Fascículo 4 – Planejamento e Controles Financeiros

Conheço vários executivos que são apaixonados por suas empresas. São capazes de executar muitas funções diferentes na empresa. Participam ativamente no desenho e criação de novos produtos e serviços – assegurando-se que todos os mínimos detalhes foram pensados e atendidos, com brilhantismo e criatividade. São os melhores vendedores da empresa – a paixão que eles têm pelos produtos e serviços contagiam os clientes e os funcionários.

Contudo, quando chega na hora de planejar e controlar as finanças da sua empresa, via de regra, este executivo brilhante e criativo torce o nariz e deixa esta tarefa para seu contador.

É aqui que mora o perigo. Existe uma grande diferença entre a visão contábil e a visão gerencial das finanças da sua empresa. O contador desempenha o papel de registrar todas as transações financeiras, ou seja, ele cuida do passado. O gestor da empresa tem que cuidar do FUTURO, ou seja, tem que entender as tendências do mercado, criar cenários e projeções, e preparar sua empresa para tirar o máximo proveito das oportunidades do mercado. Cuidado para não transformar um exercício de planejamento estratégico em exercício de controle contábil.

Muito bem...mas como faço para estruturar, planejar e gerenciar as finanças da minha empresa?

Vou falar, bastante resumidamente, sobre algumas metodologia e melhores práticas usadas e recomendadas pela ADVANCE Marketing – aplicadas em mais de 300 empresas. Caso você queira conhecer detalhadamente as metodologias, ou queira adquirir a consultoria da ADVANCE Marketing, entre em contato através do e-mail: advance@advancemarketing.com.br

PLANEJAMENTO E CONTROLES FINANCEIROS EM 7 PASSOS:

Passo 1 – Entendendo suas finanças

Vamos ter que iniciar este fascículo explicando, da maneira mais simples possível, alguns termos financeiros que são largamente utilizados.

• 1. Custos x Despesas
  Ambos são “gastos”. A diferença é que os custos estão diretamente ligados à produção dos produtos e serviços da sua empresa, por exemplo, se você é uma indústria de bebidas então a compra da matéria-prima (vidros, garrafas, rolhas, etc.) e os gastos com a linha de produção (equipamentos) são custos. Como despesas temos conta de água, energia, aluguel do escritório, etc. Esta classificação é importante para que você possa analisar o quanto está investindo em seus produtos e serviços.

• 2. Fixos e Variáveis
  Os gastos, tanto custos quanto despesas, podem ser classificados em variáveis – quando acontecem esporadicamente, e fixos – quando acontecem periodicamente. Esta classificação é importante para que você possa analisar os gastos recorrentes e projetar adequadamente sua necessidade de caixa para pagá-los.

• 3. Faturamento
  É o total de vendas da sua empresa

• 4. Lucro (Lucratividade ou Rentabilidade)
  É o quanto sua empresa está se beneficiando pela venda dos produtos ou serviços, ou seja, o faturamento subtraído dos gastos (custos e despesas) e impostos.

Passo 2 – Plano de contas

O plano de contas é uma lista de contas que serão utilizadas para a consolidação das transações financeiras da sua empresa. Por exemplo:

Veja que a numeração ajuda muito na classificação e organização.

Normalmente os contadores têm vários planos de contas padrão já montados, e, antes de iniciar as operações da empresa escolhem o plano que mais se assemelha com os negócios desta nova empresa. Recomendamos alguns cuidados especiais:

• 1. Revise, junto com seu contador, o seu plano de contas. Ninguém conhece sua empresa e seus negócios melhor do que você. Talvez você tenha que criar novas contas para poder gerenciar melhor a empresa.

• 2. Procure deixar uma cópia do plano de contas sempre à mão.

• 3. Cada vez que você for enviar uma nota de despesa, cópia de cheque, ou qualquer outro documento para contabilização, procure anotar no documento a “conta” na qual deverá ser contabilizada a transação. Tenho alguns clientes que juntam um monte de notas fiscais e mandam para o contador, que tenta adivinhar a natureza do gasto, e, com alguma freqüência aloca a despesa em uma conta incorreta por falta de informações adequadas.

Tenho visto que algumas empresas utilizam-se de dois planos de contas distintos – um para dar a visão contábil e outro para dar a visão gerencial. Para uma empresa de porte pequeno ou médio, este procedimento pode ter um custo/benefício desvantajoso – seria bem melhor elaborar e controlar muito bem um único plano de contas.

Para empresas maiores pode-se implementar, também, o conceito de centro de custo, ou seja, o departamento ou grupo que originou a transação (receita ou despesa) financeira. Desta forma posso tirar relatórios consolidados pela conta (do plano de contas) e pelo centro de custo.

Passo 3 – Histórico financeiro

Vamos começar a analisar os dados financeiros da sua empresa. Se sua empresa utiliza um software de gestão empresarial (ERP) você poderá extrair vários relatórios para análise. Recomendamos que você utilize uma planilha ou relatório da seguinte forma:

• 1. Crie 14 colunas

• 2. Na primeira coluna coloque as principais contas do seu plano de contas, por exemplo:

  • Receitas

    • Venda de produtos

    • Venda de serviços

    • Locação

  • Despesas

    • Aluguel

    • Conta de luz

    • Conta de telefone

    • Acesso à Internet

    • Salários

  • Impostos

• 3. Nas colunas 2 a 13 – coloque os meses de Janeiro a Dezembro – consolidando as receitas e gastos mês-a-mês.

• 4. Na coluna 14 – coloque o total, ou seja, a somatório dos meses.

Importante: alguns clientes criam uma linha de “outros” para consolidar receitas ou gastos de menor valor. Contudo, algumas vezes estes “outros” acabam virando grandes “buracos negros” escondendo uma série de ineficiências operacionais ou problemas de gestão financeira. Certifique-se de que você sabe o que está sendo consolidado em “outros”.

A análise do histórico financeiro vai permitir que você:

• 1. Verifique se as contas do plano de contas estão com um nível de detalhes suficientes para você gerenciar sua empresa.

• 2. Identifique a sazonalidade das receitas e despesas, que será importantíssimo para fazer as projeções e o planejamento para o próximo período fiscal. Por exemplo, você poderia identificar que, no seu ramo de atuação, os meses de Janeiro e Fevereiro representam muito pouca receita, e que o mês de Dezembro tem, sempre, um valor alto de despesas com salários.

• 3. Identifique quais foram as maiores fontes de receitas, e, as maiores despesas. Desta forma você poderá atuar em minimizar os custos e maximizar os ganhos.

Com base na planilha procure responder como você poderia aumentar a lucratividade da sua empresa.

Passo 4 – Indicadores de desempenho

Vamos escolher os indicadores para medir o desempenho financeiro da sua empresa. Para empresas jovens costumamos analisar o faturamento (vendas) da empresa. À medida que a empresa amadurece, ela passa a ter que se preocupar, também, com a qualidade das vendas, ou seja, a rentabilidade. Em um estágio ainda mais avançado a empresa passará a utilizar indicadores sofisticados como EVA (Valor Econômico Agregado), ROI (Retorno sobre Investimento), Contribution Margin, etc.

O importante é que você, no início do ano fiscal, estabeleça as metas para os indicadores escolhidos e para cada um dos trimestres, levando em consideração a sazonalidade de vendas e gastos. Por exemplo, digamos que sou uma empresa jovem e vou analisar apenas o faturamento, sendo as metas:

1. Trimestre 1 - $ 500.000 lembrando que Janeiro e Fevereiro são meses “fracos”

2. Trimestre 2 - $ 700.000

3. Trimestre 3 - $ 700.000

4. Trimestre 4 - $ 1.000.000

Recomendamos que você analise, mensalmente, a evolução dos seus indicadores escolhidos. Desta forma, se o mercado mudar ou se a sua empresa estiver com desempenho abaixo do esperado você poderá tomar as medidas adequadas antes de finalizar o trimestre.

Quando a empresa é jovem ela normalmente utiliza o indicador de “sobrevivência”, ou seja, o dinheiro que ela tem em caixa dividido pelo valor mensal de seus gastos, o que vai resultar no número de meses que a empresa poderá viver com o dinheiro que tem em caixa.

Passo 5 – Cenários e projeções

Chegou a hora de fazermos as previsões sobre o futuro financeiro da sua empresa. Calma, você não vai precisar de uma bola de cristal, mas sim, de algumas dicas simples:

• 1. Antes de mais, nada você vai consultar jornais, revistas e a Internet para saber as previsões macro-econômicas do seu país:

  • a. Qual a inflação projetada?

  • b. Qual a previsão do câmbio de dólar? (essencial se você importa ou exporta, ou, se vende para quem importa ou exporta)

  • c. As alíquotas de impostos mudarão? Quanto e quando?

• 2. Agora vamos olhar as tendências do mercado. Aqui você poderá pesquisar, também, em revistas, jornais e Internet, ou, ligar para associações de classe, fornecedores, ou mesmo clientes. Normalmente os empresários e diretores estão sempre atentos ao mercado e tem uma idéia do que vai acontecer:

  • a. Quanto você acha que o seu mercado vai crescer (ou diminuir) no próximo ano?

  • b. Quais são os eventos que acontecerão e que podem impactar seus negócios (eleições, jogos olímpicos, copa do mundo, etc.)?

• 3. Agora chegou a hora de olhar para a sua empresa:

  • a. Quanto você acha que sua empresa vai crescer?

  • b. Qual a previsão de gastos?

  • c. Pretende fazer investimentos em novos produtos e serviços?

Escreva todas as respostas em uma grande folha de papel e veja como elas impactarão as receitas e os gastos da sua empresa. Não esqueça de anotar o seu raciocínio e porque você tomou as decisões – no final do trimestre você poderá comparar e ajustar suas expectativas.

Agora que você tem o cenário com as previsões de mudança para o seu país, o seu mercado e para sua empresa, está na hora de fazer a projeção financeira da sua empresa. Utilize o modelo da planilha que fizemos no “Passo 3 – Histórico Financeiro” – os dados históricos servirão de guia para você planejar (projetar) as receitas e gastos para o próximo ano fiscal. Não esqueça de acompanhar e controlar, mês-a-mês, este planejamento. Caso não tenha histórico, faça uma média dos gastos x receitas até o momento.

Passo 6 – Fluxo de caixa

Um dos instrumentos mais importantes para o empresário é o fluxo de caixa. Nele você terá visibilidade de todos os eventos financeiros programados, ou seja, quando os seus clientes irão pagar e quando você terá que pagar cada um dos fornecedores ou parceiros. Se você usa um sistema de gestão empresarial (ERP) certifique-se que o contas-a-pagar e o contas-a-receber estejam sendo registrados adequadamente, e, extraia o relatório “fluxo de caixa” periodicamente (eu recomendo semanalmente).

Eu normalmente utilizo uma planilha muito parecida com a que utilizamos no “Passo 3 – Histórico Financeiro” com a diferença de que nas colunas eu coloco os valores semana-a-semana e não mês-a-mês. Desta forma consigo um gerenciamento muito melhor e mais apurado. Eu me reúno com meus diretores, semanalmente, discutimos as oportunidades de negócios e de investimentos, e, atualizamos o fluxo de caixa com as novas expectativas de receitas e gastos.

Com o fluxo de caixa atualizado eu consigo ter visibilidade se a empresa terá falta ou sobra de caixa – e em que semana isto acontecerá.

Passo 7 – Impostos e encargos

Se você fez a planilha do “Passo 3”, então, você deve ter verificado que os impostos e encargos representam uma boa fatia do seu faturamento e você deverá estar, constantemente, atento para as mudanças de lei que impactarão sua carga tributária.

É extremamente difícil prestar informações, dar dicas ou falar de melhores práticas com relação a este assunto através de um fascículo como este – porque o número de variáveis é imensa. Os impostos e encargos dependem de onde está localizada sua empresa, do seu ramo de atividade, da forma como você faz os negócios, entre outros. Vamos, então, dar apenas algumas dicas, mas, talvez depois de ler este fascículo, você queira contratar uma consultoria especializada para analisar sua empresa e ver as melhores formas de otimização de impostos e encargos.

• Dica 1 – Seguindo a lei

  As leis tributárias e fiscais são complexas e cheias de detalhes – o seu contador poderá orientá-lo para que sua empresa otimize a carga de impostos e encargos totalmente dentro da lei.
  Antigamente os empresários não queriam “perder tempo” entendendo as leis, e, preferiam descumpri-las com artifícios como “caixa2”, contratação não-CLT, não emissão de nota fiscal, e outras práticas que criavam um grande risco para a empresa. As multas aplicadas pelo não cumprimento da lei poderão falir o seu negócio.
  Se você pretende submeter sua empresa para receber investimentos (Venture Capital) esteja certo de que não existe qualquer tipo de “passivo” trabalhista, tributário ou fiscal, ou seja, que sua empresa está trabalhando de maneira totalmente regularizada.

• Dica 2 – Regime de apuração

  O governo brasileiro permite dois tipos de regime de apuração de imposto de renda: Lucro Presumido e Lucro Real. Normalmente o seu contador falará para você optar por Lucro Presumido. Cuidado, peça para que ele faça uma simulação com os dados da sua empresa (previsão). A opção de Lucro Real poderá ser bem mais vantajosa para sua empresa, embora, dê muito mais trabalho para seu contador. Entretanto se sua empresa for prestadora de serviço, veja as vantagens do lucro presumido em relação a taxação de outros impostos que impactarão sobre seu faturamento.

• Dica 3 – Impostos por período

  Alguns impostos são calculados sobre o faturamento de um determinado período, por exemplo, o imposto de renda para Lucro Presumido é calculado a cada trimestre. Então, às vezes, será bem mais vantajoso para sua empresa negociar com o cliente para a entrega dos produtos e nota fiscal no primeiro dia do próximo trimestre. Desta forma você conseguirá diluir e “gerenciar” a carga de impostos que você pagará no trimestre com conseqüente otimização.

• Dica 4 – Impostos por faixa de contribuição

  Vou utilizar o mesmo raciocínio da dica anterior. Alguns impostos são calculados com base em alíquotas que variam por faixa de faturamento – em especial se sua empresa está no “SIMPLES”. Então, se estamos em Dezembro, às vezes pode ser vantajoso negociar com o cliente para a entrega de produtos e faturamento em Janeiro.

Parece complicado? Não se assuste, o primeiro passo é organizar as finanças da sua empresa. Feito isso você verá que é muito prático realizar as atualizações, para então planejar e controlar eficientemente o dinheiro da sua empresa.

Até o próximo fascículo!

Dagoberto Hajjar
Diretor Presidente
ADVANCE Marketing
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