Melhorar a colaboração nas pequenas e médias empresas

Como é que este guia o pode ajudar? Este guia de soluções descreve como pode permitir que os seus empregados e parceiros externos acedam de forma segura a dados protegidos na sua pequena ou média empresa.

Este guia descreve uma solução prescritiva, de design testado e de implementação que o pode ajudar a permitir a colaboração entre os funcionários, os parceiros de negócios externos e os fornecedores de forma mais segura, permitindo-lhes aceder em segurança a dados partilhados.

Neste guia de soluções:

• Cenário, declaração de problema e objetivos

• Qual é a estrutura recomendada desta solução?

• Quais são os passos para implementar esta solução?

O diagrama seguinte ilustra o problema e o cenário abordados neste guia de soluções.

 Problemas associados à colaboração entre funcionários e fornecedores ou parceiros

Cenário, declaração de problema e objetivos

Esta secção descreve o cenário, o problema e os objetivos de uma organização de exemplo.

Cenário

Uma organização é uma empresa de pequena a média dimensão e o administrador da empresa está à procura de uma forma de os funcionários poderem colaborar com parceiros e fornecedores. Os funcionários utilizam atualmente aplicações do Microsoft Office – como Word, Excel e PowerPoint – nos computadores locais. Os funcionários guardam os documentos em computadores locais e partilham-nos com fornecedores e parceiros de negócios através de cópias de impressão e de e-mails ou da criação de recursos locais partilhados.

Declaração de problema

Atualmente, a empresa não dispõe de uma forma segura de partilhar documentos com os fornecedores e parceiros. O problema geral a resolver é:

Enquanto administrador de uma empresa de pequena ou média dimensão, como pode o administrador da empresa melhorar a colaboração segura entre funcionários e parceiros ou fornecedores?

Alguns aspetos deste problema são:

• Os documentos não são partilhados entre funcionários e fornecedores ou parceiros de forma segura.

• Existe o risco de dados empresariais críticos poderem ser apresentados inadvertidamente a utilizadores que não os deveriam ver.

• É difícil controlar as várias versões de um ficheiro que são criadas por os funcionários e fornecedores guardarem dados da empresa em vários dispositivos (por exemplo, no computador de um utilizador no local de trabalho e no computador de um fornecedor fora das instalações da empresa).

• A gestão de utilizadores e de ficheiros não é centralizada para os documentos.

Objetivos da organização

Os objetivos da empresa para uma colaboração melhorada são:

• Armazenar dados na nuvem e/ou no local para que os funcionários e os fornecedores possam aceder facilmente aos dados para colaboração, quando e onde pretenderem.

• Garantir a funcionários, parceiros e fornecedores específicos acesso a documentos para evitar a perda sobre o controlo das informações.

• Eliminar conflitos de versão que podem surgir por terem sido criadas várias versões do ficheiro quando os funcionários e fornecedores trabalham em cópias locais.

• Integrar e centralizar a administração de serviços em nuvem relacionados com a colaboração e aplicações locais, como o Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint.

• Aumentar a produtividade, permitindo que os funcionários colaborem com fornecedores e parceiros através de um vasto leque de serviços baseados em nuvem.

• Centralizar a gestão de permissões para documentos armazenados localmente e na nuvem.

Qual é a abordagem de planeamento e estrutura recomendada para esta solução?

O diagrama seguinte ilustra como armazenar, proteger e aceder de forma segura a dados a partir de um servidor que execute o Windows Server 2012 R2 Essentials ou o Windows Server 2012 R2 com a função Windows Server Essentials Experience instalada (mencionada como Windows Server Essentials Experience no resto do documento).

Design da solução para colaboração entre funcionários e fornecedores ou parceiros

O Windows Server 2012 R2 Essentials (adequado para utilização com um máximo de 25 utilizadores e 50 dispositivos) e as edições Standard e Datacenter do Windows Server 2012 R2 com a função Windows Server Essentials Experience instalada fornecem uma solução para proprietários e parceiros de pequenas a médias empresas que permite que os funcionários colaborarem facilmente com parceiros e fornecedores.

A tabela seguinte lista as tecnologias que estão incluídas no Windows Server 2012 R2 Essentials e no Windows Server Essentials Experience e que fazem parte do design desta solução, além de descrever o motivo das escolhas de design.

O Windows Server 2012 R2 Essentials e o Windows Server Essentials Experience incluem as seguintes funcionalidades e tecnologias que podem ajudar um parceiro de negócios de pequenas ou médias dimensões da Microsoft ou um administrador a atingir os objetivos de negócio listados anteriormente neste guia de soluções.

Considere as seguintes funcionalidades e tecnologias quando estiver a planear esta solução. Incluímos recomendações de design para cada funcionalidade ou tecnologia.

Por que motivo recomendamos esta estrutura?

Esta secção explica os detalhes das considerações de design e das decisões que foram tomadas e que conduziram ao design da solução final. Indica igualmente a configuração ou a utilização recomendadas de cada funcionalidade utilizada nesta solução.

Dashboard do Windows Server Essentials

O Dashboard do Windows Server Essentials no Windows Server 2012 R2 Essentials e no Windows Server Essentials Experience ajuda-o a aceder rapidamente a informações essenciais e às funcionalidades de gestão do seu servidor. Através do Dashboard, pode criar e gerir contas de utilizador, dispositivos e cópias de segurança, acessos e definições de pastas do servidor e discos rígidos, ver alertas do servidor e tomar medidas com base nos mesmos, integrar com o Microsoft Online Services e instalar suplementos de terceiros que se integrem com os serviços online.

Recomendação: Utilize o Dashboard do Windows Server Essentials para executar a maioria das tarefas administrativas da sua rede. Pode executar tarefas e assistentes a partir do Dashboard para configurar de forma otimizada as funcionalidades incluídas no seu servidor. Através do Dashboard, também é possível configurar permissões de acesso remoto a recursos de rede, como pastas partilhadas, computadores cliente ou uma rede privada virtual (VPN), por utilizador.

Espaços de Armazenamento

Pode utilizar a funcionalidade de Espaços de Armazenamento para criar volumes de dados flexíveis, económicos, resilientes e dinamicamente expansíveis. Com os Espaços de Armazenamento, pode virtualizar o armazenamento do servidor através do agrupamento de discos rígidos padrão do setor em agrupamentos de armazenamento e, em seguida, criar discos virtuais (denominados espaços de armazenamento) com base na capacidade disponível nos agrupamentos de armazenamento. Pode utilizar estes espaços de armazenamento para armazenar os dados da sua empresa numa única localização central.

Recomendação: Para pequenas empresas com menos de 10 empregados, utilize, pelo menos, três discos rígidos SAS ou SATA — um disco rígido que será utilizado para o sistema operativo e os outros dois que serão utilizados para espaços de armazenamento. Recomendamos que crie um espaço de armazenamento através de, pelo menos, dois discos rígidos com resiliência espelhada.

Para pequenas empresas com mais de 10 funcionários ou empresas de médias dimensões com um máximo de 100 funcionários, configure pelo menos três discos rígidos SAS com Espaços de Armazenamento: um disco rígido deve ser utilizado para o sistema operativo e os outros dois devem ser utilizados para espaços de armazenamento. Também recomendamos que disponibilize um chassis de servidor que suporte a adição de mais unidades para expansão.

Pastas do Servidor

Através da funcionalidade Pastas do Servidor, pode armazenar ficheiros que se encontrem em computadores cliente numa localização central. O armazenamento de ficheiros em pastas do servidor garante que os ficheiros estejam sempre acessíveis a partir de todos os clientes, de forma segura, através de credenciais de rede autenticadas.

Recomendação: Crie pastas de servidor numa unidade de espaço de armazenamento e crie pastas de servidor distintas para departamentos ou projetos. Por exemplo, se tiver um departamento de contabilidade, pode criar uma pasta do servidor denominada "Contabilidade". A criação da pasta do servidor numa unidade de espaço de armazenamento aumenta a disponibilidade dos dados (devido ao espelhamento).

Também recomendamos que defina uma quota para as pastas do servidor, para ser alertado quando uma pasta do servidor estiver prestes a atingir o limite da sua capacidade. Quando for alertado, pode eliminar ficheiros da pasta do servidor, de modo a aumentar o espaço disponível para armazenamento, ou pode adicionar mais espaço para a pasta do servidor e ajustar as suas definições de quota. Também pode configurar que pastas do servidor estão disponíveis remotamente e atribuir permissões de acesso remoto a contas de utilizador que podem aceder a pastas do servidor a partir do exterior.

Gestão de utilizadores e de grupos

Pode gerir facilmente o acesso aos seus recursos de rede através da criação de contas de utilizador para todos os seus funcionários no separador Utilizadores do Dashboard do Windows Server Essentials. Além disso, pode criar contas de grupos de utilizadores e, em seguida, adicionar as contas de utilizador como membros. Todos os membros de uma conta de grupo de utilizadores partilham o mesmo nível de acesso de segurança aos recursos do servidor.

Recomendação: Crie contas de utilizador para todos os empregados na rede e para todos os fornecedores e parceiros com quem pretende colaborar através do Office 365. Em seguida, crie grupos de utilizadores com base nos projetos que requerem colaboração ou precisam de acesso a Pastas do Servidor. Por exemplo, para todos os funcionários que trabalhem no departamento de Contabilidade, pode criar um grupo de utilizadores denominado "Contabilidade" e, em seguida, adicionar todas as contas de utilizador relevantes ao grupo de utilizadores. Para criar um projeto de colaboração que requer que fornecedores e empregados trabalhem em conjunto, crie um grupo de utilizadores com o nome "Fornecedor A". Em seguida, adicione as contas de utilizador dos empregados e dos fornecedores que irão colaborar neste projeto ao grupo de utilizadores denominado "Projeto A". Posteriormente, pode atribuir permissões de acesso ao grupo Fornecedor A para bibliotecas do SharePoint.

Gestão de dispositivos

Pode gerir todos os dispositivos da sua rede a partir do separador Dispositivos do Dashboard do Windows Server Essentials depois de ligar todos os computadores da sua rede a um servidor que execute o Windows Server 2012 R2 Essentials ou o Windows Server Essentials Experience. Para permitir que os funcionários acedam às pastas do servidor a partir de computadores da rede, tem de ligar os computadores dos funcionários ao servidor.

Para esse efeito, execute o Assistente Ligar o Computador ao Servidor em todos os computadores que necessitem de aceder a ficheiros e pastas que se encontrem no servidor que executa o Windows Server 2012 R2 Essentials ou o Windows Server Essentials Experience. Quando executa o assistente num computador, este instala o software do Conector e associa o computador ao servidor. Este procedimento garante as seguintes vantagens:

• Permite que os funcionários acedam de forma segura aos dados armazenados no servidor através das respetivas contas de utilizador.

• Permite-lhe gerir os computadores clientes a partir do Dashboard.

• Protege os computadores clientes da rede através de definições de Política de Grupo.

• Efetua cópias de segurança com regularidade nos computadores clientes.

• Monitoriza o estado de funcionamento dos computadores clientes.

Recomendação: Execute o Assistente Ligar Computador ao Servidor em todos os computadores cliente da rede, independentemente de um computador ser utilizado remota ou localmente.

Definições da Política de Grupo do Windows Server Essentials

Depois de implementada, a Política de Grupo do Windows Server Essentials do Windows Server 2012 R2 Essentials e do Windows Server Essentials Experience ajuda a manter a sua rede em segurança, garantindo que o Windows Update, o Windows Defender e a firewall da rede se mantêm ativados para todos os computadores cliente da rede.

Recomendação: Ative as definições do Windows Update, do Windows Defender e da Firewall do Windows na Política de Grupo do Windows Server Essentials.

Office 365

Depois de executar o Assistente Integrar com o Microsoft Office 365, pode realizar as seguintes tarefas a partir do Dashboard:

• Gerir os seus serviços e recursos do Office 365.

• Gerir as contas online que fornecem aos funcionários acesso ao Office 365 e às suas contas de utilizador.

• Gerir a sua subscrição e a integração do Office 365 a partir do Dashboard.

• Criar e gerir as suas bibliotecas do SharePoint Online.

• Alterar as permissões para um site de equipa do SharePoint Online.

• Se subscrever o Exchange Online, pode gerir os dispositivos móveis que os seus funcionários utilizam para se ligarem ao servidor de e-mail da empresa.

Para obter mais informações sobre a integração do Office 365, consulte Gerir o Office 365 no Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

SharePoint Online

Com qualquer plano de negócios do Office 365, pode criar sites de equipa e bibliotecas no SharePoint Online. A integração com o Office 365 adiciona o separador Bibliotecas do SharePoint para que possa gerir os seus recursos do SharePoint Online no separador Armazenamento no Dashboard. Execute o Assistente Integrar com o Microsoft Office 365 para gerir as suas permissões de site de equipa e de bibliotecas do SharePoint Online a partir do Dashboard. Para obter mais informações, consulte Gerir o SharePoint Online no Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

Depois de integrar o Office 365 com um servidor que execute o Windows Server 2012 R2 Essentials ou o Windows Server Essentials Experience, os funcionários e os fornecedores também podem aceder às bibliotecas do SharePoint Online da equipa a partir dos respetivos dispositivos móveis ou de Windows Phones através da aplicação My Server 2012 R2. Para obter mais informações, consulte Utilizar a Aplicação My Server para Ligar ao Windows Server Essentials [SBS8].

Contas online da Microsoft

Depois de concluir a integração do Office 365, pode criar contas online da Microsoft para qualquer um dos seus funcionários através do Dashboard. Quando utiliza o Dashboard para atribuir uma conta online da Microsoft a uma conta de utilizador, a palavra-passe da conta de utilizador é automaticamente sincronizada com a conta online dos funcionários. Isso significa que o utilizador necessita apenas de uma única palavra-passe para aceder aos recursos do servidor e aos recursos do Office 365.

Além disso, pode usar o mesmo nome para a conta de utilizador e para o ID online do utilizador. A sincronização de palavra-passe ocorre imediata e automaticamente quando o utilizador altera a palavra-passe da sua conta de utilizador a partir de um computador associado ao domínio ou através do Acesso Web Remoto.

Recomendação Crie contas online da Microsoft para todos os funcionários que necessitem de trabalhar em projetos de colaboração com parceiros e fornecedores.

Quais são os passos de alto nível para implementar esta solução?

Pode utilizar os passos desta secção para implementar as soluções. Confirme a implementação correta de cada passo antes de continuar para o passo seguinte.

1. Configure um nome de domínio a partir do Acesso em Qualquer Local.

   Para configurar um nome de domínio, siga as instruções em Gerir o Acesso Web Remoto. Se não tem um nome de domínio existente, obtenha um nome de domínio profissional (por exemplo, contoso.com) através do Assistente Configurar o Seu Nome de Domínio.

2. Ative o Acesso em Qualquer Local.

   Para ativar o Acesso Remoto através da Web e uma VPN, execute o Assistente de Configuração do Acesso em Qualquer Local, a partir do separador Acesso em Qualquer Local, na página de Definições do Dashboard. Para ativar o Acesso Web Remoto, siga as instruções em Gerir o Acesso Web Remoto. Para ativar uma VPN, siga as instruções em Gerir VPN no Windows Server Essentials [blue].

3. Crie um espaço de armazenamento no servidor. 

   Para criar um espaço de armazenamento, siga as instruções em Criar um espaço de armazenamento.

   Depois de criar o espaço de armazenamento, certifique-se de que este se encontra listado no separador Discos Rígidos do Dashboard.

4. Crie pastas de servidor para documentos confidenciais e que necessitam de ser armazenados no local.

   Para criar pastas de servidor, siga as instruções em Adicionar ou mover uma pasta de servidor. Por exemplo, para armazenar os ficheiros de contabilidade da empresa, pode criar uma pasta de servidor denominada "Contabilidade".

   Nota

   Se a sua empresa partilhou pastas que já estão a ser utilizadas, mova também os dados armazenados em vários dispositivos para as pastas do servidor que criar neste passo.

   Depois de criar os Espaços de Armazenamento, a localização predefinida da pasta do servidor é um disco rígido. Certifique-se de que todas as pastas do servidor que criou estão listadas no separador Pastas do Servidor do Dashboard. Recomendamos que adicione sempre pastas do servidor a um disco rígido de Espaços de Armazenamento.

5. Crie contas de utilizador e grupos de utilizadores e atribua permissões de acesso a recursos de rede.

   Para obter instruções passo a passo para criar contas de utilizador, consulte Adicionar uma conta de utilizador. Para obter mais informações sobre grupos de utilizadores, consulte Gerir Contas de Utilizador no Windows Server Essentials [H2].

   Certifique-se de que todas as contas de utilizador e grupos de utilizadores que criou estão listados no separador Utilizadores e no separador Grupos de Utilizadores, respetivamente, no Dashboard.

6. Atribua permissões de acesso de utilizador a pastas do servidor.

   Para atribuir permissões a contas de utilizador para que os empregados possam aceder às pastas de servidor, siga as instruções em Gerir o acesso a pastas de servidor.

   Depois de conceder permissões de acesso de utilizador, pode ver ou modificar as permissões para recursos de rede de qualquer conta de utilizador através da visualização das propriedades da conta de utilizador a partir do Dashboard. Para obter mais informações, consulte Gerir Contas de Utilizador no Windows Server Essentials [H2].

7. Ligue todos os computadores cliente da rede ao servidor que esteja a executar o Windows Server 2012 R2 Essentials ou o Windows Server 2012 R2 com a função Experiência Windows Server Essentials instalada.

   Antes de ligar um computador cliente ao servidor que executa o Windows Server Essentials, consulte os tópicos seguintes:

   • Sistemas operativos suportados para computadores cliente

   • Pré-requisitos para ligar um computador ao servidor

   Em seguida, execute o Assistente Ligar o Computador ao Servidor em todos os computadores da rede, quer sejam locais ou remotos. Para obter instruções passo a passo para ligar computadores cliente a um servidor com o Windows Server Essentials Experience, consulte Ligar computadores ao servidor.

   Depois de ter ligado um computador cliente ao servidor, verifique se o nome do computador está listado no separador Dispositivos do Dashboard. Pode gerir todos os computadores que estão ligados ao servidor através das tarefas administrativas que estão listadas no painel de tarefas do Dashboard. Para obter mais informações sobre a utilização do Dashboard para gerir computadores, consulte Gerir dispositivos através do Dashboard.

8. Implemente a Política de Grupo do Windows Server Essentials.

   Para implementar a Política de Grupo do Windows Server Essentials, ative as definições de Política de Grupo para Redirecionamento de Pastas, Windows Defender, Firewall do Windows e Windows Update, como explicado em Configurar definições de Política de Grupo para redirecionamento de pastas e segurança.

9. Integre o Windows Server Essentials com o Office 365.

   Para integrar o Windows Server Essentials com o Office 365, consulte a secção "Configurar a integração do Office 365" em Gerir o Office 365 no Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

   Nota

   Durante a execução do Assistente Integrar com o Microsoft Office 365, é-lhe dada a opção de criar uma nova conta online da Microsoft (se não tiver uma) ou de utilizar uma conta online existente. Além disso, se não tiver uma subscrição do Office 365, o assistente permite-lhe subscrever o Office 365 ou inscrever-se para uma subscrição de avaliação.

10. Ligue o nome de domínio na Internet da sua empresa ao Office 365.

    Para utilizar o seu próprio domínio de Internet num e-mail dirigido à sua organização e os URLs para os recursos do SharePoint Online, siga os passos da secção "Ligar o nome de domínio de Internet da sua organização ao Office 365" em Gerir o Office 365 no Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

11. Crie contas online da Microsoft para os seus funcionários.

    Para criar contas Microsoft online, consulte a secção "Criar contas online em Gerir Contas Online para Utilizadores do Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

12. Notifique os funcionários de que têm de iniciar sessão no servidor e alterar as respetivas palavras-passe.

    Para que as palavras-passe de conta de utilizador do Office 365 e as palavras-passe de utilizador de rede sejam sincronizadas, tem de notificar os seus funcionários para que alterem as palavras-passe quando iniciarem sessão nos respetivos computadores de rede. Após a alteração da palavra-passe, os funcionários podem utilizar as mesmas credenciais para iniciar sessão na rede do Windows Server Essentials ou no portal do Office 365.

13. Crie bibliotecas do SharePoint Online e defina permissões de acesso a partir do Dashboard.

    Para criar bibliotecas do SharePoint Online e configurar as respetivas permissões de acesso com o Dashboard do Windows Server Essentials, consulte Gerir o SharePoint Online.

Consulte também