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Planejar-se para a retenção de informações em servidores de arquivos

Publicado: agosto de 2012

Atualizado: agosto de 2012

Aplica-se a: Windows Server 2012

Uma política de retenção de dados é importante para qualquer organização.

Use a tabela a seguir para planejar como reter informações na sua organização.

 

Tarefa Descrição

1.1. Determinar a agenda de retenção

A determinação do tempo de retenção de dados reduz os requisitos de armazenamento, reduz a obrigação e atende aos regulamentos.

1.2. Identificar arquivos a serem retidos

Antes de implementar uma política de retenção de dados, é necessário saber primeiro o tipo de dados que é armazenado em cada servidor de arquivos da organização.

1.3 Considerações para vários computadores

Use o Data Classification Toolkit quando possível para exportar a configuração de um computador de linha de base e importá-la para os servidores de arquivos.

Determinar o tempo de armazenamento de dados em servidores de arquivos da rede e desenvolver uma agenda de retenção de dados oferece as seguintes vantagens:

  • Limita a quantidade de dados a ser armazenada, o que reduz o custo geral de armazenamento da organização

  • Reduz a obrigação

  • Atende aos regulamentos

Ao determinar sua agenda de retenção, você deve consultar um advogado para garantir que a agenda de retenção atenda à conformidade normativa do setor da sua organização. Por exemplo, para uma empresa na área de assistência médica, é preciso conhecer os regulamentos HIPAA.

Antes de implementar sua política de retenção de dados, é necessário identificar primeiro os dados que estão armazenados em cada servidor de arquivos. Depois de identificados, marque as pastas com um período de retenção e uma data de início de retenção. Remova também a permissão Excluir Filho das pastas que possam conter arquivos que estão sendo retidos. Isso garantirá que os arquivos não sejam acidentalmente excluídos.

ImportantImportante
As propriedades de classificação não devem ser especificadas como uma data. Use o período de retenção para classificar o arquivo. Se o período de retenção for alterado, será possível atualizar o intervalo do período de retenção sem a necessidade de classificar todos os arquivos novamente.

Quando houver mais de um servidor de arquivos em uma organização, vários pontos deverão ser considerados:

  • As políticas de retenção de dados geralmente são as mesmas na organização inteira; portanto, é possível reutilizar o mesmo conjunto de regras em vários computadores.

  • O Data Classification Toolkit usa cmdlets do Windows PowerShell para importar e exportar regras de classificação. Você deve usá-lo para exportar a configuração de um computador de linha de base e importá-la para outro computador para garantir que a configuração seja a mesma.

  • Use espaços de nomes dinâmicos quando os servidores de origem e destino usarem as mesmas letras de unidade para o armazenamento no servidor. Ao criar um novo compartilhamento de arquivos usando o Gerenciador do Servidor, você poderá especificar o espaço do nome. Para obter mais informações sobre espaços de nomes dinâmicos, consulte Novidades do Gerenciador de Recursos do Servidor de Arquivos.

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