• Статья

Настройка параметров рабочей области для собраний в Outlook 2007

Обновлено: Апрель 2009

Назначение: Office Resource Kit

 

Последнее изменение раздела: 2015-03-09

Содержание:

  • Использование политик для определения списков серверов и других пользовательских параметров

  • Настройка интеграции рабочей области для собраний при использовании POP-сервера

  • Просмотр журналов сообщений об ошибках

Рабочая область для собраний — это собой веб-сайт для централизованного отображения информации и материалов по собраниям. Перед проведением собрания необходимо использовать рабочую область для публикации повестки, списка участников и документов, которые планируется обсудить. После собрания рабочую область используют для публикации результатов собрания и отслеживания задач. Чтобы пригласить участников на собрание, отправляется приглашение на собрание в Microsoft Outlook. В этом приглашении приводится гиперссылка, указывающая на рабочую область, в которой приглашенные могут узнать подробности собрания и просмотреть материалы по собранию.

NoteПримечание:
Эта тема предназначена для администраторов Outlook.

С помощью Microsoft Office Outlook 2007 можно настроить ряд параметров для настройки и администрирования развертывания рабочей области для собраний. Можно управлять методом, с помощью которого пользователи выбирают серверы рабочей области для собраний, а также другие параметры, используемые при создании пользователями рабочий областей и указываемые в приглашениях на собрания Outlook. Можно настраивать рабочие области для собраний при использовании POP-сервера в качестве сервера обмена сообщениями. Также можно просматривать в файле журнала сообщения об ошибках рабочей области для собраний, чтобы устранять возможные проблемы с настройками рабочей области для собраний.

NoteПримечание:
Если рабочие области для собраний используются в сочетании с Outlook, то по умолчанию необходимо указать в качестве сервера обмена сообщениями сервер Microsoft Exchange.

Рабочая область для собраний — это особый тип веб-сайта Microsoft Windows SharePoint Services, создаваемого в рамках сайта SharePoint верхнего уровня. Справку по рабочей области для собраний и общую справку по службам SharePoint можно вызвать из самой рабочей области.

NoteПримечание:
Если в сети установлены службы Windows SharePoint Services, то сотрудники организации могут приглашать в эту рабочую область других пользователей, использующих тот же лес Microsoft Windows NT. Дополнительные сведения о доменах и лесах см. в справке Windows по теме Active Directory.

Использование политик для определения списков серверов и других пользовательских параметров

При использовании политик можно настроить параметры таким образом, чтобы принудительно применить параметры рабочей области для собраний к группам пользователей в рамках организации. Например, можно указать список серверов рабочей области для собраний, из которого пользователи смогут выбирать. Чтобы запретить пользователям использовать эту функцию, необходимо отключить доступ к рабочей области для собраний.

В списке серверов можно указать метод предварительного заполнения раскрывающихся списков, которые выводятся пользователям при работе с рабочими областями для собраний в Outlook. Доступ к функции рабочей области для собраний можно получить, щелкнув Рабочие области для собраний в приглашении на собрание в Outlook. На панели задач рабочей области для собраний щелкните Изменить параметры. На следующей панели задач рабочей области для собраний выберите сервер из раскрывающегося списка Выберите размещение:.

На той же панели можно создать новую рабочую область, выбрав язык и тип шаблона в раскрывающихся списках. Также можно создать ссылку на существующую рабочую область, выбрав ее из раскрывающегося списка Выбор рабочей области.

Для настройки списков и параметров рабочей области для собраний необходимо воспользоваться групповой политикой. При загрузке в групповую политику файлов ADM системы Microsoft Office 12 политики, связанные с рабочей областью для собраний, размещаются в папке Конфигурация пользователя\Административные шаблоны\Microsoft Office Outlook 2007\Meeting Workspace. Там же размещается создаваемая политика для списка серверов рабочей области для собраний и другие элементы раскрывающихся списков для панели задач рабочей области для собраний.

Настройка поведения списка серверов для организаторов собраний

Можно настроить способ отображения списков серверов рабочих областей для собраний для организаторов собраний в Outlook. Например, в списках серверов может быть указан список недавно использованных серверов, а список серверов и шаблонов может заново заполняться из списка по умолчанию при создании новой рабочей области. Также можно закрыть доступ к рабочей области для собраний, отключив параметр рабочей области для собраний для приглашений на собрания в Outlook.

При указании списка серверов необходимо убедиться, что список серверов заново заполнен с использованием серверов по умолчанию и шаблонов по умолчанию. Также можно упростить управление возможностью доступа для пользователей к серверам, отличным от указанных. Это осуществляется удалением кнопки "Рабочая область для собраний" в приглашениях на собрания в Outlook с помощью политики Disable Meeting Workspace для этой кнопки. Дважды щелкните политику, чтобы открыть диалоговое окно Properties и выбрать Enabled. Затем нажмите кнопку Check to disable Meeting Workspace.

Необходимо настроить параметры рабочей области для собраний. Выберите раскрывающийся список с политикой Disable user entries to server list. Дважды щелкните на политику, чтобы открыть диалоговое окно Properties, и выберите Enabled. В раскрывающемся списке Check to disable users from adding entries to server list выберите один из следующих вариантов:

  • Publish default, allow others — укажите список серверов по умолчанию, появляющийся в раскрывающемся списке. Пользователи могут воспользоваться всплывающим диалоговым окном Другой сервер рабочей области, чтобы указать другие серверы. Кроме того, в списке серверов выводятся другие посещаемые пользователем сайты Windows SharePoint Services и сайты рабочей области для документов. При использовании этого варианта пользовательский список недавно использованных серверов не создается.

  • Publish default, disallow others — указанный список серверов по умолчанию заблокирован для пользователей. У пользователей нет доступа к всплывающему диалогу Другой сервер рабочей области и, следовательно, нет возможности указать серверы, отсутствующие в предоставленном списке. При использовании этого варианта пользовательский список недавно использованных серверов не создается..

Определение списка серверов и шаблонов по умолчанию

Можно настроить список серверов и соответствующие шаблоны рабочей области, которые появляются в раскрывающемся списке, когда пользователь щелкает "Рабочая область для собраний" в приглашении на собрание. Все записи списка серверов рабочей области для собраний хранятся в одном ключе реестра или отдельной политике.

NoteПримечание:
Чтобы развернуть ключ реестра, определяющий для пользователей список серверов рабочей области для собраний, можно воспользоваться центром развертывания Office. Дополнительные сведения об использовании центра развертывания Office см. в разделе Настройка пользовательских параметров для выпуска 2007 системы Microsoft Office. Сведения о развертывании ключей реестра с помощью центра развертывания Office см. в разделе Центр развертывания Office в выпуске 2007 системы Microsoft Office.

В политике списка серверов используется особый формат, который необходимо соблюдать. Иммена серверов разделяются вертикальными чертами (|) без возврата каретки (CR) или перевода строки (LF). Для каждой записи присутствует шесть полей, указанных далее. В политике может существовать от одной до пяти записей. Это список недавно использованных серверов. Первая запись сервера (например, "Сервер1") представляет последний использованный сервер, а запись 5-го сервера (например, "Сервер5") указывает на сервер, который не использовался дольше всего.

Если для указания списка серверов применяется политика, то поле "OrganizerName" не используется. Остальные поля всегда должны быть корректно заполнены.

NoteПримечание:
Чтобы просмотреть текущие настройки списка серверов на компьютере, который использовался для создания рабочих областей для собраний, необходимо изучить следующий раздел реестра:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

Список серверов рабочей области для собраний указывается с помощью политики Default servers and data for Meeting Workspaces. Поскольку строка политики является сложной, необходимо сначала ввести записи в текстовый редактор (например, Блокнот), а затем вставить строку целиком в политику. После создания строки списка серверов в соответствии с указанным ниже синтаксисом дважды щелкните политику, чтобы открыть диалоговое окно Properties и выберите Enabled. В поле Default вставьте созданную строку списка серверов.

Для строки списка серверов используйте следующий синтаксис:

http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|

Список продолжается в соответствии с той же структурой, при этом каждому серверу, который необходимо включить в список, соответствует отдельная запись.

В каждой записи присутствует шесть полей:

  • Поле 1: URL-адрес сервера

  • Поле 2: имя сервера

  • Поле 3: TemplateLCID

  • Поле 4: TemplateID

  • Поле 5: TemplateName

  • Поле 6: OrganizerName

Каждое поле отделено от следующего поля вертикальной чертой (|). Каждая полная запись отделена от следующей записи вертикальной чертой (|) после последнего поля ("OrganizerName"). Суммарно в каждой записи, входящей в состав этой настройки, присутствует шесть вертикальных черт.

Для поля TemplateLCID укажите десятичное значение, указывающее язык шаблона, например "1033" для английского языка.

Для других полей шаблона можно выбрать имя шаблона и соответствующий идентификатор TemplateID из указанной далее таблицы шаблонов по умолчанию.

TemplateName TemplateID

Базовая рабочая область для собраний

Mps#0

Пустая рабочая область для собраний

Mps#1

Рабочая область для собраний (решения)

Mps#2

Рабочая область для собраний (общественные)

Mps#3

Многостраничная рабочая область для собраний

Mps#4
NoteПримечание:
Нельзя использовать пользовательский шаблон для рабочих областей собраний Outlook совместно с Windows SharePoint Services.

Далее приведен пример записи в списке серверов (поле "OrganizerName" не заполнено):

http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting

Настройка интеграции рабочей области для собраний при использовании POP-сервера

При использовании POP-сервера в качестве сервера обмена сообщениями можно настроить интеграцию рабочей области для собраний с Outlook. Настройка POP-сервера позволяет приложению Outlook передавать и сохранять параметры рабочей области для собраний организаторам и участникам этих собраний, использующим POP-сервер.

NoteПримечание:
Использование делегатов Outlook в сочетании с рабочими областями для собраний не поддерживается в настройках POP-сервера.

В этом разделе приводится ссылка на справочную информацию, которая помогает настроить POP-сервер для использования формата TNEF. Также в этом разделе перечислены шаги, которые необходимо выполнить организаторам собраний для гарантированной отправки приглашений на собрания по стандарту Rich Transport.

Чтобы использовать рабочие области для собраний с POP-сервером, необходимо выполнить следующие действия:

  • Настроить POP-сервер для поддержки формата TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format).

  • Отправлять приглашения на собрания Outlook по стандарту Rich Transport.

В следующем сценарии описываются действия пользователей в случаях, когда рабочие области для собраний входят в состав приглашений на собрания, а Outlook используется с POP-сервером.

  1. Организатор собрания отправляет приглашение на собрание через Outlook и указывает в приглашении новую или существующую рабочую область для собраний.

  2. Участник получает приглашение на собрание и просматривает таблицу рабочей области для собраний в теле сообщения. В корректном формате таблицы должна быть указана ссылка на рабочую область для собраний.

  3. Параметры рабочей области для собраний сохраняются в календаре участника.

  4. Ответ участника отправляется на сервер рабочей области для собраний.

Дополнительная информация о поддержке формата TNEF

Формат TNEF — это формат, служащий для преобразования набора параметров MAPI — сообщения MAPI — в поток последовательных данных. Функции формата TNEF чаще всего используются службами передачи данных, которым требуется закодировать параметры сообщения MAPI для передачи через систему обмена сообщениями, которая не поддерживает подобные параметры напрямую. Например, при передаче данных по протоколу SMTP формат TNEF используется для кодирования таких параметров, как PR_SENT_REPRESENTING, который не имеет прямого представления в структуре сообщения SMTP.

Дополнительные сведения об использовании формата TNEF см. в документе Приложение по формату TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format) (на английском языке) в разделе "Обмен сообщениями API SDK" в центре TechNet.

Чтобы рабочие области для собраний корректно работали в приглашениях на собрания через Outlook при использовании POP-сервера в качестве сервера обмена сообщениями, необходимо разрешить формат TNEF для рабочих областей для собраний. Параметры рабочей области для собраний хранятся в настройке MAPI, связанной с формой приглашения на собрание. Формат TNEF требуется для передачи параметров от организатора собрания к участникам собрания. Когда участник собрания получает параметры рабочей области для собраний (после передачи параметров с использованием формата TNEF), эти параметры сохраняются в Outlook в приглашении на собрание клиента участника.

Обеспечение использования стандарта Rich Transport

Если организатору встречи требуется использовать рабочую область для собраний с POP-серверами обмена сообщениями, то ему необходимо обеспечить, чтобы для отправки участникам приглашений на собрания использовался стандарт передачи данных Rich Transport, а не стандарт передачи обычного текста. Стандарт Rich Transport подразумевает, что при передаче данных передаются также атрибуты формата RTF и информация формата iCalendar. Таким образом обеспечивается прикрепление параметров рабочей области для собраний к приглашению на собрание во время передачи по электронной почте от организатора к участнику. Чтобы обеспечить использование стандарта Rich Transport в приглашении на собрание, организатору собрания необходимо выполнить следующие действия:

  • Использовать формат RTF при отправке приглашения на собрание.

  • Не прикреплять iCalendar (iCal) к приглашению на собрание (формат iCalendar является наиболее распространенным форматом для Интернет-календарей).

Эти требования необходимы только в том случае, если в качестве сервера обмена сообщениями используется POP-сервер. Если же организатором используется сервер Exchange, то данные параметры не являются обязательными.

Настройка формата RTF

Формат RTF для приглашений на собрания в Outlook можно настроить двумя способами: для каждого отдельного приглашения на собрание или в качестве используемого по умолчанию во всех сообщениях Outlook, включая приглашения на собрания.

Настройка формата RTF для одного приглашения на собрание

  1. В поле Кому приглашения на собрание дважды щелкните имя пользователя.

  2. В диалоговом окне Свойства сообщения в разделе Формат для Интернета щелкните Отправить, используя формат RTF.

Также можно настроить Outlook таким образом, чтобы формат RTF использовался для всех Интернет-сообщений, включая приглашения на собрания.

Настройка формата RTF в качестве формата, используемого по умолчанию для всех Интернет-сообщений

  1. В меню Outlook Сервис выберите пункт Параметры и щелкните на вкладку Сообщение.

  2. Нажмите кнопку Формат для Интернета.

  3. В раскрывающемся списке раздела Параметры сообщений в формате Outlook RTF выберите вариант Отправить, используя формат RTF.

Не отправлять вложение iCalendar

Чтобы не использовать вложение iCalendar при отправке приглашения на собрание снимите флажок Отправить как iCalendar в меню Сервис для отдельного приглашения на собрание. Таким образом, параметры iCalendar принудительно передаются в заголовке сообщения MIME. Этот вариант недоступен, если Outlook используется в сочетании с сервером Exchange.

Просмотр журналов сообщений об ошибках

Некоторые ошибки рабочей области для собраний по умолчанию не выводятся, чтобы избежать излишнего запутывания пользователей. Однако ошибки рабочей области для собраний записываются в журнал событий Windows, который может помочь в обнаружении проблем при устранении неполадок.

Пользователи рабочей области для собраний получают сообщение об ошибке при наличии проблемы с созданием рабочей области или возникающей впоследствии проблемы с рабочей областью (например, при невозможности соединения с сервером рабочей области для собраний). Если же проблема возникает независимо от процедуры инициации собрания и создания рабочей области, то пользователи могут не понять причину проблемы и, тем более, пути ее устранения. Поскольку подобные ошибки возникают несинхронно, то в некоторых случаях может быть неочевидно, что к ошибке привело действие по обновлению собрания.

Если существуют доступные для пользователя действия по устранению проблемы, то сообщение об ошибке обязательно выводится пользователю. Сообщения об ошибках, способные запутать пользователя, по умолчанию не выводятся.

Если требуется отладка возможных проблем рабочей области для собраний, имеет смысл изучить содержимое ошибок в журнале событий Windows. Файлы журнала можно просмотреть с помощью программы просмотра событий Windows. Чтобы открыть программу просмотра событий дважды щелкните на панели управления Администрирование, а затем дважды щелкните Просмотр событий. Просмотреть связанную с Outlook информацию журнала можно, щелкнув Журнал приложений на панели слева.

Загрузить эту книгу

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

Полный список доступных книг см. на странице Сведения о наборе ресурсов Office.