Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 2Итак, продолжаем рассматривать операции доступные в сервисе Exchange Online. 5. Добавить получателей (Добавление одного получателя или нескольких в поле «Скрытая копия» сообщения. Например, этот вариант можно использовать для отслеживания сообщений, не подлежащих модерации с помощью механизма утверждения для группы), – в поле «Скрытая копия», в поле «Кому», в поле «Cc», добавить начальника отправителя в качестве получателя. 6. Добавить к сообщению заявление об отказе (Создание особого сообщения, которое будет возвращено отправителю вместе с отклоненным сообщением. Например, в правиле для фильтрации по запрещенным словам можно указать, что организация не принимает сообщения, содержащие определенные слова), – добавить заявление от отказе, предварить сообщением от отказе. 7. Изменить свойство сообщения – удалить заголовок сообщения, задать заголовок сообщения, применить классификацию сообщений, задать значение вероятности нежелательной почты (SCL). 8. Предварить тему сообщения (Вставка текста, который будет выводиться в конце текста сообщения. Например, ко всем сообщениям можно добавить следующее заявление об отказе: «Это сообщение может содержать конфиденциальные данные и предназначено только для указанных получателей»). 9. Применить защиту прав к сообщению с. Итак, выбираем действие «Перенаправление сообщения для утверждения» (рисунок 7)
Рисунок 7. Выбор действия для условия нового правила. После выбора действия для условия нового правила, появляется возможность для добавления нового действия, по кнопке «Добавить действие». Итак, если дополнительного действия не нужно, следующие действие, – добавить получателя, на кого будет перенаправлено сообщение для утверждения. Для выполнения данного действия, нажмите на ссылку возле сформированного действия «Выбор получателя». Во вновь открывшемся окне адресной книги выберете получателя (рисунок 8).
Рисунок 8. Выбор пользователя, кому будут приходить сообщения для подтверждения. Кнопка «Отмена» закрывает окно выбора получателя без сохранения изменения. Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора отправителя. Чаще всего, конечно же, этот получатель является начальником отправителя. Есть еще один вариант, когда внешние сообщения, выходящие из организации, отправляются только через диспетчера, с обязательным регистрированием отправленных сообщений. Такой механизм позволяет признать все отправленные сообщения по электронной почте из организации служебными. Пожалуй, два самых распространенных сценария. Выбрано условие и действие, теперь можно либо сохранить и создать новое правило, либо можно добавить исключение из правил. То есть, к примеру, все сообщения от определённого отправителя отправляются его начальнику, за исключением случая, когда тема или текст сообщения содержит определенное слово. Для примера взято слово «мир». Чтобы добавить новое исключение из правила, нажмите на кнопку «Добавить исключение» (рисунок 9).
Рисунок 9. Добавление нового исключения из существующего правила. В добавленном исключении выберете в поле «Кроме случаев, когда…» выберете одно из предлагаемых исключений:
По условиям сценария выберете «Тема и текст» – «тема или текст сообщения содержит любые из этих слов». Откроется окно «Определение слов и фраз» (рисунок 10).
Рисунок 10. Определение нового исключения по вхождению определенных слов. Наберите слово «мир» в поле с подсказкой «Введите здесь слова и фразы». Нажмите пиктограмму «Плюс», для заполнения словаря слов и выражений. В любой момент слово или фразу можно исключить из словаря, нажав на кнопку «Удалить», или изменить значение слова или фразы, по нажатию на кнопку «Удалить». По заполнению всех слов и значений словаря, нажмите на кнопку «Ок», для принятия произведенных изменений или кнопку «Отмена», для закрытия окна «Определение слов и фраз» без изменений, произведенных ранее. Возвращаемся на окно создания нового правила (рисунок 11)
Рисунок 11. Готовое для сохранения новое транспортное правило. Некоторые подсказки по созданию нового правила с официального сайта:
Окончательно, чтобы создать правило, заполните имя правила в поле «Имя правила». Как уже было сказано выше, имя правила должно быть уникальным в пределах организации. По умолчанию создается строка, состоящая из короткого имени пользователя, как области действия правила и действия накладываемого на данную область. Как можно увидеть из рисунка 11, автоматически сформировалось название правила «Получено от ‘test04’». Нажмите кнопку «Сохранить» для создания нового транспортного правила электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила (рисунок 12).
Рисунок 12. Сформированное транспортное правило пересылки для утверждения. Правило перенаправления сформировано. Итак, полное правило выглядит так. Если сообщение получено от <адрес_получателя>, выполнить следующее действия… Переслать сообщение для утверждения <адрес_начальника_получателя>, кроме случаев, когда… содержит эти слова в теме или тексте сообщения: ‘мир’. В случае, если какое-либо из полей правила, будет неверно заполнено, возникнет сообщение об ошибке, показанное на рисунке 13.
Рисунок 13. Сообщение об ошибке, при формировании нового транспортного правила. Полное сообщение об ошибке, – «Эта страница содержит ошибки. Исправьте выделенные поля и повторите попытку сохранения». Нажмите кнопку «Закрыть». Те поля, в которых обнаружены несоответствия, выделяются другим цветом. Итак, если ошибок нет, и правило сохранено, можно считать первую операцию полностью выполненной. Вторая операция позволяет посмотреть подробности о выбранном правиле. Для этого нужно выбрать необходимое правило и нажать на кнопку «Подробности» (рисунок 2). Фактически, при просмотре подробностей о выбранном правиле, можно редактировать свойства правила. Во вновь открывшемся окне редактирования нового правила, произведите необходимые изменения (рисунок 14).
Рисунок 14. Редактирование выбранного правила обработки почтовых сообщений. Нажмите кнопку «Сохранить» для редактирования транспортного правила электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила. Как можно заметить все очень просто. В Microsoft Office 365 редактирование всегда происходит через кнопку «Подробности». Интересная концепция. То есть не нужно смотреть детальную информацию об выбранном объекте, а нужно смотреть с редактированием. Так как защита от дурака существует, и если случайное редактирование происходит, то выдается предупреждающее сообщение об изменении просматриваемого объекта, то можно предположить, что отдельная опция просмотра просто не нужна. Так что если нужно отредактировать объект, жмите на кнопку «Подробности» в Microsoft Office 365. Итак, операция редактирования области администрирования транспортных правил, являющейся второй по счету, полностью рассмотрена. Третье операцией в области администрирования управления почтой является удаление выбранного правила. Для выполнения данного действия нажмите на третью слева пиктограмму удаления (рисунок 2). При нажатии на кнопку, срабатывает защита от случайного удаления, – выдается предупреждение (рисунок 15).
Рисунок 15. Удаление выбранного транспортного правила. Полный текст предупреждения «Удалить правило <имя выбранного правила>». Нажмите кнопку «Да» для подтверждения удаления, и кнопку «Нет», в случае если выбранное транспортное правило еще может пригодиться в будущем. Четвертая и пятая операция связана с повышением приоритета выполнения транспортного правила. Правило всегда выполняется от первого до последнего. Если сообщение подходит под условия проверяемого правила, дальнейшая обработка сообщения может быть остановлена. Поэтому очень нужно выставить приоритет транспортного правила, в случае если сообщения может попасть под область действия нескольких транспортных правил одновременно, а такое может запросто случится. Последняя и шестая по счету операция, – обновить список правил. Для выполнения данного действия нажмите крайнюю правую пиктограмму на рисунке 2. Крайне полезная кнопка, в случае, если работают несколько администраторов почты. Без отрисовки всего портала администрирования Exchange Online, перерисовывается только фрэйм транспортных правил. Т.е. можно получить достаточно быстро актуальную информацию о транспортных правилах и порядке их обработки. Итак, изучение первой области администрирования «Правила» управления почтой в сервисе Microsoft Exchange Online завершена. Полезные ссылки:
Автор статьи: Дмитрий Пронькин |
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
.png)