Share via

Microsoft Project Server: seu guia de gerenciamento do Project Server

  • Artigo

Os Guias de Função reeditados do Microsoft Project Server fornecem os pontos de vista certos para que públicos específicos possam executar seus trabalhos.

Efren Edwards e Joshua Hoffman

Aprender a gerenciar, implantar e manter novos aplicativos ou novo hardware é um desafio constante para os profissionais de TI. Mesmo quando você está intimamente familiarizado com a tecnologia atual, precisa manter suas capacitações constantemente, conforme novas versões vão sendo lançadas e as práticas recomendadas vão evoluindo e mudando.

Isso é particularmente verdadeiro no caso de uma plataforma multifacetada como o Microsoft Project Server. Devido à sua natureza como uma solução para gerenciamento de projetos, ele atende inerentemente a muitos tipos diferentes de usuários. Felizmente, existem recursos para ajudar a orientá-lo no processo de implantar, integrar e gerenciar a versão mais recente do Project Server.

O “Guia do Administrador do Microsoft Project Server 2010” publicado recentemente é o início de um esforço contínuo para resgatar os aclamados Guias de Função do Project Server, que se popularizaram entre os clientes do Project Server 2003. A série original de Guias de Função do Project Server 2003 apresentava uma documentação que abrangia todos os procedimentos e técnicas comuns aos usuários em determinadas funções. Quando o Project Server 2003 foi lançado, havia Guias de Função disponíveis para administradores, gerentes de projeto, executivos, gerentes de recursos, gerentes de portfólio, líderes de equipe e membros de equipe.  

A Microsoft recebeu muitos comentários de clientes pedindo a volta dos Guias de Função para o Project Server 2010. Vê-se claramente que os Guias de Função são recursos importantes para todos os membros de equipes que trabalham com o Project Server. “A solução Microsoft EPM [Enterprise Project Management] dispõe de muitos recursos”, afirma Keshav Puttaswamy, gerente do grupo da Equipe do Produto Microsoft Project. “Mesmo dentro de uma única implantação, há vários públicos-alvo: de profissionais de TI a gerentes de projeto e usuários finais. Cada público-alvo se interessa por diferentes aspectos e tem preocupações específicas. Os Guias de Função têm sido incrivelmente úteis para proporcionar a óptica ideal para um determinado público-alvo, a fim de que eles tenham o que precisam saber para fazer seu trabalho.”

Uma boa parte dos comentários sobre a série inicial de Guias de Função se concentrava em três aspectos específicos:

  • Ser baixável: os Guias de Função precisam oferecer facilidade no download e na impressão. Imprimir uma série de arquivos online individuais (conforme exigido pelo formato do Project Server 2007) era muito complicado para muita gente.
  • Apresentação gráfica: deve haver capturas de tela da interface gráfica do Project Web App, a fim de facilitar a navegação pelos vários procedimentos. Os custos de localização para recriar as telas capturadas da interface do usuário tornam difícil usar muitas delas no conteúdo online.
  • Ser personalizável: para facilitar a personalização, os Guias de Função precisam estar disponíveis não só no formato PDF da Adobe, mas também como arquivos do Microsoft Word. Isso possibilita personalizar facilmente o conteúdo para suas necessidades específicas de treinamento interno e folhas de referência rápida.

O “Guia do Administrador do Microsoft Project Server 2010” está disponível para download nos formatos PDF, DOCX e XPS. Você pode baixar e imprimir o guia diretamente ou encomendá-lo como livro impresso no site Amazon.com (deverá estar disponível em breve).

A equipe de redação de conteúdo de assistência ao usuário para profissionais de TI está atualmente trabalhando na produção do próximo Guia de Função: o “Guia do Gerente de Projeto do Microsoft Project Server 2010”, que também estará disponível dentro de alguns meses. O grupo planeja publicar um guia para gerentes de portfólio mais adiante este ano.

O “Guia do Administrador do Microsoft Project Server 2010” tem o mesmo layout que um administrador do Project Server veria na página de Configurações do Servidor do Project Web App. Cada capítulo abrange uma seção da página Configurações do Servidor (Segurança, Dados da Empresa, Administração do Banco de Dados etc.). Ele documenta as tarefas e os procedimentos correspondentes que você pode executar em cada seção. Os apêndices incluem materiais de referência como definições de permissões globais e de categoria do Project Server 2010, permissões atribuídas aos grupos de segurança e categorias padrão, e categorias e permissões de categoria padrão.

Para que você tenha uma ideia do tipo de orientação e fundamento que o guia pode fornecer, vamos dar uma olhada em um exemplo de segmento de tarefa baseado em um tópico essencial para qualquer usuário ou administrador do Project Server: o gerenciamento de calendários da empresa.

Calendários da empresa

Os calendários da empresa capturam o horário de funcionamento predefinido de uma empresa, os feriados e outros detalhes da agenda. São usados para padronizar o horário de funcionamento para todos os projetos da organização. No Project Web App, você pode exibir uma lista de calendários existentes, selecionar um calendário para editar ou criar um novo calendário. Entretanto, para criar ou modificar totalmente um calendário, você também precisa ter o Project Professional 2010 instalado no computador que está usando para acessar o Project Web App.

Criar um novo calendário

O Project Server usa um calendário da empresa padrão para agendamento. Algumas organizações podem usar vários calendários. Por exemplo, se alguns dos funcionários da organização trabalham em outro país, provavelmente têm feriados diferentes. Seria necessário um calendário da empresa diferente para agendar o trabalho do projeto. Você pode criar um novo calendário da empresa em branco usando o Project Web App e o Project Professional 2010.

Para criar um novo calendário em branco, siga estas etapas:

  1. No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.

  2. Na página Configurações do Servidor, em Dados da Empresa, clique em Calendários da Empresa.

  3. Na página Calendários da Empresa, clique em Novo Calendário (consulte a Figura 1).

    Figura 1 A função para criar um novo calendário está indicada claramente na barra de tarefas.

  4. Na caixa de diálogo Segurança do Windows, digite seu nome de usuário e senha para se conectar ao Project Server através do Project Professional 2010 e clique em OK. Se você estiver usando autenticação do Windows integrada e suas configurações do Internet Explorer estiverem definidas para logon automático ou se o Project já estiver conectado ao servidor usando o perfil correto, as credenciais não serão solicitadas.

  5. Digite um nome para o novo calendário na caixa Para calendário.

  6. Use o calendário com as guias Exceções e Semanas de Trabalho para modificar os períodos de trabalho e de folga da sua organização.

  7. Clique em OK na caixa de diálogo Alterar Período Útil para salvar o novo calendário no Project Server.

Copiar um calendário existente

Se um calendário existente tiver vários dos mesmos feriados e outros itens que você quiser usar no novo calendário, poderá basear o novo calendário em um existente. Basta copiar o calendário existente no Project Web App e depois modificar a cópia no Project Professional 2010. Por exemplo, se o calendário padrão da sua organização captura todos os feriados e eventos exclusivos, mas você precisa de um calendário separado para refletir uma agenda de trabalho 24/7, você pode copiar o calendário padrão e modificá-lo com a agenda 24/7.

Para criar um novo calendário como cópia de um existente, siga estas etapas:

  1. No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
  2. Na página Configurações do Servidor, em Dados da Empresa, clique em Calendários da Empresa.
  3. Clique na linha que contém o calendário que você deseja copiar e clique em Copiar Calendário (consulte a Figura 2).
  4. Na caixa de diálogo Copiar Calendário, digite um nome para o novo calendário na caixa Nome e clique em OK. O Project adicionará o calendário à lista na página Calendários da Empresa.
  5. Clique na linha que contém o novo calendário copiado e clique em Editar Calendário. (Se a caixa de diálogo Segurança do Windows for exibida, faça logon no Project Server.)

Figura 2 Copiar um calendário é um comando bastante simples da barra de tarefas.

Editar um calendário existente

Como você está configurando inicialmente o Project Server, pode modificar o calendário da empresa padrão para refletir os períodos de trabalho e de folga praticados em sua empresa. Você pode modificar qualquer calendário da empresa a qualquer momento selecionando-o no Project Web App e fazendo alterações no Project Professional 2010.

Para modificar um calendário da empresa existente, siga estas etapas:

  1. No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
  2. Na página Configurações do Servidor, em Dados da Empresa, clique em Calendários da Empresa.
  3. Clique na linha que contém o calendário que você deseja alterar e clique em Editar Calendário (consulte a Figura 3). (Se a caixa de diálogo Segurança do Windows for exibida, faça logon no Project Server.)

Figura 3 A função de edição do calendário segue um formato uniforme.

Excluir um calendário

Se sua organização não está usando um calendário específico, você pode excluí-lo facilmente no Project Web App. Para excluir um calendário da empresa:

  1. No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
  2. Na página Configurações do Servidor, em Dados da Empresa, clique em Calendários da Empresa.
  3. Clique na linha que contém o calendário que você deseja excluir e clique em Excluir Calendário (consulte a Figura 4).
  4. Quando solicitado, clique em OK para excluir o calendário selecionado.

Figura 4 A exclusão de um calendário é um comando semelhante aos de criar novo, editar ou copiar.

Essa é uma breve visão de como o “Guia do Administrador do Microsoft Project Server 2010” e os Guias de Função que serão lançados em breve podem ajudar na implantação e gerenciamento da sua própria instalação do Project Server.

Efren Edwards

Efren Edwards*, PMP, é um autor sênior, membro da equipe de autores de conteúdo sobre o Project Server para profissionais de TI no Grupo de Assistência ao Usuário do Microsoft Office. Trabalha na Microsoft há mais de seis anos e escreveu conteúdo do Microsoft TechNet para o Project Server 2003, Project Server 2007 e Project Server 2010. Mora em Kirkland, Washington.*

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmané ex-editor-chefe da TechNet Magazine*. Agora, ele é autor e consultor independente, aconselha seus clientes sobre tecnologia e marketing seletivo. Hoffman também trabalha como editor-chefe do ResearchAccess.com, um site dedicado ao crescimento e aperfeiçoamento da comunidade de pesquisas de mercado. Ele mora na cidade de Nova York.*

Conteúdo relacionado: