Colaboração no Exchange Online

O Microsoft 365 ou Office 365 e Exchange Online fornecem vários recursos que podem ajudar os usuários finais a colaborar facilmente no email.

Cada um desses recursos, descrito nas seções a seguir, tem uma experiência e um conjunto de recursos diferentes do usuário e deve ser usado com base no que seus usuários precisam realizar e no que sua organização pode fornecer.

Este tópico compara estes recursos de colaboração para ajudar você a decidir quais os recursos a serem oferecidos para os seus usuários.

Pastas públicas

As pastas públicas são feitas para acesso compartilhado e oferecem um jeito fácil e eficaz de coletar, organizar e compartilhar informações com outros pessoas no seu grupo de trabalho ou organização.

As pastas públicas organizam o conteúdo em uma hierarquia profunda fácil de se navegar. Os usuários descobrem conteúdo relevante e interessante navegando nas ramificações da hierarquia que são relevantes para os mesmos. Os usuários sempre podem ver a hierarquia completa na exibição da pasta do seu Outlook. As pastas públicas são uma ótima tecnologia para arquivamento do grupo de distribuição. Uma pasta pública pode ser habilitada para email e adicionada como membro de um grupo de distribuição. O email enviado para o grupo de distribuição é automaticamente adicionado à pasta pública para posterior referência. As pastas públicas também fornecem um compartilhamento simples de documentos e não exigem o SharePoint para instalação na sua organização. Por fim, os usuários finais podem usar pastas públicas com os seguintes clientes do Outlook com suporte: Outlook 2010 ou posterior e Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App), mas com algumas limitações.

Para saber mais, confira Pastas públicas no Microsoft 365 ou Office 365 e Exchange Online.

Caixas de correio compartilhadas

Uma caixa de correio compartilhada é uma caixa de correio que vários usuários desigados podem acessar para ler e enviar mensagens e para compartilhar um calendário comum. As caixas de correio compartilhadas podem fornecer um endereço de email genérico (como info@contoso.com ou sales@contoso.com) que os clientes podem usar para perguntar sobre sua empresa. Se a caixa de correio compartilhada tiver a permissão Enviar como atribuída quando um usuário delegado responder à mensagem de email, ela poderá aparecer como se a caixa de correio (por exemplo, sales@contoso.com) estivesse respondendo, não o usuário real.

Para saber mais, confira Caixas de correio compartilhadas em Exchange Online.

Grupos

Grupos (também chamados de grupo de distribuição) são um conjunto de dois ou mais destinatários que aparecem no catálogo de endereços compartilhado. Quando uma mensagem email é enviada para um grupo, é recebida por todos os membros do grupo. Os grupos de distribuição podem ser organizados para um assunto particular de discussão (tais como "Amantes de Cachorro") ou por usuários que compartilham uma estrutura de trabalho comum que exija que eles se comuniquem frequentemente.

Para saber mais, consulte Destinatários no Exchange Online.

Qual deve ser usado?

A tabela a seguir oferece uma pequena amostra de cada um dos recursos de colaboração para ajudar você a decidir qual usar.

Pastas públicas Caixas de Correio compartilhadas Grupos
Tipo de grupo Com as devidas permissões, todos na sua organização podem acessar e pesquisar pastas públicas. As pastas públicas são ideais para manter um histórico ou as conversas de um grupo de distribuição. Representantes que trabalham em nome de uma identidade virtual, e eles podem responder ao email como essa identidade de caixa de correio compartilhada. Exemplo: support@tailspintoys.com Usuários que precisam enviar email para um grupo de destinatários com um interesse ou característica comum.
Tamanho ideal do grupo Grande Pequeno1 Grande
Access Acessível para qualquer um na sua organização. Os usuários podem ter permissões de Acesso Total e/ou Enviar Como. Se as permissões de Acesso Total forem dadas, os usuários devem também adicionar a caixa de correio compartilhada ao seu perfil do Outlook para acessar a caixa de correio compartilhada. Para grupos de distribuição, os membros devem ser adicionados manualmente. Para grupos de distribuição dinâmica, os membros são adicionados com base nos critérios de filtragem.
Calendário compartilhado Sim Sim Não
Os emails chegam na caixa de entrada pessoal dos usuários? Não. Os emails chegam na pasta pública. Não. O email chega na Caixa de Entrada da caixa de correio compartilhada. Sim. O email chega na Caixa de Entrada de um membro do grupo de distribuição.
Clientes suportados Outlook 2010 ou posterior
Outlook na Web
Outlook 2010 ou posterior
Outlook na Web
Outlook 2010 ou posterior
Outlook na Web

Observação

1 Dependendo da carga de trabalho, o tamanho ideal do grupo pode ser muito pequeno (não mais do que 25). Se mais de alguns usuários precisarem acessar uma caixa de correio compartilhada ao mesmo tempo, considere uma das outras opções.