Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 1Прежде всего, несомненно радостная новость! Программный продукт Microsoft Office 365, который пришлось ждать достаточно продолжительное время, уже с ноября 2011 года доступен и для заказа в России! Теперь можно получать доступ, как к триальным версиям планов использования, так уже и составлять и покупать планы за отечественные рубли, не прибегая к услугам международных банков. В продолжение цикла статей про Microsoft Office 365, рассмотрим основные моменты в управлении группами почтой, предоставляемые порталом администрирования. Вкратце, доступ может быть только ограниченный к триальной версии программного продукта Microsoft Office 365. В триальной версии планов использования все функциональные возможности доступны. Ограничено лишь временем использования 30 календарными днями. Затем пойдет период отсрочки, за который можно уже оформить платную подписку. Сначала традиционное напоминание, первое, что нужно сделать – это подписаться на одно из планов использования, доступное для региона в котором зарегистрирована ваша организация. Сделать данной действие можно на домашней странице (https://www.microsoft.com/ru-ru/office365/online-software.aspx) Microsoft Office 365. После завершения подписки на план использования, на электронную почту, указанную в форме подписки, придет письмо, в котором будет имя пользователя и пароль (Microsoft Online Services ID или MOSID), а также ссылка на портал Microsoft Office 365. Учетная запись MOSID выглядит как электронная почта, строка вида <Администратор>@<домен организации>. onmicrosoft.com. Также в письме будет указан план использования облачных сервисов Microsoft Office 365. Итак, после получение письма об активации и MOSID, перейдите на портал администрирования Microsoft Office 365 [1] (рисунок 1).
Рисунок 1. Портал администрирования Microsoft Office 365. Тема статьи касается управления почтой облачного сервиса Exchange Online, который входит в семейство сервисов Microsoft Office 365. Для перехода на портал администрирования сервиса Exchange Online, нажмите на ссылку «Управление» в секции «Exchange Online» (Параметры Outlook и его защита). В открывшемся портале администрирования сервиса Exchange Online, нажмите на ссылку «Управление почтой» (рисунок 2).
Рисунок 2. Портал администрирования сервиса Exchange Online – область управление почтой. В области управления почтой присутствуют четыре области администрирования. Краткое описание областей администрирования с официального сайта:
Нужно отметить тот факт, что в области «Управление почтой» доступно управление Forefront Online Protection for Exchange, в секции дополнительных настроек. Настроек данного сервиса достаточно большое количество и заслуживает более детального рассмотрения в отдельной статье, возможно даже в нескольких статьях. Итак, приступим к более подробному изучению первой области администрирования «Правила». В данной рабочей области есть возможность выполнить пять операций (рисунок 2):
Первая операция, которую можно произвести с правилом обработки почты – его создание. Вполне логично, что с этой операции начинается жизненный цикл правил обработки почтовых сообщений. Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Создать…» (рисунок 2). В открывшемся окне, «Создать правило», заполните необходимые поля (рисунок 3).
Рисунок 3. Создание нового правила обработки почтовых сообщений. Итак, правило применяется «Если» – в этом нужно выбрать область действия правила (рисунок 4)
Рисунок 4. Выбор области действия к вновь создаваемому правилу. Администраторы используют для управления внутренними, входящими и исходящими потоками сообщений электронной почты в организации правила, также известные как правила транспорта. Используя правила масштаба организации, администраторы могут определять конкретные атрибуты сообщений, или условия, а также действия, которые должны производиться над всеми сообщениями, содержащими такие атрибуты. Обратите внимание, что правила транспорта доступны не во всех организациях. Когда следует использовать правила? Например, можно применить ко всем сообщениям следующее заявление: «Это сообщение может содержать конфиденциальные данные и предназначено только для указанных получателей». Достаточно создать правило, применяющееся ко всем сообщениям, и указать, что этот текст должен присоединяться ко всем сообщениям. Также поддерживаются правила папки «Входящие», позволяющие отдельным пользователям управлять своими папками «Входящие», автоматически сортируя поступающую электронную почту по папкам, основываясь, к примеру, на отправителях, получателях или важности сообщений. Правила масштаба организации всегда применяются ко входящей электронной почте до того, как она попадает в папку пользователя «Входящие». При выборе пунктов меню «Моя организация» > «Управление почтой» > «Правила» > «Создать» для создания нового правила есть две альтернативы. Если требуется создать простое правило с одним условием и одним действием, выберите команду «Создать», выберите условие и действие, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Если требуется создать более сложное («расширенное») правило с дополнительными условиями, действиями или исключениями, нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Создание простого правила Если не нажать кнопку «Дополнительные параметры», то набор доступных условий и действий будет ограничен наиболее часто используемыми вариантами. При этом нельзя задать исключения и изменить имя правила. Создание расширенного правила Нажав кнопку «Дополнительные параметры», можно создать правило с несколькими условиями и действиями, используя при этом любые условия и действия. При этом можно задать исключения и изменить имя правила. После нажатия кнопка «Дополнительные параметры» пропадает; вернуться к интерфейсу для создания простого правило можно, только закрыв окно создания «Создать правило» и начав заново. Создадим новое правило, позволяющие отфильтровать некоторые сообщения от определенного отправителя. Доступен следующий выбор, пара условие и что указывается этим условием:
Как видно из вышеперечисленного выбор поля «Если», а именно условия правила, достаточно обширен. К примеру, выберем «Отправитель» и дальше в выпадающем списке выберете «Является этим пользователем». Затем в главном окне создания нового правила нажмите на ссылку «Выберите получателя». Откроется окно выбора возможных отправителей (рисунок 5).
Рисунок 5. Выбор возможных отправителей в организации. Выберем, к примеру, пользователя «test04». Кнопка «Отмена» закрывает окно выбора получателя без сохранения изменения. Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора отправителя. Также есть возможность в правило добавить еще одно условие, произвести данное действие можно про кнопке «Добавить условие». Данная кнопка появляется только тогда, когда выбрано хотя бы одно условие. Также стоит отметить, что в окне адресной книги всегда присутствует возможность отправить сообщение получателю, или начать с ним разговор, кнопки «Разговор» или пиктограмма отправки сообщения в верхнем правом углу экрана. Можно также выбрать действие для выбранного правила (рисунок 6).
Рисунок 6. Выбор действия для выбранного условия нового правила. Доступны следующие действия к выбранному условию или условиям:
Добавить получателей (Добавление одного получателя или нескольких в поле «Скрытая копия» сообщения. Например, этот вариант можно использовать для отслеживания сообщений, не подлежащих модерации с помощью механизма утверждения для группы), – в поле «Скрытая копия», в поле «Кому», в поле «Cc», добавить начальника отправителя в качестве получателя. Полезные ссылки:
Автор статьи: Дмитрий Пронькин |
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.png)
.png)