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Business of IT Lowering the Cost of IT
Karen Forster


The idea of IT cost reduction raises images of a huge, dark jungle of unpleasant options. But if you step back and look at your entire IT infrastructure and business needs, you can find unexpected ways to save money without causing too much pain either for IT or for your business. Based on data gathered in Advaiya's Business Value Assessment (BVA) engagements with large, multinational companies, here are a number of suggestions that can help you identify ways to reduce IT costs while increasing IT's value to your business.
Reduce technology redundancy How many directories does your IT organization maintain? Advaiya's BVAs in very large enterprises found most companies had no fewer than 18 directories! You might not have that many, but I'd be shocked if you didn't have a handful. How much support time could you save by consolidating directories?
Do your company's business units sometimes take technology into their own hands and purchase solutions that IT might not even be aware of, let alone support? For example, do some business units purchase business intelligence (BI) front-end software, despite the fact that Microsoft Office and SharePoint, which are probably already available, provide the BI functionality most users need? You might be surprised at how much money rogue solutions represent when you add up technology spending throughout the organization.
How many Web meeting solutions are in use across your company? Would standardization save licensing and support costs?
Leverage investments across your IT platform When you evaluate technology purchases, how deeply do you consider the solution's prerequisites, dependencies, and repercussions throughout your platform stack? For example, when you research a virtualization solution—say, VMware versus Hyper-V—do you investigate whether you'll need to buy additional management technology to support the product you choose? The cost of additional management products might be the tipping point that pushes your decision to go with one or the other.
What about training? Would you or your staff need to learn new skills to deploy, operate, and support any solution you might buy? If so, that purchase has hidden costs for your company.
What about software or hardware that's deployed but never used? When users refuse to adopt deployed technology, your business pays all the total cost of ownership (TCO) but gets no return on investment (ROI). Try adding up the cost of all the products that are going unused, and then look for ways to make those solutions crucial to the users' day-to-day success. By integrating new deployments into existing workflow, you can ensure that you're getting business value from the deployed software. For example, I know of a company that had deployed InfoPath but found that users were ignoring it. Adoption only occurred when InfoPath was integrated into the organization's expense-reporting workflow. Everyone wanted to be reimbursed for expenses, so adoption of InfoPath became a given.
On the other hand, don't forget shelfware. Are there products your company paid for but never deployed? Keep an eye out for solutions that are so complex that no one will ever get around to installing—let alone using—them.
Understand options and pitfalls If it looks too good to be true, it probably is. That's a cliché, but there's a reason why it persists. In an economy that makes options suddenly attractive that would never previously have been considered, you have to be very careful to thoroughly understand what you're getting. Watch out for deals that claim you can save IT costs by reducing staff and hiring a third party to manage and run your infrastructure. Do such "deals" really save the company money? Often, they do nothing more than move expenditures from the IT budget into other cost centers. And once you've bought into such a deal, will your company be maneuvered into purchasing additional expensive services and solutions made by the service provider? It might be true that nobody ever got fired for buying from certain large technology companies, but some of those technology companies might have a vested interest in replacing existing IT infrastructure and staff with their own services.
Match Service Level Agreements (SLAs) to business realities Managing by SLA is an accepted way to ensure that IT meets the business needs. But have you thought through the implications of the extent of your SLAs? For example, are users active 24 hours per day? If not, do you really need a 99.999 percent uptime SLA? Suppose a server goes down at 2:00 A.M. If you're managing to that 99.999 SLA, somebody has to get out of bed and go to the office to fix the problem, or you need someone onsite at all times. Such SLAs are absolutely necessary in many organizations, but consider your specific needs and determine whether you might save money for the company by tailoring SLAs for specific needs.
Find ways to save energy Green IT is the buzzword of the year, and the green suggestion I hear most often is that you should virtualize everything you possibly can. Virtualization helps you consolidate servers so you have fewer machines doing work more efficiently, consuming less electricity, and saving floor space so you can reduce the physical size of the datacenter. Virtualization is indeed an excellent way to get greener for all those reasons. However, you can save power in lots of other ways, too.
Reduce the number of printers by 50% on each floor and in each department so that you don't have several sitting idle while consuming electricity. In addition, you can dedicate one printer per floor or department to high-quality print jobs to save on ink and toner.
Make sure no lights are on in the datacenter when no one is present. Consider investing in motion detectors, and create lighting zones so that only part of the datacenter is lighted at a time.
Encourage your company to adopt a work-at-home policy. Some companies are even eliminating office space for all employees and providing only a few shared workspaces for employees to use when they need to be in the office. Think about how much money your company could save by supporting workers at home and using technologies such as presentation virtualization (formerly known as terminal services), unified communications, voice over IP (VoIP), and Web conferencing solutions such as LiveMeeting.
Here's one of the most interesting ideas I've heard: companies are beginning to explore using all the heat generated in a datacenter to heat and cool entire buildings.
Software and hardware makers are finding more and more ways to help manage power. The Group Policy–enabled power management features in Windows Vista were some of the first steps in this direction. Windows 7 and Windows Server 2008 R2 provide several new power-management features.
  • Windows 7 includes improved Wake on LAN (WoL), which enables Windows 7 machines to sleep longer.
  • You get fine-grained control over wake-up packets.
  • Network management tools can reach sleeping computers by taking advantage of protocol offload to the network adapter.
  • The Wake on Wireless LAN (WoWLAN) feature extends sleep scenarios to wireless client devices.
  • Windows 7 lets you turn off power to the network adapter when the cable is disconnected and automatically restores power when you reconnect the cable.
Windows Server 2008 R2 introduces several power consumption improvements, including
  • Reduced multicore processor power consumption. Core Parking is a feature you configure through Group Policy settings in the Active Directory Domain Services. It consolidates processing power so that the computer uses as few processor cores as possible. Inactive processor cores are suspended until you need more power. At that point, Core Parking activates as many processor cores as are necessary for the processing you need.
  • Reduced processor power consumption, which works by adjusting processor speed. You use Group Policy settings to configure this feature.
  • Reduced storage power consumption. With Windows Server 2008 R2, you can boot from a Storage Area Network (SAN), so that individual servers don't need local hard disks. With fewer hard disks, power consumption decreases.
Just the Beginning
These suggestions represent just a fraction of the possible ways that you can reduce IT costs just by taking a close look at the efficiency of your existing infrastructure. The ideas are fairly obvious, but they do represent a lot of savings when taken all together. I know this is true because my colleagues at Advaiya have shown companies that have participated in BVAs how to save millions of dollars by following such practices.
Once you start thinking about all the ways you can tighten IT spending without losing staff or reducing the value of IT to the business, you begin to notice all sorts of things you hadn't thought of before. In just a few minutes of brainstorming with Eric Zinn, a former IT manager who now works with me at Advaiya, we came up with a huge list, including effective change control processes, centralized software and hardware procurement, monthly capacity management tracking reports, automated monitoring, effective help desk processes, having and implementing a sunset list of technology you no longer need, and just having regular operations meetings. Use these ideas as a jumping-off place to begin examining your organization's infrastructure.

Karen Forster is Director of Community and Media at Advaiya, Inc. She has more than 20 years' experience in publishing and technology. In 1996, she was asked to take the editorial lead on the start-up Windows NT Magazine (now Windows IT Pro). She launched SQL Server Magazine and its Web site in 1999. In 2002, Microsoft recruited Karen to serve as Director of Windows Server User Assistance, bringing her from Colorado to the Seattle area.

Negócios de TI da Reduzir o custo de IT
Karen Forster


a idéia de IT redução de custos gera imagens de uma grande, escuro jungle das opções desagradável. Mas se você voltar e examinar suas necessidades de infra-estrutura e de negócios de TI da inteiras, você pode encontrar maneiras inesperadas para economizar dinheiro sem muito causando pain para IT ou para a sua empresa. Com base nos dados coletados BVA (avaliação de valor de Business) contratos do Advaiya com empresas de grandes e multinacionais, veja um número de sugestões que podem ajudá-lo a identificar maneiras de reduzir os custos de TI ao aumento do-valor ao seu negócio.
reduzir redundância de tecnologia Como várias pastas sua organização de TI manter? BVAs do Advaiya em empresas muito grandes encontrada a maioria das empresas tinha menos de 18 diretórios! Talvez você não tenha que muitos, mas eu poderia ser shocked se você não tiver poucas. Oferece suporte quanto ao tempo você pode salvar, consolidação de diretórios?
Fazer unidades de negócios da sua empresa às vezes, levar tecnologia em seus próprios mãos e adquirir soluções que a TI pode nem mesmo estar atento, muito menos oferece suporte? Por exemplo, algumas unidades de negócios adquirir comercial BI (inteligência front-end software, apesar do fato de que o Microsoft Office e SharePoint, que provavelmente já estão disponíveis, fornecem a funcionalidade de BI a maioria dos usuários precisam? Talvez seja surpreso quanto dinheiro invasor soluções representam quando você adiciona up tecnologia gastos em toda a organização.
Como muitas soluções de reunião da Web estão em uso em sua empresa? Seria padronização salvar licenciamento e custos de suporte?
aproveitar investimentos em sua plataforma de TI da Quando você avaliar compras de tecnologia, como profundamente você considera repercussões causadas, dependências e pré-requisitos da solução em toda a pilha de plataforma? Por exemplo, quando você pesquisar uma solução de virtualização de, digamos, VMware versus Hyper-V — você investigar se você precisará comprar a tecnologia de gerenciamento adicionais para suportar o produto que você escolher? O custo dos produtos de gerenciamento adicionais pode ser o ponto tipping que envia sua decisão para um ou outro.
Que tal treinamento? Faria você ou sua equipe precise aprender novas técnicas para implantar, operar e oferecer suporte a qualquer solução que você pode comprar? Se afirmativo, que compra tem oculta os custos para a sua empresa.
E sobre o software ou hardware que é implantado mas nunca foi usada? Quando os usuários recusam a adotar a tecnologia implantada, sua empresa paga a todos os o custo total de propriedade (TCO), mas não obtém nenhum retorno do investimento (ROI). Tente somando o custo de todos os produtos que são não utilizados e, em seguida, procure maneiras de tornar essas soluções crucial para o sucesso diárias dos usuários. Ao integrar novas implantações em fluxo de trabalho existente, você pode garantir que você está obtendo valor comercial do software implantado. Por exemplo, sabe de uma empresa que tinha implantado que InfoPath encontrado, mas que os usuários foram ignorando-lo. Adoção apenas ao InfoPath foi integrado ao fluxo de trabalho de relatório de despesas da organização. Todos os usuários quisesse reembolsadas para despesas, para a adoção do InfoPath tornou-se um determinado.
Por outro lado, não se esqueça shelfware. Há produtos que sua empresa paga mas nunca implantado? Mantenha um olho aberto check-out para soluções que são tão complexas que ninguém jamais obterá ao redor de instalar, permitir que apenas usando —-los.
Opções de entenda e armadilhas Se ele parece muito bom para serem verdadeiras, provavelmente é. Que é um cliché, mas há um motivo por que ele persista. Em uma economia que torna opções, de repente, atraente que seria nunca anteriormente ter sido considerado, você precisa tomar muito cuidado para compreender completamente o que você está obtendo. Cuidado para negociações que afirmam que você pode salvar os custos de TI, reduzindo a equipe e contratar terceiros para gerenciar e executar sua infra-estrutura. Tais "negociações" realmente salvar o dinheiro da empresa? Geralmente, eles fazem nada mais do que mover gastos do orçamento de TI para outro custo centers. E depois que você comprou em como um muito, será sua empresa ser maneuvered para adquirir serviços adicionais caros e soluções feitas pelo provedor de serviços? Talvez seja verdade que ninguém nunca tem acionado para compra de empresas determinadas tecnologia grande, mas algumas dessas empresas de tecnologia podem têm um interesse especial em substituir infra-estrutura de TI e equipe existentes por seus próprios serviços.
correspondência serviço SLAs contratos de nível () para realidades de negócios Gerenciar contrato de nível de serviço é uma maneira aceita Certifique-se de que a TI atenda às necessidades comerciais. Mas você tiver planejado através das implicações da extensão de seus SLAs? Por exemplo, são usuários ativas 24 horas por dia? Caso contrário, você realmente precisa um tempo de atividade 99,999 % SLA? Suponha que um servidor ficar inativo às 2: 00 Se você estiver gerenciando a que SLA 99.999, alguém tem a aproveitar cama e vá para o escritório para corrigir o problema ou precisar alguém no local em todos os momentos. Tais SLAs sejam absolutamente necessários em muitas organizações, mas considere suas necessidades específicas e determinam se você pode economizar dinheiro para a empresa adequar contratos de nível de serviço para necessidades específicas.
aprender sobre formas de economizar energia TI verde é o buzzword do ano e a sugestão verde que ouço freqüentemente é que você deve virtualizar tudo o que você possivelmente pode. A virtualização ajuda a consolidar servidores para que você tem menos computadores fazendo o trabalho com mais eficiência, consome menos energia elétrica e salvar espaço andar, você pode reduzir o tamanho físico do Data Center. Virtualização, de fato, é uma excelente maneira de obter verde por todos esses motivos. No entanto, você pode salvar os energia em muitas outras maneiras, muito.
Reduza o número de impressoras por 50 % em cada andar e em cada departamento para que você não tenha vários sentado ocioso durante o consumo de eletricidade. Além disso, você pode dedicar uma impressora por andar ou o departamento para trabalhos de impressão de alta qualidade a salvar em tinta e toner.
Verifique se que não luzes estão ativados no data center quando ninguém estiver presente. Considere a investir nos detectores de animação e criar zonas de iluminação para que somente parte do Data Center é lighted por vez.
Estimule a empresa para adotar uma diretiva de trabalho em casa. Algumas empresas ainda são eliminar o espaço de escritório para todos os funcionários e fornecer espaços de apenas alguns trabalho compartilhados para os funcionários usar quando eles precisam ser no escritório. Pense sobre quanto dinheiro sua empresa pode salvar, suporte a operadores em casa e usando tecnologias como a virtualização de apresentação (anteriormente conhecido como serviços de terminal), comunicações unificadas, voz sobre IP (VoIP) e Web soluções de conferência, como LiveMeeting.
Eis uma das mais interessantes idéias ouvi: as empresas estão começando a explorar o uso todos os calor que gerada em um datacenter para calor e edifícios todo interessantes.
Os tomadores de software e hardware estão achando mais e mais maneiras de ajudar a gerenciar a energia. Os recursos Policy–enabled de grupo de gerenciamento de energia no Windows Vista foram parte a primeira etapas nessa direção. 7 Do Windows e Windows Server 2008 R2 fornecem vários novos recursos de gerenciamento de energia.
  • Windows 7 inclui aprimorado Wake on LAN (WoL), que permite que computadores de 7 do Windows ao estado de suspensão mais.
  • Você obtém controle refinado sobre pacotes de wake-up.
  • Ferramentas de gerenciamento de rede podem acessar computadores em espera, aproveitando o descarregamento de protocolo para o adaptador de rede.
  • A ativação no recurso de rede sem fio (WoWLAN) estende os cenários de suspensão para dispositivos clientes sem fio.
  • Windows 7 permite que você desligue para o adaptador de rede quando o cabo está desconectado e restaura automaticamente energia quando você se reconectar o cabo.
O Windows Server 2008 R2 apresenta vários aprimoramentos de consumo de energia, incluindo
  • Reduziu o consumo de energia do processador multicore. Estacionamento principal é um recurso que você configurar através de configurações de diretiva de grupo em serviços de domínio do Active Directory. Ela consolida poder de processamento para que o computador usa núcleos de processador o menor número possível. Núcleos de processador inativo estão suspensos até que você precisa mais energia. Nesse ponto, estacionamento principal ativa quantos núcleos de processador pois são necessárias para o processamento que você precisa.
  • Consumo de energia processador reduzido, que funciona, ajustando a velocidade do processador. Use as configurações de diretiva de grupo para configurar esse recurso.
  • Reduziu o consumo de energia de armazenamento. Com o Windows Server 2008 R2, você pode inicializar da SAN (rede de área de um armazenamento), para que os servidores individuais não precisem discos rígidos locais. Com discos rígidos menos, reduz o consumo de energia.
Apenas o início
Essas sugestões representam apenas uma fração das maneiras possíveis que você pode reduzir os custos de TI apenas, tirando uma visão de perto a eficiência da sua infra-estrutura existente. As idéias são bastante óbvias, mas representam muita economia quando tirada todos os juntos. Eu sei que isso é verdade porque meus colegas em Advaiya mostraram empresas que participaram em BVAs como salvar milhões de dólares, seguindo essas práticas.
Depois de você começar a pensar todas as formas você pode aumentar IT gastos sem perder equipe ou reduzir o valor de IT aos negócios, você começa a Observe todos os tipos de coisas não pensados antes. Em poucos minutos de debate com Eric Zinn, um gerente de informática anterior que agora funciona comigo em Advaiya, apareceu com uma lista grande, incluindo processos de controle de alterações eficaz, centralizada aquisição de software e hardware, gerenciamento de capacidade mensal controle relatórios, automatizados de monitoramento, processos de suporte técnico ajuda eficaz, ter e implementação de uma lista sunset da tecnologia que você não precisa mais e ter apenas reuniões de operações normais. Use essas idéias como um local de off - jumping para começar examinando a infra-estrutura da sua organização.

Karen Forster é diretor da comunidade e mídia na Advaiya, Inc. Ela tem mais de experiência 20 anos em publicação e tecnologia. Em 1996, ela foi solicitada a levar o cliente potencial editorial na inicialização Windows NT Magazine (agora Windows IT Pro). Ela iniciado SQL Server Magazine e seu site da Web em 1999. Em 2002, Microsoft recrutados Karen para servir como diretor do Windows Server usuário assistência, trazendo ela do Colorado para a área de Seattle.

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