos, DVDs, fitas de vídeo, outra mídia e até mesmo hardware, como protótipos de produtos. Você pode gerenciar itens físicos individuais ou um conjunto de itens, como uma caixa de documentos relacionados.

Dica

Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a ficar em conformidade com as obrigações legais e aumenta a eficiência organizacional promovendo o descarte de itens físicos e eletrônicos desatualizados que não sejam registros. Determinar quais itens eletrônicos ou físicos na sua organização são registros é função dos gerentes de registros corporativos, dos responsáveis pela conformidade e dos advogados. Ao categorizar cuidadosamente todo o conteúdo empresarial da sua organização, eles podem ajudá-lo a garantir que os registros sejam retidos pelo período apropriado.

Usando o Office SharePoint Server para gerenciar registros físicos

Esta seção descreve os recursos do Office SharePoint Server 2007 que você desejará considerar ao planejar uma solução de gerenciamento de registros que ofereça suporte à retenção e ao descarte de registros físicos.

Registros físicos e o site da Central de Registros

A Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 é um modelo de site criado para implementar o gerenciamento e a retenção de registros. Ela inclui recursos de gerenciamento de registros, como imposição de política, retenção de registro e roteamento de registros e possui uma interface totalmente programável. Para obter uma visão geral completa do site da Central de Registros, consulte Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

O site da Central de Registros foi criado para gerenciar registros eletrônicos e físicos. Isso facilita o tratamento de ambos os tipos de registros como parte do mesmo plano de arquivo, aplicando os mesmos tipos de metadados a registros eletrônicos e físicos, e associando as mesmas políticas a eles quando apropriado. Você pode gerenciar registros eletrônicos e físicos no mesmo site da Central de Registros ou pode usar um site da Central de Registros para registros eletrônicos e outro para registros físicos.

Ao planejar o gerenciamento de registros físicos em um site da Central de Registros, tenha em mente as seguintes considerações exclusivas:

  • Use listas em vez de bibliotecas de documentos para controlar registros físicos. Consulte Listas e registros físicos para obter detalhes.

  • Como o armazenamento real de um item físico acontece separadamente, os usuários não "enviam" um item físico para um site da Central de Registros usando a interface do usuário (ou usando uma personalização com base na interface programável). Em vez disso, os gerentes de registros adicionam novos registros físicos ao site criando novos itens nas listas usadas para gerenciar os registros e criando recursos associados (consulte o próximo item) para gerenciar os registros físicos, usando as listas do Office SharePoint Server 2007. Geralmente, novos itens de lista são adicionados a listas programaticamente, como por um fluxo de trabalho personalizado.

Dica

Não há necessidade de adicionar registros físicos à tabela de Roteamento de Registros no site da Central de Registros, que envia registros eletrônicos para suas bibliotecas de documentos apropriadas, mas não roteia registros físicos.

  • É recomendável que uma funcionalidade adicional, como fluxos de trabalho personalizados, seja adicionada às listas para fornecer processos específicos de registros físicos, como controle de inventário, gerenciamento de armazenamento, transferência de propriedade e descarte de registros físicos.

Listas e registros físicos

Ao contrário dos registros eletrônicos, como documentos, que são armazenados e gerenciados em bibliotecas de documentos do Office SharePoint Server 2007, os registros físicos são armazenados em locais físicos apropriados, dependendo do tipo de item. Para controlar os locais, proprietários, status e outras informações dos registros físicos e orientá-los através de seus ciclos de vida, use as listas do Office SharePoint Server 2007, em vez de bibliotecas de documentos, no site da Central de Registros. Depois que um item representando um registro físico é adicionado a uma lista, você pode gerenciá-lo usando os mesmos recursos de gerenciamento de registros que as bibliotecas de documentos fornecem aos registros digitais:

  • Metadados Os metadados no Office SharePoint Server 2007 são implementados como colunas de informações que podem ser exibidas em listas ou bibliotecas de documentos. Os gerentes de registros usam metadados para registrar informações sobre registros, como suas descrições, os tipos de mídia, a categoria do registro, o descarte de cada item, o valor do código de barras e o proprietário do registro. Ao usar a Galeria de Colunas do Site no site da Central de Registros, você pode definir colunas de metadados que sejam úteis para os registros eletrônicos e físicos. Esse recurso o ajuda a manter as mesmas informações sobre os registros independentemente da mídia e facilita a procura e recuperação de itens eletrônicos e físicos, usando as propriedades de itens de biblioteca e lista. Para obter mais informações sobre colunas de site e metadados, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).

  • Fluxos de trabalho É possível associar um fluxo de trabalho a uma lista. Os itens físicos representados na lista podem então ser rastreados usando o fluxo de trabalho. Por exemplo, quando um novo item é adicionado a uma lista, pode-se iniciar um fluxo de trabalho personalizado que atribua tarefas para garantir o armazenamento físico adequado do item. Outros fluxos de trabalho podem ser adicionados à lista — por exemplo, para recuperar um item físico. Para obter informações sobre como criar fluxos de trabalho personalizados, consulte o Software Development Kit do Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416).

  • Formulários Você pode usar a integração do InfoPath Forms Services com o Office SharePoint Server 2007 para associar formulários a listas e usá-los para implementar comandos associados ao gerenciamento de registros físicos. Por exemplo, é possível usar formulários baseados em navegador para fornecer acesso a inventários de registros físicos ou facilitar solicitações de serviços relacionadas a registros físicos. Para obter informações sobre o planejamento de formulários, consulte Planejar o InfoPath Forms Services.

  • Políticas de gerenciamento de informações Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para determinado tipo de conteúdo. Cada regra em uma política de gerenciamento de informações é um recurso de política. As políticas e os recursos de política podem ser aplicados a itens de lista e usados no contexto do gerenciamento de registros físicos:

    • Vencimento O recurso de política Vencimento ajuda a descartar os itens de uma maneira consistente, que possa ser rastreada e gerenciada. Você pode definir o vencimento de itens de lista para determinada data ou dentro de um período calculado de tempo e pode associar um fluxo de trabalho a uma política de vencimento de uma lista para que, quando um item vencer, o fluxo de trabalho atribua tarefas que garantam a destruição ou outra forma de descarte do item. Para obter mais informações sobre o recurso de política Vencimento, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

    • Códigos de barras O recurso de política Código de barras permite que você controle um item físico criando um valor identificador exclusivo para o item e anexando uma imagem de código de barras desse valor ao item. Por padrão, os códigos de barras do Office SharePoint Server 2007 são compatíveis com o padrão comum Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) e você pode conectar outros provedores de código de barras usando o modelo de objeto de políticas. Ao associar um valor de código de barras a um item de lista que representa um registro físico, você garante que o item físico possa ser localizado a partir do item de lista e vice-versa. Para obter mais informações sobre o recurso de política Código de barras, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

    • Rótulos O recurso de política Rótulo especifica rótulos que o Office SharePoint Server 2007 pode gerar, com base em um conjunto de metadados de biblioteca de documentos ou lista. Você pode personalizar o formato de um rótulo e pode inserir rótulos em documentos eletrônicos ou imprimi-los. No gerenciamento de registros físicos, anexe rótulos impressos a itens físicos para ajudar a identificar os registros físicos e correlacioná-los a seus itens de lista associados. Para obter mais informações sobre o recurso de política Rótulo, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

    • Auditoria O recurso de política Auditoria registra eventos e operações realizados em um documento ou item de lista, como alteração, exibição ou exclusão do item. As ações auditadas são extensíveis. No contexto do gerenciamento de registros, a auditoria é uma operação essencial que ajuda a garantir um registro completo das atividades relacionadas a um item. Para obter mais informações sobre o recurso de política Auditoria, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

  • Tipos de conteúdo Um tipo de conteúdo define as informações e os recursos disponíveis para um item de lista, documento ou pasta, incluindo seus metadados, fluxos de trabalho e políticas de gerenciamento de informações. Como os tipos de conteúdo podem ser organizados de forma hierárquica, um conjunto de tipos de conteúdo pode ter alguns recursos em comum, como metadados compartilhados, e, ao mesmo tempo, ter recursos exclusivos.

    Os tipos de conteúdo são úteis no gerenciamento de registros porque eles podem agrupar recursos para registros de determinado tipo de uma forma facilmente reutilizável. Você pode criar tipos de conteúdo para seus registros eletrônicos e físicos que compartilhem informações comuns, como metadados para categorizar os registros, e, ao mesmo tempo, ter recursos exclusivos baseados em sua mídia. Por exemplo, você pode definir um tipo de conteúdo geral "registro de documento" e depois criar tipos de conteúdo de documentos eletrônicos e físicos que herdem seus metadados do tipo de conteúdo geral. Em seguida, você pode adicionar recursos exclusivos ao tipo de conteúdo de documento físico que não sejam relevantes ao tipo de conteúdo de documento eletrônico, como um recurso de política Código de barras ou um fluxo de trabalho de registros físicos. Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).

  • Pastas Você pode definir tipos de conteúdo de pasta personalizados. No gerenciamento de registros físicos, você pode usar pastas para representar locais de armazenamento físicos, como caixas ou prateleiras em um armazém. Os itens de lista das pastas representam itens nos locais de armazenamento físicos. Por exemplo, se um conjunto de documentos impressos for armazenado em uma caixa, você pode armazenar os registros de cada documento em uma pasta que represente a caixa, com metadados que identifiquem o valor do código de barras da caixa, o local físico e outras informações personalizadas. Para obter mais informações sobre pastas e tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).

  • Anexos Você pode anexar itens eletrônicos, como imagens digitalizadas, a itens de lista. Esse recurso é útil em um contexto de gerenciamento de registros físicos para ajudar a identificar um registro físico e correlacioná-lo ao seu item de lista associado.

Planejando a retenção de registros físicos

Ação em planilha

Você pode usar a planilha de planejamento de registros físicos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x416) (em inglês) com este artigo para ajudar a planejar o gerenciamento dos registros físicos com base no Office SharePoint Server 2007.

Para cada tipo de registro físico no seu plano de arquivo, use uma planilha separada.

  1. Em Physical Record, insira o tipo de registro, como "Descrição do plano de aposentadoria".

  2. Em Record Category, insira a categoria com base no plano de arquivo, como "Planos de benefícios de recursos humanos".

  3. Em Media, insira o tipo de mídia, como "Folheto impresso".

  4. Em Records Center, insira a URL do site da Central de Registros.

  5. Em List, insira o nome da lista para gerenciar este tipo de registro físico.

  6. Na tabela Metadata, insira colunas de metadados para exibir para este tipo de registro. Para cada item de metadados, insira seu tipo, como Pessoa. Na coluna Source, especifique onde o item de metadados é definido, como "Galeria de Colunas do Site" ou "Lista Atual".

  7. Na tabela Policies, registre o modelo de política a ser associado a esta lista ou registre cada recurso de política individualmente e forneça anotações de configuração conforme o necessário. Para obter mais informações sobre políticas de gerenciamento de informações, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

  8. Na tabela Workflows, registre cada fluxo de trabalho a ser disponibilizado a este tipo de registro, liste o tipo de conteúdo no qual o fluxo de trabalho será operado e adicione quaisquer anotações relevantes, como uma descrição da intenção de uso do fluxo de trabalho e quem é o responsável pelo seu desenvolvimento.

  9. Na tabela Forms, registre os desenvolvimentos de formulários necessários para este tipo de registro e adicione anotações relevantes, como uma descrição da intenção de uso do formulário e quem é o responsável pelo seu desenvolvimento.

Planilha

Planilha de planejamento de registros físicos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626\&clcid=0x416) (em inglês)

Baixar esse manual

Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para leitura e impressão mais fácil:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis no Conteúdo baixável do Office SharePoint Server 2007.

Consulte também

Conceitos

Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server)