Fluxo de trabalho no Windows SharePoint Services: um cenário

Atualizado em: 2009-02-26

O exemplo mais comum de fluxo de trabalho humano na maioria das organizações é alguma variação de aprovação: um grupo de pessoas deve aprovar ou rejeitar algum documento, talvez adicionando comentários para explicar a decisão tomada. Como reflexo dessa popularidade, o exemplo aqui mostrado ilustra a possível aparência de um fluxo de trabalho de aprovação implementado com o Windows SharePoint Services. Antes de examinar o exemplo, vamos definir as funções exercidas pelas diferentes pessoas. São elas:

• Autor do fluxo de trabalho: desenvolvedor ou profissional de informação que cria o modelo de fluxo de trabalho.

• Administrador do Windows SharePoint Services: pessoa que instala um modelo de fluxo de trabalho e o associa a uma biblioteca ou lista de documentos.

• Iniciador do fluxo de trabalho: pessoa que inicia um fluxo de trabalho, causando a criação de uma instância do fluxo de trabalho a partir de um modelo de específico.

• Participantes do fluxo de trabalho: pessoas que interagem com uma instância do fluxo de trabalho para realizar o processo comercial com suporte.

Conforme descrito abaixo, cada uma dessas funções têm responsabilidades específicas na criação, instalação, instanciação e uso de um fluxo de trabalho.

Criando um fluxo de trabalho

A Microsoft oferece duas opções para criar fluxos de trabalho direcionados ao Windows SharePoint Services. Os desenvolvedores utilizam o Visual Studio 2005 e o WF Workflow Designer, enquanto os profissionais da informação usam uma abordagem mais simples baseada em regras fornecida pelo Office SharePoint Designer. Em ambos os casos, o resultado é um modelo de fluxo de trabalho que deve ser implantado em um servidor que executa Windows SharePoint Services. A criação do fluxo de trabalho é descrita em mais detalhes posteriormente neste documento. Por ora, este cenário pressupõe que um modelo já foi criado.

Associando um fluxo de trabalho a uma biblioteca ou lista de documentos

Para poder ser usado, o modelo de fluxo de trabalho deve ser instalado em um sistema Windows SharePoint Services e, depois, associado a uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo de documento específico. Depois disso, o fluxo de trabalho pode ser iniciado de qualquer documento ou item dessa biblioteca ou lista. Os fluxos de trabalho operam da mesma forma em itens e documentos, por isso um modelo de fluxo de trabalho pode geralmente ser anexado a qualquer um deles (embora seja possível criar um modelo que pode ser associado somente a um item ou somente a um documento). E embora os fluxos de trabalho possam ser iniciados explicitamente de tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho associado a um tipo de conteúdo pode ser iniciado de um documento ou item de lista ao qual esse tipo de conteúdo é anexado.

A instalação e a associação são feitas automaticamente para fluxos de trabalho criados usando Office SharePoint Designer. Para os fluxos criados usando WF Workflow Designer e Visual Studio, no entanto, um administrador do servidor Windows SharePoint Services deve instalar explicitamente o modelo do fluxo de trabalho. Depois que isso é feito, o modelo deve ser associado a uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo, algo que pode ser realizado por alguém com menos permissões que um administrador de servidor. Quem cria esta associação também lhe atribui um nome exclusivo, permitindo que ela seja mencionada por usuários. Opcionalmente, o autor do fluxo de trabalho pode permitir que a pessoa que cria a associação defina opções para o comportamento do fluxo de trabalho, como a especificação de uma lista padrão de pessoas que devem sempre participar do processo. O mesmo modelo pode ser associado a várias bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo, com cada associação personalizada conforme necessário. Após a criação da associação e a definição de opções, o iniciador do fluxo de trabalho pode criar uma instância de fluxo de trabalho a partir desta associação, conforme descrito a seguir.

Iniciando um fluxo de trabalho

O Windows SharePoint Services oferece três opções para criar uma instância de fluxo de trabalho. Todas elas sempre executam o fluxo de trabalho do início. (Na verdade, se uma instância de fluxo de trabalho criada de uma associação específica estiver sendo executada atualmente, não será possível criar outra instância a partir desta mesma associação). As opções são:

• O fluxo de trabalho pode ser iniciado manualmente por um usuário do Windows SharePoint Services.

• O fluxo de trabalho pode ser configurado para ser executado automaticamente quando um documento ou item é alterado.

• O fluxo de trabalho pode ser configurado para ser executado automaticamente quando um documento ou item é criado. Por exemplo, um usuário do Microsoft Word pode salvar um novo documento na biblioteca de documentos de um site causando, então, a execução de uma instância de um fluxo de trabalho associado. Um iniciador de fluxo de trabalho pode usar o Microsoft Word 2007 ou versões antigas para isso. É possível até mesmo iniciar fluxos de trabalho desta forma a partir de aplicativos não-Microsoft.

Este cenário usa a primeira dessas três opções: iniciar um fluxo de trabalho manualmente. A tela abaixo mostra como um documento de uma biblioteca de documentos pode aparecer para um usuário do Windows SharePoint Services. Para iniciar uma instância de fluxo de trabalho a partir deste documento, o usuário clica no documento e escolhe Fluxos de trabalho no menu.

Fazer esta seleção causa a exibição da seguinte tela:

Sob o título Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho aparecem os nomes de todos os fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir deste documento. Neste exemplo, existem duas opções — Aprovação e Coletar Comentários — mas se o administrador houver associado outros modelos de fluxo de trabalho a esta biblioteca de documentos, seus nomes também aparecerão. Neste exemplo, o iniciador seleciona Aprovação, e esta tela é exibida:

Diferentemente de todas as telas mostradas até agora, o conteúdo desta é definido pelo próprio fluxo de trabalho. Quando o fluxo é iniciado (ou seja, quando é criada uma instância de fluxo de trabalho), ele pode exibir opcionalmente uma tela que permite que seu usuário especifique informações relevantes. Para o fluxo de trabalho Aprovação mostrado aqui, essas informações incluem o nome de cada pessoa que deve aprovar o documento, uma indicação de quando cada aprovação deve ser feita e uma lista de pessoas que devem ser notificadas. Uma vez fornecidas essas informações, o usuário clica no botão Iniciar localizado no canto inferior direito da tela. O fluxo de trabalho começará a ser executado, solicitando que cada participante revise o documento na ordem na qual os nomes foram inseridos na tela.

Quando um fluxo de trabalho é iniciado, ele também pode enviar opcionalmente uma mensagem de email para a pessoa que o iniciou. Da mesma forma, um fluxo de trabalho pode informar seu criador por email quando for finalizado. Neste exemplo, o fluxo de trabalho Aprovação pode enviar uma mensagem ao seu criados informando quando o processo de aprovação for concluído. Também é possível que os participantes do fluxo de trabalho — neste exemplo, as pessoas que estão aprovando o documento — sejam notificados via email de que o fluxo de trabalho tem um tarefa para eles.

Interagindo com um fluxo de trabalho

A interação entre uma pessoa e um fluxo de trabalho em execução é modelada com a noção de tarefas. A tarefa é uma unidade de trabalho atribuída a alguma pessoa. Neste exemplo, cada pessoa da lista de aprovação do fluxo de trabalho receberá uma tarefa solicitando aprovação do documento. O Windows SharePoint Services mantém uma lista de tarefas para cada site, e um fluxo de trabalho em operação pode adicionar tarefas a essa lista, especificando o destinatário de cada uma. Cada usuário do site pode ver o trabalho que o aguarda acessando sua lista de tarefas via navegador da Web ou sincronizando a lista de tarefas do site com sua lista de tarefas do Outlook 2007. A tela abaixo mostra a aparência do acesso do navegador à lista de tarefas para uma das pessoas designadas para aprovar o documento usado neste exemplo.

Para um usuário do Windows SharePoint Services, sua lista de tarefas em espera é apenas uma outra lista. Na tela mostrada acima, o usuário selecionou a lista Tarefas entre as opções visíveis na parte esquerda da tela. A única tarefa atualmente na lista é uma solicitação para aprovação do documento. (O documento propriamente dito é acessível por meio do Link que aparece no lado direito da tela.) Para trabalhar na tarefa, o usuário deste exemplo clica no nome da tarefa, causando a exibição desta tela:

A forma como o fluxo de trabalho interage com os participantes pode variar; por isso, esta tela é definida pelo próprio fluxo de trabalho. Neste exemplo o participante recebe um campo para comentários e botões para aprovar ou rejeitar o documento. Outras opções também estão disponíveis, permitindo que o usuário repasse a tarefa para outra pessoa ou solicite uma alteração. Aqui, o usuário pode inserir um comentário e clicar no botão Aprovar. O fluxo de trabalho criará uma tarefa na lista de tarefas da próxima pessoa da lista de aprovadores. Depois que cada participante tiver respondido, o fluxo de trabalho termina.

Os fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services também oferecem outras opções, entre elas:

• O iniciador do fluxo de trabalho pode verificar seu status. No cenário aqui descrito, por exemplo, o iniciador pode verificar em que estágio está o processo de aprovação.

• O fluxo de trabalho pode ser modificado durante sua execução. As modificações permitidas, quando permitidas, são determinadas pelo autor do fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho de aprovação, por exemplo, pode permitir o acréscimo de um novo aprovador enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. A capacidade de modificar fluxos de trabalho em andamento é importante, pois é um reflexo de como as pessoas realmente trabalham. A alteração espontânea em processos de negócios é uma realidade inescapável, e os fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services tornam isso possível.

Resumindo o processo

Há várias partes móveis em um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services. A figura abaixo oferece uma visão geral do funcionamento do processo.

Para resumir: uma vez instalado e associado um modelo de fluxo de trabalho a uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo de documentos, etapa não mostrada aqui, o usuário do site pode criar uma instância desse fluxo de trabalho. O processo começa com o iniciador do fluxo de trabalho selecionando um documento e um modelo de fluxo de trabalho associado (primeira etapa). O iniciador cria uma instância de fluxo de trabalho a partir desta associação (segunda etapa) e personaliza e inicia esta nova instância (terceira etapa).

Em seguida, a instância do fluxo de trabalho em execução adiciona uma tarefa à lista de tarefas de um participante (quarta etapa). (O fluxo de trabalho de aprovação usado neste cenário atribui essas tarefas sequencialmente, mas também é possível que o fluxo de trabalho as atribua a vários participantes de uma só vez, permitindo que elas sejam realizadas paralelamente.) Os participantes do fluxo de trabalho podem conhecer as tarefas atribuídas pelo fluxo de trabalho verificando sua lista de tarefas (quinta etapa). Cada participante interage com a instância do fluxo de trabalho em execução para concluir a tarefa (sexta etapa). No exemplo aqui descrito, era exigida a aprovação de um documento, mas poderia ser qualquer outra atividade escolhida pelo autor do fluxo de trabalho.

Vale a pena notar que o documento executado por um fluxo de trabalho não é, ele próprio, enviado de pessoa para pessoa. Em vez disso, o documento permanece no site, e cada participante do fluxo de trabalho ganha um link para ele. Na verdade, não é exigido que o fluxo de trabalho utilize o documento ou item ao qual está associado. Outro ponto que deve ser enfatizado é o fato de que o que iniciador do fluxo de trabalho e os participantes visualizam nas etapas 1, 2 e 5 é definido pelo próprio Windows SharePoint Services. Os formulários usados na etapa 3 e 6, no entanto, são definidos pelo autor do fluxo de trabalho. Isso permite que o autor controle como os usuários personalizarão e interagirão com o fluxo de trabalho.

Além de fornecer uma plataforma para criar aplicativos de fluxo de trabalho humanos, a versão 3.0 do Windows SharePoint Services também oferece um fluxo de trabalho Acompanhamento de Questões pré-definido que pode ser usado na forma como está por usuários finais. Este fluxo de trabalho permite atribuir questões ativas a participantes e rastrear essas questões. Uma vez criada, a questão pode ser movida primeiro para o estado Resolvido, indicando que foi examinado pelo participante responsável do fluxo de trabalho, e depois para o estado Fechado, indicando que o iniciador do fluxo de trabalho aceitou a resolução e fechou a questão.

Compreender os fundamentos do uso de fluxos de trabalho pelas pessoas no Windows SharePoint Services é essencial para dominar essa tecnologia. Além disso, é útil saber como um autor de fluxo de trabalho cria esses fluxos de trabalho. A seção seguinte examina as duas abordagens disponíveis para isso.

Baixar este manual

Para facilitar a leitura e a impressão, este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado:

• Planejamento e arquitetura para o Office SharePoint Server 2007, parte 1

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.