Gerenciamento de registros no SharePoint Server

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Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que serve como evidência de qualquer atividade ou transação realizada pela organização e que exige retenção por algum período de tempo. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização:

  • Determina quais tipos de informações devem ser consideradas registros.

  • Determina como os documentos ativos que se tornarão registros devem ser tratados enquanto estão sendo usados e determina como eles devem ser coletados após serem declarados como registros.

  • Determina a forma e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido para cumprir requisitos jurídicos, de negócios ou regulatórios.

  • Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos comerciais para ajudar a garantir que a organização cumpra suas obrigações de gerenciamento de registros de forma econômica e privada.

  • Realiza tarefas relacionadas aos registros como a disposição de registros vencidos ou localização e proteção de registros relacionados à eventos externos como processos.

Determinar quais documentos e outros itens físicos ou eletrônicos na sua organização são registros é responsabilidade dos oficiais de conformidade corporativa, gerentes de registros e advogados. Categorizando cuidadosamente todo o conteúdo empresarial na sua organização, essas pessoas podem ajudar você a garantir que os documentos sejam retidos pelo período de tempo adequado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar a conformidade com as obrigações regulatórias e aumenta a eficiência organizacional promovendo a disposição de itens vencidos que não são registros.

Elementos de um sistema de gerenciamento de registros

Um sistema de gerenciamento de registros inclui os seguintes elementos:

  • Uma análise de conteúdo que descreve e categoriza o conteúdo na empresa que pode se tornar registros, que fornece locais de origem e que descreve como o conteúdo será movido para o aplicativo de gerenciamento de registros.

  • Um plano de arquivo que indica, para cada tipo de registro na empresa, onde eles devem ser mantidos como registros, as políticas que se aplicam a eles, quanto tempo devem ser retidos, como devem ser descartados e quem é responsável por gerenciá-los.

  • Um documento de requisitos de conformidade que define as regras que os sistemas de TI da organização devem seguir para garantir a conformidade e os métodos usados para garantir a participação dos membros da equipe corporativa.

  • Um método para coletar registros que não estão mais ativos de todas as fontes de registro, como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de email.

  • Um método para auditar registros enquanto eles estão ativos.

  • Um método para capturar os metadados e históricos de auditoria dos registros e para mantê-los.

  • Um processo para reter registros (suspendendo sua disposição) quando os eventos, como litígios, ocorrerem.

  • Um sistema de monitoramento e relatórios sobre o tratamento de registros para garantir que os funcionários estejam arquivando, acessando e gerenciando-os de acordo com políticas e processos definidos.

O SharePoint Server inclui recursos que podem ajudar as organizações a implementar sistemas e processos integrados de gerenciamento de registros.

Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros

Este tópico descreve as etapas de planejamento que você deve tomar para ajudar a garantir que o sistema de gerenciamento de registros que você implementa com base no SharePoint Server atinja as metas de gerenciamento de registros da sua organização. A seguir está uma exibição do processo de planejamento de gerenciamento de registros:

  1. Identificar funções de gerenciamento de registros O gerenciamento de registros bem-sucedido requer funções especializadas, como a seguinte:
  • Gerentes de registros e oficiais de conformidade para categorizar os registros na organização e executar o o processo de gerenciamento de registros.

  • Pessoal de TI para implementar os sistemas que suportam de forma eficaz o gerenciamento de registros.

  • Gerentes de conteúdo para encontrar onde a informação organizacional é mantido e para garantir que suas equipes sigam as práticas de gerenciamento de registros.

  1. Analisar conteúdo organizacional Antes de criar um plano de arquivo, os gerentes de registros e os gerentes de conteúdo pesquisam o uso de documentos na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros.

  2. Desenvolver um plano de arquivo Depois de analisar seu conteúdo organizacional e determinar agendas de retenção, preencha o restante do plano de arquivo. Os planos de arquivos são diferentes de acordo com a organização, mas geralmente eles descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece como registros, indicam onde estão armazenados, descrevem seus períodos de retenção e oferece outras informações, como quem é responsável por gerenciar e qual categoria de registros mais ampla eles pertencem.

  3. Desenvolver agendamentos de retenção Para cada tipo de registro, determine quando ele não está mais ativo (sendo usado), quanto tempo ele deve ser mantido após isso e como ele deve ser descartado.

  4. Avaliar e aprimorar as práticas de gerenciamento de documentos Verifique se as políticas necessárias estão sendo aplicadas em repositórios de documentos. Por exemplo, certifique-se de que o conteúdo está sendo auditoriado adequadamente para que as auditorias adequadas sejam retidas em conjunto com os registros.

  5. Projetar a solução de gerenciamento de registros Determine se é necessário criar um arquivo de registros, gerenciar registros no local ou usar uma combinação das duas abordagens. Com base no seu plano de arquivos, projete o arquivo de registros ou determine como usar sites existentes para conter registros. Defina os tipos de conteúdo, bibliotecas, políticas e, quando necessário, metadados que determinam o local para rotear um documento.

  6. Planejar como o conteúdo se torna registros Se você estiver usando o SharePoint Server para gerenciamento ativo de documentos e gerenciamento de registros, poderá criar fluxos de trabalho personalizados para mover documentos para um arquivo de registros. Se você estiver usando o SharePoint Server ou um sistema externo de gerenciamento de documentos, poderá planejar e desenvolver interfaces que movem conteúdo desses sistemas para o arquivo de registros ou que declaram um documento como um registro, mas não movem o documento. Também é possível criar um plano de treinamento para ensinar os usuários como criar e trabalhar com registros.

  7. Planejar a integração por email Determine se você gerenciará registros de email no SharePoint Server ou se gerenciará registros de email no próprio aplicativo de email.

  8. Planejar a conformidade para conteúdo social Se sua organização usar mídias sociais, como blogs, wikis ou Meus Sites, determine como esse conteúdo se tornará registros.

  9. Planejar relatórios de conformidade e documentação Para verificar se sua organização está executando suas práticas de gerenciamento de registros necessárias e para comunicar essas práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de registros. Se sua empresa participar de um litígio relacionado aos registros, você deve precisar produzir estas diretrizes de gerenciamento de registros, planos de implementação e métricas sobre a eficácia.