Criar um plano de comunicação de atualização (Project Server 2010)

Quem faz parte da equipe de atualização?

Para pequenas implantações, a equipe de atualização deve consistir em apenas uma pessoa. No entanto, para implantações maiores, várias pessoas com diferentes funções podem ser necessárias, conforme descrito na lista a seguir:

• Administradores de servidor   O administrador de servidor executa a maioria das tarefas de atualização. Deve haver ao menos um administrador de servidor na equipe de atualização, já que a execução do Assistente de instalação precisa de alguém que seja membro do grupo de Administradores local em cada servidor Web front-end.

  Observação

  Os administradores de farm podem não ser os administradores locais do servidor.

• Administradores do Project Server  Os administradores do Project Server são treinados para usar os vários recursos de controle e configuração do Project Web App. Eles são responsáveis por modificar e manter as configurações gerais do aplicativo EPM, como os códigos globais da empresa, os modos de exibição do Project Web App, as configurações globais do Microsoft Project Professional e assim por diante.

• Administradores de bancos de dados   Se você tiver uma equipe de administração de banco de dados separada, coordene-se com ela para agendar e executar a atualização, principalmente se planejar usar o método de atualização com anexação de banco de dados.

• Equipes de segurança de servidor   Em coordenação com as equipes de segurança, como a equipe de serviços de diretório Active Directory, você deve verificar contas e permissões ou tirar proveito das novas configurações de diretiva que pode aplicar ao Project Server 2010.

• Equipe de implantação de cliente   Comunique-se com as equipes de implantação de cliente para coordenar as implantações de novos aplicativos clientes e aplicativos de servidor do Project Professional 2010. A equipe de implantação de cliente também deve verificar se todos os usuários do Project Web App dão suporte aos novos requisitos do navegador (Internet Explorer 7.0 ou mais recente). O BCM (modo de compatibilidade com versões anteriores) permite alguma flexibilidade no agendamento da atualização do cliente Project Professional 2010. Essa equipe também deve conter um representante do PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos).

• Equipe de desenvolvedores   Se você tiver modelos personalizados, Web Parts, serviços Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites do Project Web App, deverá trabalhar com as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento ou personalização desses elementos para garantir que você possa criar novas versões desses elementos personalizados ou verificar se esses elementos foram atualizados corretamente. Você também deverá assegurar que os aplicativos personalizados desenvolvidos para interagir com o Project Server ainda sejam funcionais. Isso é especialmente relevante quando você estiver fazendo uma atualização com anexação de banco de dados em que muitas das personalizações deverão ser reimplantadas manualmente no novo ambiente.

• Usuários do Project Server   Este grupo pode incluir usuários gerais do Project Web App, membros de equipe, Gerentes de Projeto, gerentes de Quadros de Horários e todas as pessoas que acessem dados no Project Server. Você deve se comunicar com os usuários do Microsoft Project Professional e do Project Web App sobre quando a atualização ocorrerá e o que eles devem esperar em relação às alterações. Se houver usuários existentes do Project Professional 2010, notifique-os sobre os recursos que serão habilitados quando você desabilitar o modo de compatibilidade com versões anteriores no Project Server 2010. Antes do processo de atualização, informe os usuários das tarefas que eles deverão executar para garantir que os dados do projeto com os quais estão trabalhando estejam em um estado atualizável. A comunicação de tarefas aos usuários finais antes da atualização (por exemplo, "verifique se foi feito o check-in de todos os projetos") ajuda a evitar problemas durante a atualização.

• Engenheiros de rede   Os engenheiros de rede devem trabalhar com o administrador de servidor para executar algumas tarefas, como a criação de novas entradas DNS e assim por diante.

• Patrocinadores e outros participantes   Você pode ter outras pessoas da sua organização envolvidas no processo de planejamento da atualização. Lembre-se de incluí-las apropriadamente no seu plano de comunicação.

  Observação

  Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo da organização.

Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização

No geral, os administradores de servidores e de serviços compartilhados definem o cronograma da atualização, enquanto os proprietários de sites são notificados somente quando o processo está prestes a começar. Entretanto, como os membros da equipe têm suas próprias tarefas para executar em determinados pontos do processo geral de atualização, verifique se você tem um plano concreto para comunicar o andamento da atualização a todos os membros da equipe para que eles saibam a hora certa de executar suas tarefas específicas.

Toda a equipe de atualização deve trabalhar em conjunto para determinar o seguinte:

• A abordagem de atualização a ser usada   O artigo sobre determinação da abordagem de atualização (SharePoint Server 2010) contém informações para ajudá-lo a decidir que tipo de atualização deve ser executado. Também é importante considerar o relatório gerado pelo verificador de pré-atualização quando você tomar essa decisão.

• Datas e horários para executar a atualização   Recomendamos (especialmente para uma atualização in-loco) que você faça a atualização enquanto o site for pouco usado. Para pequenas implantações de servidor único, a atualização deve ser concluída em menos de um dia. Para implantações maiores, como farms de servidores com grande volume de dados, ela pode demorar mais. Não há como determinar o tempo preciso que será necessário à atualização. Em vista disso, é muito importante comunicar-se com os outros membros da equipe envolvidos no processo de atualização e com os usuários finais. Os dias que você escolher para a atualização devem ser agendados com antecedência para que a equipe de atualização tenha tempo suficiente para concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar a linha do tempo, agende um horário para validar o site atualizado do Project Web App e os dados do projeto. Agende também um horário para implementar alterações.

É importante se comunicar com os proprietários, designers e desenvolvedores do site nos seguintes pontos do processo de atualização:

• Antes de o processo começar, para que eles saibam a linha do tempo geral e quais serão suas funções no processo.

• Depois da atualização, para que possam validar os dados atualizados e o site do Project Web App, e fazer as alterações necessárias.

Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site

É igualmente importante comunicar-se com os usuários do Project Server sobre os seguintes assuntos:

• Quando os sites serão atualizados   No caso de uma atualização in-loco, os usuários devem ser informados de que não poderão acessar dados durante a atualização. Avise também para deixarem os dados em um estado pronto para migração (por exemplo, devem fazer check-in de todos os projetos antes da atualização). Isso ajuda a eliminar problemas que possam ocorrer durante a migração.

• Quando esperar que o Project Server 2010 esteja pronto para acesso   "Pronto para acesso" significa que a equipe de atualização não apenas fez a atualização, mas também verificou a funcionalidade depois da atualização. Você também deve preparar as informações necessárias aos usuários para que se conectem à versão atualizada, como a nova URL do Project Web App para uma atualização executada pelo método de anexação de banco de dados).

• Como a atualização pode afetá-los e o que eles devem saber sobre o novo ambiente   Por exemplo, o site do Project Web App terá uma aparência diferente ou uma função um pouco diferente na nova interface do usuário. Você pode preparar o material de treinamento, como folhas de referência rápida, para preparar os usuários para qualquer alteração que possa ter ocorrido nos processos que executam no Project Server. Também pode apontar o conteúdo disponível, como os artigos "Novidades", para que conheçam a nova versão.

• Como obter ajuda   Se os usuários encontrarem algum problema com os dados após a atualização, onde podem procurar informações ou obter ajuda?

Gold Certified Partners

A Microsoft tem várias empresas parceiras certificadas como especialistas em implantações e migrações de sistemas EPM. Você pode localizá-las no site da Microsoft pesquisando os provedores de soluções EPM em Microsoft Solution Marketplace (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187521\&clcid=0x416).