Noções Básicas Sobre Pesquisa em Várias Caixas de Correio

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2016-11-28

Se sua organização cumpre com os requisitos legais de descoberta (relacionados à política organizacional, à conformidade ou a ações judiciais), a Pesquisa em Várias Caixas de Correio do Microsoft Exchange Server 2010 pode ajudá-lo a realizar pesquisas de descoberta por conteúdo relevante em caixas de correio do Exchange.

A Pesquisa em Várias Caixas de Correio usa os índices de conteúdo criados pela Pesquisa do Exchange. O ECP (Painel de Controle do Exchange) oferece uma interface de pesquisa fácil de usar por quem não é técnico, como os responsáveis pela conformidade e por questões legais, os gerentes de registros e os profissionais de recursos humanos. O RBAC (controle de acesso baseado em função) permite que o grupo de função de gerenciamento Gerenciamento de Descobertas delegue tarefas de descoberta a pessoas que não são técnicas, sem a necessidade de conceder privilégios elevados que possam permitir a um usuário realizar alterações operacionais na configuração do Exchange.

Sumário

Usos para a Pesquisa em Várias Caixas de Correio

Pesquisa do Exchange e Sintaxe de Consulta Avançada

Grupo de Função de Gerenciamento de Descoberta e Funções de Gerenciamento

Caixas de Correio de Descoberta

Realizando uma Pesquisa de Descoberta

Exibindo resultados da pesquisa

Log de Pesquisas de Descoberta

Retenção de litígio e descoberta

Procurando por tarefas de gerenciamento relacionadas a Pesquisas em Várias Caixas de Correio? Consulte Gerenciando Pesquisa de Várias Caixas de Correio.

Usos para a Pesquisa em Várias Caixas de Correio

Estes são alguns usos comuns da Pesquisa em Várias Caixas de Correio:

• Descoberta legal A conformidade com solicitações de descoberta legal em registros de mensagens é uma das tarefas mais importantes para as organizações envolvidas em ações legais. Sem uma ferramenta especializada, a pesquisa por registros de mensagens em várias caixas de correio que podem residir em diferentes bancos de dados de caixas de correio pode ser uma tarefa que consome tempo e muitos recursos. A Pesquisa em Várias Caixas de Correio permite pesquisar um grande volume de mensagens de email armazenadas em caixas de correio em um ou mais servidores do Exchange 2010, e possivelmente em locais diferentes.

• Investigações internas A Pesquisa em Várias Caixas de Correio pode ajudar você a facilitar as solicitações de gerentes ou departamentos legais como parte de investigações internas.

• Monitoramento de recursos humanos   A Pesquisa em Várias Caixas de Correio pode ajudá-lo a facilitar solicitações de RH, sejam requisitos padrão de monitoramento de emails ou uma pesquisa específica.

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Pesquisa do Exchange e Sintaxe de Consulta Avançada

A Pesquisa em Várias Caixas de Correio usa os índices de conteúdo criados pela Pesquisa do Exchange. Para proporcionar a extensiva funcionalidade de pesquisa exigida pela Pesquisa em Várias Caixas de Correio, novas capacidades foram adicionadas à Pesquisa do Exchange. Como um único mecanismo de indexação de conteúdo, não são usados recursos adicionais para rastrear e indexar bancos de dados de caixas de correio para a Pesquisa em Várias Caixas de Correio quando as solicitações de descoberta são recebidas pelos departamentos de TI.

Para saber mais sobre a Pesquisa do Exchange, consulte Noções Básicas Sobre a Pesquisa do Exchange.

A Pesquisa em Várias Caixas de Correio também usa AQS (Sintaxe de Consulta Avançada), a familiar sintaxe de consulta usada pela Pesquisa do Windows e pela Pesquisa Instantânea do MicrosoftOffice Outlook 2007 e pelo Outlook 2010. Usuários proficientes na AQS podem montar facilmente consultas de pesquisa poderosas para pesquisar índices de conteúdo.

Para obter mais informações sobre a AQS, consulte Uso programático da Sintaxe de Consulta Avançada.

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Grupo de Função de Gerenciamento de Descoberta e Funções de Gerenciamento

Para que os usuários possam realizar pesquisas de descoberta, você deve adicioná-los ao grupo de função RBAC Gerenciamento de Descobertas. Esse grupo de funções consiste em duas funções de gerenciamento: a função de Pesquisa de Caixa de Correio, que permite ao usuário realizar uma pesquisa de descoberta, e a função de Guarda Legal, que permite a um usuário colocar uma caixa de correio em retenção de litígio. Para saber mais sobre o grupo de função RBAC Gerenciamento de Descobertas, consulte Gerenciamento de Descoberta. Para saber mais sobre RBAC, consulte Noções Básicas Sobre Controle de Acesso Baseado em Função.

Por padrão, o grupo de função Gerenciamento de Descobertas não possui nenhum membro. As permissões para realização de tarefas relacionadas à descoberta não são atribuídas a nenhum usuário. Além disso, por padrão, os administradores do Exchange não têm permissão para realizar uma pesquisa de descoberta. Os administradores do Exchange que forem membros do grupo de funções de gerenciamento do Gerenciamento da Organização podem adicionar usuários ao grupo de funções Gerenciamento de Descobertas e criar grupos de funções personalizados para restringir o escopo de um gerente de descoberta para um subconjunto de usuários. A auditoria de alterações de função RBAC garante que sejam mantidos registros adequados para rastrear a atribuição do grupo de função Gerenciamento de Descobertas. Para detalhes, consulte Visão geral do log de auditoria do administrador.

Para obter mais informações sobre a adição de usuários ao grupo de função Gerenciamento de Descobertas, consulte Adicionar um usuário ao grupo de função de gerenciamento de descoberta.

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Caixas de Correio de Descoberta

Ao realizar uma pesquisa de descoberta, você deve especificar uma caixa de correio de destino na qual armazenar os resultados de pesquisa. Uma caixa de correio de descoberta é um tipo especial de caixa de correio do Exchange 2010 que fornece as seguintes funcionalidades:

• Seleção segura e mais fácil de caixa de correio de destino Ao usar o ECP para criar uma pesquisa de descoberta, apenas caixas de correio de descoberta são disponibilizadas como um repositório no qual armazenar resultados de pesquisa. Não é preciso vasculhar uma lista potencialmente longa de caixas de correio disponíveis na organização. Isso também elimina a possibilidade de um gerente de descoberta selecionar acidentalmente a caixa de correio de outro usuário ou uma caixa de correio não segura na qual armazenar conteúdo de mensagens potencialmente confidenciais.

• Ampla cota de armazenamento de caixa de correio   A caixa de correio de destino deve ser capaz de armazenar uma grande quantidade de dados de mensagens que podem ser retornados por uma pesquisa de descoberta. Por padrão, as caixas de correio de descoberta têm uma cota de armazenamento de caixa de correio de 50 gigabytes (GB). Apesar de ser possível aumentar a cota, as caixas de correio de Descoberta com mais de 50 GB não são compatíveis.

  Dica

  No Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), um gerente de descoberta pode obter uma estimativa dos resultados da pesquisa para determinar a quantidade e o tamanho total de itens retornados por uma pesquisa de descoberta.

• Segura por padrão Assim como todos os tipos de caixas de correio, uma caixa de correio de descoberta tem uma conta de usuário associada do Active Directory. Porém, essa conta é desabilitada por padrão. Apenas usuários explicitamente autorizados a acessar uma caixa de correio de descoberta terão acesso a ela. São atribuídas aos membros do grupo de função Gerenciamento de Descobertas permissões de Acesso Total à caixa de correio de descoberta padrão. Quaisquer caixas de correio de descoberta adicionais que você criar não terão suas permissões de acesso a caixa de correio atribuídas a nenhum usuário.

  Importante

  No Exchange 2010 SP1, é possível habilitar o registro em log de auditoria de caixas de correio para auditar o acesso às caixas de correio e ações como acesso e exclusão de pastas ou mensagens pelos proprietários das caixas de correio, representantes e administradores. Para mais detalhes, consulte Informações sobre o registro em log de auditoria de caixa de correio.

• Entrega de email desabilitada Embora seja visível em listas de endereço do Exchange, os usuários não poderão enviar emails para uma caixa de correio de descoberta. A entrega de email às caixas de correio de descoberta é proibida por meio de restrições de entrega. Isso preserva a integridade dos resultados da pesquisa.

O programa de instalação do Exchange 2010 cria uma caixa de correio de descoberta com nome de exibição Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta. Você pode usar o Shell para criar caixas de correio de descoberta adicionais. Por padrão, as caixas de correio de descoberta adicionais que você criar não terão permissões de acesso a caixa de correio atribuídas. Para obter detalhes sobre como criar uma caixa de correio de descoberta, consulte Criar uma Caixa de Correio de Descoberta.

A Pesquisa em Várias Caixas de Correio também usa uma caixa de correio do sistema com o nome de exibição SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} para armazenar metadados de Pesquisa em Várias Caixas de Correio. As caixas de correio do sistema não estão visíveis no EMC (Console de Gerenciamento do Exchange) e nem nas listas de endereços do Exchange. Antes de remover um banco de dados de caixa de correio onde a caixa de correio do sistema de Pesquisa em Várias Caixas de Correio está localizada, você deve mover a caixa de correio para outro banco de dados de caixa de correio.

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Realizando uma Pesquisa de Descoberta

Usuários que tenham sido adicionados ao grupo de funções Gerenciamento de Descobertas podem realizar pesquisas de descoberta. Para saber mais sobre o grupo de função Gerenciamento de Descobertas, consulte Grupo de Função de Gerenciamento de Descoberta e Funções de Gerenciamento anteriormente neste tópico.

Você pode realizar uma pesquisa de descoberta usando a interface baseada na Web do ECP, como mostra a figura a seguir. Isso faz com que seja mais fácil para usuários não técnicos, como gerentes de registros, responsáveis pela conformidade ou profissionais de RH ou de questões legais, fazer uso da Pesquisa em Várias Caixas de Correio. Você também pode usar o Shell para executar pesquisas de descoberta.

Interface de pesquisa de descoberta

Ao realizar uma pesquisa, um objeto de pesquisa é criado no Exchange 2010. Esse objeto podem ser manipulado para iniciar, interromper, modificar e remover a pesquisa. Os itens retornados pela pesquisa de descoberta são copiados para a caixa de correio de descoberta selecionada como a caixa de correio de destino para a pesquisa. Várias pesquisas podem ser executados simultaneamente.

O seguinte se aplica à realização de uma pesquisa de descoberta:

• Palavras-chave Você pode especificar palavras-chave e frases para pesquisar o conteúdo da mensagem. Você também pode usar os operadores lógicos AND, OR e NOT. Para pesquisar por uma correspondência exata de uma frase com várias palavras, coloque-a entre aspas. A pesquisa por "plano e competição", por exemplo, retorna mensagens que contêm correspondências exatas à frase, enquanto a pesquisa por plano AND competição retorna mensagens que contêm as palavras plano e competição em qualquer lugar da mensagem. Você também pode usar a AQS. Para obter detalhes, consulte Uso Programático da Sintaxe de Consulta Avançada. Para mais informações sobre pesquisas avançadas de palavras-chave, consulte Pesquisas Avançadas de Palavras-chave.

  Dica

  A Pesquisa em Várias Caixas de Correio não oferece suporte a expressões regulares.

  Operadores lógicos como AND e OR devem ser escritos em maiúsculas para serem tratados como operadores e não como palavras-chave. É recomendável explicitar os parênteses para qualquer consulta que misture diversos operadores lógicos (AND, OR, NOT etc) para evitar erros ou interpretações falhas. Por exemplo, para pesquisar por mensagens que contenham PalavraA ou PalavraB E a PalavraC ou a PalavraD, use (PalavraA OR PalavraB) AND (PalavraC OR PalavraD).

• Remetentes ou destinatários   Para restringir uma pesquisa, é possível especificar os remetentes ou os destinatários das mensagens. Você pode usar endereços de email, nomes para exibição ou o nome de um domínio para pesquisar itens que todas as pessoas no domínio enviaram ou receberam. Por exemplo, para localizar um email enviado por qualquer pessoa para Contoso Ltd, especifique @contoso.com no campo De no ECP. Você também pode especificar @contoso.com no parâmetro Senders no Shell.

• Intervalo de datas Por padrão, a Pesquisa em Várias Caixas de Correio não limita as pesquisas por intervalo de datas. Para pesquisar por mensagens enviadas em um intervalo de datas específico, restrinja a pesquisa especificando as datas de início e término. Se você não especificar uma data de término, a pesquisa retornará os resultados mais recentes toda vez que for reiniciada.

• Caixas de Correio A Pesquisa em Várias Caixas de Correio pode pesquisar todas as caixas de correio localizadas nos servidores de caixa de correio do Exchange 2010 na organização do Exchange, ou você pode especificar as caixas de correio a serem pesquisadas. Você também pode especificar um grupo de distribuição para incluir usuários de caixa de correio que sejam membros do grupo.

• Arquivo pessoal Por padrão, se o arquivo pessoal for habilitado para um usuário de caixa de correio, a Pesquisa em Várias Caixas de Correio também pesquisará a caixa de correio de arquivo. Não há opção no ECP para substituir esse comportamento. Para excluir as caixas de correio de arquivo morto, você deve usar o Shell para criar ou modificar a pesquisa.

• Tipos de mensagens Por padrão, apenas as mensagens de email serão pesquisadas. No entanto, você também pode incluir os seguintes tipos de mensagens na pesquisa: contatos, documentos, conversas de mensagens instantâneas, diário, reuniões e anotações.

• Anexos A Pesquisa em Várias Caixas de Correio pesquisará anexos suportados pela Pesquisa do Exchange. O suporte a tipos de arquivo adicionais pode ser adicionado com a instalação de filtros de pesquisa (também conhecidos como um iFilter) para o tipo de arquivo nos servidores de caixa de correio.

• Itens não pesquisáveis Itens não pesquisáveis são itens de caixa de correio que não podem ser indexados pela Pesquisa do Exchange. Os motivos incluem a falta de um filtro de pesquisa instalado para um arquivo anexado, um erro do filtro e mensagens criptografadas. Ao criar uma pesquisa de descoberta, você pode incluir itens não pesquisáveis nos resultados da pesquisa.

• Lista de confiança Certos tipos de arquivos não têm conteúdo que possa ser indexado, e por isso eles não são indexados pela Pesquisa do Exchange. Esses tipos de arquivo não são considerados itens não pesquisáveis. Os itens de caixa de correio que contêm esses tipos de arquivo não são retornados na lista de itens não pesquisáveis. Para mais detalhes, consulte Filtros padrão para a pesquisa do Exchange.

• Itens criptografados Como as mensagens criptografadas usando S/MIME não são indexadas pela Pesquisa do Exchange, a Pesquisa em Várias Caixas de Correio não pesquisa essas mensagens. Se você selecionar a opção de incluir itens falhos nos resultados de pesquisa, essas mensagens criptografadas com S/MIME serão retornados como itens com falha.

• Itens protegidos por IRM Mensagens protegidas com IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) são indexadas pela Pesquisa do Exchange e portanto são incluídas nos resultados de pesquisa de descoberta. As mensagens devem ser protegidas usando-se um servidor AD RMS ( Rights Management Services) do Active Directory na mesma floresta do Active Directory que o servidor de caixa de correio do Exchange 2010. Para obter mais informações sobre o IRM, consulte Proteção de Direitos.

  Importante

  Quando a Pesquisa do Exchange não conseguir indexar uma mensagem protegida por IRM, seja por falha na descriptografia ou pelo fato do IRM estar desabilitado, a mensagem protegida não será adicionada à lista de itens com falha. Se você selecionar a opção de incluir itens falhos nos resultados de pesquisa, os resultados podem não incluir mensagens protegidas que não puderam ser descriptografadas.
  Para incluir mensagens protegidas por IRM em uma pesquisa, você pode criar outra pesquisa de descoberta para retornar mensagens com anexos .rpmsg. Você pode usar a cadeia de caracteres de consulta attachment:rpmsg para pesquisar todas as mensagens protegidas. Isso irá retornar todas as mensagens protegidas por IRM nas caixas de correio pesquisadas, indexadas ou não. Isso pode resultar na duplicação de resultados de pesquisa em cenários nos quais uma pesquisa retorna mensagens que correspondam ao critério de pesquisa, incluindo mensagens protegidas que tenham sido indexadas com êxito. A pesquisa não retorna mensagens protegidas que não puderam ser indexadas. A realização de uma segunda pesquisa para todas as mensagens protegidas também inclui mensagens protegidas que foram indexadas e retornadas com êxito na primeira pesquisa. Além disso, as mensagens protegidas, retornadas pela segunda pesquisa podem não corresponder ao critério de pesquisa, como as palavras-chave usadas na primeira pesquisa.

• Eliminação de duplicação   No Exchange 2010 SP1, você pode habilitar a eliminação de duplicação dos resultados da pesquisa de descoberta para que apenas uma instância de uma mensagem específica seja copiada para a caixa de correio de descoberta. A eliminação da duplicação oferece os seguintes benefícios:

  • Menor necessidade de armazenamento e menor tamanho de caixa de correio de descoberta devido ao menor número de mensagens copiadas.

  • Redução da carga de trabalho dos gerentes de descoberta, assessores jurídicos ou outros envolvidos na revisão dos resultados da pesquisa de descoberta.

  • Redução do custo de descoberta, dependendo do número de itens duplicados nos resultados da pesquisa.

  Se você selecionar uma caixa de correio de descoberta localizada em um servidor do Exchange 2010 que não tenha sido atualizado para o Exchange 2010 SP1, a eliminação dos resultados duplicados de pesquisa não será realizada. Para usar a duplicação, é necessário selecionar uma caixa de correio de descoberta localizada em um servidor de Caixa de Correio do Exchange 2010 SP1.

• Estimativas de resultado de pesquisa   Ao criar uma pesquisa de descoberta no Exchange 2010 SP1, o gerente de descoberta pode selecionar a opção de estimar os resultados da pesquisa antes de decidir se as mensagens retornadas pela pesquisa serão copiadas para a caixa de correio de descoberta. A estimativa do resultado da pesquisa inclui o número total de itens retornados pela pesquisa, o tamanho total e uma discriminação dos itens retornados para cada palavra-chave especificada. Uma estimativa da pesquisa oferece os seguintes benefícios:

  • O gerente de descoberta pode determinar a eficácia de uma consulta de pesquisa. Usando estimativas de pesquisa, um gerente de descoberta pode realizar uma análise what-if das consultas de pesquisa e palavras-chave e criar consultas mais eficazes.

  • O gerente de descoberta pode evitar a cópia de grande número de itens que talvez não atendam aos requisitos ou ao objetivo da pesquisa mas, mesmo assim, precisam ser examinados.

  • Em cenários nos quais uma consulta de pesquisa resulte em um grande número de itens que precisam ser copiados, o gerente de descoberta pode trabalhar com o administrador do Exchange para determinar se há um armazenamento adequado disponível para armazenar os resultados na caixa de correio de descoberta.

  Dica

  A eliminação da duplicação não é considerada ao calcular as estimativas de resultado da pesquisa. Ao executar a pesquisa novamente com a opção de copiar as mensagens para a caixa de correio de descoberta, o número real de mensagens copiadas pode ser menor que a estimativa fornecida com o uso da opção apenas de estimativa.

Para obter detalhes sobre como realizar uma pesquisa de descoberta, consulte Criar uma pesquisa de descoberta.

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Exibindo resultados da pesquisa

Os resultados da pesquisa são copiados para a caixa de correio de descoberta selecionada como a caixa de correio de destino para a pesquisa. Se você usar outra caixa de correio de destino que não seja a Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta padrão, terá que atribuir permissões de acesso à caixa de correio aos autorizados para que eles possam acessar essa caixa de correio de descoberta. Os usuários autorizados podem acessar a caixa de correio usando o Microsoft OfficeOutlook Web App ou Outlook.

Para obter informações sobre como atribuir permissões de Acesso Completo a uma caixa de correio, consulte Gerenciar Permissões de Acesso Completo.

Se um gerente de descoberta selecionar a opção de cópia dos resultados de pesquisa para uma caixa de correio de descoberta, uma pasta com o mesmo nome da pesquisa será criada na caixa de correio de destino. Para armazenar mensagens retornadas dessa caixa de correio, uma subpasta é criada para cada caixa de correio pesquisada. O nome da pasta é formado pelo nome de exibição do usuário de caixa de correio e pela data e hora de criação da pesquisa. As mensagens são copiadas para uma pasta que tem o mesmo nome de sua localização na caixa de correio pesquisada. Por exemplo, se o nome de pesquisa for Descoberta-ProjetoContoso, e uma mensagem localizada na pasta Caixa de Entrada da caixa de correio principal de Paul Shen for retornada, a hierarquia de pastas criada na caixa de correio de descoberta seria Descoberta-ProjetoContoso -> Paul Shen-9/4/2009 3:57:10 PM -> Caixa de Correio Principal > Caixa de Entrada. Os sinalizadores de mensagem, incluindo status lida/não lida e sinalizadores de acompanhamento, são mantidos.

Anotações

No Exchange 2010 SP1, quando o gerente de descoberta revisa as mensagens copiadas para uma caixa de correio de descoberta, ele pode adicionar anotações à mensagem. O gerente de descoberta pode então pesquisar a caixa de correio de descoberta por mensagens com anotações contendo palavras ou frases específicas.

Os gerentes de descoberta podem usar anotações para associar um número de caso ou outro identificador exclusivo a uma mensagem, facilitando a pesquisa de todos os itens com esse número.

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Log de Pesquisas de Descoberta

Há dois tipos de log disponíveis para pesquisas de descoberta:

• Log básico O log básico é habilitado por padrão para todas as pesquisas de caixa de correio. Ele inclui informações sobre a pesquisa e sobre quem a realizou. As informações capturadas pelo log básico são exibidas no corpo da mensagem de email que é enviada à caixa de correio onde os resultados da pesquisa são armazenados. Esta mensagem está localizada na pasta criada para armazenar os resultados da pesquisa.

• Log completo O log completo inclui informações sobre todas as mensagens retornadas pela pesquisa. Essas informações são fornecidas em um arquivo CSV anexado à mensagem de email que contém as informações do log básico. O nome da pesquisa é usado no nome do arquivo .csv. Essa informação pode ser necessária para fins de manutenção de registros ou conformidade. Para habilitar o log completo, selecione Habilitar o log completo no ECP ou especifique o nível de log usando o parâmetro LogLevel no Shell. No Exchange 2010 SP1, o arquivo .csv de log é incluído em um arquivo compactado (.zip).

Para detalhes, consulte Pesquisa em Várias Caixas de Correio.

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Retenção de litígio e descoberta

Como parte de solicitações de descoberta, você pode ter que preservar o conteúdo de caixas de correio até uma ação legal seja concluída. Para preservar o conteúdo de caixas de correio, mensagens excluídas ou alteradas pelo usuário de caixa de correio também devem ser preservadas. No Exchange 2010, isso é feito usando a retenção de litígio.

Quando uma caixa de correio entra em retenção de litígio, as mensagens e outros itens da caixa de correio excluídos pelo usuário, bem como todas as instâncias de alterações realizadas em certas propriedade de itens da caixa de correio, são preservados na pasta Itens Recuperáveis. Para saber mais sobre retenção de litígio, consulte Entendendo a Retenção de Litígio. Para detalhes sobre como colocar uma caixa de correio em retenção de litígio, consulte Colocar uma caixa de correio em espera legal.

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Preservando caixas de correio para descoberta

Quando um funcionário deixa uma organização, é uma prática comum desabilitar ou remover a caixa de correio. Após você desabilitar uma caixa de correio, ela é desconectada da conta do usuário mas permanece no banco de dados por algum período, 30 dias geralmente. O Assistente de Pasta Gerenciada não processa caixas de correio desconectadas e quaisquer diretivas de retenção e caixa de correio de pasta gerenciada não se aplicam durante esse período. Você não pode pesquisar o conteúdo de uma caixa de correio desconectada. Após atingir o período de retenção de caixa de correio excluída, a caixa de correio é removida do banco de dados da caixa de correio.

Se a sua organização exige que as definições de retenção sejam aplicadas a mensagens dos funcionários que não estão mais na organização ou se você precisar manter a caixa de correio de um ex-funcionário para uma pesquisa de descoberta em curso ou futuras, você não deve desativar ou remover a caixa de correio. É possível tomar os seguintes passos para garantir que a caixa de correio não possa ser acessada ​​e nenhuma mensagem nova seja entregue a ela.

1. Desabilite a conta do usuário Active Directory usando Active Directory Users & Computers ou outro Active Directory ou ferramentas ou scripts de configuração de conta. Isso impede o logon na caixa de correio usando a conta de usuário associada.

   Importante

   Usuários com permissão de acesso completo à caixa de correio ainda poderão acessar a caixa de correio. Para evitar o acesso por outros, você deve remover a permissão de acesso completo da caixa de correio. Para obter informações sobre como remover permissões de Acesso Completo a uma caixa de correio, consulte Gerenciar Permissões de Acesso Completo.

2. Defina o limite de tamanho de mensagem para mensagens que podem ser enviadas ou recebidas pelo usuário da caixa de correio para um valor muito baixo, por exemplo, 1KB. Isso impede a entrega de novas mensagens de e para a caixa de correio. Para obter mais informações sobre como configurar limites de tamanho de mensagem para uma caixa de correio, consulte Configurar os limites de tamanho de mensagens para uma caixa de correio ou uma pasta pública habilitada para email.

3. Configurar restrições de entrega para a caixa de correio para que ninguém possa enviar mensagens para ela. Para mais detalhes, consulteConfigurar restrições de entrega de mensagens

Quando planejar a implementação de retenção de caixa de correio para gerenciamento de retenção ou descoberta, você deve levar em consideração a rotatividade de funcionários. Retenção a longo prazo de caixas de correio de ex-funcionários irá exigir armazenamento adicional nos servidores de Caixa de Correio e também resultar em um aumento no banco de dados do Active Directory porque exige que a conta de usuário associada seja mantida para a mesma duração Além disso, pode exigir também alterações para o provisionamento de conta da sua organização e processos de gerenciamento.

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