Benefícios do Exchange Hosted Archive
Tópico modificado por último: 2011-05-12
O EHA entrega valor excepcional em várias áreas chave:
Conveniência de serviço hospedada: O EHA fornece arquivamento de mensagem completo para sua organização com um baixo TCO (custo total de propriedade), inclusive sem investimento de capital em hardware ou software.
Retenção automatizada e fluxo de trabalho de conformidade: O EHA foi criado para ajudar clientes que têm requisitos de retenção de mensagens eletrônicas, seja devido a práticas de governança corporativa ou regulamentações da indústria. Os recursos do EHA integram completamente as ferramentas de fluxo de trabalho para supervisão de conformidade, auditoria e relatório.
Descoberta integrada de mensagem e recuperação: O EHA fornece acesso de autoatendimento baseado em funções para um repositório de dados centralizado. Ele inclui ferramentas que permitem que os usuários pesquisem, organizem e restaurem mensagens. Todas as mensagens são completamente indexadas por texto, para que possam ser recuperadas, restauradas, ou exportadas quando desejado.
Interface do usuário intuitiva baseada na Web: Todos os aspectos do sistema, da interação do usuário a tarefas administrativas e de supervisão, são tratadas por meio de uma interface da Web familiar e fácil de usar, que minimiza a necessidade de treinamento extenso administrativo e de usuário.
Os recursos de pesquisa simples e avançados no EHA podem ajudar você a responder rapidamente a necessidades comerciais, como solicitações de descoberta eletrônica, recuperações de mensagens para recuperar dados comerciais ou investigações internas.
As pesquisas simples podem incluir datas, intervalos de datas e palavras-chave na linha de assunto, no corpo da mensagem e nos anexos. Estas pesquisas podem ser limitadas a tamanhos de mensagem específicos ou anexos de tipo de arquivo, além de endereços de email, domínios ou nomes de remetente/destinatário simples ou múltiplos.
O EHA também contém funcionalidade avançada de operador para conduzir pesquisas complexas. O escopo dos resultados da pesquisa mostrados depende de funções atribuídas. Por exemplo, os usuários atribuídos à função de trabalho somente podem pesquisar pelos próprios arquivos mortos e ver mensagens enviadas e recebidas por eles.
Você pode salvar os resultados da pesquisa ou mensagens específicas em pastas criadas pelo usuário dentro do arquivo morto para facilitar a organização. As pesquisas podem ser atribuídas a uma pasta específica para refinar mais ainda seus resultados. Você também pode compartilhar suas pastas com outros; por exemplo, membros de uma equipe que estão trabalhando juntos em uma investigação podem compartilhar pastas entre si para confirmar dados. Você pode até mesmo criar uma conta dentro do arquivo morto para um usuário externo, como uma consultoria externa ou um auditor de fora, e compartilhar somente os dados que estão organizados dentro de uma pasta com o usuário externo para limitar o escopo de acesso do usuário externo, e reduzir o volume de mensagens que ele ou ela precisa analisar.
Com o EHA, você pode monitorar suas comunicações comerciais contínuas periodicamente para ajudar a impor sua conformidade ou políticas de controle de qualidade. Muitas empresas de serviços financeiras baseadas nos EUA estão sujeitas ao braço regulador da FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) e a SEC (Security and Exchange Commission). Um dos mandatos sob a lei 3010 da FINRA (antigamente chamada de NASD, National Association of Securities Dealers) é que as empresas devem analisar as comunicações comerciais de seus funcionários para ajudar a assegurar a conformidade com os regulamentos. Os recursos humanos, os escritórios de conformidade e outros grupos comerciais também podem utilizar a funcionalidade de monitoramento do EHA para ajudar a assegurar que departamentos e funcionários estejam aderindo a políticas internas de governança corporativa, como as que regem as práticas de contratação e conduta comercial geral. As organizações também podem desejar monitorar as mensagens de email de equipes de atendimento ao consumidor para clientes para ajudar com a garantia de qualidade.
Com o recurso de supervisão do EHA, você pode estabelecer relacionamentos de supervisor e subordinado, e pode definir um fluxo de trabalho para mensagens, para que elas sejam monitoradas e analisadas por supervisores depois que forem enviadas. O EHA fornece os seguintes mecanismos para capturar mensagens para análise:
Palavras-chaves/frases correspondentes dentro de email, mensagens instantâneas e mensagens do Bloomberg. O sistema de mensagens do Bloomberg é uma ferramenta de comunicação padrão dentro da comunidade de mercado financeiro.
Amostragem aleatória de mensagens com base em um percentual especificado.
Palavra-chave e amostragem aleatória.
Sua organização pode criar dicionários personalizados para necessidades comerciais diferentes, incluir listas adicionais e adicionar novas palavras-chave para capturar mensagens correspondentes. Você também pode definir taxas de percentual de amostragem diferentes para mensagens de email de entrada e de saída, mensagens instantâneas e mensagens do Bloomberg para indivíduos. Você pode até mesmo executar pesquisas de conformidade de teste para ajudar a determinar se os critérios de amostragem propostos fornecem os resultados esperados ou conduzir uma pesquisa de conformidade específica.