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Planejar conformidade e arquivamento no Outlook 2010

Office 2010

Atualizado em: 17 de março de 2011

Os recursos Política de Retenção e Arquivo Pessoal do Microsoft Outlook 2010 e do Exchange Server 2010 permitem que os usuários obedeçam às políticas de retenção de email e tenham espaço suficiente para armazenar informações críticas para os negócios. Este artigo ajuda a planejar a implantação dos dois recursos.

Mesmo quando a organização não adota uma política de conformidade rígida, o Arquivo Pessoal é uma excelente solução para que ela migre dos arquivos de dados .pst do Microsoft Outlook ou de soluções de arquivamento de terceiros. O Arquivo Pessoal permite que os usuários arquivem mensagens de email em um local gerenciado para backup, recuperação de dados e necessidades de conformidade.

As políticas de arquivo estão disponíveis apenas quando você usa o Outlook 2010 como parte do Microsoft Office Professional Plus 2010 com uma conta do Exchange Server 2010, e quando o administrador do Exchange habilita o Arquivo Pessoal. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre requisitos de licença para o arquivo pessoal e as políticas de retenção (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0x416).

Neste artigo:

Planejando a implantação de uma Política de Retenção

A Política de Retenção é uma forma eficaz de impor políticas de retenção de email a mensagens armazenadas em um servidor que esteja executando o Exchange Server 2010. Esse recurso pode ser usado para ajudar os usuários a observar a cota da caixa de correio. Ele pode ser aplicado no nível da caixa de correio, da pasta e do email individual e só tem suporte para mensagens de email. Outros tipos de mensagem, como itens de calendário ou tarefas, não têm suporte no Outlook 2010 e no Exchange Server 2010. Para impor a Política de Retenção, as mensagens de email devem ser armazenadas em uma caixa de correio ou arquivo pessoal em um computador do Exchange Server.

Como parte do planejamento da implantação de uma Política de Retenção, considere as seguintes etapas principais:

  • Trabalhe com o departamento jurídico ou de conformidade da sua empresa para definir políticas.

  • Determine a combinação apropriada de políticas de caixa de correio, pasta e usuário.

  • Atualize os usuários em relação à Política de Retenção.

  • Informe os usuários sobre a Política de Retenção.

  • Para usuários sob investigação, coloque-os Em Retenção ou em Armazenamento Legal.

Definindo Políticas de Retenção

Para que você decida que Políticas de Retenção devem estar disponíveis para a organização e os respectivos departamentos e usuários, converse com o departamento jurídico ou de conformidade. A empresa pode estar sujeita a normas governamentais ou a outros regulamentos que possam vigorar na aplicação de Políticas de Retenção. Como os departamentos podem estar sob diferentes regulamentos, organize as políticas em grupos lógicos e fáceis de gerenciar. Quando você estiver certo sobre as políticas que devem ser seguidas, poderá então determinar como implementá-las da melhor forma possível.

As Marcas Pessoais são as políticas que você pode fornecer aos usuários para que sejam aplicadas a pastas e mensagens individuais criadas por eles mesmos. Quando você definir as políticas que os usuários seguirão, use, no máximo, dez Marcas Pessoais. Mais do que isso poderá saturá-los. Além disso, na galeria Atribuir Política, na Faixa de Opções, o Outlook mostrará somente dez Marcas Pessoais de cada vez. Se um usuário precisar acessar mais de dez Marcas Pessoais, poderá selecionar Mais Políticas de Retenção na galeria Atribuir Política.

Determinando os tipos de políticas a serem criados

Agora que você já sabe as Políticas de Retenção que cada grupo de usuários precisa, poderá determinar como deseja implementá-las.

Existem três tipos principais de Políticas de Retenção.

  1. Marca de Política Padrão     Esta é uma política implantada pelo administrador do Exchange e aplicada a todas as pastas criadas pelos usuários e a todas as mensagens de email dentro da caixa de correio de um usuário. Essa política não pode ser alterada pelo usuário. É o único tipo de política que garante que todas as mensagens de email terão, pelo menos, uma política aplicada a elas.

  2. Marca de Política de Retenção     Este é um tipo de política que pode ser aplicado às seguintes pastas especiais na caixa de correio do usuário:

    • Caixa de Correio

    • Rascunhos

    • Itens Enviados

    • Itens Excluídos

    • Lixo Eletrônico

    • Caixa de Saída

    • RSS Feeds

    • Problemas de Sincronização

    • Histórico da Conversa

    Ff800883.note(pt-br,office.14).gifObservação:

    As políticas nessas pastas especiais não podem ser alteradas pelo usuário, mesmo se não houver nenhuma Marca de Política de Retenção aplicada à pasta.

  3. Marca Pessoal    Este é um tipo de política que aparecerá na interface do usuário da Política de Retenção para que o usuário o aplique às pastas que ele criou e a mensagens de email individuais.

    1. Os usuários não podem aplicar essas políticas a nenhuma das pastas especiais listadas com a Marca de Política de Retenção anteriormente nesta seção.

    2. Os usuários podem aplicar essas políticas a mensagens de email dentro de pastas especiais, mas não na pasta propriamente dita.

    3. Os usuários podem aplicar essas políticas a pastas que eles mesmos criaram.

    Ff800883.note(pt-br,office.14).gifObservação:

    As pastas de pesquisa não dão suporte a políticas de retenção porque elas não contêm mensagens de email reais.

Marcas Pessoais

Para que os usuários definam uma Política de Retenção em uma pasta ou mensagem de email, eles devem ter recebido uma ou mais Marcas Pessoais. Por padrão, a galeria Atribuir Política, na Faixa de Opções, mostra as primeiras dez políticas (Marcas Pessoais) em ordem alfabética. Essa lista de menus mostra as políticas mais usadas recentemente. Entretanto, como políticas adicionais são usadas, elas serão exibidas em ordem alfabética na Faixa de Opções. Quando um usuário aplica uma política a uma pasta usando a caixa de diálogo de propriedades da pasta, a lista completa de Marcas Pessoais disponíveis é mostrada.

As Marcas Pessoais criadas para o usuário devem ter nomes que descrevam claramente o tipo de conteúdo que requer a política. Por exemplo, se mensagens de email que mencionem uma patente tiverem de ser retidas por sete anos, crie uma política intitulada “Informações de Patente” e defina-a com 2.555 dias. O Outlook converterá automaticamente o número de dias em um formato legível e acrescentará a duração após o título. Assim, no Outlook, a política aparecerá como Informações de Patente (7 anos).

Você também deve adicionar uma descrição da política para que os usuários possam entender claramente quais mensagens de email estão dentro do escopo dessa Marca Pessoal. A descrição deve fornecer detalhadamente o tipo de conteúdo da política. Por exemplo:
Política: Informações de Patente (7 anos)
Descrição: todas as mensagens de email relacionadas a uma patente.

Esta é a ordem de prioridade de uma política sobre uma mensagem de email:

  1. Política no email (Marca Pessoal)

  2. Política na pasta que contém o email

  3. Política no pai dessa pasta e nas pastas pai acima

  4. Política na caixa de correio (Marca de Política Padrão)

Por exemplo: um usuário tem uma pasta chamada Documentos Financeiros com a Política de Retenção Finanças (3 anos) aplicada a ela. Uma das mensagens de email na pasta descreve a política do departamento financeiro e está armazenada na pasta Documentos Financeiros para fácil referência. O usuário pode marcar essa mensagem de email com a Política de Retenção Referência (Nunca) para que as mensagens de email nunca sejam excluídas, embora a política da pasta seja Finanças (3 anos).

Listas de distribuição

Se sua organização usa Listas de Distribuição, uma Marca Pessoal que exclui mensagens de email após uma a quatro semanas pode ajudar os usuários a gerenciar a cota da caixa de correio mais facilmente. Eles podem criar uma regra do Outlook para aplicar automaticamente a política a mensagens de email ou para que as mensagens sejam enviadas para uma pasta que tenha a política aplicada.

Treinamento e período de familiarização com a política de retenção

É extremamente importante que os usuários passem por um treinamento sobre a Política de Retenção para que aprendam a usar o sistema corretamente e entendam quando e por que suas mensagens de email estão sendo excluídas. Certifique-se de que os usuários entendam por que os dados estão sendo retidos ou destruídos para que eles possam aplicar Marcas Pessoais de forma apropriada. Certifique-se também de que eles saibam qual conteúdo será destruído após determinado tempo.

Etapas sugeridas:

  1. Atribua políticas às caixas de correio do usuário e coloque-as Em Retenção. Com isso, nenhuma política poderá excluir as mensagens de email. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre como colocar uma caixa de correio em retenção (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0x416).

  2. Instrua os usuários sobre como usar a Política de Retenção. Explique que, durante o período de familiarização, eles devem aplicar políticas a pastas e mensagens; caso contrário, mensagens antigas podem ser excluídas. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre como atribuir políticas de retenção a mensagens de email (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x416).

  3. Alguns dias antes do término do período de familiarização, lembre os usuários sobre o fim do prazo.

  4. Ao término do prazo, remova os usuários do status Em Retenção.

Como todo sistema novo demanda um certo tempo de adaptação, é muito importante instituir um período de familiarização para ajudar os usuários a trabalhar com tranquilidade com a Política de Retenção. Eles devem ser capazes de aplicar as Marcas Pessoais corretas às pastas corretas e se acostumar com a ideia de ter suas informações automaticamente excluídas. É recomendável conceder a eles um período de pelo menos 3 meses de uso da Política de Retenção no email antes de remover o status Em Retenção de suas caixas de correio. Dessa forma, eles poderão ver e ter acesso aos recursos da Política de Retenção antes que qualquer informação seja destruída. Isso permite que os usuários integrem mais facilmente a Política de Retenção aos seus fluxos de trabalho e entendam o que está ocorrendo com suas mensagens de email.

Ff800883.Warning(pt-br,office.14).gifAviso:

Se não houver período de familiarização, é possível que mensagens de email importantes sejam excluídas antes de o usuário poder aplicar uma política de maior duração.

Da mesma forma, sempre que os usuários não puderem monitorar suas mensagens de email, como em caso de férias prolongadas ou licença-maternidade, suas caixas de correio deverão ser colocadas Em Retenção. Isso serve para que as informações não sejam excluídas acidentalmente. Quando eles voltarem ao trabalho e tiverem tido tempo suficiente para ver todas as mensagens de email, desative o status Em Retenção.

Ff800883.Important(pt-br,office.14).gifImportante:

Se você usar uma Marca de Política Padrão ou uma Marca de Política de Retenção na caixa de correio do usuário ou em pastas especiais, e o usuário utilizar o modo em cache para se conectar ao Exchange, haverá uma degradação inicial de desempenho no Outlook enquanto o perfil do Outlook do usuário estiver sendo atualizado com as informações da política. O tempo necessário para processar o arquivo de dados depende do seu respectivo tamanho e da velocidade do computador. Os usuários devem ser informados do impacto sobre o desempenho enquanto a caixa de correio é atualizada.

Como alternativa, você pode excluir o perfil do usuário no Outlook e criar um novo perfil para a conta. Quando o usuário iniciar o Outlook, o Outlook baixará as mensagens de email com as informações da política já adicionadas. Dependendo do tamanho da caixa de correio da conta, esse processo poderá ser mais rápido do que atualizar a conta existente. Entretanto, depois de você criar um novo perfil com a conta, todas as mensagens deverão ser indexadas novamente para permitir a pesquisa no Outlook.

Instruindo os usuários sobre a Política de Retenção

Os usuários devem ser informados sobre os seguintes aspectos relativos à Política de Retenção porque eles afetarão sua experiência e a eficiência máxima das Políticas de Retenção da empresa. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre como atribuir políticas de retenção a mensagens de email (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x416).

  • Os usuários devem verificar e alterar, se necessário, as Políticas de Retenção em suas pastas para que as mensagens não sejam acidentalmente excluídas ao fim do período de familiarização.

  • Durante o período de familiarização, as Políticas de Retenção não excluirão automaticamente as mensagens.

  • A Marca de Política Padrão excluirá todas as mensagens de email mais antigas que a duração da política, a menos que os usuários alterem a Política de Retenção em suas pastas ou mensagens de email individuais. A duração da retenção da Marca de Política Padrão deve ser claramente informada.

  • Os usuários não podem alterar a política de pasta em pastas especiais, como Caixa de Entrada, Itens Enviados e Itens Excluídos. Se houver uma política para as pastas especiais, ela deverá ser claramente informada.

  • Se os usuários quiserem que as mensagens em alguma pasta especial tenham uma política diferente, poderão aplicar manualmente uma Marca Pessoal a essas mensagens.

  • Se um usuário adicionar uma Marca Pessoal a uma mensagem de email, a Marca Pessoal terá prioridade sobre a política de pasta ou sobre a Marca de Política Padrão.

  • A Política de Retenção só se aplica a mensagens de email. Portanto, nenhuma reunião e nenhum compromisso nos calendários serão excluídos.

  • As subpastas herdam a Política de Retenção das pastas pai.

  • A Política de Retenção não exclui mensagens nos arquivos de dados .pst do Outlook.

  • Os usuários podem aplicar uma Política de Retenção a uma mensagem usando a galeria Atribuir Política na Faixa de Opções.

  • Os usuários podem aplicar uma Política de Retenção a pastas criadas por eles mesmos usando Definir Política de Pasta na galeria Atribuir Política.

  • Os usuários podem obter uma lista de todas as mensagens que expiram dentro de 30 dias selecionando Exibir Itens Expirando em Breve na galeria Atribuir Política.

  • Os usuários podem determinar a Política de Retenção que está sendo aplicada a uma mensagem consultando a linha Cc no Painel de Leitura ou na parte inferior do inspetor de leitura.

Usuários sob armazenamento legal ou investigação

Existem duas opções de armazenamento legal de documentos no Outlook 2010 e no Exchange Server 2010: Em Retenção e Retenção por Litígio. O status Em Retenção torna óbvio para o usuário que a caixa de correio foi colocada em retenção. A Retenção por Litígio é silenciosa e não indica ao usuário que a caixa de correio está sob investigação.

A tabela a seguir resume os recursos disponíveis para os status Em Retenção e Retenção por Litígio. Os recursos Itens Recuperáveis e Gravação de Cópia são explicados nas próximas seções.

Recurso Em Retenção Retenção por Litígio

As políticas de retenção são impostas no servidor

Não

Sim. As exclusões são capturadas em uma pasta oculta na caixa de correio do usuário para que não sejam destruídas.

As políticas de arquivo morto são impostas no servidor

Não

Sim

O contêiner Itens Recuperáveis pode se esvaziar por conta própria

Sim

Não

A Gravação de Cópia está ativada

Não

Sim

Recuperar Itens Excluídos

A pasta Recuperar Itens Excluídos no Exchange, conhecida anteriormente como Dumpster, fornece uma área de armazenamento para itens excluídos pelo usuário no Outlook, no OWA (Microsoft Outlook Web Access) e em outros clientes de email. Os usuários podem recuperar itens que excluíram no Outlook e no OWA acessando a pasta Recuperar Itens Excluídos. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre como recuperar itens excluídos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0x416).

Por padrão, a pasta Recuperar Itens Excluídos retém os itens excluídos por 14 dias ou até que a cota de armazenamento da pasta seja atingida. A pasta Recuperar Itens Excluídos removerá itens com base no método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) se a cota de armazenamento da pasta for excedida. Se a Retenção por Litígio da caixa de correio de um usuário estiver ativada, a pasta Recuperar Itens Excluídos não poderá ser esvaziada por nenhum desses métodos. Isso garante que os dados excluídos possam ser pesquisados e recuperados. Para obter mais informações, consulte o artigo de noções básicas sobre armazenamento legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x416).

Gravação de Cópia

Com o Exchange Server 2010, você pode garantir que todas as versões de uma mensagem de email serão salvas com o recurso Gravação de Cópia. Esse recurso copiará a versão original de uma mensagem de email modificada, armazenando-a em uma pasta oculta chamada Versões. As propriedades em uma mensagem de email que podem disparar uma cópia podem ser encontradas no artigo de noções básicas sobre armazenamento legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x416). Essa funcionalidade é automaticamente ativada com o uso da Retenção por Litígio.

Usando o status Em Retenção

Se algum usuário tiver mensagens de email sujeitas a investigação e que não devam ser excluídas, o status Em Retenção poderá ser ativado para sua caixa de correio. Ao usar o status Em Retenção, você pode exibir um comentário no modo de exibição Backstage, informando o usuário sobre esse status. Se o usuário tiver um Arquivo Pessoal, ele deverá mover manualmente as mensagens para o arquivo morto. Com o status Em Retenção, o servidor não permite que políticas de Retenção e Arquivo Morto excluam ou movam mensagens.

Enquanto a caixa de correio de um usuário estiver Em Retenção, a cota da caixa de correio desse usuário deverá ser aumentada para que as mensagens de email relevantes à investigação sejam mantidas.

Quando um usuário é colocado Em Retenção, ele deve ser informado de que:

  • Políticas de Retenção e Políticas de Arquivo Morto não mais excluirão nem moverão mensagens.

  • O usuário pode mover mensagens manualmente para o Arquivo Pessoal, caso tenha um.

Usando o status Retenção por Litígio

Se algum usuário estiver frequentemente sob investigação legal ou fizer parte de muitas investigações ao mesmo tempo, a Retenção por Litígio ajudará a garantir que todas as mensagens de email do usuário sejam retidas sem afetar a utilização do email. Ao usar a Retenção por Litígio, o Outlook não informa o usuário de que a caixa de correio está sob retenção. Isso pode ser útil em investigações internas.

Como as políticas de Retenção e Arquivo Morto permitem que os usuários excluam e movam mensagens, na Retenção por Litígio o usuário pode trabalhar como se não estivesse sob investigação. A pasta Recuperar Itens Excluídos captura todos os itens excluídos, e o recurso Gravação de Cópia captura todas as versões de mensagens de email. A combinação desses recursos alivia a carga de manter informações que possam ser pertinentes a uma investigação legal. Para obter mais informações, consulte o artigo de noções básicas sobre armazenamento legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x416).

Planejando a implantação de um Arquivo Pessoal

Um Arquivo Pessoal pode ser usado para substituir os arquivos de dados .pst do Outlook usados para arquivar mensagens de email dentro de uma organização. Também pode fornecer aos usuários mais espaço para mensagens de email que precisam ser mantidas por razões de conformidade.

Como parte do planejamento da implantação de um Arquivo Pessoal, considere as seguintes etapas principais:

  • Determine as políticas de arquivo morto da sua organização.

  • Instrua os usuários sobre o Arquivo Pessoal.

  • Gerencie os arquivos de dados .pst do Outlook na sua organização.

Determinando políticas de arquivo morto

Por padrão, as seguintes políticas de arquivo morto são criadas para um usuário quando ele recebe um Arquivo Pessoal:

  • Política Padrão (2 anos)     A política de arquivo morto padrão se aplica à caixa de correio inteira de um usuário. Ela arquiva todas as mensagens de email cuja data de recebimento ultrapasse dois anos.

  • Marcas Pessoais     Por padrão, as Marcas Pessoais a seguir são fornecidas aos usuários para que sejam aplicadas às suas pastas e mensagens de email.

    • 6 meses

    • 1 ano

    • 2 anos

    • 5 anos

    • Nunca

As políticas de arquivo morto não podem ser aplicadas com o uso do Exchange a pastas especiais na caixa de correio do usuário, como as pastas Caixa de Entrada e Itens Enviados. Por padrão, todas as pastas da caixa de correio do usuário herdam a Política Padrão. Entretanto, o usuário pode alterar a política em qualquer pasta ou mensagem de email usando Marcas Pessoais.

Instruindo os usuários sobre o Arquivo Pessoal

Os usuários devem ser informados sobre os seguintes aspectos relativos ao Arquivo Pessoal, pois eles afetam sua experiência e a forma como utilizam o recurso. É recomendável um período de familiarização durante o qual as políticas de arquivo morto são definidas nas pastas da caixa de correio dos usuários. Isso é útil porque assim eles não serão surpreendidos quando as mensagens de email forem movidas para o arquivo morto durante a noite.

  • O Arquivo Pessoal não poderá ser usado quando o usuário estiver offline ou se a conexão com o computador do Exchange Server do usuário não puder ser estabelecida.

  • Ao longo de um período de 24 horas, o Exchange Server move automaticamente as mensagens de email que já estão prontas para arquivamento. Portanto, os usuários que definem uma política de arquivo morto em uma pasta não veem o resultado imediato dessa ação.

  • O usuário não tem como arquivar mensagens imediatamente usando o Exchange Server. As mensagens que devem ser arquivadas imediatamente precisam ser movidas para o arquivo morto pelo usuário.

  • O recurso AutoArquivar não estará disponível para o usuário e não arquivará mensagens. Se os usuários tiverem configurado AutoArquivar para excluir ou mover mensagens para um arquivo de dados .pst do Outlook, eles deverão aplicar as políticas de Retenção ou Arquivo Morto apropriadas para que o efeito seja o mesmo.

  • As pastas criadas no arquivo morto têm a mesma Política de Retenção que a caixa de correio. De forma similar, as mensagens no arquivo morto têm a mesma Política de Retenção (se alguma tiver sido aplicada) que a caixa de correio. As mensagens com uma Política de Retenção expiram no Arquivo Pessoal.

Gerenciando arquivos de dados do Outlook (.pst) na organização

Para garantir que o email da sua organização não seja movido da caixa de correio do usuário ou da infraestrutura de conformidade da organização, você pode implantar a chave do Registro DisableCrossAccountCopy. Isso impedirá que o usuário salve as informações em um arquivo de dados .pst do Outlook ou copie-as para outra conta de email no Outlook. Implante essa chave do Registro manualmente adicionando-a ao Registro do usuário ou usando a configuração Impedir cópia ou movimentação de itens entre contas na Política de Grupo.

Essa chave do Registro fornece mais controle do que as duas chaves do Registro geralmente usadas, DisablePST e PSTDisableGrow, no Outlook 2010. Como ela impede que os usuários movam dados de contas restritas sem limitar o uso de arquivos de dados .pst, eles são capazes de usar contas pessoais de email no Outlook que podem entregar mensagens de email para um arquivo de dados .pst. Também são capazes de ler e copiar mensagens de arquivos de dados .pst existentes. A chave do Registro DisableCrossAccountCopy é recomendada para eliminar completamente a necessidade das chaves DisablePST e PSTDisableGrow por essas razões. Opcionalmente, você pode impedir que os usuários copiem dados de suas listas sincronizadas no Produtos do Microsoft SharePoint 2010.

A chave do Registro DisableCrossAccountCopy está localizada em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrada de Registro Tipo Valor Descrição Implantação

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

Há três valores de cadeia de caracteres que podem ser definidos para esta chave do Registro:

  1. Um asterisco (*) restringe cópias e movimentações de mensagens de qualquer conta ou arquivo de dados .pst do Outlook.

  2. Nome de domínio da conta de email a ser restringida. Você pode especificar o domínio das contas que deseja restringir. Por exemplo, contoso.com.

  3. SharePoint     Esta cadeia de caracteres restringe cópias ou movimentações de dados de todas as listas do SharePoint.

Define contas ou arquivos de dados .pst do Outlook em que não é permitido copiar ou mover dados desse local.

Essa chave do Registro pode ser implantada manualmente quando adicionada ao Registro do usuário ou com o uso da configuração Impedir cópia ou movimentação de itens entre contas na Política de Grupo.

Você também pode definir DisableCrossAccountCopy na Política de Grupo habilitando a configuração Impedir cópia ou movimentação de itens entre contas em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2010\Configurações de Conta\Exchange.

Se a organização já tiver implantado as chaves do Registro DisablePST ou PSTDisableGrow, elas não afetarão o comportamento da chave DisableCrossAccountCopy. Se o valor de Registro DisableCrossAccountCopy foi configurado com o Outlook 2010, o Outlook ignorará as chaves do Registro DisablePST e PSTDisableGrow. Nesse cenário, não é possível eliminar completamente os arquivos de dados (.pst) do Outlook. Porém, nenhum dado corporativo poderá ser movido para os arquivos de dados (.pst) do Outlook quando a chave DisableCrossAccountCopy estiver definida.

Se houver usuários que não utilizem o Outlook 2010, todas as três chaves poderão ser implantadas ao mesmo tempo. Entretanto, para a maioria das organizações, as chaves do Registro DisablePST e PSTDisableGrow são desnecessárias.

Veja a seguir a lista de situações em que cópias ou movimentações de mensagens de email de uma conta ou arquivo de dados .pst do Outlook apresentam restrições:

  • Os usuários não podem arrastar e soltar mensagens de uma conta restrita para outra conta ou arquivo de dados .pst do Outlook.

  • Os usuários não podem usar o menu Mover para mover ou copiar mensagens de uma conta restrita para outra conta ou arquivo de dados .pst do Outlook.

  • Ao usar AutoArquivar, nenhuma conta restrita terá a opção de arquivar dados.

  • No menu Limpar Caixa de Correio do modo de exibição Backstage, a opção Arquivo Morto não listará contas restritas como opção para arquivamento.

  • As regras não moverão mensagens das contas restritas.

  • Os usuários não poderão exportar mensagens de contas restritas.

  • O recurso Limpar não excluirá partes redundantes de conversas de email em contas restritas.

Para impedir que os usuários movam ou copiem mensagens de contas restritas para seus computadores, você pode implantar a chave do Registro DisableCopyToFileSystem.

A chave do Registro DisableCopyToFileSystem está localizada em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrada de Registro Tipo Valor Descrição Implantação

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

Há três valores de cadeia de caracteres que podem ser definidos para esta chave do Registro:

  1. Um asterisco (*) impede que um usuário arraste mensagens de qualquer conta ou arquivo de dados .pst do Outlook para o computador.

  2. Nome de domínio da conta de email a ser restringida. Você pode especificar o domínio das contas que deseja restringir. Por exemplo, contoso.com.

  3. SharePoint     Esta cadeia de caracteres restringe a operação de arrastar dados de todas as listas do SharePoint para o computador.

Define contas ou arquivos de dados .pst do Outlook em que não há permissão para arrastar mensagens para o computador.

Essa chave do Registro pode ser implantada manualmente quando adicionada ao Registro do usuário.

Histórico de Alterações

Data Descrição

17 de março de 2011

2011/03/14

2012/05/16

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